Contabilidade online: um bom negócio para sua empresa contábil

Você já ouviu o termo contabilidade online, não é mesmo? Mas sabe quais são os benefícios da adoção dessa forma de trabalhar? A internet está presente na vida de todos e em todas as profissões. E na Contabilidade não é diferente, pois ela auxilia na organização de tarefas e na aceleração de processos.

Embora alguns contadores se sintam ameaçados pela tecnologia, a verdade é que podem se beneficiar da automatização e da integração de sistemas contábeis e de gestão.

Então, se você tem curiosidade sobre as possibilidades da contabilidade online ou se está se informando para implementar sistemas que facilitem a sua rotina, acompanhe nosso artigo.

O que é contabilidade online

A contabilidade online é uma forma que as empresas contábeis têm para reduzir o trabalho manual e repetitivo, poupar tempo com o processamento de dados e ganhar horas preciosas para tornarem-se parceiras estratégicas de seus clientes.

E para você, o que o termo contabilidade online significa? Será que estamos falando de uma espécie de assistente virtual, um substituto ao contador, que se limita à emissão de guias? Não vá tão longe assim. A ideia não é de substituição ou conversão do seu trabalho, mas de complemento. A internet, definitivamente, é sua parceira e não sua inimiga. Vamos entender o porquê?

Em primeiro lugar, a origem da confusão é compreensível. A palavra online costuma remeter a processos realizados inteiramente por meio da internet, à distância e, muitas vezes, de máquina a máquina, sem intervenção humana. Apesar da frieza da operação, há muitos ganhos em áreas diversas, como velocidade e segurança. Mas tal característica não se aplica à contabilidade.

Para os contadores, a internet é mais um meio através do qual seu trabalho pode ser ofertado e realizado, mas diferentemente do que ocorre em outros setores, a sua presença continua insubstituível.

É nisso que a contabilidade online se baseia, podendo ela ser definida como uma ferramenta que qualifica a relação do profissional contábil com seus clientes e o atendimento às suas obrigações acessórias. E isso pode se dar de diferentes maneiras, como:

• Preenchimento e entrega de declarações por meio digital;
• Recebimento automático de informações para análise contábil;
• Monitoramento em tempo real sobre o controle financeiro;
• Gerenciamento de documentos armazenados na nuvem;
• Suporte ao cliente também por computador e dispositivos móveis;
• Organização de dados em arquivos digitais para atendimento à fiscalização.

Como é possível perceber, em cada uma dessas ações, a tecnologia é o meio que qualifica a operação, mas ela ainda depende (e seguirá sendo assim) do contador para que nada escape do radar, tanto no cumprimento das obrigações quanto para a adoção das melhores práticas de gestão financeira.

Acreditamos, com isso, que você já tenha bons elementos para eliminar uma possível desconfiança sobre a contabilidade online. Mas se ainda não está totalmente convencido sobre a necessidade de se juntar a ela, a sugestão é observar o que abordaremos no próximo tópico.

Você precisa estar online

Vamos rapidamente voltar às ações de contabilidade online que citamos anteriormente. Todas representam facilidades que só ocorreram porque há uma verdadeira revolução em andamento no país desde o início dos anos 2000. O melhor exemplo talvez seja a nota fiscal eletrônica (NF-e).

O novo formato do documento fiscal surgiu para substituir o papel e deixar o processo mais fácil, ágil e seguro. Mas isso só se tornou viável porque a tecnologia funciona de ponta a ponta, ou seja, desde o cliente que seu escritório atende até os órgãos de fiscalização, como a Receita Federal e as secretarias estaduais da Fazenda.

Desde que esse movimento teve início, mais empresas se viram convocadas a participar. Atualmente, mesmo quem se formaliza como Microempreendedor Individual (MEI) tem declarações a preencher e entregar em formato digital, além da própria nota fiscal eletrônica de serviços (NFS-e), que é de emissão obrigatória quando se negocia com outra pessoa jurídica.

Esse é, portanto, um caminho sem volta. E tanto é assim que a partir das obrigações a tecnologia se espalhou para outros processos empresariais, carregando consigo as mesmas vantagens já apresentadas. Como resultado, ela já aparece no controle de estoque, na integração com as vendas, em ordens de serviço e na gestão financeira como um todo.

No meio contábil, então, a presença online deve ser encarada como oportunidade ou, quem sabe, até uma necessidade, afinal, é preciso acompanhar o cliente, não é mesmo? Se a rotina dele já depende das novas tecnologias, como ignorar esse fato e se manter preso ao passado e aos velhos e burocráticos processos?

Alguns dos ganhos esperados para o escritório que abre as portas para a contabilidade online:

• Ganho de produtividade em todos os processos;
• Maior aproximação com o cliente;
• Melhor posicionamento de marca;
• Ampliação dos canais de atendimento;
• Destaque para o comportamento inovador;
• Diferenciação em um mercado altamente competitivo;
• Divulgação gratuita em meios de grande alcance.

E agora, a contabilidade online começa a fazer mais sentido para você? Ela já parece um bom negócio para o seu escritório? Então, é chegada a hora de entender como se integrar a essa revolução tecnológica.

Como marcar presença online?

Quatro são os fatores principais para que um escritório de contabilidade passe a usar os meios online para complementar e qualificar suas atividades. Vamos falar detalhadamente deles a partir de agora.

1. Tecnologia

Sim, o óbvio precisa ser dito: para tirar proveito da tecnologia, você precisa ter acesso a ela. Esse é o primeiro passo para quem quer sair na frente no mercado contábil.

E se a ideia é substituir pilhas de papéis e muita digitação que resultam em uma tediosa e demorada conferência individual, nada melhor do que um sistema online, com armazenamento na nuvem e processos automatizados e escaláveis.

O mercado oferece soluções totalmente digitais que reduzem a papelada e o trabalho manual. Estamos falando de sistemas de gestão capazes de manter as contas dos clientes organizadas e com a possibilidade de integração com o software usado no escritório. Encontrar aquele que mais se adapta à realidade do seu cliente é fundamental para garantir a satisfação dele.

A tecnologia também é usada para dar conta do volume sem perder proximidade no atendimento. O contador do futuro mantém uma relação próxima, mas objetiva, com seus clientes via ferramentas digitais (reuniões por Skype e Hangouts e comunicação por WhatsApp, por exemplo). A boa notícia é que esse patamar de tecnologia já está disponível, operante e com custo acessível.

2. Equipe

Para o seu escritório se integrar à contabilidade online, a equipe também precisa ser digital. Isso significa que os seus colaboradores devem ser preparados para atuarem mais como consultores de negócios e menos como digitadores de lançamentos.

Pode haver alguma resistência? É possível, sobretudo do pessoal mais antigo, mas isso se resolve com um trabalho motivacional e com atualização e treinamento. Além disso, os mais jovens da equipe provavelmente abraçarão as novas tecnologias com maior entusiasmo, já que elas fazem parte do seu dia a dia. Imagine a melhora no ambiente de trabalho sem as horas gastas com digitação e conferência de papelada?

Com seu time pronto para entrar em campo, é provável que a estratégia resulte em ganhos de autonomia e produtividade entre os colaboradores, assim como tende a reduzir a necessidade de novas contratações, já que a capacidade e a qualidade do atendimento ao cliente serão ampliadas.

Ainda neste artigo, vamos contar o caso de sucesso da Gerencial Auditoria e Consultoria, que montou uma equipe responsável pela implantação do ContaAzul em um grupo de clientes.

3. Cliente

O cliente é outro personagem fundamental que precisa participar do processo para que todo o sistema funcione bem. Mas se houver resistência por parte dele? Como contornar?

O desafio aqui é convencê-lo da importância da tecnologia para o sucesso da sua empresa. Obviamente, isso não deve ser feito com base na imposição. Então, a melhor estratégia é demonstrar o valor da contabilidade online, da mesma forma que você mesmo foi convencido.

A sugestão é que o contador atue como um consultor, indicando uma ferramenta de gestão que traga benefícios para o cliente e, ao mesmo tempo, se coloque como parceiro para ajudá-lo a utilizar a tecnologia.

Todos têm a ganhar: a empresa terá mais informações para a tomada de decisões importantes e o escritório não vivenciará mais a tradicional correria e cobrança de documentos para o fechamento contábil.

Além disso, com um cliente organizado e seguindo os padrões que só um sistema automatizado e integrado consegue proporcionar, o contador consegue direcionar sua atuação de forma mais consultiva, sendo proativo na solução de problemas e apontando melhorias na gestão fiscal.

4. Marketing

Quem está na chuva é para se molhar, não é mesmo? Para aproveitar todo o potencial do meio online, só falta saber explorar as ações de marketing digital. Afinal, quem não é visto, não é lembrado. E se há mais de 50 mil organizações contábeis ativas registradas no Brasil, ser encontrado e reconhecido não depende apenas de um bom trabalho executado.

É claro que oferecer um excelente serviço continua sendo fundamental, mas como a concorrência é expressiva e também busca oferecer seus diferenciais, por isso é preciso marcar presença. Ter um site que funcione como vitrine para seu escritório é o primeiro passo. Usar as redes sociais para atrair potenciais clientes, o segundo. Mas praticar o Marketing Contábil 2.0 vai além.

Você já ouviu falar de inbound marketing e marketing de conteúdo? As práticas consistem em produzir e disponibilizar informação útil e relevante para seu público-alvo, fazendo com que, por meio delas, mais pessoas localizem o seu escritório.

A melhor forma de colocar essas estratégias em prática é a partir de um blog no próprio site, desenvolvendo artigos otimizados com técnicas de SEO, o que permite o melhor posicionamento em mecanismos de busca, como o Google. Assim, o seu site ganhará relevância e o escritório passará a ser a opção lógica por aqueles que procuram na internet a solução para suas demandas.

Benefícios da contabilidade online

Agora que você compreendeu que a utilização da internet não se trata de uma ameaça, e sim de uma solução, vamos analisar os benefícios que a sua empresa contábil terá ao adotar o online em seus serviços:

Segurança com a contabilidade online

É muito importante ressaltar a importância da segurança dos dados dos clientes com o quais você trabalha, pois um erro de informação ou um documento perdido pode gerar grande dor de cabeça.

Ao automatizar os envios de documentos, por exemplo, esse problema deixa de existir, pois todos os dados enviados pelos seus clientes serão mantidos em nuvem e as informações ficarão seguras, além de disponíveis para serem pesquisadas a qualquer momento e em qualquer lugar por quem tiver acesso ao sistema com uma senha individual.

Dessa forma, o risco de extravio de algum documento é muito menor.

Dispensa de muitos documentos físicos

Certamente seu escritório faz uso do recebimento de alguns documentos por e-mail, mas é necessário a demanda de pessoal para triagem e organização desses dados, certo?

Com a contabilidade online, porém, muitos documento físicos não são mais necessários, pois podem ser armazenados e transmitidos de forma online, complementando o item de segurança do qual falamos anteriormente.

Dados inseridos automaticamente 

Seus colaboradores não precisam mais correr para fazer o fechamento mensal dos seus clientes. Com a ajuda da automatização, o fechamento contábil de todos os clientes ocorre sem grandes imprevistos, pois ao longo do período todas as movimentações são inseridas e conciliadas automaticamente.

Basta seu cliente inserir os extratos bancários e, após a definição dos dados pela primeira vez que o sistema é utilizado, todas as outras transações que ocorrerem posteriormente serão lançadas automaticamente. Mesmo assim, cabe ressaltar que a conciliação e a conferência de documentos ainda precisa ser feita.

Já imaginou como seria muito melhor se você pudesse focar em fazer análises e traçar estratégias no lugar de passar horas fazendo lançamentos manuais? Isso é possível com a contabilidade online e automatizada.

Menor margem de erro

O número de erros diminui consideravelmente em tarefas que antes, além de tomar um grande tempo da equipe, poderiam trazer erros de digitação. Agora, com o lançamento automático de dados no sistema, é possível ter mais tempo para fazer um atendimento diferenciado aos clientes, pois você sabe que pode confiar nas informações que estão armazenadas.

Quem nunca perdeu horas procurando lançamentos de 1, 10 ou 50 centavos que foram lançados manualmente de forma incorreta e por isso geraram uma diferença no balancete?

Os dados automáticos são mais assertivos, além de poupar muito tempo do seu trabalho.

Maior objetividade

Tarefas que antes eram cansativas e demandavam tempo tornaram-se mais objetivas e fáceis, como a conciliação bancária e, até mesmo, as obrigações acessórias como o Sped.

Tarefas para automatizar na contabilidade online

Mesmo com toda a automatização da contabilidade digital, ainda é necessária a presença do contador. É muito importante levar em consideração que tarefas que exigem uma análise aprofundada de um profissional não devem ser automatizadas.

Faça uma avaliação para saber se a experiência de seu cliente será afetada na automatização de determinada tarefa, como por exemplo, o envio de relatório com apontamentos personalizados do contador.

Se esse relatório for gerado pelo sistema, é interessante inserir os comentários que o cliente está habituado antes de enviá-lo. Dessa forma, você continua entregando um trabalho com a qualidade pela qual seu escritório contábil é reconhecido.

Confira agora alguns exemplos de tarefas que podem ser realizadas ao aderir à contabilidade online:

• Envio e recebimento de documentos;
• Organização e arquivamento de documentos em nuvem;
• Apuração e conferência de impostos;
• Fechamento do mês de todos os clientes de maneira segura e eficaz;
• Lançamentos contábeis que tenham um padrão, como o extrato bancário e notas fiscais;
• Apontamento do recebimento dos clientes;
• Lançamentos das vendas, que geram automaticamente nota fiscal, baixa do estoque, emissão de boletos, lançamento no contas a receber e lançamentos contábeis.

E essas são apenas algumas das vantagens que um software integrado pode realizar, tornando seu escritório muito mais produtivo.

Perceba que a utilização da internet para atender aos clientes traz mais benefícios e não se constitui em ameaça. Seus custos serão reduzidos, menos tempo será perdido e você poderá concentrar esforços para se tornar um parceiro estratégico das empresas.

Como a ContaAzul pode ajudar

Lembra de quando falamos da necessidade de acesso à tecnologia? A ContaAzul para Contadores é uma ferramenta gratuita que permite realizar a integração contábil com o sistema de gestão do seu cliente. Dessa forma, documentos comprobatórios podem ser facilmente anexados a todos os lançamentos que você faz no seu software, seja uma conta paga, seja uma recebida.

Veja alguns serviços que a ContaAzul facilita:

• Integração contábil, ferramenta gratuita que é conectada diretamente ao sistema de gestão do seu cliente;
• Conciliação bancária;
• Gestão financeira;
• Recebimento de nota fiscal.

Outro forcinha amiga vem do nosso Diretório de Contadores, que pode ajudar na divulgação de sua empresa contábil. Na ferramenta, você cadastra uma breve descrição do escritório e outras informações essenciais para que o cliente o encontre.

É possível indicar site, telefone, e-mail e endereço da empresa. Bom para o contador e também para o usuário, que tem uma lista de profissionais à sua escolha.

Histórias de quem já chegou lá

Vários escritórios contábeis parceiros da ContaAzul já têm histórias de sucesso por sua atuação no meio online. Vale conhecer como eles chegaram lá e se inspirar.

Gerencial

A Gerencial Auditoria e Consultoria foi uma das primeiras empresas de serviços contábeis a utilizar a solução ContaAzul para Contadores e montou o chamado Comitê ContaAzul, uma equipe que foi responsável pela implantação do sistema de gestão em um grupo de clientes e por realizar a integração contábil com eles.

A empresa também inovou com o projeto Comece com o Pé Direito, voltado especialmente às pequenas empresas. A iniciativa online consiste em auxiliar o cliente a abrir um negócio, reunindo uma rede de parceiros que já conta com advogados, certificadora, sistema de gestão e espaço de coworking.

Syhus

A Syhus Contabilidade expandiu sua atuação para todo o Brasil a partir do investimento no tripé tecnologia, segmentação (empresas com base tecnológica) e marketing digital. A empresa só aceita clientes que usem sistemas de gestão integrados com a contabilidade, recomenda e auxilia na implantação da ferramenta, utilizando a ContaAzul para Contadores na maioria dos casos.

Ela também investe em marketing digital por meio do seu site, oferece um blog com conteúdo sobre gestão para empresas e utiliza ainda o Skype ou o Google Hangouts para a apresentação mensal da chamada Contabilidade Gerencial para o Cliente, quando discute os resultados e as oportunidades de melhoria.

Tactus

A Tactus Contabilidade se destaca pelo atendimento online de seus clientes, sendo esse o grande diferencial da empresa. Para tanto, o investimento em tecnologia foi fundamental para garantir que o contato se desse de forma rápida e prática, resultando em um importante ganho de produtividade.

Com o auxílio da ContaAzul, o escritório consegue realizar em seu sistema contábil a importação das informações financeiras do cliente, validando os lançamentos a partir dos documentos recebidos.

Considerações finais

Este artigo abordou como a contabilidade online pode ser utilizada para o crescimento do seu escritório. Seja pelas sugestões ou mesmo nos exemplos apresentados, acreditamos que tenha ficado clara a importância desse passo para que o seu negócio seja encontrado e reconhecido como capaz de suprir as demandas de seus clientes, o que inclui a integração tecnológica.

Como dica final, cabe o reforço: abra os olhos para o moderno, rompa com o passado e seja um contador do futuro você também.

O que você está esperando? Participe do programa de Contadores Parceiros ContaAzul e aumente a produtividade de seus clientes e de seu escritório de contabilidade.