Importante ou urgente: dicas de gestão do tempo para contadores

Que a vida do contador do futuro é recheada de atividades e prazos não é novidade. Além de todas as obrigações, ainda surgem novas demandas a cada instante, dando a sensação de que faltam horas no dia para dar conta de tudo, não é mesmo? Para reduzir o estresse gerado por essa rotina agitada, organização e disciplina são fundamentais, e existem técnicas de gestão do tempo para tornar suas ações mais produtivas. Uma boa dica é utilizar a Matriz de Eisenhower, que faz uma priorização entre o que é importante e urgente.

Entenda o que é a Matriz de Eisenhower

Quem poderia ser mais ocupado do que o presidente dos Estados Unidos? Para auxiliar na sua rotina e na tomada de decisão, o 34º presidente norte-americano, Dwight D. Eisenhower, formulou a matriz que leva o seu nome. Trata-se uma maneira prática de definir como priorizar suas tarefas, fazendo com que as mais importantes não sejam deixadas de lado pelas que aparecem de repente ou que são urgentes. Segundo ele, todas as suas tarefas podem ser distribuídas em quadrantes com dois eixos: importante e urgente. Esses quadrantes recebem um valor de um a quatro baseado em sua prioridade.

Ao usar a Matriz de Eisenhower, a atividade que é ao mesmo tempo importante e urgente recebe o mais alto nível de prioridade. Do outro lado da escala, uma tarefa considerada não importante e não urgente deve ser deixada de lado e até descartada. No meio estão as tarefas que podem ser agendadas para mais adiante ou mesmo delegadas para outras pessoas.

“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante” – Dwight Eisenhower, 34º presidente norte-americano

Uma ferramenta gráfica de gestão do tempo, como a Matriz de Eisenhower, ajuda a fazer a triagem de tarefas reduzindo a carga emocional que muitas vezes trava e imobiliza o contador frente às inúmeras decisões que devem ser tomadas ao longo do dia. Confira como funciona cada quadrante da tabela:

Faça (importante e urgente)

São as atividades que não podem esperar e devem ser resolvidas o quanto antes. São aqueles problemas críticos que precisam de atenção imediata para o cumprimento do prazo legal, como a falta de um documento para a entrega de uma obrigação fiscal, por exemplo.

Uma solução de integração contábil elimina a digitação dos lançamentos contábeis, envia lembretes aos clientes sobre as ações que eles precisam executar (como fazer a conciliação bancária ou enviar os documentos ao escritório), permite acompanhar a movimentação financeira dos clientes e possibilita ao contador obter todos os documentos hábeis necessários para a conferência dos lançamentos e entrega das obrigações fiscais. Com ela, demandas que chegarem ou problemas detectados de última hora podem ser rapidamente resolvidos.

Decida (importante, mas não urgente)

Este é o quadrante para o qual o contador do futuro deveria direcionar mais tempo, pois é aqui que acontece o planejamento, a inovação e o desenvolvimento de boas práticas que levarão ao aumento de produtividade e melhorias no atendimento aos clientes, por exemplo.

É o caso de implementação de processos que facilitem o desenvolvimento do trabalho, padronizando o máximo possível e eliminando atividades manuais, como a adoção da solução de integração contábil citada no quadrante acima. Este tipo de atividade requer planejamento, no entanto, uma vez implementada, gera significativo aumento de produtividade e assertividade nas tarefas diárias.

Outra questão importante é dedicar tempo e atenção para buscar diferenciação e especialização para sua empresa contábil. Essas tarefas importantes, mas sem urgência, não podem ser deixadas de lado e atropeladas pelas demandas do dia a dia, pois propiciam a geração de resultados em médio e longo prazos.

Delegue (não importante, mas urgente)

Aqui ficam as tarefas que, mesmo aparecendo de última hora, não precisam de uma atenção especial. Os profissionais normalmente passam muito tempo nessas tarefas sem perceber que elas não vão trazer resultados práticos. Assim, o tempo que poderia ser gasto no quadrante 2, de decisão, é muitas vezes desperdiçado. Exemplos desse tipo de tarefa: e-mails irrelevantes, telefonemas com dúvidas dos clientes, solicitação de favores. Tudo que for identificado nesse quadrante pode ser deixado para quando e “se” houver tempo livre.

Uma dica é produzir materiais educativos como FAQs, nas quais os clientes podem consultar as dúvidas mais frequentes, permitindo que essas questões não interrompam e tirem a atenção do que é importante e urgente.

Delete (não importante e não urgente)

Esse talvez seja o quadrante que mais afete a gestão do tempo. Na era da conectividade é fácil perder o foco, direcionando atenção para as redes sociais, mensagens de texto, sites de entretenimento, jogos online, entre outros. Quantas vezes você já ligou seu computador para fazer alguma tarefa, mas foi atraído por uma notificação do Facebook?

Com isso, horas preciosas são gastas sem que se perceba e a concentração para o trabalho vai por água abaixo. Por outro lado, ferramentas de comunicação online, como o WhatsApp, o Skype e o acesso ilimitado a informações na internet são fundamentais também, como forma de agilizar o atendimento aos clientes e de se manter atualizado.

Isto requer uma boa dose de bom senso e de disciplina. Uma dica é estabelecer algumas regras básicas e claras para o acesso a aplicativos e à internet no horário de trabalho.

De forma prática, a Matriz de Eisenhower pode ser transportada para um painel à vista de todos com as atividades relativas a cada quadrante. Ou pode-se utilizar, por exemplo, ferramentas de gestão do tempo e de organização de tarefas, como o Trello, ou, ainda, a agenda do seu computador, em que cada tipo de tarefa pode ser especificada pelo nível de importância e urgência.

Criar o quadrante individual com os status das tarefas de cada profissional é importante, pois as prioridades podem ser diferentes dependendo da sua atuação. No entanto, para as atividades mais comuns e que afetam a maioria da equipe, ter este quadro à vista facilita para o contador focar no que realmente é necessário no tempo certo e com o esforço correspondente ao resultado a ser alcançado.

A Matriz de Eisenhower é uma forma prática de direcionar tarefas, dando prioridade ao que é importante. Defina sua adoção no escritório contábil como a primeira atividade do quadrante de decisão. Afinal, o contador do futuro precisa buscar produtividade máxima para uma rotina mais saudável e para poder atender seus clientes com toda a atenção que eles merecem.