Tecnologia para escritórios contábeis: como fazer a melhor escolha

Se você é do tempo em que o Imposto de Renda dos clientes eram entregues pessoalmente à Receita Federal (em formulários de papel ou no falecido disquete), consegue ter a real dimensão do impacto que a tecnologia para contabilidade trouxe nos últimos anos. Claro, muito foi devido às novas exigências do governo, mas a necessidade pessoal do contador também chamou a inovação para dentro do trabalho.

Com isso, o investimento em tecnologia tem sido um tema recorrente quando se fala no futuro do escritório de contabilidade.

Sem dúvidas, ela é a parceira ideal para a continuidade do seu negócio, gerando muito mais produtividade com o uso de softwares de gestão, ferramentas para integração contábil, soluções para gestão da carteira de clientes ou ainda sistemas de gerenciamento de tarefas, como você pode constatar no e-book gratuito “Organização, controle e tecnologia: o tripé da produtividade máxima no seu escritório contábil”.

Um escritório organizado e produtivo tem melhores condições para continuar crescendo (e lucrando!), mesmo durante períodos de crise econômica. E a tecnologia é o eixo desse movimento.

Para escolher os melhores parceiros que vão compor a plataforma de serviços oferecidos pelo escritório, é natural que você tenha que fazer uma boa pesquisa de mercado, já que essa escolha afetará sua empresa no longo prazo.

O parceiro precisa provar que está estruturado para suportar suas necessidades de evolução ao longo dos próximos anos. Por isso, antes de optar por uma nova tecnologia para escritório contábil, é fundamental levar em conta características que mostram que o fornecedor em questão é o aliado ideal e não vai deixar o escritório na mão. Considere cinco características como essenciais:

Solidez da empresa fornecedora de tecnologia

Já imaginou manter as informações de seus clientes em uma solução de gestão e a empresa fornecedora da tecnologia quebrar? Adeus, manutenção e suporte, e o caos estará instalado no escritório contábil.

Essa situação coloca em risco a credibilidade da sua empresa perante os clientes e impacta duramente na rotina de tarefas realizadas. Se essa empresa fechar, quem vai garantir a segurança dos dados, a integração com outros sistemas ou a conexão com a rede bancária, por exemplo?

Por isso, é preciso verificar a saúde financeira do potencial fornecedor de tecnologia e sua reputação junto ao mercado e investidores. Nesse aspecto, consultas aos órgãos de crédito e do governo, revistas, jornais e sites de notícias são excelentes fontes de informação para não depender somente do discurso comercial.

Investimento constante em Pesquisa e Desenvolvimento (P&D)

As tecnologias devem se renovar constantemente, buscando aprimorar o desempenho das soluções para que o contador automatize ao máximo as atividades manuais de baixo valor agregado (como a digitação de lançamentos financeiros) e possa se dedicar ao relacionamento com o cliente, mostrando seu real valor para as pequenas empresas.

Quando um fornecedor investe em Pesquisa e Desenvolvimento, significa que ele está comprometido com o sucesso do seu negócio e criando as condições necessárias para atingir esse objetivo, com base em estudos, pesquisas e testes para proporcionar a melhor ferramenta aos clientes.

Atendimento personalizado

A tecnologia para empresa contábil é cada vez mais essencial na rotina de trabalho do contador. Por isso, vez ou outra, você pode precisar de ajuda para executar um novo procedimento ou treinar um funcionário na tecnologia contratada.

De nada adianta ter um fornecedor renomado que não atende suas ligações ou não retorna seus e-mails em um tempo razoável. Isso pode significar atraso na emissão de guias, no seu retorno sobre uma dúvida do cliente e na conciliação contábil, entre outras dificuldades operacionais.

O atendimento personalizado da equipe de suporte do seu parceiro é imprescindível para garantir a agilidade no escritório contábil e oferecer o melhor serviço ao seu cliente.

Implementação de novas funcionalidades

Uma das premissas do uso da tecnologia é a capacidade de evolução para acompanhar as demandas de mercado. Seu fornecedor precisa estar conectado com as tendências e conhecer o segmento da contabilidade profundamente para ser capaz de implementar novas funcionalidades sempre que identificada uma oportunidade de melhoria.

Uma solução de integração contábil, por exemplo, pode receber uma funcionalidade de “Exportação da movimentação financeira por provisão”, que além das baixas, permitirá fazer a exportação das provisões financeiras dos clientes para você receber as informações completas e não mais em partes (contas pagas e recebidas/a pagar e a receber).

Além disso, é fundamental que o parceiro apresente mecanismos para que os clientes também contribuam com sugestões, com o objetivo de oferecer uma solução cada vez mais aderente, eficiente e prática.

Inovação

Um aspecto importante na avaliação de um potencial fornecedor de tecnologia para contabilidade é sua capacidade de propor soluções inovadoras, e não somente replique ferramentas e funcionalidades que já existem (e que demandaram pesquisa e investimento de outras empresas).

Avalie o quanto os executivos do parceiro exercem sua liderança no mercado, participando de eventos do setor, fomentando debates e ideias e escrevendo artigos em blogs especializados. Certamente, um fornecedor com esse perfil colocará o seu escritório na vanguarda da tecnologia e da produtividade.

Considerando essas cinco características fundamentais, você terá ao seu lado um grande parceiro estratégico, focado em oferecer as melhores soluções tecnológicas para agregar valor aos serviços prestados aos seus clientes e que, consequentemente, vai impactar na longevidade do seu escritório contábil.