3 motivos para colocar seu escritório de contabilidade na nuvem

Uma das atividades que mais demanda tempo dos escritórios contábeis é fazer os lançamentos contábeis e controlar os documentos que comprovam as movimentações financeiras dos clientes. O volume é imenso e quanto mais você amplia a carteira, maior é o tempo dedicado para fazer a operação e a organização dessas informações, não é mesmo?

A computação em nuvem (ou cloud computing) é um modelo tecnológico que ajuda o escritório contábil a ter mais produtividade nas atividades operacionais. A nuvem está conquistando os pequenos empresários exatamente por trazer eficiência e organização, além de garantir a segurança e a disponibilidade dos seus documentos. Este movimento se traduz em uma grande oportunidade para o seu escritório contábil, pois fica mais fácil fazer a importação e contabilização destes dados em seu sistema contábil.

Uma pesquisa realizada com 500 escritórios contábeis nos Estados Unidos apontou que 65% deles já adotaram a tecnologia cloud em seus processos. Aqui no Brasil, a IDC (International Data Corporation), consultoria especializada em tecnologia, afirma que o mercado de computação em nuvem vai crescer mais de 20% neste ano, e garante que o crescimento se deve ao ganho de confiança, pois as empresas fornecedoras estão mostrando na prática que são seguras.

Veja três motivos para seu escritório contábil utilizar os recursos deste modelo tecnológico:

1. Evitar perda de dados de seus clientes e do escritório contábil

Ao adotar a tecnologia em nuvem, as informações das empresas são arquivadas em um datacenter (não mais no seu computador ou em caixas pelo escritório) e totalmente protegidas de catástrofes naturais, furtos e crackers (pessoas que quebram os sistemas de segurança para acessar informações sigilosas).

Já pensou em uma situação de furto levarem todos os computadores bem na época da entrega das declarações de imposto de renda? Não enviar esse documento obrigatório no prazo traria um grande prejuízo para seus clientes, com a incidência de multas, e um prejuízo ainda maior para a credibilidade do seu negócio.

O modelo de nuvem minimiza esse tipo de risco, garantindo a segurança dos dados, com uma estrutura robusta e atualizada para backup. Esses cuidados impedem que agentes não autorizados acessem seu conteúdo e mesmo seus funcionários podem ter restrições de acesso estabelecidas previamente.

De acordo com o Gartner, outra consultoria que é referência em tecnologia, o investimento em datacenters no Brasil crescerá pelo menos 40% até 2016, focado, principalmente, na melhoria e renovação da infra-estrutura de servidores existentes, refletindo em ainda mais segurança.

Para gerenciar e arquivar seus documentos nesse modelo, indicamos ferramentas como o Dropbox e ainda uma gama de soluções profissionais oferecidas pelo Google.

2. Acessar as informações contábeis de qualquer lugar

Visitas aos clientes, à junta comercial e participações em congressos de contabilidade mantêm você longe do escritório por horas. O ideal é que você possa, nestes momentos, ter disponibilidade das informações do escritório, por meio de aplicativos na nuvem.

Uma situação prática: você chega à prefeitura para regularizar a situação de um cliente. Pega sua pasta e percebe que esqueceu o contrato social e o cartão de CNPJ dos clientes. Precisa voltar para buscar? De jeito nenhum! Com o armazenamento em nuvem, você acessa os documentos pelo notebook, celular ou tablet, de onde quer que esteja e conclui seu trabalho.

Além disso, sabemos que para o dono de um escritório contábil é normal estar sempre preparado para atender a um cliente que precise de seu apoio fora do horário convencional. Para prestar um atendimento diferenciado, a nuvem permite que o escritório esteja sempre acessível e que você consiga rapidamente todas as informações que podem ser cruciais para seu cliente naquele momento.

3. Elevar a produtividade e o nível de serviço

No modelo em nuvem, seu cliente pode adotar um sistema de gestão online e registrar todas as movimentações financeiras  anexando os  respectivos documentos hábeis de cada lançamento.

Você poderá acessar estes lançamentos e documentos digitalizados e exportá-los de forma que possam ser importados diretamente para o seu sistema contábil. Sem papel impresso e sem malote! O ContaAzul para Contadores é um exemplo de sistema gratuito que faz essa integração contábil.

Assim, a troca e o armazenamento de documentos fica muito mais rápido, seguro e organizado com garantia de informações sempre atualizadas e disponíveis. Além disso, o tempo economizado permite que o escritório contábil dedique tempo para agir como um consultor de negócios e disponibilizar mais serviços e orientações aos clientes que já são da casa e conquistar novos.

Com estas facilidades que a computação em nuvem oferece, seu escritório será percebido pelos clientes como referência em produtividade, preparado e conectado com o futuro.