O que é BPO financeiro? Guia de terceirização da gestão financeira empresarial

Empreendedores focados na operação, no comercial ou em outras áreas fora do setor financeiro podem optar por delegar parte da gestão. Uma forma eficaz de realizar essa delegação é por meio do BPO financeiro.

Ao escolher esse tipo de serviço, é possível garantir um maior foco nos aspectos estratégicos que precisam de atenção no negócio. 

Esse processo não só permite ganhar tempo para se dedicar ao que é mais relevante para o crescimento, mas também assegura que a empresa conte com especialistas dedicados às finanças, aprimorando os processos internos.

Continue lendo para entender melhor o que é o BPO financeiro e como ele pode contribuir para o sucesso da empresa. Confira os tópicos abordados:

• O que é BPO financeiro? 
• Como funciona a terceirização do setor financeiro
• Vantagens de ter o processo terceirizado
• Guia prático para a terceirização em 8 passos
• Como a Conta Azul pode ajudar nesse processo?

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O que é BPO financeiro?

O BPO financeiro (Business Process Outsourcing), refere-se a terceirização de processos relacionados às finanças de uma empresa para especialistas que não fazem parte da equipe interna de colaboradores.

Antes, a terceirização era associada principalmente a atividades tradicionais como limpeza e manutenção. No entanto, ela tem evoluído para incluir serviços especializados, como gestão financeira, marketing, logística, RH e vendas.

Essa mudança reflete uma abordagem estratégica em que a terceirização não se limita apenas à redução de custos, mas busca otimizar processos e melhorar a eficiência.

Considerando que a área financeira é uma das mais complexas e centrais para a empresa, deixá-la nas mãos de especialistas é uma ótima saída para tornar a gestão mais eficiente, ágil e econômica.

As empresas de médio e pequeno porte, em especial, são as que mais ganham com a terceirização ou BPO financeiro. Assim, as suas equipes ficam enxutas, evitando os altos custos de manter um setor inteiro destinado às finanças do negócio. 

Por outro lado, a solução pode não ser a mais indicada para empresas maiores. Esse aspecto faz com que a viabilidade da terceirização do setor financeiro deva ser avaliada caso a caso.

Como funciona a terceirização do setor financeiro

Com a tendência da terceirização do setor financeiro, os serviços oferecidos são cada vez mais completos e abrangem todas as rotinas gerenciais e administrativas.

Porém, para adotar um BPO, é preciso ter muita confiança nos prestadores de serviços. Estes devem possuir expertise comprovada e alta tecnologia para conduzir a gestão financeira, principalmente no ambiente virtual.

O processo de implementação do BPO financeiro começa com a definição das atividades a serem delegadas e a seleção de parceiros estratégicos que ofereçam serviços de qualidade. Após uma avaliação minuciosa da empresa, em colaboração com o contador, o empreendedor identifica os principais desafios e planeja a transição das atividades.

Durante a implementação, o prestador de serviços deve oferecer o suporte contínuo e personalizar suas tarefas conforme as demandas específicas da empresa. 

Do mesmo modo, é de responsabilidade do dono do negócio prover informações confiáveis e monitorar os indicadores de desempenho, utilizando a tecnologia como aliada essencial nesse processo.

Assim, você pode entregar suas finanças ao profissional externo sem perder o controle sobre o negócio. Alguns exemplos de funções incluídas na terceirização do setor financeiro são:

• Gestão de contas a pagar e recebíveis;
• Gestão do fluxo de caixa;
• Cobrança administrativa e judicial;
• Conciliação bancária e fechamento de caixa;
• Relatórios financeiros;
• Gestão da folha de pagamentos;
• Impostos e rotinas do departamento fiscal;
• Controladoria;
• Análise e monitoramento de indicadores de desempenho.

Logo, o BPO financeiro é a solução ideal para integrar todas as tarefas financeiras e contábeis sob um único fornecedor, permitindo maior eficiência e foco nas operações principais do negócio.

Vantagens de ter o processo terceirizado

Já demos algumas pistas sobre as vantagens da terceirização financeira, que dizem respeito à produtividade e competitividade da empresa. Agora, vamos conhecer mais de perto esses diferenciais:

Redução de custos

Um dos principais benefícios do BPO financeiro é, sem dúvida, a redução de custos, especialmente pela diminuição dos gastos operacionais com equipe. Além disso, há uma economia significativa na redução dos encargos trabalhistas, já que é mais prático e barato manter o serviço do que contratar equipes próprias. 

Ao considerar todas as despesas de um departamento financeiro, incluindo o capital humano, treinamentos, estrutura, tecnologia e outros custos, fica clara a vantagem econômica do BPO financeiro.

Foco na atividade principal

Um dos grandes destaques da terceirização do financeiro é a possibilidade de concentrar esforços na atividade-fim da empresa e funções estratégicas, enquanto as tarefas de apoio, mais burocráticas, ficam a cargo do fornecedor.

Dessa forma, você conseguirá focar em outras áreas importantes, como planejamento estratégico, interação com os consumidores, aprimoramento da qualidade, mudanças organizacionais e inovação.

Aumento da capacidade e eficiência

O BPO financeiro permite que as empresas ampliem sua capacidade de gestão sem aumentar custos ou tornar os processos ainda mais complexos. Especialistas com extenso know-how garantem eficiência na execução de funções financeiras e contábeis, promovendo flexibilidade e dinamismo.

Acesso às informações valiosas

A principal função do BPO financeiro é fornecer informações valiosas para a tomada de decisão dos gestores. 

Por essa razão, o fornecedor atua como um parceiro estratégico, oferecendo dados precisos para a avaliação da saúde financeira e crescimento. Com os números traduzidos em relatórios, direcionar o futuro da empresa é algo que pode ser feito com mais segurança.

Tempo para pensar em soluções criativas

Nem sempre a empresa tem condições para dedicar tempo suficiente à criação de soluções criativas para os seus clientes. Nesse contexto, a terceirização permite que profissionais especializados na área se dediquem ao setor, enquanto o empreendedor concentra energia para agregar valor ao negócio. 

Guia prático para a terceirização em 8 passos

Agora que você já sabe o que faz um BPO financeiro e conhece seus principais benefícios, confira as melhores práticas para ter sucesso ao terceirizar os processos e o controle financeiro da empresa: 

1. Defina as funções a terceirizar

Antes de tudo, defina exatamente quais funções financeiras e contábeis podem ser terceirizadas. Para isso, considere critérios, como o volume de vendas, complexidade do regime tributário e confidencialidade.

Funções como o cálculo e pagamento de impostos são facilmente terceirizadas, mas tarefas de controladoria e preparação de relatórios exigem maior transparência e uma relação de confiança com o prestador de serviços.

2. Mapeie seus processos financeiros

Antes de encontrar um fornecedor, mapeie detalhadamente todos os seus processos financeiros. Faça a documentação das etapas, responsabilidades e fluxos de trabalho para garantir que a empresa de BPO entenda as operações da sua empresa e possa atender às expectativas.

Esse mapeamento ajudará a identificar quais processos podem ser terceirizados e facilitará a integração com o fornecedor.

3. Encontre o fornecedor ideal

Encontrar o fornecedor ideal é o ponto-chave da terceirização. Recomendados que você faça essa busca com o auxílio de seu contador. 

A tecnologia também desempenha um papel central na escolha, pois as novas tendências apontam para o uso de inteligência artificial, computação em nuvem e Big Data na gestão financeira. Assim, na hora de selecionar o prestador de serviços, considere a experiência, infraestrutura, tecnologia disponível e metodologia oferecida.

4. Realize uma auditoria inicial

Antes de firmar o contrato, é essencial realizar uma auditoria inicial dos processos e sistemas do fornecedor. 

Essa auditoria ajudará a garantir que a empresa de BPO financeiro possui a infraestrutura necessária, atende aos padrões de conformidade exigidos e pode realmente oferecer os serviços prometidos. Verifique os controles internos, a segurança da informação e a experiência da equipe do fornecedor.

5. Feche o contrato em detalhes

O fechamento do contrato é um momento importante para a terceirização financeira, pois todos os detalhes devem ser acordados entre as partes para evitar futuros desentendimentos.

Conduza uma análise criteriosa dos processos do fornecedor, avalie a estrutura administrativa e requisitos de conformidade, para verificar se ela pode oferecer o serviço. É nessa hora que as regras do negócio são definidas, incluindo as políticas, requisitos legais, exigências de relatórios e controles internos.

Além disso, você deverá aprovar um plano de trabalho personalizado conforme o diagnóstico do contador, que será implementado em etapas durante a fase de transição. Caso ache pertinente, conte com a ajuda de profissionais da área jurídica.

6. Invista na transição

A transição é de longe o momento mais delicado da terceirização depois da contratação. Por isso, garanta que a empresa contratada entenda profundamente seu negócio, integre os processos e monitore seus compromissos de entrega.

Documente todos os processos financeiros mapeados antes para fornecer à empresa de BPO uma visão clara sobre a realidade do seu negócio. Defina canais de comunicação claros e frequentes para discutir o progresso e resolver dúvidas, mantendo uma equipe interna que sirva como ponto de contato para facilitar a integração.

Vale ressaltar que todos devem estar cientes dos novos processos e sistemas para minimizar erros. Também estabeleça KPIs para acompanhar a performance do BPO financeiro e agir rapidamente em caso de problemas.

7. Mantenha a conexão

Como você pôde ver logo acima, depois da implementação, é fundamental garantir a eficiência do canal de comunicação com o fornecedor. Existem inúmeras soluções em softwares e plataformas virtuais que encurtam distâncias e permitem o monitoramento constante do desempenho. 

Portanto, para uma integração eficiente, implemente um sistema que possa ser integrado diretamente ao BPO. Isso facilitará a troca de informações e permitirá um controle mais eficaz dos processos financeiros. 

Certifique-se de que o sistema escolhido atenda às necessidades específicas da sua empresa e seja compatível com as ferramentas utilizadas pelo fornecedor.

8. Defina e monitore indicadores

Estabeleça indicadores de desempenho (KPIs) claros para monitorar a performance do BPO financeiro. 

Acompanhe as métricas definidas junto ao fornecedor, observe com precisão os relatórios financeiros, avalie o cumprimento dos prazos, entre outros pontos críticos que determinam a qualidade dos serviços.

O monitoramento contínuo desses indicadores permite identificar problemas rapidamente e tomar ações corretivas antes que se tornem críticos.

Como a Conta Azul pode ajudar nesse processo?

O seu contador de confiança é a melhor escolha para a terceirização do setor financeiro, pois já conhece bem a empresa e acumula experiência em seus processos. Mas como garantir a integração necessária entre a contabilidade externa e o negócio? É aí que entra a Conta Azul Pro!

Com o sistema de gestão integrada e 100% online, você consegue organizar o financeiro de sua empresa e, simultaneamente, conectá-lo ao contador (desde que ele seja parceiro Conta Azul). Isso permite que ambos trabalhem com a mesma versão dos dados, atualizados em tempo real. 

A Conta Azul Pro inclui desde contas a pagar e a receber, integração bancária, fluxo de caixa, emissão de boletos e notas fiscais, até automatização de documentos e muito mais. Além disso, você recebe relatórios completos e amigáveis, com informações precisas sobre o andamento do negócio, permitindo a tomada de decisão segura.

Se está considerando um BPO financeiro para organizar a sua empresa sem complicações, usar a Conta Azul conectada à sua contabilidade é uma escolha que alia transparência, agilidade e eficiência.

E o melhor: você vai poder terceirizar essas funções com segurança, sem perder o controle do seu negócio, saindo na frente da concorrência.

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