O que é nota fiscal de remessa e para que serve

Sabe aqueles produtos que ainda não foram vendidos, mas precisam ser transportados em meio às operações da sua empresa? A movimentação deles deve ser acompanhada por uma nota fiscal de remessa!

Conhecer essa nota eletrônica e suas particularidades é fundamental para todo empreendedor que realiza operações de remessa de mercadorias. Afinal, como qualquer outro documento fiscal, a falta desse comprovante ou possíveis erros no preenchimento podem gerar penalidades e multas junto aos órgãos fiscalizadores. 

Quer evitar prejuízos e garantir eficiência e conformidade que seu negócio precisa nos processos? A seguir, vamos esclarecer todos os detalhes sobre o que é nota de remessa, para que serve, quando e como emiti-la, principais tipos e como otimizar as burocracias com o apoio da Conta Azul! 

Confira os tópicos:

• O que é nota fiscal de remessa?
• Para que serve a nota fiscal de remessa?
• Quando essa nota deve ser emitida?
• Que dados devem constar na nota fiscal de remessa?
• Tipos de nota fiscal de remessa
• Onde essa nota é emitida?
• O que acontece se a nota fiscal de remessa não for emitida?
• Simplifique a emissão de notas fiscais com a Conta Azul

Boa leitura!

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O que é nota fiscal de remessa?

A nota fiscal de remessa é o modelo 55 da NF-e, emitido para acompanhar a movimentação de produtos ou bens sem o objetivo de venda.

Para entender melhor a nota de remessa, é importante ater-se ao conceito de NF-e (nota fiscal eletrônica). A emissão desse documento é obrigatória sempre que ocorre circulação de mercadorias, como em uma operação de compra e venda, devolução de um item ou remessa. 

Remessa refere-se à retirada de um produto do estoque para envio a outro estabelecimento em uma operação não comercial. Se mercadorias são transportadas de uma filial para outra, por exemplo, uma nota de remessa deve ser emitida. Basicamente, podemos dividir este documento em duas as finalidades:

• Saída: quando o material está sendo retirado da sua empresa, como o envio de um item para conserto;
• Entrada: quando o item está entrando na sua empresa e não possui uma nota fiscal, como nos casos de amostras grátis recebidas de pessoas físicas, que não emitem nota.

Assim, qualquer produto transportado para outra empresa ou pessoa física requer a emissão da nota fiscal de remessa. Esse documento pode ser emitido diretamente pelo sistema emissor de nota fiscal eletrônica (NF-e). 

Já a tributação varia conforme a operação realizada. Em muitos casos, é isenta ou possui a suspensão de impostos. Contudo, o benefício depende do estado onde a empresa está localizada. 

Para que serve a nota fiscal de remessa?

A NF de remessa simplifica o controle de movimentação de mercadorias e permite comprovar a procedência da carga em caso de fiscalização. 

De acordo com a legislação, todo produto deve ter uma origem. Assim, com a nota de remessa, sua empresa pode atestar que o produto movimentado é original e não possui nenhuma irregularidade perante a lei.

Caso uma remessa seja fiscalizada durante uma blitz, por exemplo, a empresa não terá problemas e os itens poderão seguir normalmente sua movimentação. 

Portanto, a nota fiscal de remessa é essencial tanto para a empresa remetente quanto para a destinatária, pois ambas precisam comprovar a conformidade da circulação de mercadorias.

Nesse sentido, essa nota serve para comprovar a origem e a finalidade do produto ou bem, garantindo o pleno controle fiscal das operações. 

Quando essa nota deve ser emitida?

Para que você entenda de forma ainda mais completa para que serve a nota fiscal de remessa, vale a pena citar em quais situações específicas ela precisa ser emitida. 

Existem diversas justificativas para a remessa de bens e mercadorias, e a emissão das notas é simplificada na maioria dos casos devido à isenção ou suspensão de tributos.

Confira alguns exemplos de situações em que a emissão da nota fiscal de remessa é necessária:

Conserto

Quando um produto adquirido por um cliente apresenta defeitos e precisa de reparos, a empresa deve encaminhá-lo a um terceiro ou devolvê-lo ao fabricante. O documento está suspenso ou isento de impostos, dependendo do estado, e o retorno deve ocorrer no prazo máximo de 180 dias.

Manutenção

A nota fiscal de remessa também é utilizada para acompanhar qualquer bem ou produto da empresa enviado para reparo ou manutenção. Ao retornar consertado, é necessário emitir uma nova NF de remessa para atestar a volta. 

Demonstração

Refere-se às transações em que o produto é enviado para que o cliente possa conhecer o seu produto e verifique sua performance. 

Vale lembrar que esse tipo de nota fiscal deve ser utilizada para enviar pequenas quantidades do seu produto e, conforme o Ajuste SINIEF 04/2018, a mercadoria deve retornar no prazo de 60 dias.

A empresa que recebeu a mercadoria deve devolvê-la com uma nota fiscal de retorno de demonstração. Esse tipo de nota fiscal pode ter a cobrança de ICMS, dependendo do produto e das regras do estado. Contudo, ao receber a NF-e de retorno de demonstração dentro do prazo, esse valor é compensado, ou seja, o saldo final de ICMS é zerado.

Armazém

É empregada quando há terceirização de armazém e a mercadoria é encaminhada para ser guardada no local ou devolvida para a sua empresa. Também há suspensão ou isenção de impostos.

Amostra grátis

Trata-se da nota fiscal de remessa usada para acompanhar o envio de amostras grátis de mercadorias, seja para fins promocionais ou até mesmo de pesquisa. Essa finalidade precisa obrigatoriamente constar na NF-e. 

Transferência interestadual

Quando produtos são transferidos entre as filiais de uma mesma empresa sediadas em diferentes estados, é necessário emitir uma nota fiscal de remessa para transferência interestadual. 

Remessa de brindes

Sempre que a empresa enviar brindes para consumidores, parceiros ou até colaboradores, é necessário emitir uma nota fiscal de remessa e informar nela que o bem em questão se trata de um brinde.

Remessa para industrialização

Essa é a nota fiscal de remessa que acompanha bens ou mercadorias que são enviados para outra unidade da empresa ou para terceiros com a finalidade de serem industrializados.

No caso da terceirização da industrialização, é necessária a emissão de uma nota de remessa de retorno para receber o item novamente. 

Remessa para venda

Quando um ou mais produtos precisam ser transportados para venda em outro local, é obrigatória a emissão da nota fiscal de remessa para venda.

Isso inclui, por exemplo, a transferência de itens entre centros de distribuição, da fábrica para a loja, etc. No campo “Natureza da Operação” da NF-e, é obrigatório constar que a remessa é destinada à posterior venda.

Que dados devem constar na nota fiscal de remessa?

Os principais dados requeridos no preenchimento são:

• CFOP;
• Natureza da operação;
• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• Programa de Integração Social (PIS);
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
• Situação Tributária (CSOSN/CST);
• Origem do Produto;
• Produto;
• Quantidade;
• NCM;
• Dados do cliente/fornecedor;
• Informações complementares, quando aplicável. Se houver NF anterior, é importante informar. Por exemplo, se você recebeu uma NF de demonstração e está emitindo a NF de retorno de demonstração, registre o número dessa nota;
• Preço unitário (de custo) da mercadoria.

Como preencher o CFOP e a natureza da operação na nota de remessa?

O preenchimento do CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e a natureza da operação são itens que frequentemente causam dúvidas. 

A natureza da operação varia conforme a transação realizada, e o tipo de nota fiscal deve corresponder à transação específica. Consulte a tabela de CFOP da Receita Federal para obter detalhes.

Lembre ainda que os CFOPs que iniciam com 5 e 6 são referentes às saídas, enquanto CFOPs que começam com 1 e 2 são para entradas. 

Por exemplo, você emitirá uma nota fiscal de remessa para conserto com CFOP 5.915 para empresas do mesmo estado ou 6.915 para negócios de outros estados.

Quando a mercadoria retornar, a empresa emitirá uma NF de retorno de conserto com CFOP 5.916 ou 6.916 e você dará entrada no seu sistema com os CFOPs 1.916 ou 2.916, respectivamente.

Quais CFOP são admitidos para cada CST?

O CST (Código de Situação Tributária) também gera muitas dúvidas ao emitir uma NF de remessa, pois a combinação entre CFOP e CST é extensa. Cada CFOP admite uma combinação de CSTs e vice-versa.

Veja a seguir a tabela de CST para o ICMS:

• 00 — tributação integral;
• 10 — tributação com cobrança de ICMS por substituição tributária;
• 20 — tributação com redução de base de cálculo;
• 30 — isenção ou não tributação e com cobrança de ICMS por substituição tributária;
• 40 — isento;
• 41 — não tributado;
• 50 — suspenso;
• 51 — diferimento;
• 60 — ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária;
• 70 — com redução de base de cálculo e cobrança do ICMS por substituição tributária;
• 90 — outras.

As combinações são diversas e devem sempre considerar as particularidades de cada transação e cada tipo de mercadoria. Por exemplo, para uma nota de demonstração com CFOP 5.912, o ICMS deve ser informado como suspenso (CST 50 — Suspensão). 

O PIS e a COFINS devem ser informados com CST 08 (Operação sem incidência da Contribuição), e o IPI deve ser analisado conforme o tipo de mercadoria.

Por se tratar de um assunto que necessita uma análise específica, contar com o auxílio do seu contador garante a emissão correta do documento. Além disso, contar com um sistema que facilite o registro da nota fiscal, como o da Conta Azul, traz muitos benefícios.

Quais controles são necessários?

Os cuidados são bastante variados quando se pensa em todos os tipos de nota de remessa. Os principais são:

• CFOP correta: a falha na inserção desse dado pode originar a cobrança de ICMS, que deveria ser isenta ou suspensa, dependendo do caso;
• Manifesto do destinatário: o destinatário pode confirmar o recebimento para que o emitente possa solicitar a prorrogação do ICMS;
• Controle do prazo: a maioria das notas de remessa têm a cobrança de ICMS suspensa de 60 a 180 dias. Se a empresa não solicitar o retorno da mercadoria dentro dos prazos, perderá a suspensão do ICMS e deverá pagá-lo. Um grande volume de notas sem retorno pode chamar a atenção do fisco;
• Monitoramento dos saldos retornados: o controle dos que já voltaram e dos que continuam pendentes é fundamental. Essa é uma obrigação legal, mas também é válida como forma de gerenciar o estoque e evitar prejuízos.

Tipos de nota fiscal de remessa

No tópico sobre quando a nota fiscal de remessa deve ser emitida, você pôde conferir diversos tipos de NFs, utilizados em operações específicas. Além de ater-se a esses modelos, é importante saber que as notas de remessa são divididas em outros dois tipos principais, sendo: 

Remessa de entrada

A nota fiscal de remessa de entrega é usada sempre que o negócio recebe mercadorias ou bens. Esse recebimento pode ser de outra empresa ou filial, sem ocorrer a transferência da propriedade do item. Isso inclui, por exemplo, a remessa de produtos para manutenção ou conserto.

Remessa de saída

A nota fiscal de remessa de saída é utilizada quando é a própria empresa que envia mercadorias ou bens. Como no caso anterior, isso pode ser direcionado a filiais e outros negócios, sem que a movimentação tenha finalidade comercial. Aqui, os exemplos incluem itens para exposição em feiras, lotes para testes, entre outros.

Onde essa nota é emitida?

A emissão deve ser feita pelo mesmo sistema em que a sua empresa faz a expedição de NF-e. 

No caso da Conta Azul, que apresentaremos em mais detalhes adiante, esse processo pode ser feito pelo menu Vendas — Notas fiscais de produto — Criar nova — Nota de remessa.

Depois, é só escolher o motivo da operação e informar os dados de cliente, frete, produtos e as informações tributárias da nota fiscal, por exemplo: Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) e alíquotas ou a suspensão/isenção dos impostos.

O envio pode ser feito pelo próprio sistema, que é integrado à Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz).

O que acontece se a nota fiscal de remessa não for emitida?

Caso um fiscal detecte que um item saiu da sua empresa sem nota, pode ocorrer penalização, pois toda mercadoria deve estar acompanhada de um documento fiscal. 

Ou seja, sua empresa pode sofrer multas e penalidades se deixar de usá-la nessas operações.

Simplifique a emissão de notas fiscais com a Conta Azul

Como você pôde perceber, a nota fiscal de remessa é um documento importante e simplificado, no qual inexiste a cobrança de impostos, na maioria dos casos. 

No entanto, se sua emissão for esquecida, a empresa pode sofrer sanções. Por isso, atente-se às dicas que repassamos ao longo deste artigo e conte com as ferramentas certas para simplificar a emissão de notas fiscais na sua empresa. 

Esse é o caso da Conta Azul, que permite a gerar notas fiscais eletrônicas em poucos cliques, padroniza os documentos para que fiquem livres de erros e otimiza a organização de todas as obrigações fiscais.

As NFs emitidas são enviadas automaticamente para as demais partes envolvidas na movimentação via e-mail e também ao contador, otimizando ainda mais a rotina e a conformidade do negócio.

Quer saber mais sobre as facilidades e melhorias que só o ERP Conta Azul Pro pode agregar à sua empresa? Então explore todas as funcionalidades do sistema, que vão além da nota fiscal de remessa!