Lista de contatos do escritório contábil: como organizar e gerar relacionamento?

O sucesso do marketing contábil do escritório está diretamente ligado à qualidade da lista de contatos e informações do seu público alvo. Quanto mais o seu escritório contábil conhecer os seus clientes, mais bem direcionado será o marketing digital e o relacionamento por meio de ações personalizadas. Saber informações como o segmento de atuação, número de funcionários, as cidades em que o seu cliente possui unidades são relevantes e devem ser utilizadas no momento certo.

Vamos imaginar, por exemplo, que tenha ocorrido uma mudança de tributação para micro empresas e pequenas empresas (MPEs) do segmento de tecnologia. Neste caso, seu escritório contábil prepara um e-mail para comunicar esta alteração e se dá conta de que não possui a informação do segmento de atuação na base de contatos. O resultado é que o e-mail é enviado para todos os clientes, mesmo os que não foram impactados pela mudança. Sem dúvida, uma ótima estratégia que por um detalhe não foi executada com eficiência. Resultado: comunicação ineficiente.

Pior ainda, se os contatos dos potenciais clientes estiverem misturados com os e-mails de outros clientes. Se o seu escritório contábil preparou um comunicado para informar aos clientes o prazo final de envio de documentos pendentes para elaboração do IR,  o seu potencial cliente não precisa receber esta informação, certo?

Por isso, o primeiro passo para organizar a lista de contatos do seu escritório contábil é definir os grupos de contato, que podem ser divididos basicamente em cliente, potencial cliente e fornecedores. Desta forma, se a comunicação for apenas para os fornecedores, basta filtrar por esta categoria e pronto: contatos em mãos.

Feita esta primeira definição, é momento de decidir quais são as informações que o seu escritório contábil precisa saber em cada grupo de contatos. Informações como nome do contato no seu cliente, e-mail, segmento, telefone, número de funcionários, cidade e porte da empresa são fundamentais.

Para melhor organizar estes dados é que foram criados os sistemas de CRM (Customer Relationship Management ou, em português, Gestão do Relacionamento com o Cliente). Os principais benefícios oferecidos por um CRM são:

• Centralizar os dados cadastrais dos seus clientes e potenciais clientes;
• Fazer o registro das ações de relacionamento. Desta forma, todas as pessoas que lidam com clientes no seu escritório contábil terão acesso ao histórico dos contatos realizados;
• Realizar a alteração de dados de forma simples e rápida, pois você faz isso em uma solução com este fim;
• Acessar as informações do cliente com agilidade;
• Fazer registro de informações ou datas importantes como aniversário do cliente ou da empresa, permitindo ações que estreitem ainda mais o relacionamento.

Anderson Hernandes, um dos principais nomes do setor contábil, reforça que a gestão do relacionamento com o cliente não é um modismo passageiro e que, portanto, o escritório de contabilidade precisa buscar ajuda da tecnologia e de sistemas de CRM para fazê-lo o mais breve possível e colher os benefícios.

O mercado dispõe de soluções que permitem um período de testes para melhor conhecer as funcionalidades. Exemplos de softwares de CRM disponíveis:

Outra solução totalmente gratuita que deve ser avaliada para apoiar este processo de organização das informações dos clientes é o ContaAzul para Contadores. Desenvolvido especialmente para o escritório contábil, possui um painel de controle que permite a centralização das informações dos clientes que utilizam o sistema de gestão ContaAzul. Desta forma, é possível consultar e exportar os dados dos clientes de forma rápida, além de manter as informações importantes sempre à mão. Por ser muito simples de usar e 100% gratuita, é uma excelente opção para começar já a organizar a lista de contatos do escritório contábil e melhorar o relacionamento com sua carteira de clientes.

Painel do Contador versão 3.0 (disponível em agosto/15)

Lembre-se de que ter um processo contínuo para capturar contatos qualificados também é importante. No Guia prático para começar a fazer o marketing do seu escritório contábil, explicamos, entre outras dicas, a capturar contatos qualificados para o seu escritório contábil. Com estas dicas, o seu escritório contábil já pode iniciar uma estratégia de relacionamento com os seus clientes e obter excelentes resultados no marketing contábil.