Home office na contabilidade: ajuda ou atrapalha a produtividade?

As relações de trabalho estão se modernizando e a ideia de home office na contabilidade já não soa mais tão estranha. Mas será que essa é uma boa estratégia para o seu escritório? Ela é capaz de colaborar com a produtividade das equipes ou mais atrapalha? Vamos descobrir.

Você precisa pensar sobre o home office

Termo em inglês que define o ato de trabalhar em casa, o home office já é uma realidade. Ficou no passado aquela ideia de que isso era coisa de startup, as empresas tecnológicas. Seu crescimento como estratégia de recursos humanos em diversos nichos é uma prova disso.

A pesquisa Home Office Brasil edição 2016, conduzida pela SAP Consultoria com o apoio institucional da Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades (Sobratt), identificou um aumento de 50% no número de empresas que estão implantando a prática, na comparação a 2014.

Entre todos os negócios no Brasil que adotam o home office, 80% o fizeram nos últimos cinco anos. Hoje, revela o estudo, essa forma de trabalho faz parte de 37% de todas as empresas no país.

São números a se pensar, certamente. Uma expansão do modelo de trabalho remoto é aguardada com a tramitação da Reforma Trabalhista. O projeto cria duas novas formas de contratação: por trabalho intermitente (por hora) e no regime home office. Nesse último caso, deverão ser especificadas as atividades a serem desenvolvidas em contrato individual.

Parece claro que o assunto home office na contabilidade mais cedo ou mais tarde vai chegar ao seu escritório. Quer mais um indício? A pesquisa da SAP verificou também que 80% das empresas praticantes da modalidade são serviços e indústrias de transformação.

Para atividades burocráticas, que não exigem atendimento presencial, maior avanço é esperado. A rotina do contador é dinâmica, é claro, mas não inflexível.

Vantagens do home office na contabilidade

“Gerenciamento baseado em resultados, ao invés da presença física”. Essa foi a frase escolhida por 71% das empresas participantes da pesquisa da SAP. Ela foi eleita como a que melhor define o processo de home office.

Para os escritórios contábeis, há ainda outras conclusões do estudo que valem ser observadas como pontos positivos dessa estratégia. Confira:

85% alegam aumento da satisfação e do engajamento de colaboradores;
80% definem o home office como fator de atração e retenção de colaboradores;
80% afirmam que a estratégia também permite a otimização dos processos internos;
54% relatam ganhos em produtividade.

É claro que tais resultados refletem uma visão geral das empresas. Ainda assim, o home office na contabilidade se mostra como uma oportunidade de satisfazer a equipe sem afetar seu rendimento. Ao contrário, como a pesquisa mostra, a produtividade tende a crescer dessa forma.

Mas há, ainda, outros fatores que se posicionam como possíveis vantagens. A otimização do tempo é um deles. Afinal, eliminar os deslocamentos do dia a dia evita que se percam minutos (ou horas) preciosos.

E o que dizer, então, da redução de custos? Ainda que o contrato de trabalho preveja o pagamento de um valor adicional pelo uso de energia elétrica, internet e telefone na casa do colaborador, esse gasto é certamente menor do que a manutenção de toda estrutura exigida por um escritório.

Particularmente em relação ao home office na contabilidade, há essa característica de estrutura bastante enxuta. Um computador conectado à internet pode ser suficiente para resolver a maioria das demandas. Se você é empreendedor individual, nada impede que monte seu escritório em casa, inclusive.

Desvantagens do home office na contabilidade

Embora quem adote o home office identifique maior produtividade, essa é uma questão que varia conforme o colaborador. Depende da forma como ele se organiza e prepara o próprio ambiente de trabalho. Afinal, se não tiver um espaço adequado em casa, distrações não vão faltar. E elas em nada ajudam qualquer profissional a ser mais produtivo.

Para dar certo, é preciso também que haja transparência e confiança. Permitir o trabalho em casa não significa liberar das tarefas. Se não houver metas individuais e coletivas, facilmente o profissional perde o foco. E em uma atividade que exige tanta concentração, como a contabilidade, isso pode ser fatal.

Mas é no contato com o cliente que pode estar o principal problema. Se há o hábito de visitar ou receber clientes (o que é bastante sadio), ele pode acabar prejudicado pelo home office na contabilidade. Reunião profissional na própria casa não costuma cair bem. A saída pode ser fazer com que não pareça uma casa, mas um verdadeiro escritório.

Desafios a superar na implantação

Ao pesar prós e contras do home office na contabilidade, não se pode deixar de fora dificuldades comuns. E a maior delas talvez seja a necessidade de uma mudança cultural da empresa e do contador. Não por acaso, essa questão é citada por 90% das empresas que hoje evitam a estratégia, de acordo com o estudo da SAP.

Veja a que fatores estão relacionadas as principais preocupações:

Segurança das informações: você se sentiria confortável por não ter total controle sobre os dados das empresas que atende? Recorrer a uma solução em nuvem pode ser obrigação.
Aspectos legais: a Reforma Trabalhista prevê o contrato individual por teletrabalho. Mas enquanto ela não vira lei, há o temor de não atender a regras não suficientemente claras.
Gestão de atividades: como assegurar o cumprimento de horários e de metas sem ter o colaborador no campo de visão? Isso ainda preocupa muitos donos de empresas.
Sensibilização de gestores: segundo a SAP, 90% daqueles que adotam o home office dizem ser necessário que o gestor compreenda os benefícios das novas formas de trabalho.

Você está pronto para o home office?

Quando o assunto é home office na contabilidade, não há certo ou errado. Tampouco se pode afirmar que vale ou não a pena para todos os escritórios. O que não se pode negar, contudo, é a necessidade de pensar a respeito.

As novas relações de trabalho estão aí e o trabalho em casa não é uma proposta futurista. Quem sabe não esteja aí o segredo para elevar a produtividade e fazer seu escritório crescer? Só você mesmo pode encontrar essa resposta.