BPO financeiro: como começar a oferecer esse serviço

Na dúvida sobre o que faz um BPO financeiro e como começar a prestar serviços nessa área que está em franca expansão?

Com a crescente complexidade das operações financeiras e a necessidade de conformidade com as regulamentações fiscais, muitas empresas estão optando por terceirizar a gestão de finanças para profissionais especializados. 

A busca por conformidade, otimização de custos, apoio estratégico e eficiência operacional fazem as soluções de Business Process Outsourcing ganharem destaque.

Atualmente, oferecer serviços de BPO financeiro pode ser uma oportunidade bastante lucrativa. Contudo, como toda área em ascensão, antes é necessário compreender suas particularidades para ter sucesso.

Ficou interessado em seguir essa tendência? Este artigo contém dicas básicas de como prosseguir na oferta de terceirização de processos. Acompanhe os tópicos:

• O que faz um profissional de BPO financeiro?
• Qual a importância e o impacto do BPO nas empresas?
• Quem pode atuar como BPO financeiro?
• Quais são os serviços de um BPO financeiro?
• Quanto cobrar pelo BPO financeiro
• Como saber se uma empresa precisa do BPO financeiro?
• Como começar a oferecer os serviços de BPO financeiro?
• Ferramentas para BPO financeiro
• Escalando o BPO e conquistando mais clientes

O que faz um profissional de BPO financeiro?

Para entender o BPO financeiro e como começar, primeiro é preciso saber o significado da sua sigla. Do inglês Business Process Outsourcing, o BPO pode ser traduzido como Terceirização dos Processos de Negócios.

Logo, o BPO financeiro é a terceirização das tarefas financeiras de uma empresa, uma prática em alta no mercado devido à demanda por uma gestão financeira mais eficiente.

Os serviços mais comuns prestados pelo BPO financeiro são:

• Controle do fluxo de caixa;
• Gestão de contas a pagar e receber;
• Conciliação bancária;
• Emissão de boletos;
• Emissão de Nota Fiscal;
• Fechamento de caixa;
• Gestão de documentos financeiros;
• Relatórios financeiros.

Portanto, um profissional de BPO financeiro é responsável por gerenciar e executar os processos financeiros terceirizados pelos seus clientes.

Qual a importância e o impacto do BPO nas empresas? 

Não é por acaso que o BPO financeiro tem se tornado uma ferramenta cada vez mais estratégica para empresas de todos os portes e segmentos. Ao terceirizar funções que não fazem parte da sua base de atuação, os negócios podem focar nas atividades principais, ganhando mais eficiência e competitividade.

A presença de especialistas dedicados às finanças da empresa agrega outros benefícios estratégicos extremamente relevantes, como:

• Aumento da produtividade;
• Informações mais rápidas e precisas;
• Aumento da segurança jurídica;
• Valor agregado aos seus serviços;
• Aumento de receita;
• Segurança financeira;
• Otimização da gestão de documentos.

Empreendedores estão cada vez mais atentos a essas vantagens e reconhecem sua importância para prosperar no mercado atual. Por isso, um número crescente de especialistas da área de finanças busca dominar o conceito de BPO financeiro e como começar.

Quem pode atuar como BPO financeiro?

Diversos perfis profissionais que tenham expertise na área de finanças e que estejam aptos a entregar serviços de qualidade aos clientes podem começar como BPO financeiro.

Empresas contábeis, por exemplo, podem assumir a gestão financeira de seus clientes e oferecer um serviço completo, aproveitando a proximidade com as contas, patrimônio e fluxo de caixa.

Inclusive, cada vez mais escritórios e contadores oferecem o BPO Financeiro como parte de seu portfólio de serviços premium, ajudando empresas a manter as finanças em dia e trazendo uma visão de futuro da viabilidade do negócio.

Mesmo que você não atue nessa área, é possível focar exclusivamente na oferta de serviços de BPO financeiro, seja de forma independente ou por meio de uma empresa com equipes multidisciplinares. Em todos os casos, o que vale é aproveitar a expertise nas áreas da gestão financeira para promover soluções completas e personalizadas aos clientes.

Nesse sentido, é essencial ter expertise em finanças e contabilidade, ser familiarizado com a legislação contábil e fiscal brasileira, além de dominar os principais conceitos, ferramentas e tecnologias de gestão financeira.

Quais são os serviços de um BPO financeiro?

Ao iniciar no BPO financeiro, é essencial adaptar os serviços às necessidades dos clientes. Um caminho interessante é criar planos e pacotes com opções de personalização, para atender todos os perfis e garantir uma remuneração compatível com a demanda de cada empresa.

Também é importante conhecer o mercado de BPO financeiro em que deseja atuar, já que esse conhecimento qualifica o atendimento e o faz ser um especialista de nicho. Abaixo, conheça alguns serviços de BPO financeiro e como começar:

Gestão do fluxo de caixa

A gestão de fluxo de caixa é um dos serviços essenciais do BPO financeiro. Ele permite acompanhar de perto as entradas e saídas diárias, semanais e mensais, identificando lacunas financeiras e apoiando formas de superá-las.

Ao assumir o apoio à gestão financeira, você consegue:

• Fornecer informações relevantes sobre a posição financeira do negócio;
• Fazer projeções;
• Identificar oportunidades;
• Alertar sobre possíveis riscos à viabilidade econômica e a necessidade crédito.

Gestão de contas a pagar e receber

Outra função do BPO financeiro é cuidar das contas a pagar da empresa, fazendo os registro e até mesmo agendando pagamentos pelo Internet Banking para o cliente autorizar. Em relação às contas a receber, a tarefa é lançar os próximos recebimentos e, em alguns casos, emitir boletos bancários e notas fiscais.

Você também pode auxiliar o cliente com:

• Soluções para a inadimplência;
• Identificando pagamentos em atraso;
• Demonstrações dos principais KPIs e Indicadores Financeiros para subsidiar as tomadas de decisões.

Conciliação bancária

A conciliação bancária consiste em conferir as movimentações do cliente e garantir que os saldos coincidam com a conta bancária da empresa. Dessa forma, você pode auxiliar o cliente na segurança financeira e compliance, além de combater eventuais fraudes quase em tempo real.

Análise de crédito

A análise de crédito pode ser acrescentada ao BPO financeiro para proporcionar mais segurança nas negociações do cliente. Nesse caso, cabe a você:

• Avaliar a capacidade de pagamento pelo indicado NCC (Necessidade de Capital de Giro) e o histórico de crédito de clientes e empresas;
• Cuidar da reputação do próprio cliente;
• Ajudar na eficiência de dias financiados com capital próprio.

Gestão da documentação

Quando o serviço de gestão da documentação é incluído em seu portfólio, você fica responsável pelo arquivamento e auditoria de todos os documentos financeiros da empresa.

Naturalmente, é preciso estar preparado para fazer todo o trabalho no meio digital e garantir a proteção dos dados confidenciais, além de alinhar-se à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Gestão de indicadores

Se você busca meios de agregar ainda mais valor ao BPO financeiro, vale a pena oferecer o serviço de gestão de indicadores. De forma resumida, aqui estão algumas das funções relacionadas:

• Determinar e monitorar KPIs (Indicadores-Chaves de Desempenho) como lucratividade, rentabilidade e margem de lucro, ponto de equilíbrio;
• Apresentar relatórios completos sobre o desempenho financeiro do negócio e apoiar a tomada de decisão do cliente.

Quanto cobrar pelo BPO financeiro

Uma das dúvidas que surgem ao começar como BPO financeiro está relacionada com a definição de preços. Portanto, tenha em mente que os valores podem variar bastante.

Procure ir além dos aspectos básicos de precificação, como custos fixos e variáveis, margem de lucro desejada, análise da concorrência e práticas comuns no mercado. Foque também no nível de especialização do BPO oferecido, nas atividades terceirizadas e nas particularidades das empresas clientes.

Serviços que exigem um alto grau de especialização e atividades mais complexas justificam preços mais elevados devido ao valor agregado, e vice-versa. O porte dos seus clientes e o volume de transações também são cruciais: negócios maiores e com mais transações necessitam de mais recursos, aumentando o custo. 

Da mesma forma, o regime tributário de cada empresa pode ou não complicar os serviços necessários, impactando o preço final. A percepção de valor pelo cliente é fundamental. Se o BPO financeiro oferecer melhorias significativas na eficiência, redução de custos e insights estratégicos, eles estarão dispostos a pagar mais.

Como saber se uma empresa precisa do BPO financeiro?

Existem alguns sinais claros que indicam a demanda por uma solução de BPO financeiro por parte de seus clientes. O primeiro deles é a ausência de uma equipe ou profissional interno dedicado à área de finanças, no caso de empresas com pessoal reduzido e estrutura enxuta.

Outra evidência é a dificuldade em manter um processo de gestão financeira eficiente, muitas vezes porque o próprio responsável não tem tempo ou interesse na área.

Quando a empresa começa a crescer e a estrutura de gestão financeira deixa de acompanhar, seja por ausência de processos ou por equipe inadequada, a avaliação dos resultados pode se tornar uma verdadeira agonia

Como consequência, a empresa pode ter problemas, por exemplo:

• Erros constantes nos registros e movimentações;
• Falta de informação sobre a saúde financeira do negócio;
• Multas e penalidades por atrasos em pagamentos;
• Descumprimento de leis;
• Ocorrência de fraudes.

Por fim, se o cliente ainda faz todo o controle financeiro manualmente e sem qualquer sistema adequado, o BPO financeiro pode ser a melhor solução para otimizar processos e melhorar os resultados.

Como começar a oferecer os serviços de BPO financeiro? 

Para começar a operação do BPO financeiro, é necessário organizar os processos internos, ou seja, criar rotinas e padrões que serão replicados em todos os clientes. Independente se você tem um escritório de contabilidade ou não, será preciso entender muito bem esses processos para evitar transtornos e conseguir escalar o negócio.

O primeiro passo é definir o seu público-alvo: quais clientes a empresa atenderá? Comércio, serviços, indústria? Uma dica: as empresas de serviço são as que mais se beneficiam do BPO financeiro, portanto vale apostar nesse ramo. Mas, claro, a escolha depende de cada profissional.

Você pode definir o seu público-alvo e fazer uma lista de clientes que se enquadram nesse perfil. Também é recomendado iniciar a divulgação digital, a partir de um site e das redes sociais, para começar a prospecção dos primeiros clientes.

Feito esse planejamento inicial, é hora de se preocupar com a operação. Se você é um empresário contábil, pode destacar algumas pessoas da sua equipe para fazer a operação do BPO.

A dica aqui é conversar com os colaboradores e ver quem tem interesse em ser destacado para a nova tarefa. É interessante que seja uma escolha voluntária, ou seja, alguém que realmente tenha interesse e perfil para a área financeira.

Se não tem escritório de contabilidade, você pode iniciar a operação sozinho mesmo, com sócios ou contratando pessoas para fazer as operações. Em todo caso, é sempre importante definir três pilares para começar como BPO Financeiro: 

• Quem irá executar (pessoas);
• Público-alvo (clientes);
• Marketing (captação de clientes).

Veja mais algumas dicas importantes para garantir o sucesso do seu BPO financeiro quando começar:

1. Comece de dentro para fora

A melhor forma de começar como BPO financeiro é implementado em seu escritório, é arrumar a casa antes de tudo. Ao ter um exemplo bem-sucedido de gestão financeira, você inspira confiança nos clientes e se torna uma referência no serviço. 

Para isso, padronize os processos e utilize ferramentas para facilitar o controle financeiro, emissão de documentos e importação de extratos bancários, por exemplo.

2. Adote uma plataforma de gestão financeira

Ter uma boa plataforma de gestão financeira e contábil é imprescindível para organizar seu BPO de finanças, pois são atividades que se complementam de forma estratégica quando o assunto for avaliação do desempenho do cliente.

A Conta Azul, por exemplo, reúne ferramentas necessárias para o controle financeiro, automatização de notas fiscais e boletos, importação de extratos bancários, organização de documentos digitais, geração de relatórios e demais funções do BPO. 

Com a solução tecnológica certa, o serviço é agilizado, os dados são integrados facilmente e os custos são reduzidos.

3. Delegue o serviço a um profissional experiente

Para o BPO funcionar eficientemente, não basta ter tecnologia; é necessário um time qualificado, com uma cultura forte e processos bem definidos. Tarefas como conciliação bancária diária e gestão de todas as contas devem ser delegadas a um profissional que domine a gestão financeira.

Já a apresentação de resultados e análise de dados podem ficar a cargo de um especialista com experiência consultiva e boa comunicação, que poderá traduzir termos e desvendar os números para o cliente.

4. Mapeie todo o processo

O processo de BPO financeiro pode ser um tanto complexo, exigindo que você mapeie cada etapa do serviço e crie um fluxo interno eficiente. Não existe uma fórmula pronta, será necessário desenvolver suas próprias rotinas e processos. 

Naturalmente, conversar com quem já atua no mercado ajudará bastante a entender esse desafio e oportunidade.

Você terá que padronizar as atividades, desenhar uma rotina financeira, definir ferramentas, testar processos, estar atento ao controle de qualidade e aplicar melhorias contínuas. Como resultado, sua empresa terá uma metodologia própria para prestar o serviço e poderá se diferenciar com base nesse know-how.

5. Defina seu público-alvo

Não adianta saber como ter o melhor serviço de BPO financeiro e como começar se você não o direciona para o público certo. Hoje, um dos públicos-alvo com maior potencial são as empresas prestadoras de serviços, que querem focar no core business e deixar suas finanças nas mãos do contador.

Em comparação com a indústria e comércio, os processos são bem menos burocráticos e abrem caminho para a terceirização. Ainda assim, o comércio oferece grandes possibilidades, as quais recomendamos estudar.

Além disso, as empresas de pequeno porte são as que mais precisam do apoio na gestão financeira, pois têm dificuldades em realizar o controle internamente e avaliar seus resultados de forma eficiente.

6. Crie seus planos

Com a estrutura e equipe pronta, crie planos de BPO financeiro que se adaptem às diferentes demandas dos clientes. O ideal é ter alguns pacotes padronizados e opções de serviços extras mais complexos que podem ser contratados por fora, conforme a relação for evoluindo.

Você também pode segmentar seus clientes por porte, ramo de atuação, faturamento e qualquer outro critério que ajude a classificar as demandas e oferecer um BPO sob medida para cada realidade. Essa segmentação também vai otimizar seus investimentos em marketing e treinamento do time.

Ferramentas para BPO financeiro

Até pouco tempo atrás, não existiam ferramentas específicas para trabalhar com o BPO financeiro. Cada parte do processo era executada em um sistema diferente, o que gerava retrabalho e até perda de informação.

Hoje, você pode trabalhar com o BPO financeiro com mais eficiência. E, para isso, recomendamos duas ferramentas: Conta Azul Pro e PlayBPO.

Conta Azul Pro

Com a Conta Azul Pro é possível automatizar quase 100% da operação financeira. Emissão de boletos, emissão de notas fiscais, controle de contas a pagar e receber, relatórios de fluxo de caixa e muito mais.

A Conta Azul Pro é um ERP de gestão desenvolvido para facilitar a rotina do operador de BPO financeiro.

PlayBPO

A PlayBPO é o primeiro software para gestão de tarefas de empresas de BPO financeiro do Brasil. Com ela, você controla as atividades, organiza os acessos, analisa se um cliente está dando lucro ou prejuízo na operação, troca informações com o cliente de forma segura, e muito mais.

Em resumo, com essas duas plataformas em mãos e um notebook ou computador com internet, você consegue trabalhar com o BPO financeiro de qualquer lugar e em qualquer hora.

Escalando o BPO e conquistando mais clientes

Para ganhar escala, você precisa de sistemas que facilitem a operação das tarefas do dia a dia.

Essas ferramentas permitem que sua empresa passe de 5 para 10 clientes sem aumentar de forma agressiva os seus custos com a operação, pois elas já estão parametrizadas e foram pensadas em escalabilidade.

Agora que você já domina as particularidades do BPO financeiro e como começar, dê o primeiro passo e explore as funcionalidades do ERP da Conta Azul.