6 dicas para reduzir a inadimplência em seu escritório contábil | Parte 1

A economia estagnada, juros altos e o corte nos investimentos pela maior parte do empresariado colocaram a palavra “crise” nas rodas de conversa e, sem dúvida, deve ser motivo de atenção no seu escritório contábil também.

Um recente levantamento realizado pelo Jornal Contábil aponta que cerca de 66% dos escritórios de contabilidade entrevistados afirmaram que houve um aumento significativo no atraso do pagamento dos honorários em 2015.

No artigo de hoje, preparamos as primeiras três (de seis) estratégias práticas para você contornar a crise e afastar o fantasma da inadimplência do seu escritório contábil. Aproveite as dicas e mãos à obra!

1. Formalize as condições de pagamento e comerciais

Seja por falta de caixa ou esquecimento, pode acontecer de os clientes não pagarem seus honorários em dia, impactando fortemente o seu fluxo financeiro. Mas, é possível evitar que isso aconteça, se os clientes reconhecerem que o serviço do seu escritório é parte fundamental para o andamento do negócio.

Anderson Hernandes, um dos principais nomes do setor contábil no Brasil, ressalta que, para garantir baixos índices de inadimplência no seu escritório de contabilidade, o seu serviço deve ser percebido pelo cliente como essencial para a operação. Assim, dificilmente ele deixará de pagar seus honorários, pois sabe que o impacto de não receber seus serviços é significante e tem fortes consequências para a empresa.

Serviços como  emissão da folha de pagamento, entrega de obrigações acessórias, ou mesmo do SPED, e o não cumprimento das obrigações legais vão gerar multas e podem até mesmo “travar” a empresa. Não pagar os funcionários em dia certamente gera uma imagem negativa da empresa e pode impactar na dedicação e execução das atividades.

Como atrelar a entrega dos serviços ao pagamento dos honorários contábeis? Deixe explícito no contrato de prestação de serviços contábeis firmado as condições comerciais e de pagamento:

• indique a data de vencimento mensal para pagamento dos honorários;
• destaque incidência de multas e juros por atraso e a partir de quando estes valores incidem;
• esclareça que para que ocorra a entrega do serviço contratado, o cliente deve estar em dia com o pagamento dos honorários;
• informe qual é o prazo máximo para pagamento em caso de atraso, para que os serviços não sejam suspensos.

Assim, fica justo com todos os clientes (os que pagam em dia e os que atrasam), com seus funcionários e com o seu fluxo de caixa. Lembrando sempre que o cliente deve ser notificado da suspensão dos serviços com antecedência, caso isso ocorra.

Como diz o provérbio popular: “o que é combinado não sai caro”, então seu cliente pode se organizar para não passar por essa situação. Se for preciso, renegocie os contratos e honorários, aproveitando as dicas que demos no artigo Negociação para escritórios contábeis: dicas práticas para começar já!.

2. Tome ações preventivas

Não espere seu fluxo de caixa estourar, nem a relação com os clientes ficar desgastada. Para minimizar os riscos de inadimplência e reduzir os custos de cobrança e de não recebimentos, você deve realizar uma análise antecipada de crédito, garantindo a capacidade de pagamento do cliente.

Para começar, você pode consultar o CNPJ no site da Receita Federal, e já obter as informações básicas como razão social, nome fantasia, atividades, natureza jurídica, endereço e checar a situação cadastral.

Se o seu cliente dispuser dos demonstrativos e informações contábeis, é interessante  realizar a análise econômico-financeira da empresa, solicitando o balanço dos três últimos exercícios, balancete atualizado, faturamento atual e previsão para os próximos 12 meses e o imposto de renda dos sócios.

Mais uma alternativa para proteger o seu negócio é contratar serviços especializados que consultam os órgãos de restrição ao crédito ou sistemas de análise e classificação de risco (o chamado Rating), de empresas como a Serasa Experian e o SPC Brasil.

Acompanhar indicadores de cobrança, como atraso médio de recebimento, também é uma maneira prática de saber como o pagamento dos serviços contábeis estão evoluindo mês a mês.

Com o índice de atraso médio de recebimento em mãos, você pode obter diferentes variações, como títulos vencidos há mais de 30 dias. Um sistema de gestão como o ContaAzul fornece relatórios mensais que facilitam muito a sua vida para chegar neste indicador e ainda é capaz de listar os boletos que estão atrasados e enviar diretamente para o e-mail do cliente. O ContaAzul é gratuito para escritórios de contabilidade. Cadastre-se neste link para solicitar seu acesso.

Com isso, você consegue acompanhar detalhadamente a evolução desse indicador, fazer previsões mais acertadas para seu fluxo de caixa e estabelecer critérios para a manutenção da carteira de clientes.

3. Utilize formas de pagamento que evitem esquecimentos

Receber cheques de terceiros ou pré-datados está totalmente fora de questão. Utilize os meios de pagamento à vista, como o boleto bancário, que é bastante aceito em  todos os perfis de clientes (podendo ser quitado via internet, nos caixas eletrônicos, correios ou casas lotéricas) e tem baixo custo de infraestrutura para adoção. O boleto pode ainda ser enviado eletronicamente e seu cliente pode se organizar para deixar o pagamento agendado, reduzindo o risco de esquecimento.

O DDA (débito direto autorizado), é outra opção que funciona muito bem para os clientes mais familiarizados com transações eletrônicas e elimina a chance de perda ou extravio da fatura. Outra vantagem desse modelo é que os bancos alertam sobre novos vencimentos ou vencimentos próximos. É uma mão na roda!

Além de adotar formas de pagamento que evitem esquecimentos ou falhas de comunicação entre você e seus clientes, é muito importante contar com soluções de tecnologia que simplifiquem a gestão da sua empresa, sob o risco de dedicar tempo demais ao acompanhamento do fluxo de caixa, ou até mesmo de perder o controle sobre seus recebimentos. Seu sistema de gestão, além de auxiliar com relatórios de boletos atrasados e enviar direto para o e-mail do cliente, ajudará também no acompanhamento de toda a movimentação de caixa e ainda efetua a integração direta com o seu banco, simplificando e automatizando essas atividades.

Seu escritório de contabilidade já teve ou ainda tem aqueles clientes que atrasam o pagamento dos honorários com frequência e você fica sem saber como cobrar o que é devido? Tem ideia de como a proximidade entre vocês pode derrubar os índices de inadimplência pra valer? Confira as outras três dicas na parte 2.