O que é eSocial, como cadastrar e quais os benefícios?

Se você tem uma empresa com funcionários, provavelmente já ouviu falar sobre o que é eSocial. 

Esse programa foi criado em 2014 com o objetivo de modernizar processos, diminuir a burocracia e unificar a entrega de obrigações da área trabalhista. Ou seja, ela visa facilitar o envio ao Governo de informações sobre seus colaboradores.

Antes, os negócios tinham que preencher várias guias e entregá-las a diferentes órgãos públicos, como INSS, Receita Federal e Caixa Econômica Federal. 

Com a simplificação e integração do envio dos dados, as vantagens do eSocial para os empregados e contratantes foram diversas, já que há mais agilidade e uma maior conformidade para lidar com todas as obrigações trabalhistas.

Neste post, vamos trazer as principais informações sobre o que é eSocial, para te ajudar a entender como funciona. Confira um guia sobre a criação do programa, seus benefícios e pontos de atenção ao usá-lo.

• O que é o eSocial?
• Quando utilizar o eSocial?
• Quais obrigações fazem parte do eSocial?
• Como funciona o eSocial?
• Quais são os eventos do eSocial?
• Quais são os pontos de atenção para as empresas no uso do eSocial?
• Quais são as multas do eSocial para quem não cumprir as obrigatoriedades?
• Quais as vantagens e desvantagens do eSocial?
• Que mudanças ocorreram com a Reforma Trabalhista?
• Que ferramentas auxiliam o uso do eSocial?

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O que é o eSocial?+

Para entender o que é eSocial, primeiro saiba que ele se refere ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

Trata-se de uma iniciativa da Receita Federal, Caixa Econômica Federal, INSS e Ministério do Trabalho para modernizar processos que envolvem obrigações fiscais e, dessa forma, reduzir a burocracia para o setor empresarial.

Todas as empresas que possuem um funcionário ou mais são obrigadas a utilizar o sistema para cumprir várias obrigações, que antigamente eram feitas por meio de diferentes formulários e entregues para diversos órgãos. 

Dessa forma, o eSocial surgiu para substituir toda a papelada referente ao processo e unificar o envio de informações sobre os funcionários ao governo. Entre as informações que constam estão:

• Folha de pagamento;
• Contribuição à Previdência Social;
• Aviso prévio;
• Informações sobre o Fundo de Garantia;
• Escriturações Fiscais;
• Avisos sobre acidentes de trabalho.

Outro ponto importante sobre o que é eSocial se refere ao fato de que, como todos esses processos acontecem por meio eletrônico, há maior segurança, agilidade e uma otimização do trabalho de fiscalização do governo. 

Quando utilizar o eSocial?

O eSocial deve ser usado por todas as pessoas jurídicas (inclusive MEI) que possuem funcionários e por pessoas físicas que contratam empregados domésticos. 

Ou seja, o portal eSocial deve ser usado sempre que houver uma relação de emprego entre empresa e trabalhador, podendo ser ele: 

• CLT (celetista);
• Estatutário;
• Cooperado;
• Autônomo;
• Avulso;
• Sem vínculo empregatício;
• Estagiário. 

O sistema serve para que as empresas comuniquem ao governo tudo o que acontece com seus colaboradores, tanto em relação a questões administrativas de RH quanto nas áreas de Medicina e Saúde Ocupacional. Isso inclui: 

• Situação de vínculos empregatícios;
• Contribuições previdenciárias;
• Folhas de pagamento;
• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Avisos prévios;
• Escriturações fiscais;
• Informações sobre ausências, férias e licenças remuneradas;
• Entre outras obrigações, como veremos adiante.

Outras funcionalidades do eSocial são o fechamento da folha de pagamento, a consulta à qualificação cadastral do empregado, a mudança de dados cadastrais da empresa e a realização do informe de rendimentos dos funcionários.

Quais obrigações fazem parte do eSocial?

Quando tratamos sobre o que é eSocial, também é importante saber que as obrigações correspondem às informações que devem ser declaradas ao Governo em um período determinado.

Confira 17 delas, que são unificadas pelo sistema:

1. GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e das Informações Previdenciárias;
2. RAIS: Relação Anual de Informações Sociais;
3. CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, com a finalidade de manter controle sobre as admissões e as demissões dos funcionários que trabalham sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
4. LRE: Livro de Registro de Empregados;
5. CD: Comunicação de Dispensa;
6. CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho;
7. CTPS: Carteira de Trabalho e Previdência Social;
8. QHT: Quadro de Horário de Trabalho;
9. DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
10. PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário;
11. DCTF: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
12. MANAD: Manual Normativo de Arquivos Digitais;
13. GRF: Guia de Recolhimento do FGTS;
14. GPS: Guia da Previdência Social;
15. PPRA: Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
16. PCMSO: Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional;
17. Folha de pagamento.

Como funciona o eSocial?

Usar o eSocial e passar toda a papelada dos funcionários para ele requer, acima de tudo, organização. Então, antes de começar a mexer, você deve: 

• Atualizar os documentos dos funcionários;
• Obter um certificado digital;
• Verificar a compatibilidade dos arquivos;
• Se possível, procurar ajuda profissional para realizar esse serviço.

Para cadastrar sua empresa e inserir os dados sobre seus funcionários, você deve acessar o portal do eSocial com o login gov.br. 

Uma vez dentro do sistema e sabendo as particularidades de o que é eSocial, basta utilizar sua estrutura formada por eventos, que representam fatos jurídico-trabalhistas que podem ocorrer na vida de um empregado.

Quais são os eventos do eSocial?

Existem quatro tipos de eventos do eSocial: iniciais, de tabela, periódicos e não periódicos, que têm prazos definidos de acordo com sua natureza. Continue lendo para entender mais sobre cada um deles.

Eventos iniciais

Envolvem o cadastro inicial do trabalhador, com informações administrativas e fiscais. Os dados inseridos nesse momento formarão a base cadastral da empresa.

Atualmente, existe apenas um evento inicial disponível, que é o S-1000 — Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público.

Eventos de tabela

Complementam o evento inicial e devem ser preenchidos logo após ele. Aqui, são contempladas informações relacionadas ao ambiente de trabalho, funções, horários, turnos de trabalho e rubricas, entre outros. Os eventos de tabela são:

• S-1005: tabela de estabelecimentos, unidades de órgãos públicos, obras;
• S-1010: tabela de rubricas;
• S-1020: tabela de lotações tributárias;
• S-1030: tabela de empregos/cargos públicos;
• S-1035: tabela de carreiras públicas;
• S-1040: tabela de funções/cargos em comissão;
• S-1050: tabela de turnos e horários de trabalho;
• S-1060: tabela de ambientes de trabalho;
• S-1070: tabela de processos judiciais e administrativos;
• S-1080: tabela de operadores portuários.

Eventos periódicos

São aqueles que envolvem informações que têm datas de envio recorrentes e fixas, como a folha de pagamento. Os eventos periódicos são:

• S-1200: remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social;
• S-1210: pagamentos referentes aos rendimentos do trabalho;
• S-1250: aquisição de produção rural;
• S-1260: comercialização da produção rural de pessoa física;
• S-1270: contratação de trabalhadores avulsos não portuários;
• S-1280: informações complementares aos eventos periódicos;
• S-1295: solicitação de totalização para pagamento em contingência;
• S-1298: reabertura dos eventos periódicos;
• S-1299: fechamento dos eventos periódicos;
• S-1300: contribuição sindical patronal (INSS).

Eventos não periódicos

Esses são eventos que não possuem data fixa para acontecer, como admissões, demissões, afastamentos ou alterações salariais. Os eventos não periódicos são:

• S-2190: Admissão de Trabalhador — Registro Preliminar;
• S-2200: Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador;
• S-2205: Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador;
• S-2206: Alteração de Contrato de Trabalho;
• S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho;
• S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador;
• S-2230: Afastamento Temporário;
• S-2240: Condições Ambientais do Trabalho — Fatores de Risco;
• S-2241: Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial;
• S-2298: Reintegração;
• S-2299: Desligamento;
• S-2300: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário — Início;
• S-2306: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário — Alteração Contratual;
• S-2399: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário — Término;
• S-2400: Cadastro de Benefícios Previdenciários — RPPS;
• S-3000: Exclusão de Eventos;
• S-5001: Informações das contribuições sociais por trabalhador;
• S-5002: Imposto de Renda Retido na Fonte;
• S-5003: Informações do FGTS por Trabalhador;
• S-5011: Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte;
• S-5012: Informações do IRRF consolidadas por contribuinte;
• S-5013: Informações do FGTS consolidadas por contribuinte.

Quais são os pontos de atenção para as empresas no uso do eSocial?

Apesar de ser um sistema que veio para facilitar muito a rotina de cumprimento de obrigatoriedades das empresas, é preciso ter atenção para enviar todos os dados pertinentes ao sistema. 

Agora que você já sabe bem o que é eSocial, confira abaixo alguns pontos para observar durante o seu uso cotidiano: 

Não conformidades

São muitas informações sobre os funcionários que precisam ser adicionadas ao sistema do eSocial, logo é imprescindível que as empresas fiquem atentas com o não cumprimento de todas as condições definidas pelas leis trabalhistas. 

Às vezes, esse tipo de irregularidade acontece por falta de esclarecimento ou de entendimento sobre os deveres e obrigações para com os colaboradores, complexidade da legislação e até mesmo sonegação fiscal.

Contratos de estágio

Os contratos de estágio seguem algumas regras e parâmetros um pouco diferentes, e merecem uma atenção especial por parte da empresa. 

O estagiário precisa ser monitorado por um bom profissional e o seu contrato deve sofrer ajustes ou ser cancelado de acordo com o desenvolvimento desse talento. 

Caso não haja esse tipo de acompanhamento ou essas alterações no contrato do estagiário não ocorram por falta de atenção, ou descaso da empresa, a mesma poderá ser processada judicialmente. 

RAT, FAP e CNAE passados de forma errada

Outro ponto de muita atenção para as empresas é na hora de transmitir os dados de Riscos Ambientais de Trabalho (RAT), Fator Acidentário de Prevenção (FAP) e Classificação Nacional de Atividade Econômica (CNAE). 

Se essas informações estiverem erradas ou incompletas, a empresa pode ser autuada e penalizada. 

Segurança e saúde no trabalho

Por fim, dentre os dados inseridos no eSocial e que precisam de atenção por parte das empresas, estão as informações sobre segurança e saúde no trabalho. 

Os laudos técnicos precisam seguir certas regras que são pré-definidas pelo Ministério do Trabalho e abrangem um número significativo de documentos.

Isso inclui o Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho (LTCAT), Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) e Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO). 

Quais são as multas do eSocial para quem não cumprir as obrigatoriedades?

Mais do que saber o que é eSocial e suas particularidades, é preciso manter-se atento para cumprir todas as suas obrigações.

Afinal, as empresas que não fornecem as informações obrigatórias dentro do prazo exigido pelo governo estão sujeitas a multas e penalidades. Veja abaixo quais são:

• Não informar a admissão de funcionários até o final do dia antecedente ao início de trabalho: de R$ 3 mil por trabalhador não registrado, podendo dobrar em caso de reincidência. No caso de micro e pequenas empresas, o valor é de R$ 800 por funcionário não registrado;
• Não informar o afastamento temporário de colaborador: de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63;
• Não realizar exames ocupacionais e não enviar o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO): de R$ 402,53 a R$ 4.025,55 por exame não enviado;
• Não atualizar as informações cadastrais e de contrato: R$ 600 por cadastro desatualizado;
• Não transmitir a Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT) em até um dia útil (ou imediatamente, em caso de óbito): valor variável entre o limite mínimo e máximo de contribuição ao INSS;
• Não informar férias do colaborador: R$ 170 por férias não comunicadas;
• Não fazer o depósito do FGTS, deixar de computar parcela de remuneração ou efetuar após notificação: de R$ 10,64 a R$ 106,41 por empregado;
• Não informar os dados sobre a folha de pagamento dos empregados até o dia 7 do mês subsequente ao trabalhado: a partir de R$ 1.812,87;
• Deixar de transmitir o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63;
• Deixar de enviar ou entregar fora do prazo as informações da RAIS: valor mínimo de R$ 425,64, acrescido de R$106,40 por bimestre de atraso. O máximo pode chegar a R$ 42.564.

Quais as vantagens e desvantagens do eSocial?

Como a ideia do eSocial é atuar como um facilitador, sua implementação trouxe várias vantagens para as empresas. Porém, algumas dificuldades surgiram quando o assunto foi adaptação das rotinas do sistema analógico para o digital.

Vantagens

• Unificação dos dados: coleta e envio dos dados dos trabalhadores em um único espaço, tornando todo o processo burocrático mais prático;
• Fiscalização dos direitos trabalhistas: como os dados e informações sobre o trabalhador ficam registrados no mesmo lugar, torna-se mais seguro e fácil para o governo monitorar o cumprimento dos direitos trabalhistas;
• Menos burocracia: com o eSocial, a necessidade de preenchimento de formulários se torna dispensável, já que todas essas informações estão disponíveis no sistema.

Desvantagens

• Transição do analógico para o digital: muitas empresas no Brasil estavam acostumadas e estruturadas para realizarem todos esses processos trabalhistas com uma gestão analógica. Então, migrar para um sistema totalmente digital pode ser um desafio;
• Ajustes e adaptação ao sistema: grandes empresas, mesmo preparadas para usar um sistema digital, podem enfrentar certa dificuldade em realizar adaptações em seus cronogramas de envios e prazos do eSocial. Como existe uma data limite para a entrega de dados informações, as empresas maiores precisam de organização para garantir que os prazos serão cumpridos e que não precisam arcar com multas por atraso. 

Que mudanças ocorreram com a Reforma Trabalhista?

Após conferir todos os detalhes sobre o que é eSocial, está claro que o uso desse sistema está diretamente relacionado ao cumprimento das obrigações da legislação do trabalho.

Nesse sentido, vale a pena ficar atento às mudanças da Reforma Trabalhista, que há alguns anos já modernizaram as relações junto aos trabalhadores, mas ainda exigem certos esforços de adaptação por parte das empresas. As principais são:

• Multa por colaboradores não registrados: o valor foi modificado para R$ 3 mil por trabalhador (e R$ 800 para microempresas e EPPs);
• Exclusão da visita dupla para automação: se os dados do colaborador deixarem de ser repassados, há aplicação de multa de R$ 600;
• Compensação e banco de horas: pode ocorrer compensação semestral em caso de previsão via acordo individual;
• Jornada 12×36: exige negociação coletiva. As horas extras devem ser pagas apenas em caso de descumprimento dos requisitos para compensação;
• Aumento da jornada parcial: até 30 horas semanais, com autorização de mais 6 horas para jornadas de 26 horas por semana;
• Horas de deslocamento: a Reforma Trabalhista promoveu o fim do pagamento obrigatório;
• Intervalo de repouso e almoço: pode ser reduzido para 30 minutos via acordo ou convenção coletiva;
• Fracionamento de férias: pode ser feito em até 3 períodos, sendo que um deles deve ter o mínimo de 14 dias.

Que ferramentas auxiliam o uso do eSocial?

Para finalizar nosso artigo sobre o que é eSocial, confira alguns insights para garantir um melhor uso do sistema, evitando erros que possam prejudicar sua empresa e seus funcionários:

• Documentos digitais: mantenha todos os documentos e registros dos funcionários em formato digital. O sistema requer o histórico de cada trabalhador, e digitalizar esses documentos agiliza o processo e evita perda de tempo;
• Certificado Digital: utilize um Certificado Digital (modelos A1 ou A3, padrão ICP Brasil) para garantir a legalidade das operações no eSocial;
• Compatibilidade dos arquivos: verifique se o sistema de gestão utilizado na sua empresa é compatível com o eSocial. A adequação evita problemas no cumprimento das obrigações.

Agora, ficou um pouco mais claro o que é eSocial, como ele funciona e por que é uma ferramenta importante para o cumprimento dos direitos trabalhistas e organização das empresas? 

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