Substituição Tributária: o que é, quando se aplica e quais os tipos desse regime

No complexo universo das transações fiscais e da arrecadação de tributos, a substituição tributária (ST) se destaca como uma peça fundamental para empresas e governo. 

Mais do que um simples regime de arrecadação, representa um mecanismo estratégico que visa simplificar a cobrança de impostos, combater a sonegação fiscal e garantir a transparência nas relações comerciais.

A compreensão das regras que regem a ST é indispensável para todo empreendedor, especialmente aqueles que atuam em indústrias e empresas importadoras. Nesse processo, a responsabilidade pelo pagamento do ICMS é transferida para essas empresas, exigindo um controle financeiro rigoroso e uma gestão tributária eficiente.

Para saber quando se aplica esse tipo de regime e tirar suas dúvidas sobre o tema, continue a leitura deste artigo.

• O que é substituição tributária?
• Quais os tipos de substituição tributária?
• Quem deve fazer a substituição tributária? 
• Tabela de substituição tributária: o que é e como consultar 
• Mudanças na substituição tributária

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O que é a substituição tributária?

A substituição tributária é uma forma de arrecadação de tributos que transfere a responsabilidade do pagamento de impostos para outro contribuinte. O objetivo é simplificar a cobrança de impostos e diminuir a sonegação fiscal.

Esse regime é utilizado para produtos plurifásicos, em que os tributos são cobrados várias vezes durante a cadeia de determinadas mercadorias. Na prática, o imposto é recolhido por um componente anterior, como a indústria ou a distribuidora, em vez da empresa que realiza a venda final.

Um exemplo é o ICMS. Se você produz pão e contrata uma distribuidora para entregá-lo aos supermercados, o ICMS será cobrado de você. 

A vantagem é que, na substituição tributária, o tributo é cobrado de uma vez só, tornando-se um imposto monofásico. Assim, você inclui o valor da cobrança no produto final e o governo otimiza o controle do pagamento do ICMS.

Portanto, a lógica por trás da substituição é que, ao concentrar o recolhimento do imposto em um número menor de contribuintes, fica mais fácil controlar e fiscalizar a arrecadação, reduzindo a evasão fiscal.

Quais os tipos de substituição tributária?

Para iniciar o assunto, vamos apresentar os conceitos de contribuintes substituto e substituído. O contribuinte substituto é quem paga os tributos de operações antecedentes, concomitantes ou subsequentes. Logo, ele fica obrigado a quitar a substituição tributária.

Já o substituído é aquele que teve seu tributo pago pelo contribuinte substituto. Agora, confira abaixo os três tipos de substituição tributária:

1. Substituição propriamente dita

É a substituição do contribuinte por outro que integra a mesma cadeia do negócio jurídico. Quer um exemplo? Uma indústria que paga o tributo devido pelo fornecedor que realiza o transporte.

2. Substituição para frente

A substituição para frente é a cobrança dos tributos relacionados à circulação das mercadorias de forma antecipada.

Esse tipo é muito aplicado em produtos como combustível, bebida alcoólica e cigarro, que têm alíquotas elevadas de ICMS. São tipos de produtos cujo cálculo presumido considera o preço final de venda e a margem de lucro presumida.

3. Substituição para trás

A tributação para trás ocorre quando a cobrança do ICMS é adiada. Só o último participante da cadeia da mercadoria paga o tributo integralmente e com todas as operações praticadas.

Esse tipo de substituição também é conhecido como diferimento e antecedente e é aplicado para alimentos, remédios e também livros. Seu funcionamento é o inverso da substituição para frente.

Quem deve fazer a substituição tributária?

O contribuinte responsável pela substituição tributária varia conforme o caso. O Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) publica uma lista dos bens sujeitos à tributação, que pode ser consultada no site do órgão.

O CONFAZ utiliza o Código Especificador da Substituição Tributária (CEST) para organizar a cobrança do ICMS por substituição tributária. 

Quando uma mercadoria enquadrada no CEST é vendida, o código deve constar na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Optantes pelo Simples Nacional também devem inserir o código ao emitir a nota fiscal.

Por exemplo, se você produz “Bebidas prontas à base de mate ou chá” incluídas na lista do CEST, mesmo que no seu estado essas mercadorias não estejam enquadradas na substituição tributária, o código deve constar na nota fiscal. 

Caso o código CEST esteja errado ou não apareça, o receptor pode rejeitá-la, exigindo corrigir a nota para enviá-la. Na dúvida, consulte o seu contador.

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Tabela de substituição tributária: o que é e como consultar

A tabela de substituição tributária (tabela CEST) reúne os produtos sujeitos à substituição tributária do ICMS. Ela pode ser consultada neste link. 

O CEST foi criado em 2015, pelo CONFAZ, para padronizar as categorias de produtos sujeitas à substituição tributária. Antes do seu surgimento, cada estado poderia escolher os produtos para entrar nesse regime.

Na tabela existe a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), também utilizada para identificação de produtos. Então, para saber qual CEST utilizar para a sua mercadoria, você deve realizar uma troca do NCM para CEST e prestar atenção na descrição do produto.

Só para você ter uma ideia, o NCM 2201.10.00 diz respeito à água mineral. Se ela estiver em uma garrafa de vidro de até 500 ml, o CEST é 03.001.00. Já se for uma embalagem plástica ou copo plástico de até 500 ml, o CEST é 03.005.00. Ou seja, o mesmo NCM pode estar relacionado a códigos CEST diferentes.

Mudanças na substituição tributária

Ciente de que o ICMS e a substituição estão diretamente relacionados, é importante saber que o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços passou por mudanças recentes.

Apesar de muitos estados terem alterado a alíquota geral do ICMS em 2023, uma nova tabela interestadual entrou em vigor em janeiro de 2024. Com ela, algumas alterações importantes foram implementadas para as empresas que fazem operações entre estados.

A principal mudança é a diminuição das alíquotas interestaduais para as regiões Centro-Oeste, Nordeste e Norte. Elas passaram de 12% para 7%, a fim de estimular o desenvolvimento dessas áreas e minimizar desigualdades regionais.

Outro ponto importante foi a simplificação das regras de partilha entre os estados de origem e destino. Agora, elas serão aplicadas de maneira uniforme, independente do tipo de produto ou regime tributário.

Em meio a essas alterações, também ocorreu a atualização dos valores das mercadorias sujeitas à substituição tributária. Eles serão reajustados todos os anos pelo IPCA. 

Como você pôde ver ao longo deste artigo, a substituição tributária é uma ferramenta vital no contexto da arrecadação de tributos no Brasil, proporcionando uma maior eficiência e controle na fiscalização do ICMS. 

Apesar dos desafios operacionais para as empresas, os benefícios em termos de simplificação do processo e redução da evasão fiscal são significativos. A correta consulta e utilização das tabelas de substituição tributária são essenciais para assegurar a conformidade fiscal e evitar penalidades.

Nesse sentido, vale reforçar que ela é uma entre as obrigações fiscais na qual é preciso ter atenção. Isso inclui gerenciar documentos fiscais.

Agora que você conhece as particularidades da substituição tributária, baixe grátis um guia para a gestão de Notas Fiscais Eletrônicas e tenha um gerenciamento fiscal eficiente!