Como organizar seus documentos digitais

Como organizar documentos digitais

Organizar os documentos digitais é essencial para escritórios de contabilidade modernos, que prezam pela eficiência e confiabilidade de seus registros e informações.

Mas será que você está plenamente inserido nessa nova realidade, da conexão digital? Responda rápido: você já perdeu horas procurando documentos nos arquivos físicos? Já perdeu documentos dos seus clientes e precisou refazê-los porque não encontrou no computador? Ou está sem espaço físico na empresa para arquivar toda a papelada e sem espaço no computador para os arquivos eletrônicos?

Esses são alguns dos problemas que podem ocorrer por não organizar adequadamente seus documentos digitais ou até mesmo por não ter o hábito de digitalizar registros importantes.

Pensando nisso, resolvemos reunir algumas dicas para facilitar a sua transição para um universo de arquivamento digital de documentos, registros e dados. Ficou interessado? Então siga a leitura.

Benefícios de organizar seus documentos digitais

Confira abaixo algumas vantagens que a organização digital dos registros proporciona:

  • Praticidade na hora de analisar as informações que você precisa (e no momento em que você precisa)
  • Economia de espaço físico, que pode ser utilizado para outros fins
  • Eficiência na busca de documentos, registros e arquivos importantes (no ambiente virtual, a procura pelo arquivo exige apenas a digitação de letras, palavras ou nomes, por exemplo)
  • Segurança maior do que o papel, em durabilidade e restrição de acesso
  • Padronização e organização dos seus documentos e dos documentos dos seus clientes
  • Compartilhamento de forma rápida e prática com seu cliente ou com seus funcionários.

Como você sabe, o escritório de contabilidade depende de duas palavras mágicas: confiança e rapidez. E esses dois termos podem ser facilmente associados à organização dos documentos digitais. Ao utilizar as práticas mais avançadas nessa área, você tem condições de elevar sua eficiência e efetividade em diversos âmbitos de seu negócio.

Como começar a organizar seus documentos digitalmente

Se você não tem o hábito de organizar as informações no seu computador ou possui dificuldade em localizar seus arquivos virtuais, veja o passo a passo melhorar a produtividade do seu escritório contábil com a estruturação dos documentos digitais.

1. Limpe as pastas temporárias

O primeiro passo para organizar seus documentos é realizar uma limpeza nas pastas temporárias, pois todos devem ser armazenados em uma pasta correspondente, que faça sentido para quem buscará a mesma informação no futuro.

Assim, as pastas Downloads, Meus Documentos e Área de Trabalho devem estar limpas, e os documentos precisam ser direcionados para pastas que sigam uma estrutura elaborada a partir do prisma de quem vai procurar por aquele arquivo.

2. Crie uma estrutura de pastas

É muito importante fazer uma estrutura nas suas pastas para facilitar a localização dos arquivos. Veja a seguir uma sequência que pode ser utilizada no seu escritório:

  • Pasta-mãe: Clientes
  • Pasta nível 1: Cliente A
  • Pasta nível 2: Declarações
  • Pasta nível 3: Sped Fiscal / EFD / DCTF / DIRF

Outro modelo que também pode ser utilizado:

  • Pasta-mãe: Clientes
  • Pasta nível 1: Cliente A
  • Pasta nível 2: NFs Emitidas
  • Pastas nível 3: Janeiro / Fevereiro / Março / etc

Você pode criar as subpastas sempre que houver documentos recorrentes e em qualquer ocasião em que essa divisão facilitar o acesso, como nos casos de Notas Fiscais e Declarações.

Para aprimorar a localização dos documentos, crie o hábito de salvá-los com um nome padrão e nunca comece a produzir um documento antes de dar a ele um nome explicativo e salvá-lo no lugar correto.

3. Defina o nome dos arquivos

Como você possui um escritório de contabilidade, é muito importante pensar em uma maneira de organizar os documentos digitais de uma forma que seja fácil localizá-los no momento em que você necessita.

Um bom exemplo é procurar a palavra “Balanço Patrimonial 2017”. Nesse caso, todos os seus clientes devem ter um balanço patrimonial salvo, mas você precisa identificar o arquivo de forma rápida e prática.

Um nome de arquivo que pode ser utilizado é criar uma palavra-chave e salvá-lo com o nome do cliente + tipo do arquivo. Por exemplo: Cliente A – Balanco Patrimonial – 2017.

Dessa forma você conseguirá identificar com facilidade o cliente e não precisará abrir o arquivo para saber qual é seu conteúdo.

Além disso, também evite arquivos com o nome “final” ou “imprimir”. É muito importante manter uma padronização e sempre salvar a versão final dos documentos.

4. Faça cópias de segurança

Depois que seus arquivos estiverem organizados e estruturados em pastas, é muito importante realizar cópias de segurança, processo também conhecido como backup.

Para isso, salve todos os documentos periodicamente em um HD externo, pois, caso aconteça algum problema com seu computador, os arquivos não serão perdidos.

Além disso, também é possível salvar seus documentos em nuvem, que além de funcionar como um backup, pode economizar muito espaço no seu computador.

Esse armazenamento na web oferecido por grandes grupos de tecnologia (como Google e Microsoft) oferece criptografia avançada e uma rede de servidores que entrega confiabilidade e velocidade elevadas. Trata-se de uma plataforma muito mais segura do que um pen drive, um HD externo ou o próprio disco rígido do computador, já que os dados não são armazenados apenas em um local no servidor.

5. Use a tecnologia a seu favor

Sem dúvidas, a tecnologia é uma grande aliada da produtividade e também pode ajudar a salvar seus documentos digitais de forma segura.

Dois exemplos de sites que podem ser utilizados para armazenar seus arquivos são o Google Drive e o Dropbox, que além de permitir que os documentos sejam salvos, também facilitam o compartilhamento de informações com as pessoas interessadas.

Além disso, você também pode criar documentos (de texto ou planilhas, por exemplo) no Google Drive, que podem ser editados online e baixados apenas quando necessário.

Se você precisa fazer revisar um arquivo em tempo real com seus colaboradores ou clientes, é possível criar uma planilha no Google Drive, que facilitará o fluxo de informação entre ambas as partes.

6. Determine um dia para organizar os documentos digitais

Realizar a organização dos documentos é um processo contínuo. Por isso, o ideal é que essa seja uma rotina regular.

É importante que você determine um dia do mês para organizar os documentos digitais que porventura estejam nas pastas temporárias ou foram salvos com o nome incorreto para, dessa forma, manter tudo atualizado, em seu devido lugar.

Isso pode ser feito após o fechamento mensal, para que você possa salvar os balancetes ou outros documentos dos seus clientes e fazer o backup de todos os dados.

Digitalização de documentos importantes

Depois de realizar todo esse processo, é importante pensar naqueles documentos dos quais você ainda não tem uma versão digitalizada. Esses documentos podem ser o RG dos sócios, a última versão do Contrato Social ou até mesmo o alvará de funcionamento do seu escritório.

Lembre-se de que quanto mais documentos úteis e importantes estiverem digitalizados, mais prático se tornará sua rotina diária.

Se você deseja ser um escritório de contabilidade digital, estar alinhado à tecnologia é muito importante.

Manter os documentos digitais organizados é um processo contínuo, mas que certamente ajudará seu escritório a ter muito mais agilidade no momento de analisar as informações, além da praticidade de checar os arquivos no momento que precisar e, melhor ainda, na palma da sua mão caso você os armazene em nuvem.

Essa digitalização de documentos e arquivos faz todo o sentido agora e vai ser, cada vez mais, uma regra para qualquer escritório que deseje apresentar alta eficiência. Assim, vale a pena lembrar os benefícios do software da ContaAzul para contadores. Com ele, você ganha produtividade por perder muito menos tempo com tarefas operacionais e usa esse tempo para se dedicar às questões fundamentais do seu negócio e da estratégia dos seus clientes.

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E você, já organiza seus documentos de forma digital? Comente!

 

Joaquim Torres

Sobre o autor do artigo

Joaquim Torres é CPO (Chief Product Officer) da ContaAzul. Engenheiro da Computação pelo ITA (Instituto Tecnológico de Aeronáutica), tem MBA em em Gestão de Conhecimento, Tecnologia e Informação pela USP e é autor de livros sobre inovação e tecnologia.

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