Como organizar a carteira de clientes para a contabilidade crescer

Construir uma boa carteira de clientes para contabilidade é o primeiro passo para tornar seu escritório sustentável. Mas é na sua manutenção que reside o desafio do crescimento. Será que você está preparado para administrá-la corretamente?

O desafio de ter mais clientes

Todo negócio para se manter vivo precisa de clientes, certo? Conforme tudo caminha de acordo com o planejado, seu escritório vai atraindo empresas e crescendo, o que é ótimo.

Aliás, já foi alvo de artigo aqui no blog a importância da diversificação para atingir esse patamar. Se você seguiu essa dica e está alcançando bons resultados, ficamos felizes em ajudar. Mas agora o desafio pode ser outro.

Chega um momento em que a carteira de clientes para contabilidade se torna um problema. Na verdade, não exatamente um problema, mas uma dificuldade gerencial a mais.

Ter muitos clientes era a meta, mas como dar conta de atender bem a todos eles e continuar sendo o provedor de soluções que eles precisam — e que foi justamente o argumento de venda que você utilizou lá atrás, no contato inicial?

Na tentativa de organizar o fluxo, o contador pode ser levado a erros, como mudar a pessoa responsável ou mesmo a forma como um cliente é atendido, o que não raro causa descontentamento e pode afetar o processo de fidelização.

É por isso que, quando é preciso administrar melhor a carteira de clientes, a solução é retomar aquela velha exigência de conhecer bem quem você atende. Dessa forma, a organização passará a categorizar seus clientes conforme as necessidades, dificuldades e oportunidades de cada um.

Está pronto para tentar?

Como organizar a carteira de clientes para contabilidade

Quantos clientes você tem? O quanto conhece sobre eles? Talvez precise de uma pesquisa junto às empresas que atende para estabelecer uma resposta precisa.

“Mas isso não é uma etapa lá da fase inicial do negócio?”, você poderia perguntar. Não, pois a necessidade de conhecer bem seu público-alvo é permanente, já que é disso que depende o sucesso de qualquer estratégia.

Ao estabelecer um perfil de cliente, você está pronto para dividi-los e agrupá-los de acordo com características comuns. Veja quais são as principais ações a adotar para esse objetivo:

1. Separe os clientes ativos dos eventuais

Em um escritório contábil, a periodicidade daqueles que necessitam do seu suporte sempre será variada. De um lado, haverá clientes com demandas fixas mensais, quinzenais, semanais, diárias e até mais de uma vez ao dia. De outro, talvez haja empresas com demandas esporádicas e eventuais.

É importante fazer um recorte para separar os clientes ativos dos demais — e talvez dividir os próprios clientes ativos em categorias diferentes. A razão para isso é óbvia: não há como dar o mesmo nível de atenção a todos eles.

Não se trata de reduzir a importância de um determinado grupo, mas de personalizar o atendimento e de ser eficiente, não investindo nem mais nem menos do que ele necessita.

2. Leve em conta o tipo de serviço realizado

Quanto mais serviços você oferecer aos clientes, mais perfis diferentes de atendimento vai encontrar. Haverá entre as empresas atendidas aquelas que usarão seus conhecimentos apenas para cumprir o básico das obrigações tributárias e legais. Por outro lado, talvez haja clientes que o utilizem como um verdadeiro consultor para a melhoria do negócio.

Essa condição está diretamente relacionada com a frequência do atendimento, já que aqueles que se limitam às obrigações acabarão tendo contato com seu escritório em momentos pontuais do mês, por exemplo, enquanto quem busca uma solução completa necessitará da sua atenção quase permanentemente.

3. Considere a complexidade da demanda

Ao listar os serviços que cada cliente faz uso, não foque apenas na quantidade deles, mas na complexidade que a solução de cada demanda exige.

Você pode ter um cliente pouco ativo, que tem apenas um serviço mensal, mas que exige muito do escritório. Por outro lado, isso pode ocorrer apenas uma vez por ano, em um período pontual, como ao final de cada exercício, na análise do planejamento tributário.

Tudo isso precisa ser analisado ao organizar a carteira de clientes para contabilidade. Ao considerá-los como todos iguais, fica impossível traçar uma estratégia que permita atender bem a todos, o que traria benefícios tanto para você quanto para eles.

As vantagens de uma carteira bem organizada

Organizar a carteira de clientes não é apenas útil, mas também necessário para o crescimento do seu escritório. Essa é uma das melhores formas de definir ações para a retenção e fidelização de empresas.

Ao criar grupos que variam conforme a frequência e o tipo de demanda, você pode dar a eles um atendimento mais personalizado, que é uma das coisas que mais encanta o cliente, somado a um serviço prestado com qualidade, é claro.

E já que falamos em fidelizar, não esqueça de continuar atraindo. Com o fluxo organizado, você pode se permitir ter mais clientes e, inclusive, utilizar as descobertas que obteve nesse trabalho para ser preciso na sua estratégia de marketing. Afinal, agora sabe bem como atingir cada perfil de empresa que negocia com você.

Outra razão para apostar na categorização da carteira está na precificação de seus serviços. Encontrar um valor justo e definir uma espécie de padrão de cobrança fica mais fácil, pois você sabe bem quanto tempo a tarefa em questão consome e o nível de atenção que ela exige, além da complexidade relacionada.

Cuide da sua carteira de clientes

Neste artigo, apresentamos as principais dicas para organizar a carteira de clientes para contabilidade e também falamos das vantagens que esse processo traz para o seu escritório. São etapas que todo contador pode adotar, não importa o tamanho do seu negócio.

Você deve ter observado que falamos em um crescimento sustentável, com atração e manutenção de clientes. Para quem deseja se posicionar cada vez melhor no mercado, essa deve ser a meta: cuidar bem de quem já negocia com você e daquele que você gostaria de ter ao seu lado.

E no seu escritório, qual tem sido a estratégia de gestão de clientes? Comente!