Por que você deve abandonar hoje mesmo a contabilidade manual

Mesmo em tempos digitais, ainda há quem adote procedimentos de contabilidade manual. Seja pela confiança nos processos tradicionais, pelo medo do novo ou por ignorar suas vantagens, a única certeza é que o mercado atual não concede mais espaço para quem não se moderniza. Neste artigo, vamos trazer razões para você romper de vez com o passado.

Você ainda pratica a contabilidade manual?

Faz tempo, mas talvez você ainda lembre do que aprendeu na escola sobre a Revolução Industrial. Embora muitas das inovações da época tenham melhorado a vida das pessoas, máquinas substituíram homens. O fechamento de postos de trabalho foi um dano colateral necessário para o progresso.

Mais de 200 anos depois, estamos vivendo uma nova revolução, que é eletrônica e digital. Você não participou da primeira, mas é compreensível temer estar no papel daqueles trabalhadores engolidos pela novidades. O medo do novo é natural. Porém, ele não se sustenta diante dos fatos.

Há uma razão principal para você abandonar hoje mesmo a contabilidade manual e se modernizar. Se observar com atenção, vai perceber que o que está em andamento é uma substituição de tecnologias. O impacto disso aparece nos processos e na forma como eles são executados. Mas a figura do contador é intocável.

Então, se você ainda está preso a papéis e a tarefas que tomam um tempo precioso, esteja pronto para mudar. Praticar a contabilidade manual, com certeza, é um obstáculo ao crescimento do seu escritório — talvez o maior deles.

6 motivos para ser um contador digital

Se você ainda não se sente pronto para abandonar de vez a contabilidade manual, não há problema. O que vai ler a partir de agora deve ser suficiente para abrir seus olhos. O novo chegou e não é preciso ter medo. Ele é seu aliado, não seu inimigo.

1. Ser mais produtivo

Muitos dos outros motivos que serão listados a seguir estão relacionados com o ganho de produtividade. Um contador que usa o que a tecnologia oferece faz mais em menos tempo.

Para entender, basta pensar quanto tempo é necessário para reunir todas as informações contábeis do cliente. Se for qualquer coisa acima de segundos, está perdendo minutos preciosos para trabalhar para seu escritório crescer.

Ao abrir as portas para a integração contábil, você se conecta ao sistema de gestão do cliente. É o fim dos “cálculos que não fecham”, do “papel que estava aqui e desapareceu”.

2. Ser mais eficiente

A eficiência é a cara metade da produtividade. Juntas, formam um casal perfeito, pois permitem não apenas fazer mais em menos tempo, como fazer melhor.

Pelo mesmo sistema de gestão que citamos antes, você pode, por exemplo, emitir relatórios quase que instantaneamente. Sem a tecnologia, além do tempo que perde na construção de um documento assim, ele dificilmente ficaria tão completo (e correto).

Não há segredos para isso. É a organização das informações que o torna mais eficiente. E isso quem faz agora é a tecnologia e não mais as suas mãos.

3. Entregar mais valor

Não é preciso lembrar que o mercado está concorrido. No dia a dia, você percebe isso. O problema é que, se você está preso à contabilidade manual, não consegue se diferenciar. Para se tornar um competidor, é preciso entregar mais valor ao cliente.

Veja como um benefício leva ao outro. Assim que se torna mais produtivo e eficiente, você faz mais, faz melhor e amplia sua capacidade de oferecer soluções personalizadas ao cliente. Não há sensação pior para ele do que receber mais do mesmo. E não precisa ser assim.

4. Motivar a equipe

Se você tem colaboradores no escritório, a motivação funciona como um motor para o sucesso de suas ações. Nenhuma meta se torna alcançável sem o engajamento da equipe, certo? Então, olhe para seus processos e reflita. Será que, com a mesa cheia de papéis e fazendo cálculos e relatórios manuais, eles estão suficientemente motivados?

As pessoas são dinâmicas, assim como a própria atividade contábil é. Quanto mais tempo elas permanecem fazendo a mesma tarefa, menos motivadas se sentirão. E em um ambiente de trabalho, a desmotivação de um facilmente contamina aos demais.

5. Aumentar a segurança da informação

Imagine só ter o computador infectado por um vírus ou, quem sabe, ser atacado por um tipo de ransomware. Já falamos sobre essa ameaça aqui no blog e, recentemente, tivemos o episódio do WannaCry. O fato é que adeptos da contabilidade manual confiam demais no armazenamento físico das informações.

A tecnologia evoluiu. Números, balanços e demonstrativos não precisam mais ficar hospedados no computador ou vagando entre pendrives e HDs externos. As soluções de armazenamento em nuvem garantem uma proteção muito superior, com o bônus do acesso de qualquer hora e lugar por pessoas autorizadas.

Não dá para correr riscos e expor informações. O agravante é que elas não são suas, mas dos clientes. Como explicar a eles que foi descuidado e perdeu algum dado da sua contabilidade? Ou que foi vítima de um hacker e tudo sobre a empresa se tornou público? É melhor não arriscar, certo?

6. Melhorar a relação com o cliente

Parece óbvio, mas não custa lembrar. Ao se tornar um contador mais produtivo e eficiente, entregar mais valor nos seus serviços e garantir a segurança das informações, tudo fica mais fácil e o caminho para o seu escritório crescer está, definitivamente, aberto.

A tecnologia possibilita isso tudo e muito mais. Ela permite abrir novos canais de comunicação, como e-mail, WhatsApp, Skype e Hangout. Isso ajuda a criar uma parceria sempre importante com o empreendedor, inspirando-o a ter mais confiança no seu trabalho.

Para uma aproximação mais efetiva, não esqueça de conhecer bem seu cliente. Se ainda não adota nenhuma solução de CRM, leia este artigo e entenda seus benefícios.

Diga adeus à contabilidade manual

Neste artigo, apresentamos razões para deixar a contabilidade manual no passado e se abrir ao novo mundo digital. Como vimos, há mais do que benefícios nessa atitude. Ela é quase uma condição obrigatória para a sobrevivência do seu escritório.

Tudo mudou de forma rápida. Seu cliente não é mais o mesmo, seus concorrentes tiveram que se adaptar e você não pode ser o único a parar no tempo. O que está esperando?

Como o seu escritório vem se adaptado a esse novo mundo digital? Comente!