13 hábitos de pessoas super produtivas: o guia definitivo!

Ninguém procura procrastinar. Ninguém gosta de se sentir estressado. Ninguém quer perder tempo com distrações todos os dias. Mas é exatamente isso que acontece, não é?

Mas o que dizer das pessoas mais bem-sucedidas do mundo? Será que elas não passam por essas coisas? Pelo contrário! Certamente, elas também enfrentam as mesmas dificuldades todos os dias. Para que possamos obter os mesmos resultados, precisamos entender quais os segredos, quais são os hábitos mais produtivos por trás do sucesso desses CEOs, empreendedores e inovadores.

Já demos algumas dicas sobre produtividade e organização e, depois de pesquisarmos um pouco mais sobre esse assunto, encontramos 13 hábitos mais comuns de pessoas super produtivas. Siga a leitura para conhecê-los!

1. Faça pausas ao longo do dia

Breves pausas entre uma tarefa e outra, ou até mesmo durante uma grande tarefa, melhoram consideravelmente seu foco e produtividade.

“Cada um tem um tempo em que consegue se manter concentrado em uma determinada atividade, pode ser de 30 a 60 minutos. O que sabemos é que, passado esse período, é preciso parar e começar de novo para manter a mesma qualidade na tarefa que está sendo desempenhada”, afirma o consultor de negócios Alessandro Saad, idealizador do site Empreendedores Compulsivos.

Mas, por quê? Bom, nosso relógio biológico funciona de duas formas: ritmos circadianos e ultradianos.

Nossos ritmos circadianos — os quais funcionam em um período de 24 horas — são a liberação natural de melatonina do nosso corpo, ditando quando estamos energizados ou esgotados. É mais ou menos assim:

Já os nossos ritmos ultradianos — os quais funcionam em períodos de 90 minutos — são os altos e baixos de energia ao longo do dia. Por exemplo, podemos estar energizados por 90 minutos, mas depois disso vamos nos sentir um pouco cansados e precisamos voltar a reabastecer. Confira essa outra tabela:

Pessoas altamente produtivas entendem que a gestão de sua energia é tão importante quanto gerenciar o seu tempo. A “Técnica Pomodoro” é uma forma eficiente de começar a colocar isso em prática. Essa técnica consiste em trabalhar em períodos de 25 minutos com intervalos de 5 minutos.

Experimente o Tomato-timer.

2. Esteja à frente do seu tempo

Pessoas altamente produtivas começam definindo o seu objetivo como uma “declaração de missão pessoal”. De maneira prática, pergunte a si mesmo: “Onde eu (ou a minha empresa contábil) quer estar daqui a 5 anos?”

Definindo sua missão, você cria metas de longo prazo; a partir das metas de longo prazo, cria metas a curto prazo; e, por sua vez, metas a curto prazo ajudam a definir uma listas de afazeres. Assim, tudo começa com a definição do nosso propósito. Qual o seu?

Steve Jobs chegou a dizer: se hoje fosse o último dia da minha vida, eu iria gostar de fazer aquilo que planejei pra hoje? Se a resposta for “não” durante muitos dias, sei que preciso mudar alguma coisa.

3. Crie uma lista de tarefas para o dia na noite anterior

Pessoas altamente produtivas possuem uma característica em comum: eles focam intencionalmente em suas tarefas mais importantes. Existem dois métodos eficazes para se fazer isso:

• Crie uma lista de tarefas para o próximo dia na noite anterior
• Defina prazos para as tarefas mais importantes

Por exemplo, digamos que a sua tarefa mais importante é criar uma apresentação dos relatórios financeiros do seu cliente e apresentá-la. Uma pessoa altamente produtiva cria sub-prazos para essa tarefa na noite anterior, mas ou menos assim:

8h – 9h30: Analisar os relatórios financeiros do cliente.
9h30 – 11h: Elaborar soluções e estratégias
11h – 12h: Criar os slides da apresentação
12h – 14h: Almoço com o cliente e apresentação da proposta

Então, quando chegar a noite de hoje, que tal planejar suas tarefas para o dia de amanhã? Como fazer:

1- Liste suas tarefas mais importantes

2- Quebre-as em sub-tarefas menores

3- Defina prazos para cada sub-tarefa

Isso força você a cumprir os prazos mais apertados e ser realista sobre o que você pode realizar.

4. Utilize ferramentas para evitar as distrações

Planejar o dia é tarefa fácil, mas distrações sempre acontecem. E elas vêm em duas formas: de nós mesmos e através de outras pessoas.

Muitas vezes, as maiores distrações vêm de dentro. Pensamos em algo e então procuramos no Google. Verificamos Facebook, WhatsApp, Linkedin, entre outros sites e aplicativos. Pessoas altamente produtivas removem essas distrações internas da seguinte forma:

• Instalando um aplicativo para bloquear sites, como o StayFocusd, para limitar o tempo perdido em certos sites. (Ex.: Facebook)
• Desligando o wi-fi do celular quando estiver trabalhando nas tarefas mais importantes.
• Isolando-se com um notebook com a bateria totalmente carregada, mas sem o carregador, correndo contra o tempo para finalizar as tarefas antes que acabe a carga.

5. Tenha uma lista de tarefas só para as distrações diárias

Como as pessoas altamente produtivas mantém o foco no meio de uma enxurrada de e-mails, telefonemas, mensagens e pedidos de outros colegas de trabalho e clientes? Eles mantêm uma lista separada de tarefas para distrações diárias.

Por exemplo, se um colega de trabalho pede para rever a proposta de serviço contábil, você pode responder algo como:

“Olá, Fulano. Tudo bem?

Posso ajudar, com certeza. Mas agora estou focado numa tarefa super importante aqui, podemos ver isso juntos depois, que tal?”

Nove em cada dez respostas são: “Claro! Não tem problema. Conversamos depois.” Em seguida, você anota este pedido em uma lista separada de tarefas, que é completada após tarefa mais importante do dia.

Certa vez, Dwight Eisenhower disse uma grande verdade: o que é importante nem sempre é urgente. E o que é urgente nem sempre é importante.

Pessoas altamente produtivas não deixam distrações diárias retirá-los de seus objetivos a longo prazo. Uma ferramenta útil para definir essas distrações é a Matriz de Decisão, também conhecida como Matriz Eisenhower, que ajuda a esclarecer importante contra-tarefas urgentes. Falamos sobre ela nesse artigo!

6. Utilize ferramentas para otimizar a sua caixa de e-mail

Abrimos nosso e-mail e vemos mais de cinquenta mensagens não lidas. Respondemos e  excluímos até chegar a zero. No entanto, na próxima vez que entramos, temos uma nova pilha de e-mails não lidos para ler e responder.

Como resultado, nós neuroticamente respondemos e apagamos os e-mails que chegam, porque nós estamos determinados a manter nossa caixa de entrada vazia. Isso pode nos afastar de concluir projetos importantes. Por isso, utilize aplicativos para otimizar a sua caixa de e-mail, tais como o SaneBox, Sidekick e o Unroll.me.

7. Inclua uma alimentação saudável e exercícios na sua rotina

Exercícios fazem com que nosso cérebro fique alerta, atento e capaz de se concentrar melhor. É um combustível para o nosso cérebro, assim como o que comemos.

Comidas não saudáveis (ex. cheeseburguer e batatas fritas) aumentam o açúcar no sangue, desencadeando aquela sonolência após almoço. E sabemos como é custoso voltarmos ao trabalho com essa sensação, não é?

Já os pratos mais saudáveis carregam seu corpo com nutrientes ricos, fornecendo mais energia do que antes.

O psicólogo comportamental de Stanford, Dr. BJ Fogg, incentiva as pessoas a provocar mudanças de comportamento a longo prazo, começando com pequenos hábitos.

Para se exercitar, comece com uma corrida diária de 5 minutos. Quando esse tempo já estiver confortável, aumente para 10 e depois para 15 minutos, assim sucessivamente até que essa corrida se torne um hábito.

Para se alimentar melhor, coma um prato de salada em apenas um dia da semana, e sinta-se livre para comer o que quiser durante os demais dias. Na próxima semana, coma salada em dois dias; na outra, três. Vá acrescentando dias até adotar um hábito alimentar saudável.

8. Otimize seu computador para ganhar mais velocidade

Pessoas altamente produtivas são extremamente rápidas em seus computadores. Aqui vão algumas dicas de como fazer isso:

• Aumente a velocidade do mouse. Usamos nosso mouse todos os dias, então por que não fazer nossa navegação ser mais rápida? Aprenda como aqui.
• Aprenda atalhos do teclado.  Existem atalhos em quase tudo: no Google Chrome, no Windows, no Word, Google Docs, e-mail… isso te ajuda a ganhar muito mais agilidade.
• Use aplicativos para encontrar arquivos e programas rapidamente. Aplicativos como o Alfred (Mac) e Launchy (Windows) encontram arquivos e programas no seu computador com facilidade.
• Aumente a velocidade da sua digitação. Quanto mais rápido, maior a produtividade! Se sua velocidade de digitação está abaixo de 80 LPM (faça o teste aqui), procure cursos ou esforce-se para conseguir pelo menos 80.

9. Encare os problemas como oportunidade de crescimento

De acordo com a PhD em psicologia, Carol Dweck, nós temos dois tipos de mentalidades:

1- Mentalidade fixa

2- Mentalidade crescente

A mentalidade fixa pressupõe que nossas habilidades, qualidades e caráter são imutáveis. Geralmente, é esse entendimento que faz com que as pessoas digam: “Ah, eu nunca fui uma pessoa sociável mesmo.” ou: “Eu nunca fui um bom em fazer isso!”

Isso faz com que essas pessoas aceitem a derrota facilmente, vendo suas competências e habilidades como algo estático, pré-determinado, um conjunto de habilidades que lhes é concedido ao nascer.

A mentalidade crescente, por outro lado, acredita que todas as habilidades e qualidades podem ser aprendidas. Se você é ruim na área fiscal, você pode aprender a se tornar melhor. Se você é terrível em consultoria financeira, você pode aprender a ser um consultor de sucesso. Eles prosperam em desafios e o fracasso é visto como uma oportunidade de aprendizagem.

Abaixo, uma ilustração sobre as diferenças entre uma mentalidade fixa e crescente:

Tire alguns momentos para pensar sobre as pessoas a sua volta que possuem uma dessas duas mentalidades. Quem desiste facilmente, admitindo a derrota? Quem está sempre se esforçando para aprender algo novo? E o mais importante, qual deles é você?

10. Delegue tarefas menos produtivas

Tempo é dinheiro! Pessoas altamente produtivas focam nas tarefas mais importantes, principalmente nas quais é especialista, e delega o restante. Geralmente não pensam: “Mas é muito caro! Eu prefiro fazer isso sozinho e poupar dinheiro.”

Em vez disso, eles consideram o valor do seu trabalho por hora e calculam o tempo que levaria para realizar a tarefa. Após isso, analisam se é mais barato fazer sozinho ou pagar outra pessoa para fazer.

Por exemplo: se você ganha R$20 por hora e demoraria cerca de um dia inteiro (oito horas) para realizar determinada tarefa, você estaria gastando R$160,00 para realizá-la. Não seria mais econômico pagar alguém que realize a mesma tarefa na metade do tempo e, às vezes, por um valor/hora menor? No fim das contas, você estaria poupando dinheiro pagando para outra pessoa fazer!

Pensando dessa forma, você já experimentou o ContaAzul para Contadores? É uma ferramenta gratuita de integração contábil, capaz de reduzir dois dias inteiros de fechamento contábil para apenas 10 minutos!

11. Tire um tempo para a meditação!

Alguns dos mais respeitados profissionais do mundo tem o habito de meditar. A lista inclui Arnold Schwarzenegger e Martin Scorsese, por exemplo.

Utilizando uma máquina de ressonância magnética, os cientistas puderam visualizar a diferença em nosso cérebro antes e depois da meditação. Sem ser muito técnico, meditação permite que nosso cérebro desacelere e pare de processar informações tão rapidamente:

Isso acalma nosso lobo frontal (ou córtex pré-frontal), onde a lógica e a criatividade tem origem. Melhora o foco, diminui a ansiedade, aumenta a criatividade, a compaixão, melhora a memória e diminui o stress.

12. Aprenda a dizer não (gentilmente)

Nós somos psicologicamente programados para ajudar as pessoas. Há até uma parte em nosso cérebro, o chamado giro supramarginal, que desencadeia respostas empáticas:

Como vimos no artigo 10 dicas de organização e produtividade para contadores, sabemos que muitas coisas podem aparecer durante o dia, fazendo com que você largue tudo para atender a essa nova demanda. Assim, dizer “não” se torna surpreendentemente difícil. Porém, pessoas super produtivas entendem que, para ser produtivo, é necessário aprender quando dizer não, e se concentrar nos objetivos.

Como você pode evitar isso? Duas maneiras: qual é a importância dessa nova tarefa e qual a urgência para a finalização? Caso a interrupção tenha prioridade, aceite. Se não, informe gentilmente a pessoa de que você não conseguirá realizar isso agora, coloque na lista de distrações diárias (como vimos no item 5 da parte 1), tente fazer depois ou delegue para alguém, se possível.

13. Pratique gratidão

O hábito final das pessoas altamente produtivas é ser grato pelo que você tem. Gratidão aumenta a produtividade, comprovada por essas universidades internacionais de prestígio:

• Estudos de Yale dizem que a gratidão resulta em maior estado de alerta, entusiasmo, determinação, atenção e energia;
• Uma pesquisa da UC-Berkeley indica que gratidão melhora o sono e diminui doenças
• Estudos de Harvard indicam que a gratidão melhora a saúde e fortalece os relacionamentos;
• Uma pesquisa da Universidade de Columbia diz que a gratidão melhora o sistema imunitário e ajuda na redução da ansiedade e/ou depressão.

Outra pesquisa diz que a gratidão aumenta a felicidade, a qual aumenta a produtividade. Logo, gratidão produz produtividade:

Ser grato com o que temos e recebemos é uma das maneiras mais rápidas de aumentar, não só a produtividade, mas a qualidade de vida.

Resumo geral: 13 hábitos de pessoas super produtivas.

1. Fazer pausas frequentes para restaurar a energia.
2. Estar a frente do seu tempo
3. Criar a sua lista de afazeres na noite anterior (e quebrar grandes tarefas em sub- tarefas) 4. Evitar distrações internas
5. Manter uma lista separada de tarefas para distrações externas
6. Otimizar seu e-mail com ferramentas inteligentes
7. Incluir hábitos saudáveis na rotina
8. Otimizar o computador para ganhar mais velocidade
9. Os problemas são oportunidade de crescimento
10. Começar a delegar tarefas menos produtivas
11. Tirar um tempo para a meditar!
12. Aprender a dizer não
13. Ser mais grato pelas coisas que tenho e recebo

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