4 Vantagens De Usar Um Crm Em Seu Escritório De Contabilidade

4 vantagens de usar um CRM em seu escritório de contabilidade

Quando uma empresa ou pessoa física busca um escritório contábil, além de ajuda e um serviço específico, ela está buscando confiança. Por trabalhar com algo tão importante como a vida financeira e fiscal de alguém, um contador precisa estar atento a uma infinidade de detalhes que não podem passar despercebidos: prazos, leis, reuniões, documentos, enfim, toda uma rotina que não é fácil de ser controlada.

Nesse cenário, um dos maiores desafios que um contador encontra é oferecer o melhor atendimento ao cliente. Na sua rotina de trabalho você já passou pela situação de se perder entre tantos clientes sendo atendidos ou de ficar sem saber como dar um atendimento personalizado?

É pensando em você que hoje viemos falar de quatro formas pelas quais um sistema de CRM pode ajudar a atender melhor os clientes e gerar mais receitas para seu escritório. Antes, vamos entender o que é CRM? Confira!

CRM: O que é?

Se você começou a ler esse texto, mas ainda não sabe o que é CRM, vamos antes repassar esse conceito para, então, entender como pode ser aplicado em seu escritório contábil.

As três letras juntas significam o gerenciamento do relacionamento com o cliente (Customer Relationship Management, em inglês) o que quer dizer que essa é uma estratégia que deixa de lado o que você quer e coloca o seu cliente como foco da negociação.

Essa é uma estratégia usada há muitos anos, mas que ganhou no software de CRM um potencializador de seus resultados. A ideia é ter o controle de toda a sua negociação, com as informações necessárias do seu cliente, e parar de perder vendas.

Vantagens de usar o CRM em seu escritório

1 – Organização e produtividade

Agenda, planilhas, post-it. Tudo isso para anotar recados, marcar compromissos, anotar aquele telefone que o cliente passou. É difícil não perder nada em meio ao turbilhão de informações que você recebe todos os dias e precisa se lembrar.

Uma planilha pode até parecer sua melhor amiga nestes momentos, mas apesar de ser ótima para organizar dados, ela não entrega uma gestão do atendimento e muito menos ajuda a criar um relacionamento com o cliente, além de demandar um tempo que poderia estar sendo aproveitado em outras tarefas. Por isso, é preciso pensar além.

Com o uso do CRM, aquele cliente que entra em contato com você será cadastrado como um contato e um negócio será aberto. A partir daí, tudo o que for feito relacionado ao negócio será registrado no sistema e você terá facilidade para encontrar quando precisar.

Ligou para o cliente? Cadastre. Vai ligar? Agende uma atividade. Nada pode passar sem o controle no CRM!

Outro ponto interessante é que dentro do seu CRM você poderá anexar documentos na ficha do cliente. Não precisará mais ficar procurando em pastas aleatórias no computador ou, ainda pior, em documentos guardados em gavetas e arquivos.

2- Conheça o seu cliente

Quem é o José que você faz a declaração do Imposto de Renda todo ano? E a Viviane, dona da empresa XYZ, que você é responsável pela contabilidade? Você se lembra quais eram as prioridades quando ela entrou em contato, o que de fato precisava ser feito? Bom, com o uso do CRM, você conseguirá responder essas e outras perguntas.

Hoje, existem dezenas de contadores na sua cidade. Por que o seu cliente deve escolher você? O atendimento e o serviço que você oferece devem ser a resposta. E se você não tiver como personalizar esses dois aspectos, como conseguirá surpreender positivamente aqueles que estão buscando o seu trabalho?

Então, anote tudo que for importante: preferências, melhor horário para receber ligação, pontos fundamentais que foram debatidos na negociação, entre outros. E, assim, quando você for entrar em contato, revise isso para saber exatamente com quem você estará conversando e para oferecer um atendimento de primeira linha.

3 – Fidelize o seu cliente

Não basta ter um cliente uma só vez, é preciso fidelizá-lo. E como você pode fazer isso? Existem diversas formas pode tornar um contato que procurou você apenas uma vez em um cliente fixo — e o CRM pode ajudar com isso.

Lembrar datas importantes, entregar documentos e contratos em dia, fazer uma ligação na hora certa e entrar em contato antes que o cliente precise fazer isso são alguns exemplos de com o sistema pode auxiliar, pois nele estarão registradas todas essas informações.

4 – Entenda melhor seus processos

Você já ouviu falar no Funil de Vendas e em como ele ajuda a enxergar todas as fases do seu processo de vendas?

Desde o primeiro contato do cliente até a contratação de um serviço com você, qual foi o tempo de demora? E dos que chegam, quantos não fecham negócio? Por quê?

Se você não consegue responder essas perguntas, você está precisando de controle e, consequentemente, entender melhor o seu negócio. Um sistema de CRM pode suprir essa necessidade.

Entender seus processos também faz com que você tenha domínio sobre o seu próprio negócio, previsibilidade de contratos fechados e visão sobre o que precisa ser alterado para otimizar seu trabalho.

Contador ou vendedor?

Você leu esse conteúdo e eu acredito que pelo menos uma vez você pensou “Vendas? Eu sou contador!”. Pois é, isso é verdade. Porém, você trabalha com a prestação de um serviço e, por isso, precisa fazer a venda desse serviço.

É aí que o CRM e os quatro pontos que trouxemos fazem sentido. Você está sempre estudando, trabalhando, cumprindo prazos e preocupado com a área técnica, então, acaba deixando os cuidados com o atendimento ao seu cliente um pouco de lado.

Assim, pode acabar perdendo data de ligações, períodos certos para fazer ofertas e toda a abordagem que é necessária para captar e fidelizar alguém.

Então, contar com a ajuda do CRM para organizar seus contatos, históricos e atividades é o diferencial para que você possa focar no que realmente importa sem deixar dinheiro voando por aí.