O que são tecnologias escaláveis e como aplicar no seu escritório

A palavra da moda é escalabilidade. Se você ainda não conhece o conceito, tampouco compreende como pode ajudá-lo na rotina do escritório, vamos esclarecer. Ao utilizar tecnologias escaláveis no seu dia a dia, o contador pode elevar a produtividade, otimizar o tempo e se dedicar para o negócio crescer.

O que são tecnologias escaláveis?

Você talvez já tenha ouvido falar em um negócio escalável, e isso ajuda a compreender melhor as tecnologias que levam a isso. O conceito parte da adoção de um sistema que pode ser repetido, sem que isso implique em aumento de esforços ou de custos. Uma empresa que pratica um modelo escalável, então, encontra uma receita para a produtividade.

Esse é um termo moderno, muito relacionado às startups, empresas da área tecnológica, conhecidas por testar métodos até chegar à solução ideal. Ao encontrar uma ideia escalável para empreender, esse tipo de negócio a aplica e cresce de forma sustentável e mais rápida, já que estamos falando de uma proposta marcada pela eficiência.

Mas o que um conceito relacionado com startups tem a ver com escritórios de contabilidade? Se você está disposto a aprender com elas, tem muito a ganhar.

Como encontrar um modelo escalável

Topa fazer um exercício? Então, pense em tudo o que você faz em um dia comum no escritório. Relacione todas as tarefas, desde as mais simples às mais complexas. Não deixe nada de fora.

Agora, olhe para tudo o que você precisa fazer, observe como a sua rotina é recheada de atividades e analise como tudo isso impacta na eficiência dos processos no escritório e, de quebra, afeta o atendimento ao cliente e o seu próprio crescimento.

Essa reflexão inicial é importante porque, ao avaliar cada uma de suas tarefas, você pode encontrar uma maneira de parte delas serem mais facilmente solucionadas a partir de tecnologias escaláveis. Sim, você não é um startup, mas felizmente esse avanço não está restrito a elas.

Por vezes, a escalabilidade pode estar em ações simples, mas que tomam um tempo precioso do seu dia. Quer um exemplo?

Imagine que você precisa enviar um mesmo recado a todos os clientes e o faça por e-mail. Quanto do seu dia seria “perdido” se remetesse uma mensagem individual a cada um deles? Agora, compare com o ato de formular uma mensagem padrão e enviá-la a todos, utilizando o campo de cópia oculta para adicionar o endereço eletrônico dos clientes. Seria muito mais produtivo, não?

Esse é um exemplo muito básico, mas que serve para dar uma ideia do potencial das tecnologias escaláveis no seu escritório. Nesse caso, o próprio e-mail foi a tecnologia que possibilitou replicar uma ação em massa, sem perda de qualidade, em menor tempo e, portanto, mais eficiente.

Oportunidade de escalabilidade no seu escritório

Você certamente gostaria de encontrar uma solução inovadora que elevasse a eficiência no atendimento ao cliente, certo? Mas que tal primeiro usar a tecnologia escalável para colocar a casa em ordem?

Quando o contador ainda perde muito tempo com processos burocráticos, incluindo o processamento manual de informações enviadas pelos clientes, estamos falando de um problema que afeta seriamente a produtividade do escritório e que pode ser solucionado a partir da escalabilidade.

Você pode e deve conversar com seu cliente, inclusive visitá-lo, mas não há por que perder tempo manuseando papéis. Uma das melhores tecnologias escaláveis já existentes para um escritório contábil é o sistema de gestão online. Quando integrado ao sistema do cliente, então, os ganhos são muito maiores. É nisso que o ContaAzul para Contadores aposta.

A partir desse tipo de software, o contador automatiza o recebimento e o processamento de informações necessárias para realizar a contabilidade das empresas atendidas. Sistematicamente, ele pula etapas que antes consumiam um tempo precioso da sua agenda. A redigitação de lançamentos contábeis do cliente fica no passado e, assim, você alcança a produção em massa.

Obviamente, nem tudo é escalável. Nenhuma máquina substitui o contador e sua grande capacidade de análise dessas informações. O que a ferramenta tecnológica faz é tornar o processo mais eficiente a partir de um modelo que pode ser repetido sistematicamente para uma mesma tarefa.

Tecnologias escaláveis qualificam atendimento

Agora sim, vamos falar do atendimento. Se você ainda resolve muitas dúvidas básicas do seu cliente por e-mail ou telefone, vale se perguntar se haveria alguma forma mais produtiva de solucionar essa demanda. Sim, existe.

Há basicamente duas boas maneiras de abordar essa questão. A primeira delas seria organizar em seu site de contabilidade uma seção do tipo FAQ, do inglês Frequently Asked Questions, uma compilação das perguntas mais frequentes.

Para definir quais seriam as questões abordadas e respondidas nesse espaço, reúna os principais tipos de dúvidas que chegam até seu escritório e que poderiam ser facilmente resolvidas dessa forma. Em geral, demandas sobre emissão de notas e guias, alíquotas de impostos e datas de obrigações devem estar no espaço.

A segunda abordagem tecnológica aplicável em escala pode se dar a partir da adoção de uma plataforma de atendimento que organize as requisições. Mais uma vez, o foco aqui é fugir do papel e dos processos manuais, como bilhetes, post-its e mesmo e-mails não respondidos.

Nós já indicamos aqui no blog sistemas como o Zendesk, Neoassist e Omnize, mas há ainda outros no mercado que podem agregar essa solução ao seu escritório. Como bônus, além de identificar e resolver demandas urgentes, essas ferramentas podem medir o desempenho da equipe a partir de relatórios sobre a qualidade do atendimento prestado.

Seu escritório pode ser mais produtivo

Neste artigo, falamos das tecnologias escaláveis e de como elas podem auxiliar seu escritório. Com breves exemplos, você pôde acompanhar o quanto esse tipo de solução é capaz de tornar seu dia a dia mais produtivo.

Não deixe de observar seus processos e estudar de que forma eles podem ser resolvidos com maior eficiência. Conforme você adquire mais conhecimento sobre o assunto, perde o medo ou a resistência à tecnologia, o que é até certo ponto comum.

Quanto mais métodos escaláveis você conseguir aplicar na sua rotina, mais tempo terá para se dedicar ao escritório, focar no seu crescimento e encontrar caminhos que o aproximem do sucesso.

E você, já utiliza alguma das tecnologias escaláveis no seu escritório contábil? Comente!