7 dicas para lidar com o estresse na carreira contábil

O estresse no trabalho é cada vez mais comum na rotina de quem trabalha em escritório e precisa cumprir prazos. Imagine então para o contador, que é um profissional que exerce enorme impacto sobre a atuação das pequenas empresas e, por isso, precisa se envolver bastante no dia a dia delas, orientando sobre os melhores caminhos na questão tributária, oferecendo informações sobre finanças para que o negócio prospere de forma sustentável, entre outras ações de consultoria de negócios.

Um trabalho tão decisivo traz grande responsabilidade e eleva potencialmente o estresse de quem está na linha de frente. Os desafios da função são muitos, como: clientes difíceis de lidar, documentos recebidos de forma incompleta (prejudicando o andamento do trabalho ou levantando a possibilidade de que o cliente esteja envolvido em lavagem de dinheiro, por exemplo) e a necessidade de trabalhar sempre com muita concentração para não errar na digitação e conferência dos números enviados ao fisco. Um pequeno erro pode resultar em uma grande multa/penalidade para o cliente ou para o escritório.

Além disso, o contador precisa acompanhar as modificações das obrigações principais e acessórias, manter-se atualizado e seguir prazos bem apertados. A lista pode ser ainda mais longa se formos escrever todos os desafios desta carreira, mas já é possível ter uma noção de como o estresse e o medo de errar afetam a rotina do profissional contábil, não é mesmo?

O Jornal Contábil divulgou recentemente uma reportagem com o estudo da Career Builder, nos Estados Unidos, afirmando que a contabilidade é uma das carreiras que mais engordam, e isso está diretamente relacionado ao nível de estresse dos profissionais. Se o risco e a pressão fazem parte da rotina, como controlar o estresse no trabalho?

Confira sete dicas práticas para uma rotina mais leve e produtiva:

1- A confiança do dono do escritório é o melhor combustível para a equipe ter um bom desempenho e se sentir segura na execução de suas tarefas. O líder precisa mostrar que confia no time e que está à disposição para trocar ideias e tirar dúvidas (mesmo as mais simples). Para tanto, o funcionário deve saber claramente como você espera que as atividades sejam realizadas e que tem o seu apoio para colocar ações em prática. Isso só é possível quando vocês estabelecem uma rotina de diálogo. Portanto, garanta que exista espaço na agenda para dar atenção ao seu time.

2- Planejamento é uma atividade crítica para deixar a rotina mais organizada e, consequentemente, mais tranquila também. Se cada dia for uma surpresa no seu escritório de contabilidade, dificilmente haverá tempo para o diálogo e as ações tomadas nem sempre serão as melhores. Usar ferramentas de gestão que ajudem a controlar tarefas e prazos trará eficiência para sua gestão e apoiará seu planejamento para reduzir o estresse da equipe. Com as informações sobre as demandas em mãos, organize uma reunião mensal para alinhar as atividades que devem ser realizadas no período e depois um encontro semanal, mais breve, apenas para falar sobre os detalhes das tarefas mais importantes ou críticas.

3- Mesmo com planejamento, é normal que surjam problemas de última hora e que precisam ser solucionados rapidamente. No entanto, nem todas as solicitações dos clientes são urgentes, e para separar o urgente do importante é preciso estabelecer prioridades e negociar prazos. Simplesmente absorver todas as demandas das pequenas empresas sem fazer uma triagem vai sobrecarregar sua equipe, aumentar o estresse e, muito possivelmente, impactar na qualidade do serviço prestado. Se mesmo identificando as prioridades está difícil de dar conta do recado, é hora de analisar os problemas que prejudicam a produtividade do escritório contábil e fazer ajustes para solucioná-los.

4- O analista contábil pode criar um mecanismo de controle individual para não perder de vista os detalhes do seu dia a dia e assim se sentir mais seguro e menos tenso. Fazer uma lista do que precisa cobrar dos clientes, como, por exemplo, notas fiscais que não chegaram (ou estão ilegíveis) pode ser uma boa alternativa para esse controle. Vale lembrar que é preciso formalizar a cobrança por e-mail, deixando claro que o escritório identificou a indisponibilidade de determinado documento e alertou o cliente sobre a necessidade de seu recebimento. É interessante criar uma planilha de pendências por cliente e incluir colunas com os documentos solicitados e as datas em que foram realizadas as cobranças. Como líder do escritório, você pode criar uma regra na qual, acima de um determinado número de documentos não recebidos (ou de cobranças sem sucesso), o analista deve procurar você para que analise a situação do cliente e tome novas providências.

5- Criar processos que facilitem o desenvolvimento do trabalho, padronizando o máximo possível e eliminando atividades manuais (sujeitas a erros de digitação) reduz muito o nível de estresse no trabalho. Com o apoio da tecnologia certa, seu escritório conquista melhor desempenho com menor esforço, liberando tempo para o diálogo com a equipe, planejamento e atendimento ao cliente. Uma solução de integração contábil, por exemplo, elimina a digitação dos lançamentos contábeis, envia lembretes aos clientes sobre as ações que eles precisam executar (como fazer a conciliação bancária ou enviar documentos ao escritório), permite acompanhar a movimentação financeira dos clientes e obter todos os documentos hábeis necessários para a conferência dos lançamentos e entrega das obrigações fiscais. Isso sem falar que ela é totalmente gratuita para os escritórios de contabilidade.

6- A Lei de Responsabilidade Solidária exige que o contador repare todo e qualquer prejuízo financeiro causado por eventuais falhas em seu serviço. Um erro de digitação, um prazo esquecido ou um documento não enviado e pronto: a multa pode ser muito alta. É claro que essas condições elevam a tensão dos profissionais, pois um momento de falta de atenção pode custar muito caro ao escritório. Contar com o seguro de responsabilidade civil ameniza o estresse no trabalho, porque dá a segurança de se ter um respaldo financeiro caso algum erro aconteça.

7- Carla Tieppo, neurocientista e professora da Faculdade de Ciências Médicas da Santa Casa de São Paulo, explica que o cérebro tem a capacidade de se concentrar em uma tarefa por até 60 minutos, depois disso, a concentração diminui consideravelmente. Segundo a especialista, fazer pequenas paradas (de 10 a 15 minutos) ajuda a descansar as áreas ativas no cérebro e retomar a concentração. Essas pausas podem ser para tomar um cafezinho e fazer exercícios de respiração ou relaxamento, e, certamente, vão ajudar a ter um melhor desempenho com menos estresse.

O trabalho do contador é crítico e de fundamental importância para o sucesso das pequenas empresas, mas lembre-se: nenhum CNPJ vale um AVC. Então, busque uma rotina equilibrada e produtiva, faça exercícios físicos regularmente, alimente-se bem e siga essas dicas!