Integração contábil: benefícios e como fazer com a Conta Azul

A integração contábil é uma ferramenta crucial para empresas que buscam otimizar seus processos financeiros e manter uma visão clara e precisa de sua saúde financeira. Com ela, o fluxo de trabalho se torna mais fluido e os processos são padronizados.

Ao unir os dados contábeis com sistemas de gestão, como o ERP da Conta Azul, as organizações podem simplificar e automatizar tarefas, reduzir erros e ganhar insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas. 

Entenda o que é contabilidade integrada e seus benefícios.

Tópicos:

• O que é integração contábil?
• Como a contabilidade está inserida no sistema integrado de gestão empresarial?
• Quais são os benefícios da conexão para a empresa?
• Quais são os benefícios da conexão para o contador?
• Empresa: passo a passo para conectar o seu contador ao ERP da Conta Azul
• Contador: como acessar os dados do cliente com a Conta Azul Mais
• Continue aprendendo com a Conta Azul

O que é integração contábil?

Integração na contabilidade é o ato de implementar uma solução que vai conectar o sistema de gestão empresarial (ERP) utilizado por sua empresa ao seu contador. O objetivo é automatizar e centralizar o acesso às informações, evitando erros e retrabalhos — que geram custos para o seu negócio.

Na prática, você deixa de ter que digitar ou enviar de forma física todos os dados para que o seu contador os utilize e gere os relatórios e documentos necessários. Tudo está disponível na nuvem e pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo que se conecte à internet.

 Essa ferramenta permite que você e o seu contador tenham mais eficiência e produtividade no dia a dia. Além disso, com ambos tendo acesso às informações de forma simples e rápida, fica mais fácil tomar decisões acertadas e aumentar sua competitividade.

Ou seja, saber o que é contabilidade integrada é uma maneira de aplicar um trabalho mais estratégico, sem haver sobrecarga com as tarefas operacionais. E esse benefício vale para empreendedor e contador.

Leia também: Como a tecnologia pode ajudar sua empresa contábil a depender menos do cliente

Como a contabilidade está inserida no sistema integrado de gestão empresarial?

A contabilidade está inserida no sistema integrado de gestão empresarial devido ao acesso aos dados assegurado pela solução. Isso significa que todas as informações são enviadas ao seu contador em uma conexão fiscal e financeira que facilitará os processos do negócio.

Com os dados, o profissional também consegue elaborar os documentos fiscais e contábeis da sua empresa. Assim, essa integração otimiza o tempo e a atuação do empresário e do próprio contador, garantindo uma rotina mais eficiente.

Quais são os benefícios da conexão para a empresa?

A conexão pode trazer uma série de benefícios significativos. Aqui estão alguns dos principais:

Agilidade na entrega de documentos e informações

Ao conectar sua conta com a de seu contador, você passa a ganhar tempo na hora de separar e organizar os documentos necessários todos os meses. São menos e-mails com versões de arquivos anexados, menos idas e vindas de guias, e um fluxo único para encaminhar o material: tudo digitalizado.

Se tudo pode ter uma versão online, você se livra de uma boa parte da papelada, evitando também gastos com motoboy, portador ou correio para enviar impressos. Além disso, economiza com tinta e folhas de papel.

Redução do risco de erros e atrasos

A integração contábil faz com que todos os dados estejam disponíveis sem erros. Isso porque o próprio software realiza o registro das informações e salva todas elas para evitar imprevisões.

Ou seja, a integração garante fluidez e precisão na troca de informações. Isso porque, a etapa de redigitar documentos, típica da contabilidade convencional, toma muito tempo e provoca erros com frequência. Ao permitir que os dados circulem por dentro do sistema, há maior precisão nas informações e mais segurança nos controles financeiros.

Além disso, os processos são padronizados. Portanto, o contador consegue fazer o que precisa sem precisar esperar pelos dados, o que diminui a chance de atrasos na elaboração de documentos e relatórios.

Outro fator é que, com dados fluindo melhor entre sua empresa e a contabilidade, diminui muito a margem de erro no cálculo de impostos a pagar. Na prática: menos riscos de precisar pagar multa ou mesmo ser autuado por recolhimento incorreto de tributos.

Melhor comunicação com o contador

O contador aumenta sua capacidade de resposta, com ganhos de agilidade e assertividade, a partir dessa integração. Quando você precisar de uma informação sobre as finanças do negócio, é mais rápido para fazer consultas a relatórios digitalizados, atualizados automaticamente. Fica mais simples também de falar a mesma língua, porque vocês enxergam os mesmos dados.

Acompanhamento das atividades contábeis

Ao entender o que é contabilidade integrada, você percebe que todas as atividades podem ser acompanhadas e monitoradas. Tudo fica registrado no ERP em tempo real e pode ser verificado por você e pelo contador. Assim, há mais tempo para focar ações estratégicas, que aumentam a vantagem competitiva da sua empresa.

Quais são os benefícios da conexão para o contador?

Apostamos que todo dia de fechamento contábil é sempre a mesma coisa no seu escritório de contabilidade: uma correria porque o cliente X ainda não disponibilizou todas as informações que deveria, os dados enviados pela empresa Y estão incorretos, a MPE Z enviou informações incompletas e assim seu dia vai. Até que você olha pela janela, já é noite, e não sabe dizer ainda a que horas vai conseguir encerrar as atividades.

É claro que a vida do contador é sempre (muito) movimentada, mas existem certos estresses — como esses — que poderiam ser evitados pelo bem da sua saúde e também do seu escritório contábil. 

Isso porque, por mais que seu time se esforce, o cliente também precisa colaborar disponibilizando as informações de forma correta e completa dentro do prazo. Mas como seria, então, se você pudesse ajudá-lo a não perder esses prazos e, ainda, não precisasse depender dele para obter os dados?

É o que a integração contábil oferece.

Uma solução de integração contábil é uma ferramenta online que permite captar os lançamentos já conciliados do ERP (software de gestão) do cliente para importar diretamente no seu sistema contábil. 

Com isso, você elimina atividades manuais e demoradas, como recebimento, conferência e organização de documentos e digitação de lançamentos, eliminando também o risco de registrar dados incorretamente. Veja em que isso ajuda — e muito! — o seu escritório contábil:

Agilidade na importação de dados

Em poucos segundos, é possível obter os dados de produtos, clientes, transportadoras, fornecedores e financeiros a partir de planilha padrão e XML.

Importar as informações financeiras exatamente como estão no ERP do cliente garante a segurança de trabalhar com dados corretos, pois os lançamentos já vêm para o sistema contábil classificados adequadamente. Importar essa movimentação ajuda a dar mais precisão nas rotinas de conciliação contábil e apuração de impostos.

Maior eficiência na prestação de serviços

Em vez de ficar horas fazendo uma atividade ou ficar esperando pelo retorno de algum cliente, você obtém todos os dados necessários com a integração contábil. Desse modo, seu trabalho se torna mais eficiente.

Assim, o tempo empregado nas tarefas operacionais pode ser redirecionado para desenvolver projetos que gerem mais diferenciais e rentabilidade ao escritório contábil.

Por exemplo, você pode dedicar mais tempo à contabilidade consultiva, na qual você analisa os dados financeiros do cliente e o ajuda a tomar decisões importantes. Dessa forma, você assume uma nova posição junto à empresa atendida – a de parceiro estratégico.   

Melhoria contínua por meio da automação de processos

 A automação de processos permite que algumas rotinas sejam realizadas em minutos, gerando mais produtividade. Isso é porque ajuda o contador a fazer mais com menos recursos (ou com a mesma quantidade). 

Isso quer dizer que, com o número de funcionários que o escritório já possui, ele pode atender mais clientes e ampliar a receita, mantendo a qualidade dos serviços prestados — e até melhorando!

A automatização proporcionada pela integração contábil, além de ajudar você a acabar de uma vez por todas com essa dor de cabeça de não ter as informações certas na hora certa, permite que o contador redirecione tempo e energia para atuar como um consultor de negócios. 

Ou seja, oferecer serviços de alto valor percebido pelos clientes, como a elaboração de relatórios financeiros e análises de demonstrativos contábeis. 

Dessa forma, você evita a briga por preço e, ao mesmo tempo, agrega novos diferenciais competitivos ao negócio ao oferecer às empresas o que elas de fato procuram e precisam.

Melhor comunicação com o cliente

A fluidez dos processos e o acesso facilitado às informações garante uma comunicação facilitada com o cliente. Em vez de esperar por respostas, você simplesmente utiliza os dados do ERP e gera os relatórios necessários. Ao mesmo tempo, o empreendedor recebe os documentos desejados na hora desejada.

Maior organização

Na integração contábil, os processos e os fluxos de trabalho se tornam mais organizados. Quando você precisar de um dado, pode simplesmente acessar a aba certa e obter a informação. Além disso, deixa de ser necessário utilizar diferentes tipos de arquivos, o que pode gerar confusão e perda de papéis.

Ao utilizar essa ferramenta, tudo fica centralizado, sem chance de perdas. Desse modo, você organiza suas atividades e as informações dos seus clientes para evitar que elas se confundam.

Controle das atividades contábeis

Todas as atividades contábeis são controladas por um painel que contém as informações necessárias ao contador. 

Caso você queira detalhar alguma delas, pode acessar o menu específico. Esse é o caso de ver os dados dos clientes e as movimentações financeiras.

Leia também: Quem é você na hora de fazer um controle financeiro empresarial?

Empresa: passo a passo para conectar o seu contador ao ERP da Conta Azul

O ERP Conta Azul é a solução completa para você gerenciar seu negócio com mais eficiência e tranquilidade. Com ele, você pode controlar suas finanças, gerenciar vendas, manter seu estoque organizado e ter uma visão completa do seu negócio.

Veja o passo a passo para conectar o contador à Conta Azul:

• Acesse a Conta Azul Pro e entre em “Meus parceiros”;
• Clique sobre o nome da sua empresa;
• Selecione “Conectar parceiro” e insira as informações solicitadas, como nome do responsável e da empresa, e-mail, telefone, CNPJ e serviço prestado;
• Sinalize a opção “Autorizo o meu parceiro a ter acesso às informações do meu ERP”;
• Clique em “Convidar” para finalizar a integração. A partir disso, o contador terá acesso aos lançamentos dos impostos devido à integração contábil.

Seu contador passa a ter acesso a lançamentos e notas fiscais eletrônicas (NF-e ou NFS-e, conforme o caso) sem a necessidade de você juntar toda a papelada e enviar o malote via motoboy mensalmente.

O fechamento contábil fica mais rápido, com menos risco de autuação e erros, além de ajudar em momentos de tomada de decisão. Que tal indicar seu contador agora?

Contador: como acessar os dados do cliente com a Conta Azul Mais

A Conta Azul Mais é um sistema de automação contábil completo que oferece diversas funcionalidades para otimizar o trabalho dos contadores e empresas contábeis.

Para acessar as informações do seu cliente, é imprescindível que a conta dele esteja conectada à sua. Essa integração pode ser realizada com o passo a passo que mostramos no tópico anterior.

Quando o cliente estiver vinculado à Conta Azul Mais, você poderá acessar sua conta seguindo estes passos:

• Acesse “Clientes” no menu;
• Selecione “Meus clientes”;
• Encontre a empresa desejada e clique em “Acessar Conta Azul Pro”;
• Prossiga com a confirmação.

Continue aprendendo com a Conta Azul

Com todas essas informações, você entendeu o que é integração contábil e por que ela é relevante para o contador e a empresa. 

Essa é uma forma de trazer rapidez no acesso e precisão às informações, além de fazer com que sua atuação seja mais estratégica. Como resultado, seu negócio pode crescer de maneira sustentável.

Então, que tal saber mais sobre a Conta Azul? Acesse nosso site, confira nossas soluções e entenda como podemos alavancar sua empresa!