O que é regime de caixa e como funciona?

Há várias formas de contabilizar as despesas e receitas de um negócio. Todas elas são complementares, mas com funções diferentes. O regime de caixa é uma das mais importantes, sendo essencial para o planejamento estratégico de alguns tipos de empresas.

Neste regime, os valores são registrados apenas quando entram ou saem do caixa, o que facilita o controle do pagamento de impostos, contas e dívidas e também os recebimentos. 

No entanto, nem todas as empresas podem optar por este formato. Outro ponto de atenção diz respeito ao planejamento financeiro. Afinal, mesmo sem a contabilização das despesas e receitas na hora em que as negociações são fechadas, é preciso ter um acompanhamento assertivo de todos os lançamentos. 

Quer entender melhor o que é regime de caixa, sua importância, descobrir quem pode optar, suas diferenças para o regime de competência e os principais cuidados ao adotar este regime? Continue lendo para tirar essas e outras dúvidas!

O que é regime de caixa?

O regime de caixa é o regime contábil no qual as despesas e receitas são contabilizadas apenas quando entram ou saem do caixa, e não no momento em que são realizadas as compras, vendas ou prestações de serviço.

Nele, a sua empresa só é tributada pelos valores recebidos, não quando gera as suas notas fiscais. Assim, esse regime segue o fluxo de caixa do negócio, pois há apenas a contabilização do dinheiro no momento em que ele é, de fato, pago pelo cliente. 

Modelos como esse favorecem as empresas que trabalham com vendas a prazo e prestações de serviços. Isso porque, nesses casos, o pagamento dos impostos será feito somente após o recebimento dos valores.

Caso o cliente faça uma compra em cinco vezes, por exemplo, o imposto que incide sobre o produto vendido será pago pela sua empresa a cada vez que o cliente quitar sua parcela. Ou seja, o tributo não é cobrado logo após a emissão da nota fiscal no ato da compra.

Isso certamente é uma grande vantagem, pois os impostos serão pagos na quantidade das prestações que foram acordadas. Assim, você não precisa pagar tudo de uma vez só. 

Essa regra também é válida para prestadores de serviço. Portanto, eles só pagam o fisco quando recebem pelo trabalho que foi feito. 

Resumindo: a nota fiscal será emitida e, ao receber o valor cobrado (seja através de cheque, cartão de crédito ou transferências bancárias), o imposto será então cobrado.

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A importância do fluxo de caixa no regime de caixa

O fluxo de caixa é a operação mais importante do regime de caixa. Por meio dele, o empreendedor tem um controle maior sobre o que foi pago ou recebido e o que se tem a pagar ou receber, incluindo os impostos. 

Portanto, é indispensável fazer um monitoramento efetivo dessa operação. Isso significa acompanhar de perto os seus pagamentos e recebimentos, sempre contando com a tecnologia.

Com um bom sistema de gestão, todo esse processo pode ser monitorado em tempo real. Além disso, a conciliação bancária, que sempre costuma gerar gargalos, pode ser realizada de forma automática. 

Quais empresas podem adotar o regime de caixa?

Micro e pequenas empresas, bem como os negócios que aderem ao Lucro Presumido e ao Simples Nacional, podem optar por este regime.

Isso porque ele permite um menor comprometimento dos recursos financeiros, uma vez que serão tributados apenas valores contidos em caixa. 

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Como declarar regime de caixa no Simples Nacional?

Se você atua no formato Simples, deve estar se perguntando como declarar regime de caixa no Simples Nacional.

Para isso, você deve manter o registro dos seus valores a receber referentes às operações com produtos a prazo ou prestações de serviço. Neles, devem constar ao menos as seguintes:

• Número de cada documento fiscal e sua respectiva data de emissão;
• Valor, quantidade e data de vencimento de cada parcela;
• Saldo a receber;
• Valor recebido e sua data;
• Créditos não mais cobráveis;
• Valor da prestação ou operação.

Nesse caso, o uso do regime de caixa depende de qual regulamentação? A padronização desses registros é feita de acordo com o modelo do Anexo Único da Resolução CGSN 45/2008.

Como optar pelo regime de caixa no Lucro Presumido?

Já se a dúvida for sobre como optar pelo regime de caixa no Lucro Presumido, saiba que os optantes por esse modelo de tributação do IR podem adotá-lo para apurar suas contribuições ao PIS, CSLL, COFINS e IRPJ. Para isso, é necessário:

• Indicar via registro individual no Livro Caixa qual é o documento fiscal correspondente a cada recebimento;
• Na conclusão do serviço ou na entrega do bem ou direito, emitir seu documento fiscal idôneo. 

O recomendado é controlar as receitas recebidas em uma conta específica. Nela, cada lançamento deve indicar o documento fiscal referente ao recebimento.

Qual a diferença entre regime de caixa e competência? 

No regime de competência, ocorre o inverso do regime de caixa. Nesse modelo, a empresa faz o registro da venda ou compra no dia em que ele ocorreu, mesmo que só receba ou pague o dinheiro depois.

Por exemplo: se uma empresa vendeu um produto em dezembro por R$ 200 e disponibilizou o pagamento em duas parcelas de R$ 100, a serem pagas em janeiro e fevereiro,

• No regime de caixa, são registrados R$ 100 reais em janeiro e R$ 100 em fevereiro, que é quando a empresa receberá os pagamentos. Os impostos ligados a essa venda também serão pagos em janeiro e fevereiro;
• No regime de competência, são registrados R$ 200 em dezembro, que foi quando ocorreu o fato gerador. Nesse caso, a apuração dos tributos também é feita em dezembro.

Por lei, todas as empresas são obrigadas a fazer os registros contábeis pelo regime de competência. Porém, como já mencionamos, é permitido para as empresas do Simples Nacional e Lucro Presumido optarem pelo regime de caixa para controle fiscal.

Já o regime de caixa está diretamente ligado ao fluxo de caixa e é mais utilizado no financeiro.

As diferenças de como conferir DIRF regime de caixa e competência

Na DIRF, a fonte pagadora declara à Receita Federal o Imposto de Renda Retido na Fonte. Assim como o tributo, a declaração também é feita de acordo com o regime de caixa. O motivo é que os rendimentos são informados de acordo com o seu pagamento efetivo.

Entretanto, além disso, sua empresa também precisa declarar a contribuição previdenciária. Ao contrário do IRRF, essa contribuição é apurada pelo regime de competência. 

Nesses casos, é natural ter dúvidas sobre como conferir DIRF regime de caixa no caso da contribuição previdenciária, uma vez que ela é apurada pelo regime de competência. 

Tenha em mente que os valores das deduções informados nas fichas da DIRF devem ser os calculados sobre os rendimentos tributáveis do mês em questão. Assim como o IRRF é apurado pelo regime de caixa, os dados relativos às deduções seguem esse mesmo padrão.

Por exemplo, se você tem um rendimento tributável referente ao mês de abril, que foi pago ao beneficiário em maio, quer dizer que ele, suas deduções e o imposto retido precisam ser informados na linha do mês de maio.

A lógica é a seguinte: o mês de apuração dos tributos não é alterado. A contribuição continua seguindo o seu regime de competência, com o cálculo em abril. Contudo, sua informação ao DIRF ocorrerá apenas em maio, seguindo assim o mesmo critério do IRRF.

Vantagens do regime de caixa

Depois de conferir como funciona o regime de caixa, exemplo do seu funcionamento e sua relação com o fluxo de caixa, é fácil perceber os benefícios que ele pode agregar à sua empresa. Os principais são:

• Acesso às informações atualizadas e aos dados realistas do quanto a empresa tem em caixa;
• Facilidade para direcionar seu planejamento financeiro empresarial;
• Organizar as rotinas sem comprometer a saúde financeira da empresa, contando os valores que estão em caixa;
• Postergar o pagamento de taxas e impostos.

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Cuidados que sua empresa deve ter com o regime de caixa

Como falamos, é importante ter atenção a alguns pontos do regime de caixa, principalmente no que se refere ao acompanhamento das movimentações e ao planejamento financeiro. 

Afinal, mesmo que determinado valor ainda não tenha sido contabilizado no caixa, uma hora ele irá sair ou entrar na empresa. Dessa forma, o mais indicado é contar com um sistema de gestão, para fazer esse controle de forma assertiva. 

Outro aspecto importante é avaliar a quantidade de vendas a prazo e se a empresa tem capacidade para arcar com a inadimplência. Por mais que seja uma facilidade para o cliente e que os impostos sejam pagos apenas com o recebimento das prestações, o empreendedor precisa considerar que, infelizmente, poderá ficar sem o pagamento devido.

Para isso, é necessário um bom monitoramento dos resultados operacionais do negócio, para saber a real situação financeira da empresa. O apoio da tecnologia também é indispensável neste caso.

Em resumo, o regime de caixa pode ser muito vantajoso por conta do seu alinhamento com o fluxo de caixa. Além disso, ele simplifica o controle das contas, do pagamento de impostos e dos recebimentos em geral. Contudo, seu uso exige cautela.

Nesse sentido, para aproveitar ao máximo seus benefícios, você precisa planejar e acompanhar bem cada detalhe das suas finanças. Isso porque, mesmo sem contabilizar o que ganha e recebe na hora de fechar os negócios, é essencial controlar de perto cada lançamento.

Quer entender como fazer isso de um jeito prático e eficiente em prol do seu regime de caixa? cesse nosso conteúdo completo sobre como fazer um planejamento financeiro empresarial. Temos certeza de que as dicas serão de grande ajuda.