Equipe Conta AzulO que você vai ver neste post:
- O regime de caixa contabiliza as despesas e as receitas apenas quando entram ou saem do caixa da empresa;
- Ao optar por ele, os negócios facilitam o controle dos seus pagamentos e recebimentos, mas é preciso ter atenção quanto à previsibilidade das finanças;
- Neste post, você verá o que é regime de caixa, sua importância, quem pode optar pelo modelo, diferenças para o regime de competência e os cuidados a serem adotados.
No universo empresarial, compreender os diferentes métodos contábeis é fundamental para uma gestão financeira eficiente. Entre eles, o regime de caixa se destaca por sua simplicidade e praticidade.
Ideal para negócios de pequeno porte, ele permite registrar as movimentações somente quando o dinheiro efetivamente entra ou sai. Ou seja, seu uso beneficia a rotina do empreendedor, permitindo um acompanhamento mais fácil, ágil e direto das finanças, além de um controle otimizado do pagamento de impostos.
Mas, o que é regime de caixa exatamente? Ele pode ser usado por todas as empresas? Como funciona? Quais suas diferenças para o regime de competência? Como declarar e quais cuidados priorizar?
Acompanhe os tópicos para descobrir as respostas dessas e outras perguntas fundamentais para você dominar o tema:
- O que é regime de caixa?
- A importância do fluxo de caixa no regime de caixa
- Quais empresas podem adotar o regime de caixa?
- Exemplos práticos de regime de caixa
- Como declarar regime de caixa no Simples Nacional?
- Como optar pelo regime de caixa no Lucro Presumido?
- Qual a diferença entre regime de caixa e de competência?
- Quais as vantagens do regime de caixa?
- Cuidados que sua empresa deve ter com o regime de caixa
O que é regime de caixa?
O regime de caixa é o regime contábil no qual as despesas e receitas são contabilizadas apenas quando entram ou saem do caixa, e não no momento em que as compras, vendas ou prestações de serviço são realizadas.
Neste modelo, a empresa é tributada somente pelos valores recebidos, não pelas notas fiscais emitidas, favorecendo negócios com vendas a prazo e prestação de serviços, pois o pagamento dos impostos ocorre apenas após o recebimento dos valores.
Por exemplo, se um cliente faz uma compra em cinco parcelas, o imposto sobre o produto será pago pela empresa a cada pagamento efetuado pelo cliente, em vez de ser cobrado na emissão da nota fiscal.
Isso representa uma vantagem significativa, pois os impostos acompanham o fluxo dos recebimentos, evitando desembolsos imediatos. Essa regra também se aplica a prestadores de serviço, que pagam impostos somente quando recebem pelo trabalho realizado.
Resumindo: a nota fiscal será emitida e, ao receber o valor cobrado (por meio de cheque, cartão de crédito ou transferências bancárias), o imposto será então cobrado.
O regime de caixa é ideal para empresas com transações financeiras simples, que desejam evitar a complexidade do regime de competência.
A importância do fluxo de caixa no regime de caixa
O fluxo de caixa é a operação mais importante do regime. Ele permite ao empreendedor controlar o que foi pago ou recebido e o que ainda está pendente, incluindo os impostos.
Com um fluxo de caixa bem monitorado, é possível identificar áreas para otimizar custos, negociar prazos vantajosos com fornecedores, prevenir inadimplência e garantir o cumprimento das obrigações fiscais.
Para que esse monitoramento seja efetivo, acompanhando de perto todos os pagamentos e recebimentos, é essencial contar com a tecnologia.
Um sistema de gestão eficiente possibilita monitorar todo o processo em tempo real e realizar a conciliação bancária, que costuma gerar gargalos, de forma automática.
Quais empresas podem adotar o regime de caixa?
Empresas de pequeno porte, bem como os negócios que aderem ao Lucro Presumido e ao Simples Nacional, podem optar pelo regime de caixa. Essa escolha permite um menor comprometimento dos recursos financeiros, pois apenas os valores recebidos são tributados.
Além disso, o ele simplifica o processo contábil, o que é benéfico para negócios que não têm uma estrutura contábil mais robusta.
Essa simplificação também permite que os empreendedores foquem mais nas operações e no crescimento do negócio ao invés de se preocuparem com a complexidade da contabilidade.
Exemplos práticos de regime de caixa
Para que você entenda melhor o que é regime de caixa, vamos a alguns exemplos práticos de aplicação.
Imagine que sua empresa adquiriu uma reposição de estoque no valor de R$ 6 mil em julho e acordou com o fornecedor que o pagamento seria dividido em 2 vezes, com início no mês seguinte. A contabilização dessa despesa seria assim:
| Maio | Junho | Julho | Agosto | Setembro | Outubro |
| R$ 3 mil | R$ 3 mil |
Aqui, podemos destacar a principal diferença entre regime de caixa e competência. Por se tratar do caixa, apesar de o negócio ter sido feito em julho, os pagamentos só foram contabilizados quando ocorreram de fato, em agosto e setembro.
Se fosse um regime de competência, seria feita a contabilização dos R$ 6 mil completos ainda em julho. Para pagamentos à vista, essa diferenciação não existe. Em ambas as situações, a despesa seria contabilizada no mês em que a compra foi realizada.
Como declarar regime de caixa no Simples Nacional?
Para quem atua no Simples Nacional e deseja declarar o regime de caixa, é necessário manter o registro dos valores a receber referentes às operações a prazo ou prestações de serviço. Neles, devem constar ao menos as seguintes informações:
- Número de cada documento fiscal e sua respectiva data de emissão;
- Valor, quantidade e data de vencimento de cada parcela;
- Saldo a receber;
- Valor recebido e sua data;
- Créditos não mais cobráveis;
- Valor da prestação ou operação.
Nesse caso, a padronização dos registros é feita de acordo com a Resolução CGSN n.º 140/2018.
Como optar pelo regime de caixa no Lucro Presumido?
Já se a dúvida for sobre como optar pelo regime de caixa no Lucro Presumido, saiba que os optantes por esse modelo de tributação do IR podem adotá-lo para apurar suas contribuições ao PIS, CSLL, COFINS e IRPJ. Para isso, é necessário:
- Indicar via registro individual no Livro Caixa qual é o documento fiscal correspondente a cada recebimento;
- Na conclusão do serviço ou na entrega do bem, ou direito, emitir seu documento fiscal idôneo.
O recomendado é controlar as receitas recebidas em uma conta específica. Nela, cada lançamento deve indicar o documento fiscal referente ao recebimento.
Qual a diferença entre regime de caixa e de competência?
No regime de competência, ocorre o inverso. Nesse modelo, a empresa faz o registro da venda ou compra no dia em que ele ocorreu, mesmo que só receba ou pague o dinheiro depois.
Por exemplo: se uma empresa vendeu um produto em dezembro por R$ 200 e disponibilizou o pagamento em duas parcelas de R$ 100, a serem pagas em janeiro e fevereiro, ocorre o seguinte:
- No regime de caixa, são registrados R$ 100 reais em janeiro e R$ 100 em fevereiro, que é quando a empresa receberá os pagamentos. Os impostos ligados a essa venda também serão pagos em janeiro e fevereiro;
- No regime de competência, são registrados R$ 200 em dezembro, que foi quando ocorreu o fato gerador. Nesse caso, a apuração dos tributos também é feita em dezembro.
Por lei, todas as empresas são obrigadas a fazer os registros contábeis pelo regime de competência. Porém, como já mencionamos, é permitido para as empresas do Simples Nacional e Lucro Presumido optarem pelo regime de caixa para controle fiscal.
Quais as vantagens do regime de caixa?
Depois de conferir como funciona o regime de caixa, exemplo do seu funcionamento e sua relação com o fluxo de caixa, é fácil perceber os benefícios que ele pode agregar à sua empresa. Os principais são:
- Acesso às informações atualizadas e aos dados realistas do quanto a empresa tem em caixa;
- Facilidade para direcionar seu planejamento financeiro empresarial;
- Organizar as rotinas sem comprometer a saúde financeira da empresa, contando os valores que estão em caixa;
- Postergar o pagamento de taxas e impostos.
Cuidados que sua empresa deve ter com o regime de caixa
Como falamos, é importante ter atenção a alguns pontos do regime de caixa, principalmente no que se refere ao acompanhamento das movimentações e ao planejamento financeiro.
Afinal, mesmo que determinado valor ainda não tenha sido contabilizado no caixa, uma hora ele irá sair ou entrar na empresa. Dessa forma, o mais indicado é contar com um sistema de gestão para fazer esse controle de forma assertiva.
Outro aspecto importante é avaliar a quantidade de vendas a prazo e se a empresa tem capacidade para arcar com a inadimplência.
Por mais que seja uma facilidade para o cliente e que os impostos sejam pagos apenas com o recebimento das prestações, o empreendedor precisa considerar que, infelizmente, poderá ficar sem o pagamento devido.
Para isso, é necessário um bom monitoramento dos resultados operacionais do negócio, para saber a real situação financeira da empresa. O apoio da tecnologia também é indispensável neste caso.
Em resumo, o regime de caixa pode ser muito vantajoso por conta do seu alinhamento com o fluxo de caixa. Além disso, ele simplifica o controle das contas, do pagamento de impostos e dos recebimentos em geral. Contudo, seu uso exige cautela.
Nesse sentido, para aproveitar ao máximo seus benefícios, você precisa planejar e acompanhar bem cada detalhe das suas finanças.
Isso porque, mesmo sem contabilizar o que ganha e recebe na hora de fechar os negócios, é essencial controlar de perto cada lançamento.
Quer entender como usar a ajuda da tecnologia para fazer isso de um jeito mais prático e eficiente? Acesse nosso conteúdo e entenda os motivos para usar um sistema de controle financeiro empresarial.
