14 etapas de um plano estratégico eficaz para empresas contábeis

Aonde a sua empresa de contabilidade quer chegar e o que precisa fazer para alcançar esse objetivo? Essas são duas perguntas que um plano estratégico eficaz responde. Mas como construir uma proposta bem-sucedida? Este artigo lista as principais etapas e traz dicas para a sua elaboração. Confira!

14 etapas de um plano estratégico eficaz

Você certamente diz aos clientes que eles precisam de um planejamento estratégico, certo? Afinal, isso ajuda a definir um rumo em direção ao crescimento e diferenciação no mercado. Então, por que não adotar essa dica em seu próprio escritório? Veja como em 14 etapas:

1. Vá do curto ao longo prazo

O seu objetivo deve considerar a longevidade do negócio, mas ela não existirá sem metas no curto prazo. Estamos falando de objetivos de apuração mensal, bimestral ou trimestral, por exemplo, compreendendo ações bem-sucedidas no dia a dia, somadas a outras que serão incorporadas para resultados eficazes.

Vamos supor que seu plano estratégico tenha como meta principal tornar o escritório referência na cidade. Para isso, quer responder por mais de 50% do mercado de contabilidade empresarial.

Até chegar lá, há outras etapas a cumprir com eficiência, como solucionar demandas dos clientes com maior agilidade e inovação. Cada passo equivale a um novo tijolo na construção de um crescimento sólido.

2. Use indicadores de desempenho

Podem ser indicadores relacionados à produtividade (como um limite de tempo para realizar um determinado processo), à qualidade (estabelecendo um padrão mínimo aceitável ao processo), à lucratividade (quando comparada com o faturamento) ou até mesmo à influência do escritório nas redes sociais (total de curtidas e compartilhamentos).

O que importa é definir parâmetros, preferencialmente numéricos, que tornem mais simples a avaliação sobre o cumprimento das metas. Se você identifica, por exemplo, que a demora em atender a uma demanda contábil específica é entrave para o crescimento, pode definir um limite de tempo para a realização da tarefa.

3. Faça uso das melhores ferramentas

Diversas ferramentas podem ser aplicadas para ajuste de processos com foco no cumprimento das metas. Como um objetivo é se destacar entre os concorrentes, é fundamental avaliar sua competitividade. Para isso, a Análise SWOT (traduzida para o português como FOFA) é bastante útil. Ela permite determinar forças e fraquezas atuais e oportunidades e ameaças futuras.

Já quando se busca apresentar ao cliente uma solução rápida, a sua necessidade de priorizar tarefas pode ser resolvida com matrizes específicas para esse fim. Entre elas, GUT, RICE e BASICO, cuja aplicação permite determinar o que fazer primeiro.

4. Priorize metas

Acabamos de citar as matrizes de priorização de tarefas. Saiba que elas podem ser bastante úteis também ao definir quais metas devem ser perseguidas primeiro, dentro daquelas elencadas para o curto prazo. Se há desorganização com documentos de algum cliente, por exemplo, é preciso consertar isso antes de propor indicadores de desempenho.

5. Promova testes

Boas ideias nem sempre se materializam na prática. Alguém da equipe pode propor que o atendimento ao cliente via chat seja mais rápido e menos custoso. Mas a hipótese precisa ser testada antes de ser adotada com todos aqueles que seu escritório atende. Também um treinamento pode qualificar o retorno de informações contábeis pelas empresas, mas é preciso experimentar.

6. Deixe tudo mais simples

Um plano estratégico só é eficaz se todos em seu escritório acreditarem nele, a começar por você. Para que isso aconteça, ele deve ser simples e ter linguagem acessível. De nada adianta recorrer a termos em inglês e citações de livros famosos. Seja prático e específico: aposte nas boas ideias e busque que todos trabalhem pela concretização de seus objetivos.

7. Envolva e deixe-se envolver

Esta etapa é um reforço da anterior. Não importa o tamanho do seu escritório, as pessoas que nele trabalham precisam entender quais são as metas. Também devem colaborar com soluções e participar ativamente da sua execução. A avaliação permanente dos processos exige o comprometimento de todos.

8. Defina atribuições

Entenda que o passo 7 depende de cada um saber o que lhe compete. É preciso estabelecer no planejamento qual cargo é responsável por qual tarefa. Se é esperado de um colaborador que ele visite um cliente toda semana e recolha documentos, ele precisa estar ciente disso.

9. Construa uma cultura

Perceba que falamos anteriormente na definição de tarefas por cargos e não por pessoas. A razão disso é que os colaboradores não são permanentes em uma empresa. Isso especialmente naquela cuja estratégia gira em torno da sua longevidade no mercado. O engajamento ao plano deve ser natural e, quem sabe, até figurar entre as metas. A construção de uma cultura está em andamento.

10. Coloque o plano em evidência

Processos se tornam um hábito quanto mais as pessoas os praticam e falam neles. Se o seu plano estratégico fica guardado em uma gaveta, ele perde a sua essência e cai no esquecimento. Invista na comunicação permanente, promova debates e estimule a troca de informações.

11. Consulte o cliente

Você definiu a satisfação do cliente como uma das metas, sendo ela de fundamental importância para concretizar seu objetivo final. Então, precisa saber como as empresas que atende estão vendo o trabalho do escritório. Verifique se a atenção destinada a elas é suficiente ou se pode fazer algo para qualificar essa relação.

12. Faça uso da tecnologia

Assim como você indica aos seus clientes que adotem um sistema de gestão para melhorar seu controle e organização, um escritório de contabilidade também pode otimizar o tempo e reduzir custos com o auxílio da tecnologia. Isso sem falar na integração contábil e seus benefícios.

13. Avalie com frequência

O desempenho da empresa não necessariamente está relacionado ao cumprimento do planejamento estratégico. Isso quer dizer que, ainda que o faturamento seja crescente, aquilo que definiu como ações para o alcance das metas pode apresentar falhas. Lembra dos indicadores citados no passo 2? Eles são uma das formas de avaliar seu plano.

14. Esteja aberto a revisar

Falamos ao longo dos passos anteriores em possíveis ajustes de processos para alcance da meta, mas e se ela precisar ser mudada? Não é porque um objetivo central foi bem construído que ele não está sujeito a alterações.

O cenário futuro pode revelar que a estratégia precisa ser revista, talvez não mais sendo o escritório referência em contabilidade, como no exemplo que apresentamos, mas atendendo a uma demanda específica de mercado, como tornar-se líder em atendimento contábil à distância para pequenas empresas.

Dedique-se ao seu plano estratégico

Ao longo deste artigo, elencamos boas dicas para a construção de um plano estratégico eficaz para empresas contábeis.

Seja qual for o seu objetivo principal, alcançá-lo certamente demandará esforço, dedicação e comprometimento. Não é algo que se constrói do dia para a noite e nem sozinho. Treine sua equipe e esteja também preparado para o desafio!