Equipe Conta AzulO que você vai ver neste post:
- A nota fiscal de entrada é utilizada para registrar a entrada de produtos ou a prestação de serviços em uma empresa;
- Neste artigo, entenda como e quando lançar essa NF-e, as etapas de emissão, entre outros detalhes pertinentes para você dominar o tema;
- A Conta Azul simplifica a emissão de notas fiscais eletrônicas da sua empresa. Emita NF-e, NFS-e e NFC-e com segurança, evite retrabalho e garanta a aplicação correta dos impostos.
Você sabe o que é uma nota fiscal de entrada? Como o próprio nome sugere, a função dela é registrar e validar a entrada de mercadorias ou a prestação de serviços na sua empresa.
Como qualquer outra NF-e, o uso correto deste documento é indispensável para manter a conformidade do seu negócio, evitar penalidades junto ao Fisco e melhorar a gestão!
Portanto, é fundamental que você saiba quando e como a empresa deve lançar a nota, as etapas de emissão, melhores práticas de armazenamento, entre outros detalhes pertinentes.
Para te ajudar, criamos este artigo completo, com tudo o que você precisa saber sobre nota fiscal de entrada. Acompanhe os tópicos e aproveite:
- O que é a nota fiscal de entrada?
- Quem pode emitir notas fiscais de entrada?
- Em que situações a nota fiscal de entrada deve ser emitida?
- Passo a passo para emitir nota fiscal de entrada
- Como armazenar as notas fiscais de entrada?
- Pode emitir nota fiscal de entrada retroativa?
- Quanto custa para emitir a nota fiscal de entrada?
- A nota fiscal de entrada serve para quais tipos de serviços?
O que é a nota fiscal de entrada?
De forma prática, a nota fiscal de entrada é o documento para comprovação fiscal da movimentação de mercadorias ou serviços recebidos.
Como toda NF-e, trata-se de um documento legal que garante a autenticidade da transação e serve como prova de aquisição para fins contábeis, fiscais e de controle interno.
Para entender melhor seu funcionamento, tenha em mente que a nota fiscal de entrada e saída têm funcionamentos opostos. Ou seja, enquanto a segunda é emitida quando você vende algo, a primeira é lançada após receber um item ou serviço.
Quem pode emitir notas fiscais de entrada?
Tanto a sua empresa quanto o seu fornecedor são obrigados a lançar a nota fiscal de entrada.
Lembre-se de que a empresa tem a obrigação de emitir NF-e sempre que vende um produto ou um serviço, assegurando o registro da operação junto ao Fisco e evitando problemas legais.
Não se esqueça de que o fornecedor também possui esse dever. Ou seja, quando seu negócio compra um bem ou um serviço, ele vem normalmente acompanhado de uma nota.
Essa NF-e que você recebe quando seu fornecedor entrega o que foi adquirido já é considerada uma nota de entrada. Ou seja, não é preciso emitir outra para registrar o que entrou.
Contudo, há situações em que o fornecedor pode ser isento da emissão, como nos casos em que ele é pessoa física ou jurídica não contribuinte do ICMS. Nesses casos, é responsabilidade da sua empresa emitir a nota fiscal de entrada.
Em que situações a nota fiscal de entrada deve ser emitida?
Toda vez que uma mercadoria for movimentada ou a prestação de um serviço recebida pela empresa, é necessário que seja acompanhada de uma nota fiscal de entrada.
Contudo, no caso dos produtos, um item nem sempre é adicionado ao estoque do negócio por conta de uma compra. Há outras situações em que há movimentação de mercadoria sem nenhum tipo de aquisição. Confira quais são elas:
- Quando a empresa emite uma nota fiscal de saída e o cliente devolve a mercadoria. Ao recebê-la, é necessário emitir uma nota de entrada e registrá-la novamente no estoque;
- Quando ocorre o chamado retorno da industrialização, realizado por um profissional autônomo ou avulso;
- Quando a mercadoria tiver saído unicamente para uma feira ou exposição ao público e retornar à empresa;
- Quando seu negócio dá entrada em um produto importado, a nota fiscal da empresa estrangeira não tem valor em território nacional;
- Quando o vendedor não é obrigado a emitir um documento fiscal, seguindo o exemplo que apresentamos no item anterior;
- Quando há aquisição de produto adquirido em leilão ou concorrência promovida pelo poder público;
- Quando a empresa compradora assume o compromisso de retirar ou transportar a mercadoria.
Passo a passo para emitir a nota fiscal de entrada
O lançamento de nota fiscal de entrada é simples, principalmente nos casos em que é emitida pelo fornecedor. Você só precisa preencher os seguintes campos:
- Natureza da operação: trata-se da razão para a geração da NF-e ou NFS-e;
- Dados da mercadoria ou serviço: descrição da prestação ou do produto, valor, quantidade, etc.;
- Informações do fornecedor: CNPJ, nome da empresa, etc.;
- CST (Código de Situação Tributária): tributação dos itens;
- CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestação): identificação da natureza de circulação do produto.
Para a emissão propriamente dita, há duas opções: importação e emissão. Entenda como elas funcionam:
NF-e de entrada por importação
Essa emissão é usada quando a empresa, que vendeu a mercadoria para você, fornece a NF-e. Nesse caso, você vai importar o arquivo XML da nota fiscal, registrando a entrada no controle tributário e também no estoque. As etapas são as seguintes:
- Acesse o Portal Nacional da Nota Fiscal;
- Selecione a opção “Consultar NF-e”;
- Digite a chave de acesso;
- Toque no botão de download;
- Selecione o certificado digital do seu negócio;
- Espere o documento ser baixado.
Nota fiscal de entrada por emissão
Nesse caso, você próprio emite a nota fiscal que comprova que a mercadoria entrou ou voltou para a sua empresa, processo que acontece nos casos que listamos anteriormente.
Nessa situação, o caminho é o mesmo que o utilizado para emitir uma nota fiscal de saída.
Como armazenar as notas fiscais de entrada?
O armazenamento adequado das notas fiscais de entrada é importante para garantir a conformidade legal da sua empresa. Isso facilita o acesso aos dados das compras e contribui para a organização da documentação.
Lembre-se que toda NF-e precisa ser armazenada de forma segura e organizada por pelo menos 5 anos, a partir da data de emissão. Esse é um prazo legal e o descumprimento pode gerar multas e outras sanções.
Mantenha os documentos em local seguro e de acesso restrito, protegidos contra extravios, rasuras e danos físicos.
Além disso, tenha um registro atualizado e organizado de todas as notas recebidas, incluindo informações como data de entrada, número da nota fiscal, fornecedor, valor e descrição dos produtos ou serviços adquiridos.
Hoje em dia, muitas empresas optam por digitalizar suas notas fiscais de entrada. Isso facilita o acesso e a organização, além de reduzir o espaço físico necessário para armazenamento.
Sistemas inteligentes de gestão online, como o Conta Azul, permitem não apenas a consulta, mas também o download de notas fiscais, qualificando o controle e o armazenamento dos arquivos XML.
Em qualquer lugar e a qualquer momento, você acessa as informações que precisa — basta estar conectado à internet. A partir daí, sua gestão se torna mais profissional e ganha eficiência.
Pode emitir nota fiscal de entrada retroativa?
Não há problema em emitir a nota fiscal de entrada retroativamente. Até porque essa NF-e não impacta diretamente no recolhimento de tributos.
Segundo o Portal Nacional da Nota Fiscal, o limite para a autorização de notas com data retroativa é de 30 dias, ou de acordo com o período definido por cada estado. O prazo sempre é contado a partir da data de emissão do documento.
Quanto custa para emitir a nota fiscal de entrada?
Nem sua empresa, nem o seu fornecedor precisam arcar com gastos extras para emitir a nota fiscal de entrada.
Claro que é necessário considerar o investimento em um software para gerenciar as notas, quando a emissão é responsabilidade sua. Contudo, se sua empresa já usa esse tipo de tecnologia, não há custos adicionais.
Sem falar que com uma boa ferramenta de emissão de notas fiscais eletrônicas, o retorno é garantido e compensa significativamente. Vale ressaltar, ainda, que no caso de operações de importação, a emissão da nota fiscal de entrada pode ser feita gratuitamente por meio do Portal Nacional da Nota Fiscal.
A nota fiscal de entrada serve para quais tipos de serviços?
A nota fiscal de entrada deve ser emitida para registrar a movimentação de todo e qualquer serviço adquirido pela sua empresa, assim como ocorre na chegada de itens no estoque.
Como explicamos anteriormente, a emissão quase sempre é de responsabilidade do próprio fornecedor, com exceção dos casos em que ele é uma pessoa física ou jurídica isenta de ICMS.
Em todo caso, ou essa nota é baseada no documento fiscal que acompanha a prestação do serviço, ou é gerada pelo seu próprio negócio.
Agora que você já sabe tudo sobre nota fiscal de entrada, que tal simplificar a emissão, otimizar a organização e agregar total segurança para todas as NF-e emitidas pela sua empresa?
