Contabilidade no varejo: como atuar com seus clientes do comércio?

Fazer a contabilidade no varejo é muito diferente de atender prestadores de serviços ou indústrias, pois esse segmento apresenta muitas variáveis. Quem já trabalhou com esse tipo de empresa sabe do que estamos falando: há uma grande diversidade de produtos, com diversas tributações e um controle que deve ser minucioso para não reduzir a margem de lucro do empreendedor.

Veja a seguir como trabalhar com esse ramo de atividade, que pode ser um nicho de atuação muito lucrativo para o seu escritório, embora tenha algumas peculiaridades.

Como é feita a contabilidade no varejo

Falando de uma forma muito básica, o comércio varejista realiza a compra do produto em seu estado final, o armazena e revende ao consumidor. Apesar de parecer simples, essa atividade depende de uma boa gestão empresarial, técnicas de negociação e também análise da tributação de cada um dos itens revendidos.

Cada ramo do comércio varejista possui suas especificidades. Os produtos comercializados e o público de um supermercado, por exemplo, são muito diferentes daqueles de uma loja de armarinhos. Mesmo assim, a contabilidade no varejo deve ter muita atenção com cada segmento atendido.

Para prestar um bom serviço contábil, o ideal é se especializar primeiramente em um nicho de atuação para entender todas as variáveis que aquele segmento pode ter e verificar se conseguirá manter seu escritório atualizado com a área de atuação, para então apostar no atendimento de outros segmentos.

No caso de farmácias, por exemplo, além de todo o estoque de remédios, é necessário se preparar para atender também à demanda da conveniência e demais itens de higiene pessoal.

Por isso, se o seu escritório atende apenas prestadores de serviços e pretende começar a atender empresas do varejo, é recomendado que você conheça primeiramente a área de atuação para, em seguida, oferecer um serviço mais abrangente.

Atenção com a tributação das empresas do varejo

Devido à grande gama de produtos que as empresas do varejo comercializam, como citado anteriormente, é muito importante buscar atualização constante referente à legislação, pois a todo momento novas leis são implantadas e o atraso na atualização pode acarretar em despesas para o seu cliente.

Para isso, o ideal é que você assine newsletters de atualização semanal – ou diária – com o intuito de verificar as possíveis alterações nos segmentos de atuação do seu cliente.

Além disso, é muito importante ter um plano de ação para realizar alterações em massa, como, por exemplo, ter um sistema em que seja fácil a atualização das regras tributárias dos produtos.

Tendo essas duas situações alinhadas, certamente será muito mais fácil prestar um bom atendimento ao seu cliente do varejo.

Cuidados com o cálculo do custo

Para calcular o preço de venda de um produto, um fator é essencial: o cálculo do custo realizado de forma correta. Muitos escritórios erram no mesmo ponto, pois não consideram o custo de armazenagem e o custo de distribuição no valor do produto.

Custo de armazenagem

Para calcular o custo de armazenagem, é possível considerar a área e o tempo utilizado na armazenagem do item.

Nesse caso, o cálculo do custo da armazenagem, dividido pelas unidades armazenadas (metros quadrados ou dias, por exemplo), mostrará o valor que cada produto deverá absorver no seu custo.

Para isso, é essencial manter um bom controle do estoque, tendo em vista que grandes quantidades de material em estoque serão responsáveis por altos custos de armazenagem, o que poderá comprometer a margem de lucro.

Custos de distribuição

Alguns segmentos do varejo incluem o frete grátis na entrega dos seus produtos, como é o caso de lojas de móveis, eletrodomésticos ou eletroeletrônicos, e a entrega pode ser feita com frota própria ou terceirizada.

E isso implica em custos que não podem ser ignorados no momento da formação de preço. Por isso, a contabilidade no varejo deve ter muita atenção ao calcular essa variável.

Então, é preciso levar em consideração o valor gasto com a distribuição e a forma de rateio desses custos. Essa preocupação pode ser considerada tão importante quanto a própria venda, pois impacta diretamente na margem de lucro.

Software de gestão é imprescindível

A contabilidade no varejo envolve uma série de análises e informações que devem ser acessadas de uma base de dados confiável. Por isso, é importante utilizar um sistema de gestão que atenda a toda essa demanda.

Podemos destacar duas vantagens que um ERP empresarial ou software de gestão trará para o seu negócio. Veja:

Planejar as compras de forma estratégica

O varejo possui particularidades que devem ser especialmente observadas no estoque: o controle dos itens perecíveis e o excesso de produtos armazenados (ou a falta deles).

Ou seja, se as compras não forem estrategicamente planejadas, podem ocasionar o gasto de dinheiro de forma desnecessária, tanto com o descarte de itens perecíveis quanto com o custo de armazenagem. Ou pior ainda, com a falta do produto para atender aos clientes.

Por isso, a contabilidade no varejo também deve se atentar para o controle de estoque, para que as compras sejam feitas de maneira planejada. Para isso, é essencial o uso de um sistema de gestão que realize esse controle.

Além disso, também deve haver um planejamento financeiro, que pode ser feito com a ajuda do fluxo de caixa.

Controlar o caixa

Falando em fluxo de caixa, controlar o dinheiro do comércio varejista é um grande desafio em meio a uma entrada tão grande de dinheiro que pode ocorrer em diversos segmentos, especialmente no que diz respeito aos supermercados.

Por vezes, o empreendedor não controla as pequenas saídas de caixa e o fluxo em dinheiro, mas é muito importante manter um controle eficaz para que o planejamento financeiro seja feito de forma correta e eficiente.

Para isso, é importante utilizar um sistema de gestão que possibilite o lançamento de entradas e saídas de pequenas quantidades em dinheiro.

Além disso, alguns tipos de comércio necessitam de controles paralelos, que monitorem tanto o dinheiro quanto o estoque, como é o caso dos supermercados e materiais de construção, que possuem um grande volume de informações. Nesses casos, é necessário contar com dois sistemas de suporte: o sistema de gestão empresarial e um software comercial.