Como gerenciar o tempo e dar conta das tarefas diárias

Você, com alguma frequência, gostaria que o seu dia tivesse mais do que 24 horas? Talvez esteja assumindo compromissos acima da sua capacidade de atendê-los. Aprenda mais neste artigo sobre gestão do tempo para dar conta de todas as tarefas diárias em seu escritório.

O tempo é seu inimigo?

Quando o profissional conclui a graduação em Ciências Contábeis e decide abrir seu próprio escritório, ou se juntar a um colega nessa missão, seus esforços costumam se direcionar a um objetivo: atrair clientes.

E assim, dia após dia, ele vai aumentando a base de empresas atendidas, agregando serviços oferecidos e preenchendo a agenda com tarefas diárias variadas. Quando se dá conta, muitas vezes, perdeu o freio na história e não percebeu a hora de parar.

Sobrecarregado, o contador até consegue dar conta de tudo, mas não no horário de trabalho comercial. É aí que o tempo parece curto e o relógio se torna um inimigo. Quando percebe, já anoiteceu e ele ainda está no escritório — e sem direito a adicional noturno.

Você se identifica com alguma parte dessa história? Se é esse o caso, está na hora de aprender a gerenciar melhor o seu tempo disponível para o trabalho.

Lembre-se que uma rotina desgastante afeta a sua produtividade, reduz a qualidade do seu serviço e ainda gera problemas na vida pessoal, que fatalmente é atingida.

Resolva as tarefas diárias

Quer organizar a sua rotina no escritório? Veja quais são as melhores práticas para ter um dia a dia menos estressante e angustiante, cumprindo prazos e entregando ao cliente aquilo que ele gostaria de receber.

1. Tenha um calendário de rotinas

A palavra rotina por vezes soa de forma pejorativa, sendo associada a algo ruim, do qual todos desejam manter distância. Esse entendimento pode valer para casais, mas certamente não se aplica a escritórios de contabilidade, que depende de uma mínima organização para funcionar.

Comece listando tudo o que você precisa fazer em um dia normal de trabalho. Se for difícil, faça primeiro uma relação de tarefas semanais, para depois encaixá-las de segunda à sexta-feira.

A ideia desse exercício é construir um calendário de rotinas, organizando a sua agenda, de forma que seja possível determinar o que atender e quando atender.

Por exemplo, você pode estabelecer que começará todos os dias checando sua caixa de e-mails e que isso não leva mais do que dez minutos. É importante reservar momentos para cumprir com todas as suas tarefas diárias, mas sempre haverá aquelas de periodicidade semanal, quinzenal e até mensal.

A proposta é que tenha um calendário válido para todo o mês. Não se trata de engessar a rotina, mas de organizá-la de maneira eficiente. Isso significa que, sempre que preciso, pode ajustar suas atividades, desde que seja possível encaixá-las dentro do horário de trabalho. Se algo extrapolar, delegue ou recuse.

2. Saiba delegar tarefas

Engane-se quem pensa que está dando um bom exemplo ao tentar abraçar o mundo. Saber delegar é uma das qualidades comuns aos líderes.

Delegar significa conferir a outra pessoa a incumbência de realizar determinada tarefa. É um ato inteligente daqueles que sabem como fazê-lo, pois demonstra a maturidade de não assumir um compromisso que não sabe se poderá atender, além de indicar confiança na pessoa escolhida.

Esse reconhecimento é muito importante dentro de um escritório de contabilidade. Mas saber delegar não quer dizer escolher um profissional e repassar a ele todas as suas demandas. É preciso demonstrar que a sua decisão se deve à importância da tarefa e à confiança na capacidade de realizá-la.

Converse, explique, acompanhe e esteja à disposição para solucionar possíveis dúvidas. Não se trata de adotar uma postura superior, com a de um professor em relação ao aluno, mas mostrar-se um parceiro interessado no trabalho do colega.

3. Reserve espaço para o descanso

Assumir diversas tarefas diárias, ficar no escritório além do horário, almoçar quando consegue, chegar atrasado a um jantar de família para concluir um relatório. Você vê alguma semelhança com a sua rotina? Se a resposta for sim, há algo errado.

A atividade de contador exige um alto nível de atenção e concentração. É preciso estar com a mente e o corpo descansados para que não perca o foco e torne o seu dia verdadeiramente produtivo.

Essa condição só será alcançada se você definir na sua agenda momentos de descanso. A ideia de construir (e respeitar) pequenas pausas é útil até mesmo para oxigenar o cérebro e encontrar novas formas de encarar velhos problemas.

4. Use o que a tecnologia tem a oferecer

Você não precisa reinventar a roda, tampouco depender de controles manuais, no papel. A tecnologia oferece soluções diversas para você organizar melhor a sua rotina.

Um exemplo de ferramenta básica é o Google Agenda. A ideia não é construir seu calendário de rotinas no recurso. Uma das formas mais produtivas de utilizá-lo é inserindo lembretes para tarefas importantes, programando alertas para ser avisado sobre a atividade.

A organização de documentos, da sua recepção à conferência e triagem, é outra tarefa que não depende mais de esforços manuais. Vários são os aplicativos que fazem isso por você, embora de diferentes formas. A dica é que experimente o seu funcionamento para identificar aquele que melhor atende à sua necessidade. Teamwork, Trello, Todoist, KanbanFlow e Runrun.it são opções.

Todos eles também são úteis para o acompanhamento de rotinas contábeis. Dessa forma, a tecnologia auxilia o contador para que ele saiba o que está acontecendo dentro do seu escritório. A partir da tela do smartphone, é possível monitorar em tempo real a realização de tarefas.

Organize o seu dia

Vimos neste artigo que o excesso de tarefas é nocivo ao contador e ao seu escritório. Para quem busca a maior produtividade, essa é uma das piores estratégias possíveis. Um verdadeiro tiro no pé.

Se a sua rotina é de muitas tarefas para poucas mãos, está mais do que na hora de mudar essa realidade. Aposte nas dicas que apresentamos neste artigo para ter mais qualidade de vida no trabalho e melhores resultados no escritório.