Tudo o que você precisa saber sobre Nota Fiscal Eletrônica

Emitir notas fiscais é sinônimo de manter a empresa regular. Por isso, o empreendedor deve saber como emitir nota fiscal eletrônica e estar por dentro de todos os processos que envolvem esse documento.

Nesse contexto, contar com um sistema para fazer a emissão é fundamental, pois ele automatiza o processo, reduzindo o número de erros e o retrabalho.

Pensando na importância desse tema, neste post você vai entender o que é uma Nota Fiscal Eletrônica, quais são os principais tipos e como emitir o documento da melhor forma possível.

Tópicos:

• O que é Nota Fiscal Eletrônica?
• Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?
• Quais os benefícios da Nota Fiscal Eletrônica?
• Como emitir uma Nota Fiscal Eletrônica?
• É necessário armazenar a Nota Fiscal Eletrônica?
• Como consultar a Nota Fiscal Eletrônica?
• Como cancelar uma Nota Fiscal Eletrônica?
• Emita suas notas fiscais com a Conta Azul

O que é Nota Fiscal Eletrônica?

A nota fiscal eletrônica é um documento que tem como objetivo registrar as operações de compra e vendas de produtos ou serviços. Ela também é utilizada para o recolhimento de tributos relacionados a essas transações, como o ICMS, o ISS, etc.

A emissão de notas fiscais é uma obrigação tributária, e as empresas que não cumprirem esse dever perante os órgãos fiscalizadores estão sujeitos a terem problemas com o Fisco, podendo pagar multas ou mesmo responder por sonegação fiscal. 

Quem precisa fazer a emissão da Nota Fiscal Eletrônica?

A emissão de notas fiscais é obrigatória para empresas de comercialização de produtos e serviços, conforme a Lei nº 8.846/94. Os negócios que contribuem com o ICMS também estão obrigados.

A não emissão desses comprovantes é considerada sonegação fiscal que prevê pagamento de multas, apreensão de mercadorias e até reclusão de 6 meses a 1 ano.

Existem alguns casos de exceção: os Microempreendedores Individuais (MEIs) não precisam emitir a nota fiscal quando a venda é realizada para pessoa física (a não ser que o cliente exija). Porém, sua emissão confere profissionalismo ao negócio.

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

Atualmente, existem cinco principais tipos de notas fiscais eletrônicas, cada uma substituindo a versão física de determinados documentos. Além destas, há outros tipos de documentos fiscais para operações e segmentos, que você pode conferir neste post.

Outro modelo interessante de conhecer é a nota fiscal de importação, emitida por compradores de mercadorias do Exterior para revenda no Brasil.

Abaixo, confira os principais tipos de nota fiscal eletrônica:

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é a versão de nota digital mais comum. Ela é voltada às empresas do comércio e utilizada nas operações de venda relacionadas à cobrança do ICMS, inclusive de produtos digitais.

A validação é assegurada pela assinatura digital (emissora do documento) e pela autorização da SEFAZ do estado onde a empresa foi registrada. Vale destacar que a NF-e substitui as notas fiscais de modelos 1 e 1A.

Nota fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento fiscal digital usado para registrar a prestação de serviços. Ela é exigida em nível municipal, para a cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS).

Antes, o processo era feito exclusivamente por portais municipais. No entanto, foi desenvolvido um plano de unificação da emissão dessas notas eletrônicas de serviços em todo o país, por meio da NFS-e Nacional. 

A proposta é que ela se torne obrigatória em todo o território nacional. Porém, atualmente, a adesão é feita pelos municípios de forma voluntária –  dessa forma, alguns municípios permanecem utilizando seus próprios sistemas de emissão.

Diante disso, só é possível emitir nota fiscal pelo portal da NFS-e Nacional se a sua cidade já aderiu ao projeto ou você for MEI.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é uma nota fiscal que registra operações de transporte rodoviário de carga. Sua validade é assegurada pela assinatura digital do vendedor e pela permissão fornecida pela Sefaz.

O CT-e substitui documentos fiscais Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27 — exigidos para prestar esse tipo de serviço. Ele também elimina a necessidade de faturas duplicadas e reduz as chances de divergências entre o registro nas notas e os produtos transportados por cada veículo.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) é usada no varejo para registrar a venda direta de produtos ao consumidor final, servindo para confirmar os reais custos da transação.

Em São Paulo, o modelo de Cupom Fiscal Eletrônico (SAT — modelo 59) é utilizado com o mesmo propósito da nota fiscal do consumidor eletrônica. A NFC-e substituiu o cupom e a nota do tipo 2. 

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) pode ser utilizada para registrar compra e venda de produtos. Ela é emitida individualmente no site da Sefaz e é indicada para empresas que não estão obrigadas a emitir a NF-e e têm pouca frequência de vendas, como MEIs e autônomos.

Lembrando que, se o cliente é pessoa física, o MEI não precisa emitir a NFA-e. Leia o nosso conteúdo sobre como emitir nota fiscal MEI e saiba tudo sobre o tema.

Quais os benefícios da Nota Fiscal Eletrônica?

O documento proporciona diversos aspectos positivos para as empresas. Primeiramente, elas têm facilidade para registrar e formalizar as operações de compra e venda. Isso porque em poucos cliques é  possível emitir a NF-e.

Além disso, a versão digital do documento fiscal auxilia os negócios a reduzirem as despesas com papel impresso, estrutura física e armazenamento. Ela também reduz as chances de erros, pois todo o processo é automatizado.

Dessa maneira, pode-se dizer que a NF-e melhora a segurança das atividades fiscais e otimiza a produtividade. Com isso, os negócios terão mais tempo para se dedicar a atividades estratégicas e que possam contribuir para ajudar a empresa a crescer no mercado.

Como emitir uma Nota Fiscal Eletrônica?

Com a digitalização, o processo da emissão da NF-e é realizado em poucas etapas. Apesar de ser mais intuitivo, é importante revisar as informações declaradas a cada nota emitida. Confira o passo a passo:

Tenha um CNPJ

A emissão de um CNPJ é realizada no site da Receita Federal, onde será feita a coleta de dados e uma consulta para confirmar se a atividade do negócio pode ser realizada na região. Também pode ser necessária a aquisição de licenças para atuar no segmento.

Assim que aprovado o pedido, você deve ir à prefeitura do município do seu negócio (em caso de prestadores de serviço) ou à Junta Comercial (para empresas de comércio) para concluir a abertura da sua empresa. 

Faça sua Inscrição Estadual ou Municipal

As empresas que trabalham com produtos devem emitir a Inscrição Estadual (IE), no site da Sefaz do estado da sua empresa. 

Já as empresas prestadoras de serviços precisam do registro da Inscrição Municipal (IM), realizada junto à prefeitura do município de origem. 

Se uma empresa vende produtos e serviços, ela precisa ter os registros municipal e estadual.

Obtenha um certificado digital

Um certificado digital autentifica a sua assinatura eletronicamente, sendo útil na emissão de notas fiscais e na comprovação da sua identidade ao realizar transações bancárias.

Para comprar o certificado digital, é necessário optar por uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), como a Receita Federal, Caixa Econômica e Serasa e existem dois modelos disponíveis:

A3: cartão ou token que armazena a autenticação, tem validade de 3 anos e apenas pode ser utilizado em um computador por vez;

A1: a autenticação é habilitada para ser utilizada em vários dispositivos, tem validade de 1 ano e é armazenada em nuvem.

4. Escolha o emissor de nota fiscal eletrônica

Após obter a autorização do órgão competente e um certificado digital, é hora de selecionar a plataforma para emitir as notas fiscais eletrônicas. As opções gratuitas são:

• Para NF-e: utilizar o emissor do Sebrae;
• Para NFS-e: utilizar o emissor da prefeitura ou o portal nacional da NFS-e (para MEIs e cidades que já aderiram).

Também existem no mercado diversas opções de sistemas de emissão de notas fiscais gratuitos e pagos. Outra alternativa é usar um sistema de gestão (ERP) que faça a emissão desses documentos fiscais.

A vantagem desse tipo de software é que eles costumam automatizar as rotinas financeiras do negócio, trazendo muito mais controle, eficiência e economia de tempo para as empresas.

É necessário armazenar a Nota Fiscal Eletrônica?

Apesar de não precisar contar com um espaço físico para arquivar os documentos, as empresas precisam guardar as notas fiscais eletrônicas A lei determina que elas precisam ser armazenadas por pelo menos 5 anos e no formato XML.

Durante esse período, se a Receita Federal questionar o cumprimento de obrigações tributárias, o empreendedor precisa comprovar que os impostos foram pagos. Do contrário, ele pode ter que cobrir o valor contestado com um extra de 20% e correção.

Como consultar a Nota Fiscal Eletrônica?

A consulta das notas eletrônicas para o seu CNPJ é muito simples. Basta utilizar o portal da Secretaria da Fazenda (no caso da NF-e ou da NFC-e), o sistema do Governo Federal (para quem é MEI e lança a NFS-e) ou um sistema de gestão que forneça essa funcionalidade.

Como cancelar uma Nota Fiscal Eletrônica?

O processo para cancelamento da nota fiscal varia conforme cada estado. No entanto, os prazos costumam oscilar entre 24 e 72 horas.

Não se esqueça de informar o motivo de a nota estar sendo cancelada, para posterior análise do Fisco. Em alguns casos pontuais, pode ser necessário enviar documentos comprobatórios para justificar o cancelamento. 

Após o cancelamento, é possível emitir uma nota de correção, quando há erros nos valores ou nas descrições do documento. Nesses casos, deve-se incluir na descrição que essa é uma nota de correção.

Vale consultar o setor de contabilidade para fazer esse procedimento, já que cada estado tem regras diferentes.

Saiba mais detalhes sobre como cancelar uma nota fiscal neste conteúdo.

Emita suas notas fiscais com a Conta Azul

O ERP da Conta Azul tem um amplo conjunto de funcionalidades que ajudam o seu negócio a simplificar a emissão de notas fiscais. Elas são lançadas com segurança e livre de erros, agilizando todo o processo e reduzindo custos e retrabalho.

Entre as vantagens de utilizar nosso sistema para emitir NF-e, NFC-e e NFS-e, estão:

• Emissão de notas a partir das vendas, sem precisar digitar novamente algumas informações;
• Criação de regras automatizadas para o cálculo de impostos;
• Envio automático ao cliente por e-mail;
• Envio automático ao contador. 

Nosso sistema de gestão possibilita também a integração entre diferentes segmentos na empresa, proporcionando uma visão abrangente do negócio. Isso porque as informações são compartilhadas com facilidade entre o financeiro, vendas, cobranças, estoque e contabilidade. 

Portanto, o ERP da Conta Azul vai além da emissão de cupons fiscais. O software ajuda os empreendedores a simplificar a gestão do negócio, pois possibilita que as empresas automatizem diversas rotinas financeiras e possibilita acesso fácil aos dados do negócio.

Quer ver como tudo isso funciona na prática?