Equipe Conta AzulSobre o que estamos falando?
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Contas a pagar são as obrigações financeiras de uma empresa. Entre elas, estão pagamento a funcionários e fornecedores e contas como água, luz e aluguel;
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Quando o vencimento chega, nem sempre o caixa está preparado. Com isso, o gestor acaba retirando recursos de outros locais para pagar as contas;
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A melhor forma de monitorar as contas a pagar e não afetar o planejamento estratégico é investindo em tecnologia: conheça a Conta Azul Pro, plataforma de gestão completa, online e simples de usar!
Muitos empreendedores podem pensar que as contas a pagar são um “problemapara o eu do futuro”. Mas, quando chega esse dia, se o caixa não estiver pronto, o pagamento é atrasado e uma bola de neve com multas e juros pode ser criada.
Para evitar isso, o dono de negócio deve ter uma agenda de contas. E não estamos falando apenas de marcar no calendário. É necessário uma ferramenta que notifique a proximidade das datas e, se possível, automatize o pagamento dentro do prazo.
Descubra abaixo como controlar contas a pagar e as receitas e qual é o tipo de plataforma digital perfeito para auxiliar nessa operação. Chegou a hora de abandonar cadernetas, planilhas eletrônicas e até mesmo sistemas de controle financeiro incompletos.
Faça uma boa leitura!
Por que é importante fazer o controle das contas a pagar?
Ninguém nasce sabendo como fazer controle financeiro de uma empresa. É bem comum ter quem misture as finanças pessoais com as do negócio e não ter um monitoramento assertivo das movimentações financeiras.
Os que param para estudar, descobrem a importância de controlar seu fluxo de caixa. Isso inclui aprender como organizar contas a pagar e a receber, o capital de giro e pensar na reserva de emergência.
Quando você não tem controle sobre seus compromissos financeiros, as consequências vão além de telefonemas de cobrança. Boletos, faturas e contas que vencem geram juros, multas e dificuldades em futuras negociações.
O jeito mais comum de organizar as contas a pagar é o papel e a caneta. Só que esse é o modo antigo, que fazia sentido quando a tecnologia não era tão acessível. Com o tempo, tivemos a planilha eletrônica se popularizando. Mas ainda não era o suficiente.
Afinal, elas possuem limites na simplificação e notificação dessas contas: não mandam avisos pelo celular, não cobram dos responsáveis por uma atitude, nem emitem relatórios do que foi pago.
Esse tipo de esquecimento parece inofensivo até que o contador o alerta: você está perdendo receitas importantes, que poderiam ser reinvestidas no negócio. Já pensou ter que segurar aquele projeto ao qual se dedicou com tanto carinho para pagar uma uma conta atrasada?
Além disso, as consequências desse erropodem incluir até problemas com o Fisco. Um imposto esquecido lá atrás pode ser entendido como uma sonegação. Aí, “até explicar que pulga não é elefante”, lá se vão horas e estresse, sem contar com o dinheiro gasto.
Como organizar os seus pagamentos?
Há algumas ações que são básicas em uma agenda de contas a pagar. E tudo começa pela contabilização delas. Não deixe nada de fora, desde as contas básicas de consumo a impostos, prestações de empréstimos, e tudo que tiver data prevista para saída do caixa.
Você pode fazer com papel e caneta, planilhas ou um sistema ERP. Este último automatiza a maior parte dos passos, como mostraremos mais adiante.
Agora, para quem ainda organiza as contas a pagar de forma manual, alguns passos devem ser seguidos, como:
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Reunir todas as contas a pagar que já estão em sua posse;
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Registrar todos esses compromissos assumidos em uma lista contendo o que é a conta para quem, quanto e quando deve ser paga e a forma de pagamentoa (Transferência, Pix, boleto etc);
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Após reunir todas essas informações, é hora de colocá-las em ordem. A melhor forma de organização é por por data de vencimento. Não significa que as despesas mais próximas são as mais importantes, mas você precisa saber quais são as mais urgentes.
Feito isso, você já terá uma visão ampla dos compromissos financeiros assumidos para o mês. Se você tiver várias contas a pagar em datas diferentes, tal organização será decisiva para que nada seja esquecido. Vamos ao próximo passo:
- 4. Planejar os pagamentos. No cenário ideal, você terá em caixa recursos para o pagamento de todas as contas – aí é só quitar conforme o vencimento. Se não, pague considerando os riscos de multas e juros.
Algumas contas oferecem descontos se são pags antecipadamente. O mesmo vale para impostos – alguns podem custar bem menos se quitados antes do vencimento. Encontre e consulte um contador para descobrir quais são.
O importante nesses casos é não perder o controle e se endividar de tal forma que o montante devido se torne impagável. Não subestime o poder destruidor dos juros, pois eles podem acabar com o seu sonho.
Mas como dissemos, você pode optar por papel e caneta, planilhas eletrônicas ou uma plataforma de gestão financeira. Essa, como vamos mostrar, é a ideal para todo tipo e tamanho de negócio.
Saiba como a Caetano Contabilidade otimizou as contas a receber
Conte com a ajuda da tecnologia para não perder os prazos das contas a pagar
Sem dinheiro, nenhuma empresa sobrevive. E, sem controle sobre os recursos financeiros, não há como crescer. Projetos são adiados, metas ficam no papel e o negócio não decola.
Por isso, usar uma plataforma de gestão integrada como a Conta Azul Pro é o ideal. Trata-se de um ERP simples de usar e completo, que ajuda no controle das contas a pagar e a receber.
Na verdade, ela executa todo o seu fluxo de caixa, permite monitorá-lo em tempo real e emite relatórios gerais ou de informações específicas.
A CA Pro faz conciliação de vendas,tributária e bancária , monitora vendas e tira das suas costas o peso de tarefas que podem ser automatizadas. Além de cortar gastos com uso de papel e evitar perda de dados importantes para a gestão.
É possível ativar a emissão automática de mais de 10 tipos de notas fiscais, boletos de cobrança e o envio de dados e documentos para o contador.
Nosso ERP online também notifica quando há pendências, avisa seitens de estoque estão acabando e mostra se suas propostas comerciais foram lidas, aceitas ou rejeitadas pelos clientes.
O melhor é que você pode acompanhar a administração inteira da sua empresa a partir de qualquer lugar. Dá para integrar, inclusive, a Conta Azul Pro com o App Conta Azul de Bolso, para monitoramento das vendas, estoque, propostas e fluxo de caixa.
Karin Von Hartenthal