Gestão financeira do escritório contábil é a base para a longevidade

Você já leu aqui no blog sobre a importância de fazer a gestão do fluxo de caixa do seu escritório de contabilidade, e viu que a boa gestão financeira é a principal responsável pela longevidade de toda empresa.

No artigo de hoje, você vai ver como fazer um trabalho de gestão de caixa de forma eficiente e quais as ferramentas necessárias no processo. Afinal, o seu escritório contábil também é uma pequena empresa e precisa cuidar do fluxo de caixa como tal.

Acompanhamento frequente

O primeiro passo é conseguir visualizar as entradas e saídas dos recursos financeiros, acompanhando o fluxo de caixa previsto versus o realizado. Essa análise periódica permite antever, por exemplo, uma quebra de caixa e com isso, tomar ações para minimizar o impacto negativo. Por outro lado, também pode identificar quando terá saldo extra e planejar investimentos. Essa é uma etapa absolutamente fundamental para fazer uma boa gestão da saúde financeira do seu escritório contábil.

Com o apoio da tecnologia, você pode concentrar todas as informações financeiras do escritório em um só lugar e, com isso, identificar rapidamente as entradas, saídas e o saldo de caixa dia a dia. Os relatórios de análise de pagamentos” e análise de recebimentos, por exemplo, podem ser filtrados por categoria ou centro de custo, agilizando seu acompanhamento.

Um bom sistema ainda te ajuda a não perder dinheiro, evitando juros e multas por atraso nos pagamentos, pois envia automaticamente um e-mail informando sobre os vencimentos da semana. Veja como funciona na prática:

Veja um exemplo de como o acompanhamento diário do fluxo de caixa pode ser visualizado em uma solução tecnológica:

O acompanhamento mensal do fluxo de caixa é igualmente importante para monitorar os valores do mês anterior, do mês atual e fazer a projeção para os próximos meses. Dessa forma, o contador tem uma visão macro do desempenho financeiro do escritório e pode planejar ações de médio e longo prazo, como investir em uma reforma nas instalações ou em um curso de marketing contábil.

Confira como é a representação do fluxo mensal:

Importante: é fundamental atualizar o fluxo de caixa diariamente, para ter certeza de que você está planejando com base em informações reais. Como toda pequena empresa, o escritório contábil deve ser ágil e, por esse motivo, muitas vezes acaba deixando de computar corretamente os gastos pequenos. Uma compra de papelaria, uma autenticação no cartório, uma cafeteira nova, e lá se vão valiosos reais para o “buraco negro”. Crie o hábito de registrar todas as despesas claramente. Se você prefere usar uma planilha para esse controle, tudo bem. Um software inteligente é capaz de importá-la facilmente para dentro do sistema e, assim, nenhuma informação se perderá.

Organização por plano de contas

Existem softwares que ajudam muito na gestão do fluxo de caixa porque tornam a inclusão e o controle das transações mais rápidos e organizados. Um bom sistema de gestão permite que cada entrada e saída de dinheiro seja categorizada de acordo com o seu plano de contas, facilitando a identificação das principais fontes de receita e despesa. A tecnologia facilita também a distinção de itens como: impostos, gastos com funcionários e pró-labore, dando a você total controle sobre toda a movimentação financeira do escritório.

Veja como a organização por plano de contas facilita a identificação da despesa no relatório do fluxo de caixa:

Ter acesso a essas informações faz com que você saiba exatamente de onde vem e para onde vai o dinheiro do seu escritório de contabilidade. Notou uma despesa alta com material de escritório? Então, já pode avisar sua equipe que é hora de aproveitar melhor os insumos, reutilizando folhas de sulfite para rascunho, por exemplo.

Capital de giro e reserva estratégica

A gestão do fluxo de caixa deve prever um montante extra para garantir capital de giro e a manutenção de uma reserva estratégica, no caso de algum imprevisto orçamentário. Esse é um planejamento bem importante para reduzir o impacto dos percalços no seu negócio.

De acordo com o Sebrae, o capital de giro tem como objetivo suportar as oscilações de caixa e é regulado pelos prazos que o seu escritório de contabilidade pratica, como: os prazos médios recebidos de fornecedores (PMF) e prazos médios concedidos a clientes (PMCC). Por isso, parte do lucro sempre deve ser alocada para essa função.

Já no caso da reserva estratégica, o foco é proteger o escritório e garantir fôlego extra no caso da perda de clientes, inadimplência ou queda no faturamento.

Foco na gestão financeira com o apoio da tecnologia

A tecnologia é o elemento que vai garantir uma gestão financeira madura para fortalecer sua competitividade e garantir a evolução no mercado.

Escritórios contábeis podem ser parceiros da ContaAzul e usar gratuitamente o software ContaAzul para pequenas empresas. É um software de gestão online que permite a melhor gestão do seu fluxo de caixa. Dessa forma, você terá todos os dados importantes e os relatórios do fluxo diário e mensal na sua mão.

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A gestão do fluxo de caixa deve ser um assunto prioritário para o seu escritório de contabilidade, pois, como sua própria experiência comprova, a continuidade de um negócio depende da saúde financeira dele.

Conte com a ContaAzul para ter seu escritório na palma da mão e ir mais longe. Até o próximo artigo!