Saiba o que é e como fazer a Contabilidade Digital neste guia completo!

A transformação digital é um dos pilares que sustentam as empresas contábeis modernas. Sem o uso da tecnologia, esses negócios ficam parados no tempo e põem em risco a sua sobrevivência no mundo corporativo.

Isso porque com a contabilidade digital é possível automatizar as rotinas burocráticas e resolver as tarefas mais comuns do escritório, desde o cálculo de impostos até a geração de relatórios. E isso significa mais tempo para oferecer consultoria estratégica, mais recursos para atender clientes e muito mais produtividade.

Para ajudar você a entender como aproveitar as vantagens de digitalizar os serviços da sua empresa de contabilidade, preparamos este artigo. Nele, explicaremos como fazer contabilidade digital e quais ferramentas você pode utilizar no dia a dia.

Acompanhe os tópicos e tenha uma boa leitura!   

• O que é contabilidade digital?
• Como funciona a contabilidade digital?
• Quais são as vantagens da contabilidade digital?
• Como fazer uma contabilidade digital?
• Ferramentas para contabilidade digital

O que é contabilidade digital?

A contabilidade digital engloba o uso de tecnologias para a otimização dos serviços contábeis, agregando conceitos como a automação, inteligência artificial e análise de dados ao trabalho do contador.

Perceba que falamos em agregar a tecnologia à profissão, e não substituir pessoas por computadores e algoritmos, como se temia no início das mudanças. Na realidade, a era digital não representa uma ameaça, mas sim um universo de oportunidades que se abre aos contadores.

Basicamente, o objetivo é digitalizar os processos contábeis para aumentar a eficiência e agilidade, melhorando a conexão entre o contador e o cliente. Essa categoria de serviços chegou ao Brasil por volta de 2015, e não deve ser confundida com a chamada “contabilidade faça-você-mesmo”, que oferece softwares genéricos e massivos a um custo baixíssimo.

Esse tipo de ferramenta faz parte de um “submundo” da web que nada tem a ver com a contabilidade digital, já que ela tem como figura essencial o profissional contábil e sua valiosa consultoria.

Para entender o impacto da digitalização nesse mercado, vamos conferir algumas estatísticas.

• De acordo com o relatório The Practice of Now, realizado pela Sage, 90% dos contadores concordam que há uma mudança cultural profunda com a contabilidade digital. Quando perguntados sobre os efeitos dessas ferramentas, 86% afirmam que a tecnologia aumentou sua produtividade;
• Outra pesquisa da Xero, mostra que as empresas contábeis que utilizam a contabilidade em nuvem apresentam um crescimento de 15% ao ano, contra 4% das que não adotaram essas plataformas.

Em resumo, obter um sistema de contabilidade digital significa que tarefas burocráticas como gestão da folha de pagamento, conciliação bancária e gestão tributária serão executadas pelos computadores, enquanto você ganha tempo para se dedicar às funções mais estratégicas.

Esse é o horizonte da contabilidade digital: explorar o potencial das máquinas para aumentar a performance dos humanos — e impulsionar os negócios.

Como funciona a contabilidade digital?

Como ficou bem claro no tópico anterior, a contabilidade digital é uma abordagem moderna que utiliza tecnologias na realização de tarefas contábeis e financeiras – de forma eficiente, precisa e colaborativa.

Na prática, o funcionamento desse tipo de sistema depende de, pelo menos, dois critérios. São eles:

• Software e sistemas digitais – utilização de aplicações virtuais, como sistemas contábeis baseados na nuvem, ERPs (Enterprise Resource Planning), aplicativos financeiros e outras ferramentas tecnológicas;
• Acesso à internet – principal característica da contabilidade digital é a necessidade de acesso à internet, já que muitas das atividades são realizadas online e envolvem o compartilhamento de dados em tempo real.

Embasado nesses dois pilares, a contabilidade digital consegue, por exemplo, coletar dados de maneira automática e em tempo real. Além disso, tanto os contadores quanto os clientes podem acessar as informações de maneira remota por meio de um dispositivo eletrônico.

Quais são as vantagens da contabilidade digital?

Por meio da contabilidade digital, o negócio obtém benefícios grandiosos. Ao analisarmos cada um deles, percebemos o quanto ajudam a área contábil a elevar o nível de qualidade, eficiência e otimização das demandas. A seguir, elencamos as principais vantagens de digitalizar a contabilidade.

Aumento da produtividade

Com o auxílio de ferramentas que processam dados em segundos, você consegue produzir mais e melhor. Graças à contabilidade digital, já é possível automatizar tarefas que levavam horas e fazer seu expediente render mais.

Acesso fácil às informações

Uma das grandes vantagens da contabilidade digital é ter acesso às informações financeiras dos seus clientes em tempo real. 

Isso significa acompanhar de perto as movimentações financeiras diretamente na conta bancária, além de monitorar o fluxo de caixa a qualquer hora e lugar.

Mais qualidade no atendimento

Outro benefício importante é a melhora significativa na qualidade dos serviços contábeis. Isso porque o contador online consegue resolver tudo rapidamente e oferecer respostas certeiras aos clientes, além de facilitar o atendimento, que não precisa mais ser feito presencialmente..

O resultado é uma experiência do cliente muito superior, que combina com o alto nível de exigência das empresas da era digital.

Gestão de documentos facilitada

Você não precisa mais se preocupar em enviar e receber documentos — nem em cobrar repetidamente os documentos do cliente. Nas plataformas online, todos os arquivos podem ser facilmente compartilhados, visualizados e editados.

Com isso, você evita a perda de documentos e diminui os gastos com papel e impressão – além de fazer sua parte pelo meio ambiente.

Mais segurança

A maximização da segurança também é um ponto essencial da contabilidade digital, que oferece mais recursos para proteger dados sensíveis. Vale lembrar que, em 2020, entrou em vigor a Lei Geral de Proteção de Dados, e as ferramentas online garantem a adequação das empresas contábeis às novas regras.

Perspectivas de crescimento

As empresas que adotam a contabilidade digital têm perspectivas muito mais promissoras de crescimento, pois ampliam sua capacidade de atendimento. Com todas as informações da empresa sob controle e centralizadas em um único software, você dá conta de atender mais clientes com o mesmo nível de qualidade.

Como fazer uma contabilidade digital?

Se você ainda está na era do papel, está na hora de preparar sua migração para a plataforma contabilidade digital. Veja como fazer a transição sem dificuldades com o nosso passo a passo.

1. Mapeie as oportunidades de mercado

O primeiro passo para se tornar uma empresa contábil digital é estudar seu mercado atual e identificar as oportunidades. 

Por exemplo, se você atua com clientes do setor de serviços, procure entender como as soluções digitais estão impactando a área e quais são as lacunas que seu negócio pode preencher.

Além disso, é importante verificar o que os concorrentes estão fazendo para encontrar meios de se diferenciar na sua oferta.

2. Mire no público certo

A contabilidade digital funciona melhor com alguns públicos específicos, que já estão familiarizados com as inovações tecnológicas — ou, pelo menos, abertos às mudanças.

Por isso, você deve conhecer muito bem seus clientes para mirar nas melhores oportunidades, selecionando as empresas que têm mais interesse nos serviços online.

É o caso, por exemplo, de startups, empresas de tecnologia, MPMEs (micro, pequenas e médias empresas), entre outros segmentos.

3. Escolha as tecnologias

Esse é um dos momentos mais críticos da migração para a contabilidade digital: escolher quais tecnologias são mais adequadas para o seu negócio.

Naturalmente, você vai precisar de uma boa plataforma de gestão contábil, capaz de integrar seu escritório aos clientes e organizar todas as informações online. 

Mas, além disso, também é importante contar com ferramentas de comunicação, sistemas internos para gestão do negócio e, possivelmente, plataformas para gestão de tarefas.

4. Digitalize sua cultura

Não basta ter as ferramentas certas: também é preciso mudar a cultura da sua empresa. Afinal, todos precisam estar sintonizados às tecnologias para trabalhar em um novo ritmo e embarcar de vez na contabilidade digital.

Você pode começar abolindo as impressões em papel e digitalizando seu arquivo, migrando todos os dados importantes para o sistema (preferencialmente em nuvem).

5. Treine sua equipe

Como vimos, os contadores continuam sendo os protagonistas na contabilidade digital, e devem ser treinados para aproveitar ao máximo os recursos tecnológicos.

Então, após implementar as ferramentas, ofereça treinamentos e capacitações para deixar sua equipe bem preparada e engajada. Quando todos incorporarem as tecnologias ao dia a dia, você terá uma empresa 100% digital.

Quer entender mais sobre como impulsionar a motivação dos seus colaboradores em relação à contabilidade digital? Apontamos várias dicas valiosas no artigo “Como motivar equipes contábeis a engajar na contabilidade digital”.

6. Crie uma nova proposta de valor

Sua migração para a contabilidade digital exige uma nova proposta de valor, que mostre todos os benefícios dos seus novos serviços. 

Por isso, é fundamental renovar seu pacote de soluções e criar uma nova promessa para seus clientes, que inclua toda a eficiência, agilidade e conectividade do mundo digital.

7. Utilize o marketing para divulgar a contabilidade digital

Depois de migrar do offline para o online, sua empresa contábil também precisa de uma nova estratégia de marketing. Felizmente, a internet é o melhor lugar para divulgar seu negócio e alcançar os públicos com alto potencial. Entre as melhores ações para uma boa divulgação dos serviços contábeis, destacamos:

Invista no seu site

O site é seu ponto de venda na web, e deve ter a devida atenção para receber seus futuros clientes. Por isso, certifique-se de mantê-lo atualizado e descrever em detalhes seus serviços contábeis digitais, de modo que as empresas encontrem todas as informações que procuram.

Mantenha um blog

O blog é outro pilar do marketing digital, onde você pode atrair e conquistar clientes com a produção de conteúdo relevante. Acredite: vale a pena publicar artigos sobre o mercado e construir sua reputação na internet, pois a autoridade no assunto pode ser convertida em novas oportunidades de venda.

Marque presença nas mídias sociais

Seus clientes também estão nas mídias sociais e podem ser alcançados com publicações sobre a contabilidade digital. Então, não deixe de criar sua página no Facebook e perfil no Instagram e LinkedIn, por exemplo, para interagir com potenciais clientes e criar sua identidade online.

Ferramentas para contabilidade digital

Para ganhar todas as vantagens vindas com a contabilidade digital, os negócios precisam implementar as ferramentas certas. No mercado, existem várias possibilidades. 

Antes de optar por uma, é importante conhecer todos os recursos oferecidos. Nos próximos tópicos, apresentamos algumas das aplicações que foram desenvolvidas para o setor contábil.

Sistema de gestão contábil

Essa é uma ferramenta projetada para auxiliar empresas e contadores a gerenciar todas as atividades relacionadas à contabilidade e finanças. Um software de contabilidade automatiza processos, organiza dados financeiros e fornece relatórios precisos para facilitar a tomada de decisões.

Uma característica marcante de um sistema contábil é a capacidade de se conectar com o software de gestão financeira. Dessa forma, se alcançam as seguintes funcionalidades:

• Registro de transações – armazena todas as transações financeiras da empresa, como vendas, compras, pagamentos e recebimentos;
• Conciliação bancária – concilia os extratos bancários, identificando discrepâncias entre os registros contábeis e as transações reais;
• Geração de cobranças e notas fiscais – criação e envio de cobranças e notas fiscais aos clientes de forma automatizada, garantindo precisão e agilidade;
• Relatórios financeiros – demonstrações de resultados, balanços patrimoniais e fluxos de caixa, fornecendo uma visão clara da saúde financeira da empresa.

Quer acertar na escolha do melhor sistema para o seu negócio? Então, confira agora mesmo as dicas que damos no artigo “Sistema Contábil: Como Escolher o Melhor”.

Sistema ERP

Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) permite às empresas automatizar e gerenciar eficientemente uma variedade de processos contábeis. Entre as possibilidades, apontamos:

• Gestão interna – centralização dos processos administrativos, como folha de pagamento, gestão de projetos e comunicação interna;
• Contabilidade eficiente – os módulos contábeis de um ERP ajudam os escritórios contábeis a gerenciar clientes, lançamentos contábeis e relatórios financeiros;
• Melhor atendimento ao cliente – acompanhamento e gerenciamento de serviços prestados aos clientes do escritório contábil.

Certificado digital

O certificado digital é uma ferramenta de segurança e autenticação fundamental na contabilidade. Esse recurso consiste em um arquivo eletrônico que funciona como uma identidade digital. Dessa forma, é possível que as empresas e indivíduos assinem documentos eletrônicos de forma segura e autenticada.

Para aumentar a segurança, o certificado digital utiliza técnicas de criptografia para proteger as informações transmitidas e garantir que apenas o destinatário autorizado possa decifrar os dados.

Plataformas de comunicação com o cliente

As plataformas de comunicação e videoconferência têm desempenhado um papel significativo na transformação digital de escritórios de contabilidade. Essas ferramentas oferecem recursos para interação com os clientes, realização de reuniões remotas e troca de informações importantes.

Dentre as plataformas de comunicação disponíveis, podemos elencar:

• WhatsApp – ferramenta de mensagens instantâneas. Os escritórios de contabilidade podem usá-la para se comunicar rapidamente com os clientes, compartilhar atualizações sobre declarações fiscais, lembretes de prazos e responder a perguntas simples;
• Skype – permite chamadas de voz e vídeo, bem como mensagens instantâneas. É ideal para realizar reuniões rápidas, compartilhar informações e discutir questões financeiras com os clientes;
• Google Meet – plataforma de videoconferência. Ajuda a realizar reuniões virtuais, compartilhar apresentações e colaborar em tempo real com os clientes;
• Zoom – os escritórios de contabilidade podem usar o Zoom para conduzir reuniões detalhadas com clientes, compartilhar tela para apresentações e até mesmo gravar as sessões para futuras referências.

Sistema de gestão de processos

Um sistema de gestão de processos é uma ferramenta tecnológica que auxilia no mapeamento de processos, identificando etapas, responsáveis e prazos para cada atividade. 

Além disso, as demandas podem ser automatizadas. Isso significa que tarefas repetitivas serão executadas automaticamente, economizando tempo e reduzindo erros.

Outras funcionalidades desse tipo de sistema são:

• Atribuição de tarefas – delegar tarefas aos membros da equipe, com prazos claros e responsabilidades definidas;
• Acompanhamento e controle- as empresas contábeis  acompanham o progresso de cada processo, identificando gargalos, atrasos ou áreas que necessitam de intervenção;
• Notificações e lembretes – o sistema envia notificações e lembretes automáticos sobre prazos e tarefas pendentes, ajudando a manter as atividades sob controle.

Armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem é uma tecnologia que permite aos escritórios de contabilidade armazenar e acessar dados e documentos de forma remota através da internet. Por meio dele, a empresa obtém o backup automático, garantindo que os dados estejam protegidos contra perda devido a falhas técnicas.

Muitos serviços em nuvem são projetados para cumprir regulamentações de privacidade e segurança. Sendo assim, é garantida a conformidade com padrões do setor. Além disso, ao eliminar a necessidade de manter servidores locais, os escritórios de contabilidade podem reduzir custos associados à infraestrutura de TI.

Outra vantagem é que os contadores acessam informações contábeis importantes em tempo real, independentemente de onde estejam, melhorando a tomada de decisões.

Além do mais, a escalabilidade do armazenamento em nuvem permite que os escritórios cresçam ou façam alterações na infraestrutura rapidamente – de acordo com as necessidades.

Sistema de instalação e atualização de aplicativos do governo

Os sistemas de instalação e atualização de aplicativos do governo são plataformas digitais fornecidas pelas autoridades para permitir que empresas, incluindo escritórios contábeis, instalem e utilizem o que é necessário para cumprir obrigações fiscais e regulatórias.

Sendo assim, eles são muitas vezes a maneira oficial para estar em conformidade com as exigências. Eles facilitam também a transmissão de informações e documentos para as autoridades, além de garantir a precisão dos cálculos de impostos e a conformidade com as regulamentações fiscais em constante mudança. 

Por meio das informações apresentadas neste artigo, temos certeza de que mais profissionais conseguirão implementar uma gestão contábil pautada na transformação e na era digital.Agora que você já entendeu a importância e os benefícios da contabilidade digital no seu negócio contábil,  aumente os seus conhecimentos. Conheça agora os 10 serviços de contabilidade para crescer na era digital.