Fiscal e Tributário

Nota Fiscal Eletrônica: o que é, como funciona e benefícios

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 26/03/2024 | 1 mins de leitura

Sobre o que estamos falando?

  • Ao emitir nota fiscal eletrônica, sua empresa registra a venda de produtos ou serviços conforme as exigências dos órgãos fiscalizadores e garante a conformidades das operações;
  • Como a emissão é obrigatória em praticamente todas as operações, é essencial conhecer os principais tipos de notas fiscais e como emiti-las, evitando inconformidades, penalidades e prejuízos;
  • Neste artigo, você vai encontrar todos os detalhes que precisa saber para emitir e gerenciar corretamente suas notas fiscais eletrônicas. Além disso, veja como emiti-las de forma prática e 100% online com a Conta Azul.

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A nota fiscal eletrônica é um documento digital que oficializa a venda de produtos ou serviços. Essa ferramenta se tornou uma aliada do empreender devido a sua facilidade de ser emitida e armazenada, além de reduzir as chances de erro.

Contudo, é preciso saber preenchê-las corretamente e conhecer os seus diferentes tipos. O desconhecimento sobre processos de emissão, softwares e autorizações governamentais pode levar seu negócio a cometer erros ou enfrentar atrasos em suas operações.

Para evitar esses riscos, você pode aprender sobre os principais tipos de nota fiscal eletrônica, como emiti-las e por que esse documento é importante para a empresa no texto abaixo. 

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Mulher usando calculadora e celular em uma mesa.

O que é a nota fiscal eletrônica e para que ela serve?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento com validade jurídica que serve para registrar a venda de um produto ou prestação de serviço.

A emissão é obrigatória em praticamente todas as transações (exceto quando um MEI vende para pessoa física), porque é a partir dela que o Fisco recolhe os devidos tributos sobre as operações das empresas. Do contrário, a responsável pode sofrer penalidades por praticar sonegação de impostos.

Para o empreendedor, a NF-e facilita o controle de entrada e saída dos impostos pagos, do faturamento e serve como prova da regularidade do negócio em caso de auditorias e fiscalizações.

Para o consumidor, ela serve como comprovante de compra para solicitação de garantia, troca ou devolução. Além disso, também é usado como documento fiscal para prestação de contas à Receita Federal (por exemplo, para dedução de despesas na declaração do Imposto de Renda).

Assim, a nota fiscal é a base das relações comerciais de confiança e garante a credibilidade das empresas no mercado. Desde 2006, os antigos talões de notas vêm sendo substituídos pelas eletrônicas, muito mais práticas e eficientes.

Com a emissão de documentos digitais, várias vantagens surgiram. Uma delas é a redução de erros de preenchimento ou campos esquecidos e dificuldade de compreensão da letra.

Quais os principais tipos de nota fiscal eletrônica?

Atualmente, existem cinco principais tipos de notas fiscais eletrônicas, cada uma substituindo a versão física de determinados documentos. Além destas, há outros tipos de documentos fiscais para operações e segmentos, que você pode conferir neste post.

Outro modelo interessante de conhecer é a nota fiscal de importação, emitida por compradores de mercadorias do Exterior para revenda no Brasil.

Abaixo, confira os principais tipos de nota fiscal eletrônica:

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é a versão de nota digital mais comum. Ela é voltada às empresas do comércio e utilizada nas operações de venda relacionadas à cobrança do ICMS, inclusive de produtos digitais.

A validação é assegurada pela assinatura digital (emissora do documento) e pela autorização da SEFAZ do estado onde a empresa foi registrada. Vale destacar que a NF-e substitui as notas fiscais de modelos 1 e 1A.

Nota fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento fiscal digital usado para registrar a prestação de serviços. Ela é exigida em nível municipal, para a cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS).

Antes o processo era feito exclusivamente por portais municipais. No entanto, foi desenvolvido um plano de unificação da emissão dessas notas eletrônicas de serviços em todo o país, por meio da NFS-e Nacional. 

Ele é um novo modelo padronizado das notas de serviço e tem dois objetivos principais, são eles:

  • Facilitar o controle do Fisco;
  • Agilizar a rotina do empreendedor.

A proposta é que ela se torne obrigatória em todo o território nacional, porém, atualmente não está valendo em todo o país. Alguns municípios permanecem utilizando seus próprios sistemas de emissão.

Diante disso, a obrigatoriedade atual só é válida se:

  • Sua cidade já aderiu ao projeto;
  • Se você for MEI.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é uma nota fiscal que registra operações de transporte rodoviário de carga. Sua validade é assegurada pela assinatura digital do vendedor e pela permissão fornecida pela SEFAZ.

O CT-e substitui documentos fiscais Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27 — exigidos para prestar esse tipo de serviço. Ele também elimina a necessidade de faturas duplicadas e reduz as chances de divergências entre o registro nas notas e os produtos transportados por cada veículo.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) é usada no varejo para registrar a venda direta de produtos ao consumidor final, servindo para confirmar os reais custos da transação.

Em São Paulo, o modelo de Cupom Fiscal Eletrônico (SAT — modelo 59) é utilizado com o mesmo propósito da nota fiscal do consumidor eletrônica. A NFC-e substituiu o cupom e a nota do tipo 2. 

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) pode ser utilizada para registrar compra e venda de produtos. Ela é emitida individualmente no site da Sefaz e é indicada para empresas que não estão obrigadas a emitir a NF-e e têm pouca frequência de vendas, como MEIs e autônomos.

Lembrando que, se o cliente é pessoa física, o MEI não precisa emitir a NFA-e. Leia o nosso conteúdo sobre como emitir nota fiscal MEI e saiba tudo sobre o tema!

É necessário armazenar a nota fiscal eletrônica? 

Sim, é preciso armazenar a nota fiscal eletrônica por, no mínimo, 5 anos a partir da data de emissão. Ela deve ser mantida em XML por quem emite e em documento impresso (DANFE) pelo destinatário. 

A legislação brasileira prevê essa obrigação para manter a conformidade fiscal. O recomendável é manter a organização desses documentos fiscais para o fácil acesso quando necessário.

Quais os benefícios da emissão eletrônica? 

A implementação de notas fiscais eletrônicas traz vantagens para empresas, governo e consumidores, eliminando desperdícios de tempo e dinheiro. Os principais benefícios incluem:

Redução de gastos

Um dos principais benefícios em utilizar a nota fiscal eletrônica é a redução de gastos significativa para a empresa. Com os documentos digitais, é possível economizar na compra de papel e suprimentos para impressora, poupar espaço de armazenamento e tempo dos funcionários para organização de arquivos físicos.

Lembrando que, pela lei atual, é preciso guardar os documentos fiscais por no mínimo 5 anos a partir do fato gerador — daí a vantagem de ter tudo digitalizado. Em relação aos consumidores, a redução de gastos por parte das empresas resulta em preços mais competitivos, melhorando a relação de custo-benefício. 

Ganho de produtividade

A Nota Fiscal Eletrônica proporciona aumento de produtividade ao agilizar processos internos. A emissão via sistemas de NF-e é mais rápida, eliminando a necessidade de preencher cada nota do zero. 

Sistemas memorizam dados de clientes recorrentes e oferecem preenchimento automático. Com cadastros prévios, a empresa ganha tempo para tarefas mais importantes do negócio. Essa agilidade na emissão proporciona maior transparência nas transações, aumentando a confiança dos clientes na empresa.

Melhor controle fiscal e financeiro

Outro benefício da NF-e é facilitar o controle financeiro e fiscal da empresa com a digitalização dos documentos. 

Basta uma simples busca no sistema para conferir os tributos cobrados, valor das transações, produtos e serviços vendidos, entre outros dados que ficam disponíveis online e podem ser acessados a qualquer hora e lugar. 

O cliente também ganha com a precisão das informações com documentos fiscais online, facilitando a prestação de contas.

Aumento da confiança 

Confiança é a base das relações entre empresas e consumidores, e a nota fiscal eletrônica contribui com a transparência nas transações. Além de facilitar o trabalho do Fisco e reduzir a sonegação de impostos, esses documentos fiscais ficam disponíveis para consulta e elevam a credibilidade dos negócios. 

Vender para clientes distantes

Com a digitalização dos processos, fica mais fácil alcançar clientes de outras cidades, estados e até países. Antes, o envio de notas fiscais físicas por correio era possível, mas demorado e sujeito a riscos de extravio ou danos durante o trajeto.

Redução de erros

Recursos como o preenchimento automático de campos, os alertas para informações faltantes ou erradas e diversas outras características dos formulários digitais de nota fiscal são aliados contra erros. Não há rasuras, letras ilegíveis ou campos em branco.

5 passos para emitir a nota fiscal eletrônica 

Agora você descobrirá como emitir a nota fiscal eletrônica com um passo a passo simples:

1. Descubra qual tipo de nota que será emitido

O primeiro passo é identificar qual (ou quais) dessas notas a empresa deve emitir com base nas atividades exercidas. Elas podem ser de:

  • Produto: para bens e mercadorias, podendo ser de compra e venda, remessa, retorno, devolução, exportação, importação etc.;
  • Serviço: para prestação de serviços;
  • Consumidor: venda direta sem identificação do comprador, usada no varejo (equivalente ao cupom fiscal).

2. Adquira um certificado digital

Para que as notas fiscais eletrônicas tenham validade jurídica, o empreendedor precisará de um certificado digital. Ele funciona como uma assinatura para pessoas jurídicas, permitindo transações online autênticas.

O certificado pode ser obtido por meio de Autoridades Certificadoras, como Caixa Econômica, Serasa Experian e Receita Federal. Em 2021, o Governo lançou a assinatura digital gratuita para grupos selecionados.

No site da ICP-Brasil, é possível encontrar uma lista completa e atualizada das empresas autorizadas a comercializar o certificado digital. Na maioria, o dono do negócio encontrará o documento na seção para empresas com o termo “NF-e” na nomenclatura, ou poderá optar pelo e-CNPJ.

A vantagem do certificado NF-e é que as notas podem ser emitidas por qualquer funcionário, ou seja, não é necessário compartilhar o e-CNPJ e senha da empresa (o que não é recomendado).

Também poderá escolher entre os tipos A3 — comercializado na forma de um dispositivo móvel (cartão ou token) e usado em apenas um computador por vez — e A1 — arquivo digital que pode ser instalado em várias máquinas e acessado de qualquer dispositivo.

Nos dois casos, será necessário comparecer a uma Autoridade de Registro (AR), para as informações serem conferidas e validadas.

3. Faça o cadastro fiscal junto ao governo

Para começar a emitir notas fiscais, será preciso fazer um cadastro fiscal junto ao governo e obter a devida autorização, que pode ser pelo site em alguns estados. Funciona assim:

Credenciamento de empresas de comércio

Se possui uma empresa de comércio, terá que realizar o cadastramento na Sefaz do estado para emitir notas fiscais. É indicado procurar um contador para ajudar com a legislação local, visto que o procedimento varia de município para município.

Credenciamento de empresas prestadoras de serviços

Para empresas prestadoras de serviços, o cadastramento é feito no site da prefeitura para emissão da NFS-e. Entre os documentos exigidos estão:

  • Protocolo de solicitação de credenciamento para ter a senha de acesso;
  • CPF;
  • Identidade do representante legal e dos atos constitutivos da pessoa jurídica.

Após análise do formulário e documentos, a senha de acesso é desbloqueada, permitindo o acesso ao sistema de geração de notas.

4. Escolha o emissor de nota fiscal eletrônica

Após obter a autorização do órgão competente, é hora de selecionar a plataforma para emitir as notas fiscais eletrônicas. Tanto para NF-e quanto para NFS-e, há duas opções disponíveis:

  1. Utilizar o emissor gratuito oficial do Sebrae (NF-e) ou da prefeitura (NFS-e).
  2. Optar por um emissor próprio, integrado ao sistema do governo.

O problema é que os emissores do governo não são integrados ao sistema de gestão da empresa e possuem diversas limitações, como a necessidade de redigitar dados e dificuldade em gerenciar um alto volume de notas fiscais.

Além disso, não é muito seguro armazenar as notas fiscais no próprio computador, pois os arquivos podem ser facilmente corrompidos, perdidos ou até vazados em caso de incidentes cibernéticos.

Felizmente, existem vários sistemas gestores no mercado que emitem NF-e e NFS-e a custos acessíveis e proporcionam muitas vantagens ao dono do negócio. Aproveite e consulte nosso guia completo para escolher o emissor de nota fiscal eletrônica.

5. Comece a emitir as notas fiscais

Com autorização do governo, certificado digital e um emissor, você já pode começar a emitir notas fiscais eletrônicas.

No primeiro contato com o sistema, verifique se todos os dados estão corretos, como: inscrição municipal, CNPJ, razão social, regime de tributação da empresa e atividades.

Se estiver utilizando um software como a Conta Azul, será muito mais fácil, pois as notas já vem preenchidas com dados cadastrados no sistema e acionam automaticamente os fluxos de venda e contas a receber.

Emissão pela Conta Azul

Com o ERP da Conta Azul é possível emitir notas fiscais eletrônicas de produto (NFP-e), de serviço (NFS-e) e do consumidor (NFC-e). E o processo pode ser feito com poucos cliques, o que reduz o risco de falhas manuais e libera tempo para você focar em outras questões do negócio.

Isso porque você precisa fazer as configurações gerais da nota fiscal apenas uma vez e irá gerá-la a partir de uma venda, então alguns campos já estarão preenchidos. Além disso, você pode criar regras automatizadas para garantir que os impostos estão sendo aplicados corretamente.

Depois da emissão, você pode enviar a nota por e-mail para o seu cliente – o que pode ser feito automaticamente nos casos da NF-e e da NFS-e.O seu contador também recebe esses documentos fiscais de forma automática, livrando você da preocupação com trocas de e-mail e com gastos com impressão, papel e envio.

Outra vantagem é que não é necessário imprimir e guardar as notas em um local físico da empresa, pois, com um sistema de gestão, os dados ficam na nuvem. Dessa forma, fica muito mais fácil consultá-las quando você precisa e cumprir com a legislação sobre armazenamento de notas fiscais.

Para entender mais sobre como gerar uma nota fiscal pela Conta Azul, veja abaixo o passo a passo para emitir uma NF-e em nosso ERP:

Quanto custa emitir NFS-e? 

Agora que já sabe tudo sobre nota fiscal, você provavelmente deve estar se perguntando quanto é o investimento para emiti-las.

Normalmente, os portais municipais não cobram para emitir notas fiscais eletrônicas. Contudo, há casos em que algumas cidades disponibilizam pacotes com um limite mensal de notas emitidas, que são condicionados ao pagamento de uma tarifa. 

Um bom exemplo sobre este último caso é a cidade de Ribeirão Preto, que oferece pacotes com valores que variam de R$ 7,90 e R$149, contemplando empreendedores de todos os portes.

Frente a essa variabilidade, o ideal é checar as políticas do seu município antes de começar a emissão das notas digitais, averiguando se há taxas e quais os procedimentos específicos.

Dito isso, como você pôde ver nos tópicos anteriores, é mais vantajoso emitir notas fiscais eletrônicas com o apoio de sistemas emissores. Apesar do custo de contratação, o retorno em termos de agilidade, segurança e economia de tempo são enormes.

Como consultar a nota fiscal eletrônica?

A consulta é feita pelo Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou site da Secretaria da Fazenda dos Estados (Sefaz). Se você utiliza um software para a emissão desses documentos, basta acessar a plataforma, geralmente em uma aba identificada como “Nota Fiscal”.

Pelo portal da Sefaz, a consulta é feita pelo seu CNPJ, confira quais são os passos: 

  • No site, digite a chave de acesso no campo correspondente e confirme o captcha clicando em “não sou um robô”;
  • Insira o certificado digital A1 ou A3 da sua empresa (arquivo eletrônico que valida a autenticidade de uma empresa ou pessoa física);

Vale lembrar que o número da nota fiscal fica localizado no canto superior do documento e vai de 000.001 a 999.999. Você também o localiza no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que apresenta os dados mais importantes da nota original.

Cada nota possui uma única chave de acesso que a identifica, formada por 44 dígitos. Ela está localizada na nota fiscal de formato XML e no DANFE. 

Outro ponto é que a consulta de nota fiscal pelo CNPJ no site da Sefaz é para compra de produtos (NF-e) e não de serviço (NFs-e). Há casos em que as notas podem ser consultadas em portais da Receita Federal, com a chave de acesso para a consulta DANFE.

Também existem situações em que a NF-e pode ser consultada pelo CPF no site da Sefaz, mas a modalidade é voltada para o consumidor. Basta procurar no site da Sefaz a opção de consulta de NF-e, inserir o número da chave de acesso do documento fiscal e verificar se o sistema oferece a opção de busca pelo CPF do comprador.

Como consultar notas fiscais eletrônicas emitidas na Conta Azul 

Além deo emitir notas fiscais eletrônicas de um jeito ainda mais simples, saiba que a Conta Azul Pro também otimiza todo o controle e monitoramento das suas emissões. 

Para acessar as suas notas, basta clicar em Vendas > Notas fiscais e escolher o tipo de nota que você deseja gerenciar. Além das notas fiscais de serviço, o sistema ainda integra as notas de produto e as de consumidor.

Ao selecionar a opção desejada, você pode não só prosseguir com a emissão, como também consultar uma lista de histórico com um relatório das notas fiscais eletrônicas emitidas. 

É possível cancelar ou emitir uma nova NF-e?

Você pode cancelar uma nota fiscal e emitir uma nova. O cancelamento deve ser feito após emiti-la ou até mesmo após 30 dias de emissão, porém, é passível para aplicação de multa, variando conforme a legislação de cada estado.

O cancelamento da NF-e é realizado no portal da Sefaz, após localizar a nota e clicar em um botão de cancelamento. Ela receberá status de “cancelada”. Em seguida, a nota deve ser escriturada, prestando contas ao Fisco e comunicando o cancelamento.

Os softwares emissores de notas fiscais disponibilizam esse serviço, acessando a função de NF-e, na opção de cancelamento.

Após o cancelamento, é possível emitir uma nota de correção, quando há erros nos valores ou nas descrições do documento. Nesses casos, deve-se incluir na descrição que essa é uma nota de correção.

Vale consultar o setor de contabilidade para fazer esse procedimento, já que cada estado tem regras diferentes.

Vá além da emissão de nota fiscal com a Conta Azul

Mais acima, já mostramos quais são os benefícios de emitir notas fiscais eletrônicas com a Conta Azul. Mas o nosso sistema ERP tem funcionalidades que vão muito além disso e contribuem para o controle financeiro e gestão da sua empresa. 

Entre elas, está a possibilidade de automatizar vários processos. Dessa forma, além de diminuir a ocorrência de erros, você ganha o tempo que empregaria em atividades manuais para investir na estratégia e crescimento do seu negócio.

Outro ponto a destacar é a integração entre os setores. Isso significa que os dados são compartilhados entre financeiro, estoque, cobranças, vendas e contabilidade sem que você precise dar um clique a mais.

Além de emitir nota fiscal eletrônica, por meio do ERP da Conta Azul, é possível:

  • Fazer todo o controle financeiro da empresa (contas a pagar e  receber, fluxo de caixa, DRE gerencial, centro de custos);
  • Fazer a gestão de vendas, clientes, compras e fornecedores;
  • Emitir cobranças por Pix, boleto e cartão de crédito (via link);
  • Gerar orçamentos personalizados e ordens de serviço;
  • Administrar contratos recorrentes;
  • Controlar o estoque;
  • Fazer conciliação bancária automática;
  • Gerar relatórios completos e simples de interpretar;
  • Acessar dados e realizar diversos processos pelo smartphone, com o app Conta Azul de Bolso.

Comece a emitir notas fiscais eletrônicas com a Conta Azul e simplifique toda a gestão da sua empresa!Clique aqui, aproveite o período grátis e teste na prática nossos diferenciais.

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