3 técnicas para turbinar a gestão do seu escritório de contabilidade

Um bom contador tem grandes desafios no dia a dia do seu escritório de contabilidade, mas não deixa de lado a gestão. Neste artigo, nossos parceiros da Infortask compartilham com você três técnicas para turbinar a gestão do seu escritório de contabilidade. Confira.

3 técnicas para turbinar a gestão

Saber os procedimentos técnicos, legais e processuais não basta. É preciso controlar as demandas e gerenciar as atividades do dia a dia, sempre de olho nos objetivos da empresa.

Muitas vezes, entretanto, não é isso que acontece. Muitas empresas acabam vítimas da própria rotina e boa parte do tempo não é mais utilizado para agregar valor para o cliente, mas para apagar incêndios constantes.

Felizmente, alguns conceitos de administração de empresas podem ajudar (e muito!) a sua empresa a evitar ou a remediar esta situação. Conheça três técnicas para turbinar a gestão do seu escritório de contabilidade.

1. Ciclo PDCA

Um método simples composto de quatro etapas:

• P – Plan (Planejar)
• D – Do (Desenvolver)
• C – Check (conferir)
• A – Action (Agir)

P – Planejar

O planejamento é essencial. Cada equipe deve ter, no mínimo, uma reunião semanal, com apresentação de resultados e avaliação das ações alinhadas na semana anterior.

É importante também uma conversa diária, mais curta, sem o formato de uma reunião formal, na qual é possível tratar demandas do dia a dia. Nas reuniões semanais, a sugestão é seguir estes passos:

• Identificar: Saiba quais são os problemas que travam a entrega de resultados da sua equipe. É comum fazer reuniões simplesmente para tratar o que precisa ser resolvido (apagar incêndios) e nunca para entender como evitá-los.
• Analisar: Deve-ser dar atenção tanto ao problema como ao processo no qual ele está inserido. Quando algo dá errado na empresa, o melhor a fazer é se perguntar por que isso aconteceu e aprender. Sem isso, não há melhoria de fato.
• Plano de Ação: Não é possível resolver sem ter claro quem e quando fará. Time engajado é fundamental. Liste as ações de forma simples e clara. Faça isso em quantidade suficiente para permitir a execução e, também, representar um desafio à equipe.

D – Desenvolver

A execução de um planejamento, ou seja, seu desenvolvimento, exige habilidade técnica. Por isso, é importante saber a quem delegar, instruir o que precisa ser feito, aplicar velocidade na execução e ter canais para acompanhamento dos resultados.

Dentro de um projeto, ou de um processo, existem atividades essenciais que exigem maior atenção. Contar com um sistema que permita monitorá-las é importante, pois podem possibilitar tomar ações corretivas durante a execução.

C – Conferir

Cada escritório tem um ritmo, dependendo de sua área de atuação. Mas é fundamental, pelo menos uma vez ao dia, verificar se as principais demandas ou as mais críticas estão em andamento. Assim, em caso de qualquer problema, uma medida corretiva pode ser tomada.

Dentro de uma ferramenta de gestão de atividades, intervenções devidamente registradas servem como fonte para aprendizado e melhorias para a própria equipe.

Após definir um plano de ação, é preciso avaliar se as ações foram efetivas. É importante dividi-las em dois tipos: operacionais e estruturantes

• Operacionais: São aquelas atreladas ao dia a dia, como emitir guias, verificar pagamentos e dar entrada na documentação em órgãos competentes. Verificar problemas em atividades operacionais pode revelar falta de capacidade técnica da equipe, desatenção e sobrecarga.
• Estruturantes: São aquelas atreladas às condições de trabalho, como ter acesso às ferramentas que funcionem tanto para agentes externos — normalmente órgãos governamentais — quanto internos (equipe e clientes).

Também está incluso o acesso a ferramentas que melhorem a comunicação com os clientes. Problemas de relacionamento são mais difíceis de serem solucionados, ou até impossíveis, e exigem um acompanhamento a longo prazo.

A – Agir

Em algumas empresas, muitos sabem o que precisa ser feito, mas pouco é realizado de fato. Sabe-se, por exemplo, que alguns clientes têm problemas em definir e enviar a documentação necessária ao escritório. Com isso, acabam atrasando o envio da documentação e, em alguns casos, entregam os documentos sem informações e arquivos importantes.

Você pode planejar (Plan) um treinamento com a equipe deste cliente, executar (Do) esse treinamento, verificar (Check) se o problema foi resolvido e se o cliente está mais satisfeito e, então, agir (Action), aplicando a mesma metodologia em outros clientes ou, então, tornando-a online por meio de vídeos.

Pode ser também que você perceba que a metodologia não deu certo. Neste caso, é preciso voltar ao planejamento e rodar o processo mais uma vez para resolver o problema.

2. GUT

O escritório contábil tem várias atividades com prazos. Então, saber priorizar é fundamental.

A Matriz GUT é uma ferramenta de auxílio na priorização de resolução de problemas. Ela auxilia a classificar cada problema que você julga pertinente para a sua empresa pela ótica da gravidade (do problema), da urgência (de resolução dele) e de tendência (dele piorar com rapidez ou de forma lenta).

G – Gravidade

É analisada pela consideração da intensidade ou do impacto que o problema pode causar se não for solucionado. A pontuação da gravidade varia de 1 a 5, conforme o seguinte critério:

• Sem gravidade
• Pouco grave
• Grave
• Muito grave
• Extremamente grave.

U – Urgência

É analisada pela pressão do tempo que existe para resolver determinada situação. A pontuação da urgência varia de 1 a 5, conforme o seguinte critério:

• Pode esperar
• Pouco urgente
• Urgente, merece atenção no curto prazo
• Muito urgente
• Necessidade de ação imediata.

T – Tendência

É analisada pelo padrão ou pela tendência de evolução da situação. Você pode analisar problemas, considerando o desenvolvimento que ele terá na ausência de uma ação efetiva para solucioná-lo. A pontuação da urgência varia de 1 a 5, conforme o seguinte critério.

• Não irá mudar
• Irá piorar a longo prazo
• Irá piorar a médio prazo
• Irá piorar a curto prazo
• Irá piorar rapidamente.

A Matriz GUT pode ser utilizada como ferramenta dentro do PDCA, principalmente na etapa do planejamento, para definir as prioridades dentro de muitas demandas. Você poderá usar uma planilha que lhe ajude com o resultado. Veja aqui um exemplo

3. Check Diário

Como dito no começo, é preciso conferir as atividades diariamente. Esse tipo de ação fica muito mais fácil adotando um sistema de gerenciamento como o Infortask.

Responda às seguintes perguntas:

• Está muito difícil verificar o que cada pessoa de cada setor está fazendo no momento, e você tem gastado muito tempo com isso?
• Prazos são perdidos devido a perda de informações de atividades?

A raiz do problema, normalmente, é a falta de controle de informação das atividades da sua empresa. Ou seja, não saber gerenciar atividades da forma certa. A sugestão é que pesquise um pouco sobre micro atividades e como gerenciá-las.

Em épocas de alta demanda, saber o que precisa ser entregue em um determinado período faz toda a diferença entre conseguir e não conseguir. Por isso, é recomendado que você realize o check diário, segundo a sua estrutura de processos internos, e cobre especificamente a pessoa responsável por entregar a ação. Ordene as demandas por cliente ou por especificidade do processo.

Você sabe que seu check diário está bem feito quando:

• Sabe o que cada pessoa da empresa está fazendo apenas conferindo seu controle;
• Gerencia as atividades-chave para que sejam priorizadas;
• Ao final do dia, pode afirmar que todas as atividades ou no mínimo as prioritárias foram entregues;
• Tem dados e informações suficientes para planejar o próximo dia.

O contador é muito maior que suas demandas que, é claro, exigem disciplina e, quando atendidas da maneira correta, podem fazer com que os resultados sejam muito melhores para o escritório. Então, comece agora mesmo a analisar e planejar a forma mais adequada de atendê-las. Soluções como a ContaAzul e o Infortask podem ajudar neste processo desde o início.