[Planilha] Controle para almoxarifado

Em busca de uma planilha de controle de almoxarifado? Então você chegou ao lugar certo. Neste post, você vai encontrar esse documento editável, um manual para fazer essa gestão e algumas dicas que podem reduzir perdas e aumentar ganhos nos resultados de sua empresa.

Fazer o controle de estoque e almoxarifado é imprescindível para o funcionamento pleno da empresa e de suas atividades. Não se trata de um processo difícil, mas, sem dúvidas, é trabalhoso.

Organização é a palavra-chave na hora de fazer esse gerenciamento. Afinal, manter um registro de informações sobre as mercadorias armazenadas ajuda a empresa a atender às demandas dos clientes e evitar o desperdício de recursos.

Se isso não for feito de maneira eficaz, com uma planilha ou um sistema automatizado, o estoque também é prejudicado, o que pode comprometer as entregas de produtos para os clientes.

É comum que gestores sem experiência menosprezem a importância de um controle rigoroso. Se você ainda não tem um método para isso, é hora de fazer um planejamento.

Mas como fazer um controle para almoxarifado eficiente, como encontrar a planilha ideal para o estoque e como automatizar ao máximo os processos para reduzir a margem de erros e faturar mais?

Neste artigo, reunimos dicas para tornar esse processo mais organizado e sugerimos uma planilha para reunir e acompanhar todos os dados.

• Importância do controle do almoxarifado
• Passo a passo para o controle do almoxarifado
• Planilha de controle do almoxarifado
• Sistema de gestão para o controle de estoque e almoxarifado

Importância do controle do almoxarifado

O almoxarifado é o setor da empresa responsável pela guarda e armazenamento de materiais, produtos e bens de consumo exclusivamente de uso interno, ou seja, de uso dos funcionários. São itens, portanto, que possibilitam o desenvolvimento das atividades cotidianas.

O controle de almoxarifado deve estar ligado de maneira organizada e eficiente ao setor comercial, produtivo e administrativo de uma empresa, para que haja sempre agilidade e praticidade no uso interno dos produtos e sua posterior entrega aos clientes.

A importância do setor de almoxarifado está atrelada diretamente ao andamento do ciclo produtivo de uma empresa ou de uma pequena indústria.

Se há falhas no controle de almoxarifado ou no registro da planilha, consequentemente, ocorrerá um atraso na reposição de matéria-prima para a produção de algum produto.

Cometer esse erro compromete a reposição de estoque. E, se o estoque da empresa está em falta, o atraso na produção poderá fazer com que as lojas fiquem sem produtos para a venda.

Como o final do ciclo está sempre na compra do cliente, são eles os maiores prejudicados com o ocorrido. A insatisfação dos consumidores pela falta de produtos ou pela demora na entrega dos mesmos pode gerar danos na imagem da empresa e fazer com que seus clientes comprem de concorrentes.

Além de perder lucros e presença no mercado, você estará deixando de fidelizar clientes no seu negócio.

Desse modo, o controle é essencial para prever quando será necessário adquirir determinado material, de modo que a empresa nunca esteja desprevenida.

Quando o assunto é almoxarifado, o gestor também deve ter em mente que o controle eficiente ajuda a minimizar os custos do negócio.

A partir dele, é possível fazer um planejamento de compras, analisando os preços dos fornecedores, e uma melhor utilização dos recursos da empresa. Evita-se, assim, desperdício e gastos desnecessários.

É por isso que a organização é essencial no controle do almoxarifado – e isso se refere a várias questões, desde a manutenção do local ao registro de entrada e saída dos itens.

Além disso, uma má administração do almoxarifado pode deixar a empresa mais suscetível a perdas e roubos de produtos.

Afinal de contas, sem um controle da quantidade de itens armazenados, fica difícil perceber quando algum deles está faltando. Por isso, manter um registro constante é fundamental para a empresa.

Passo a passo para o controle do almoxarifado

Agora que você conhece a importância de um controle de almoxarifado eficiente, é hora de colocar esse sistema em prática. Abaixo elencamos seis ações necessárias que você deve implementar na empresa. Confira:

1. Confira a quantidade das mercadorias recebidas

O controle do almoxarifado inicia desde o recebimento das mercadorias. Por isso, é preciso conferir o número de produtos entregues pelos fornecedores, verificando se está de acordo com a compra feita pela empresa.

Além disso, não deixe de fazer a conferência dos materiais. Avalie a qualidade dos produtos recebidos, optando por aceitá-los ou devolvê-los ao fornecedor, dependendo do estado em que se encontram.

2. Registre entrada e saída de mercadorias

Uma vez que a quantidade das mercadorias esteja correta, é preciso registrar a entrada e saída de cada item. Isso garante que o fluxo do almoxarifado possa sempre ser monitorado corretamente.

Para isso, o ideal é registrar data, material que entrou ou saiu, qual a quantidade de itens e o nome da pessoa que fez essa movimentação. Faça isso por meio de uma planilha ou software de controle, garantindo a confiabilidade dos dados.

Lembre também que o ideal é criar um padrão de descrição para os materiais, uma espécia de nomenclatura, a fim de evitar erros na hora de identificá-los. Isso ajuda a manter o almoxarifado mais organizado, além de tornar o processo mais ágil.

3. Verifique os dados registrados

Outro passo importante é cruzar os dados das planilhas com os dados das mercadorias semanalmente para verificar se não há duplicidade em algum registro, falta de produtos ou itens obsoletos.

Fazendo isso, fica mais fácil manter o almoxarifado em dia, somente com as mercadorias que serão usadas de fato, e em conformidade com os dados registrados. Assim, você evita que itens dispensáveis ocupem espaço no almoxarifado.

4. Organize o almoxarifado

Um dos fatores mais importantes para o controle do almoxarifado é a organização do espaço físico. Ele precisa ser bem iluminado e ventilado, além de higienizado.

Os produtos, por sua vez, devem ser mantidos de forma a serem preservados, caso contrário, podem ser danificados e perdidos.

Além disso, é necessário armazenar os itens de forma prática e visível, agrupando-os, por exemplo, com etiquetas coloridas, em ordem alfabética ou finalidade de uso. Nesse caso, a boa descrição dos materiais ajuda na organização.

5. Crie um setor responsável

Para evitar confusões e bagunça, o ideal é designar o controle a um setor específico da empresa. Essa ação é eficiente para minimizar os riscos de perda e roubo, já que os profissionais serão responsáveis pelo almoxarifado e, portanto, deverão manter a gerência informada.

Mas não adianta criar uma equipe responsável pela tarefa se ela não for qualificada. Por isso, invista na capacitação dos colaboradores para manter um controle ainda mais eficiente.

6. Acompanhe índices

Além de colocar em prática as ações citadas acima, não se esqueça de acompanhar o desempenho da gestão do almoxarifado. Avalie indicadores como custos, nível de produtividade e taxa de rotatividade dos materiais.

Ao observar esses resultados, é mais fácil elaborar ações de melhoria e correção de erros, de modo a criar um método sólido de controle do almoxarifado da empresa.

Planilha de controle do almoxarifado

Para ter uma gestão de almoxarifado eficaz, também é preciso adotar um sistema de registros confiável. Uma alternativa é recorrer a uma planilha de controle, como a que a Conta Azul oferece.

Trata-se de um documento estruturado especialmente para essa tarefa, onde você pode armazenar as informações referentes ao almoxarifado.

Tudo de forma detalhada e organizada, mantendo a segurança dos dados. Dessa forma, o gestor não precisa mais ter dúvidas, porque todas as informações ficam registradas.

Com a planilha, é possível catalogar a quantidade e a localização exata de cada item do almoxarifado, além de manter um controle da entrada e saída dos materiais.

A planilha também permite uma gestão mais eficiente a fim de que o negócio apresente resultados melhores. Sem contar que, com os registros, os furtos e pequenas perdas do material são eliminados. Outra vantagem desse sistema é a facilidade de uso e de visualização dos dados.

Clique no banner abaixo e preencha o formulário para baixar o modelo de planilha de controle de almoxarifado oferecido pela Conta Azul. Caso queira, você pode personalizá-la conforme as necessidades da sua empresa, para torná-la ainda mais completa.

Sistema de gestão para o controle de estoque e almoxarifado

Além da planilha, os sistemas de gestão são úteis para controlar o almoxarifado. Hoje existem várias ferramentas digitais com funcionalidades destinadas a essa atividade da empresa.

Gerenciamento de estoque e dados, emissão de relatórios e acesso às informações online são alguns benefícios que você pode ter com um software de gestão.

Esses fatores são ainda mais importantes para empresas que precisam controlar mais de um almoxarifado, já que é possível organizar melhor todas as informações.

Se o dia da sua empresa é muito corrido, essa pode ser uma opção ideal, já que os sistemas automatizam as tarefas burocráticas envolvidas no controle do almoxarifado.

A vantagem aqui é que os dados são registrados online e, portanto, ficam mais seguros.

Além disso, se o sistema utilizar o armazenamento em nuvem, é possível acessar as informações por meio de qualquer dispositivo com internet – uma alternativa interessante para gestores que não ficam na empresa todos os dias.

Vale lembrar que há opções pagas e gratuitas. O importante é identificar qual ferramenta possui as funcionalidades mais interessantes para as necessidades da empresa.

Conversar com pessoas que já utilizam algum sistema é válido para que você tenha um ponto de partida na hora de fazer a escolha do software.

Independente da sua escolha, tenha em mente que adotar um método de controle é essencial para a manutenção do almoxarifado. Portanto, não subestime a importância de investir nessa atividade da empresa.