5 perguntas para uma gestão de custos mais efetiva

Em setembro de 2015, o Brasil registrou a criação de 173.405 novas empresas, um aumento de 1,3% em relação ao mês anterior.

Somando todos os empreendimentos criados de janeiro a setembro, o número é de 1.522.988 contra os 1.457.956 do mesmo período em 2014 — um aumento de 4,5%.

Os dados são da Serasa Experian, organização especializada em consultoria empresarial, e dão uma ideia do quanto a competitividade está acirrada no cenário econômico brasileiro, sendo que, ao mesmo tempo, de acordo com o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), metade das empresas fecham as portas no Brasil após quatro anos.

Alguns dos motivos apontados para esse índice são apostas erradas, planos de negócio deficientes e erros na administração.

Como você já leu aqui no blog, um dos erros mais comuns das pequenas empresas é não contratar um contador que forneça recomendações contábeis e realize análises financeiras para que dificuldades com o caixa sejam evitadas e o negócio possa prosperar.

Mas como os escritórios contábeis, que ajudam as pequenas empresas a terem mais longevidade, podem fazer para escapar da crise e das dificuldades financeiras? Eles estão no mesmo barco, por isso, devem dedicar um tempo para olhar os próprios processos e conhecer um pouco mais a fundo os seus gastos.

Afinal, de acordo com o Conselho Federal de Contabilidade (CFC), já existem 532.315 profissionais de contabilidade e 51.298 escritórios contábeis no território nacional (dados de dezembro de 2015).

Ou seja, o espaço no mercado contábil logo vai começar a ficar apertado. Você já conhece todos os custos relacionados a seu escritório de contabilidade e está pronto para desenvolver estratégias mais competitivas com base neles?

Para ajudar a responder essa pergunta e descobrir o quanto você sabe sobre a situação financeira da sua empresa contábil, veja as perguntas abaixo e reflita.

Aproveite também para conferir o melhor a fazer em cada situação:

1. Você sabe quantas horas os colaboradores dedicam às atividades rotineiras que fazem parte de pacotes de honorários?

Saber como os funcionários gerenciam seu tempo e se organizam para realizar as atividades no dia a dia, bem como o tempo que investem em cada uma delas, é importante para precificar serviços de forma a ter uma operação rentável (considerando complexidade e tempo gasto) e delegar tarefas de acordo com a agilidade e experiência de cada colaborador, otimizando a execução e podendo realocar profissionais para a realização de outras atividades, principalmente nos momentos de pico, como no início do mês.

Além do mais, é importante garantir que os funcionários trabalhem com planejamento e organização para evitar, ao máximo, as falhas.

Isso eleva a satisfação dos clientes e mitiga todos os prejuízos que podem decorrer dos erros, como perda de clientes, despesas com multas por perda de prazos e até processos judiciais, o que pode representar uma ameaça à permanência do escritório no mercado.

Para ter uma visão geral de todas as tarefas do escritório contábil, acompanhar o que cada colaborador está fazendo e seu desempenho em tempo real, uma dica é utilizar ferramentas de gerenciamento de tarefas.

Por meio de relatórios e painéis, elas permitem mensurar a produtividade de cada setor ou profissional, priorizar tarefas, cruzar dados e rever estratégias (como identificar processos que podem ser automatizados e, com isso, tornarem-se mais ágeis).

2. Custos diretos e indiretos de mão de obra: isso é familiar para você?

Profissionais contábeis, melhor do que ninguém, sabem que manter colaboradores no escritório de contabilidade pelas regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) significa pagar a eles mais do que um salário mensal.

De acordo com a legislação trabalhista, os funcionários têm mais outros direitos, os quais fazem com que, no final das contas, cada colaborador custe ao empregador quase o dobro do salário que recebe.

Entre esses custos indiretos estão as porcentagens do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), 13º salário, férias remuneradas, vale-transporte e horas extras.

E por que é extremamente importante conhecer e controlar esses custos? Para planejar orçamentos, já considerando os custos diretos e indiretos de cada funcionário e ajudar o escritório a avaliar se contratar mais profissionais realmente será vantajoso.

Afinal, por mais que o trabalho tenha aumentado bastante, você tem alternativas à contratação: conforme mencionado na questão anterior, a tecnologia amplia a produtividade e ajuda o escritório contábil a absorver mais clientes e demandas com os mesmos recursos existentes.

Outra razão para estar sempre por dentro desses custos é manter a situação em dia com todos os funcionários, a fim de evitar despesas inesperadas por não ter observado obrigações trabalhistas.

3. Custos como despesas bancárias, administrativas e de viagem são conhecidos?

Você tem certeza de que seu escritório de contabilidade está fazendo toda a movimentação bancária gastando apenas o necessário? Será que você está enquadrado no pacote de tarifas e serviços que atende melhor as necessidades da sua empresa?

Se não, vale a pena dar um pulo na sua agência bancária para descobrir se depósitos, cobranças, transferências e demais serviços utilizados pelo escritório estão sendo realizados com o melhor custo-benefício.

Assim como é importante conhecer também suas despesas administrativas, ou seja, todas aquelas que forem referentes ao desembolso necessário para o funcionamento do escritório contábil, como manutenção de equipamentos e veículos, viagens, pagamento de contas, fornecedores, aluguel, impostos, seguros, remunerações, energia elétrica, telefone, internet e material de escritório.

Por que é tão crítico conhecer a fundo cada uma delas? Para identificar oportunidades de redução de custos e migração para processos mais eficientes (como, por exemplo, sugerir que as pequenas empresas adotem um software de gestão para o processo de integração contábil ser mais produtivo).

4. Você tem um lugar específico para visualizar os custos fixos e variáveis do escritório, como planilhas e relatórios de sistemas de gestão?

Por falar em custos de mão de obra e despesas administrativas, somado aos demais custos fixos e variáveis do escritório contábil, onde é que você costuma visualizar tudo isso? O preço final de um serviço contratado depende do quanto é investido para que ele possa ser oferecido.

Logo, quando não se tem uma gestão de custos eficaz, o escritório contábil corre o risco de cobrar valores que não condizem com a realidade, prejudicando sua margem de lucro e enfrentando dificuldades para ampliar a carteira de clientes e oferecer novos serviços.

Com isso, a saúde do negócio fica muito delicada. E você não quer isso para seu escritório de contabilidade, certo?

Em primeiro lugar, para conseguir uma visão do todo é necessário conhecer e registrar esses dados financeiros sempre, conforme foi dito até aqui, em uma ferramenta que possibilite organizá-los para acompanhamento.

A gestão de custos feita por planilhas ou então por meio de softwares de gestão empresarial, por exemplo.

Assim, seu planejamento financeiro será mais assertivo e as tomadas de decisão em relação aos custos bem embasadas.

5. Você sabe responder com precisão se o preço dos seus honorários é justo e rentável?

Você já viu que é essencial estar a par de todos os custos do seu escritório contábil para ter condições de formar um preço justo e rentável para seus serviços.

No entanto, somente isso não basta. É necessário levar em consideração também as informações coletadas junto à pequena empresa — quanto mais complexa a estrutura fiscal, por exemplo, mais trabalho e mais risco para o escritório, portanto, os honorários devem ser mais altos.

Considere também a estrutura societária do cliente, quantidade de funcionários e movimentação da folha, número de notas fiscais emitidas por mês, regime fiscal adotado e número de filiais. Não se esqueça de incluir nessa conta o tempo necessário para execução dos serviços, o tamanho da equipe que irá se dedicar ao atendimento e a margem desejada pelo escritório de contabilidade.

Dica: para saber a média de valores adotada no mercado, entre em contato com o sindicato das empresas de serviços contábeis do seu estado para obter a tabela referencial de honorários para cada demanda.

Caso você identifique que será necessário rever os valores dos honorários junto ao cliente, confira dicas de negociação para ter sucesso nessa hora e saber como apresentar condições que equilibrem interesses e valorizem seu serviço.

Avaliando as cinco questões colocadas, suas respostas foram mais “sim” ou “não”?

Se foram mais “sim”, pode-se dizer que a gestão de custos do seu escritório contábil já está na ponta do lápis e sua empresa tem chances elevadas neste mercado cada vez mais competitivo.

Se você respondeu mais “não” do que gostaria, comece a colocar em prática essas dicas e veja o quanto vai ficar mais fácil controlar gastos e planejar ações de crescimento mais assertivas, afinal, quando se trata de gestão de custos, fazer suposições de valores não ajuda nada. E ninguém melhor do que um contador experiente como você para confirmar isso!