Equipe Conta AzulO que você vai ver neste post:
- Há quatro funções administrativas básicas que todo empreendedor precisa conhecer e aplicar no negócio;
- Pode-se contar com colaboradores e ferramentas para reduzir tarefas e otimizar processos, mas a raiz e as decisões estratégicas são de responsabilidade do gestor;
- Ser dono de negócio não precisa ser sinônimo de dor de cabeça. Facilite sua gestão empresarial, seu planejamento estratégico e seu controle financeiro com a Conta Azul: faça o teste grátis agora!
Planejamento, organização, direção e controle são os nomes dos quatro cavaleiros das funções administrativas. Se o empreendedor quer tomar as rédeas da sua empresa, precisa domar essas habilidades e ser estratégico nas suas decisões.
Os objetivos do negócio são definidos no seu planejamento estratégico. E eles só serão atingidos se os recursos forem organizados para isso. Mas não é só colocar o dinheiro e esperar o resultado, tudo precisa de uma direção. Por fim, o controle é o que mantém tudo em ordem.
Só que abrir uma empresa não vem com um manual completo e infalível de como administrar. Para ajudar você nesse aprendizado, preparamos um texto onde ensinamos os quatro conceitos e como devem ser aplicados de maneira prática.
Faça uma boa leitura!
- Quais são as 4 funções da administração?
- A importância do controle financeiro empresarial
- Como equilibrar as funções de gestão?
- Conte com a tecnologia para aplicar as funções administrativas
Quais são as 4 funções da administração?
As funções administrativas do empreendedor são, como dissemos antes, quatro: planejar, organizar, dirigir e controlar. Todas elas estão presentes na gestão comercial, no planejamento financeiro e em qualquer outra área da empresa.
Elas servem de ferramentas para que o gestor possa administrar uma empresa e levá-la ao crescimento. Siga a leitura para entender mais sobre cada uma delas.
Planejamento
Planejar significa estabelecer os objetivos da empresa e por quais caminhos se chegará a eles. Afinal, nenhum projeto é feito no improviso.
Uma empresa de logística precisa planejar rotas que otimizem o uso da gasolina e um restaurante precisa garantir produtos fresquinhos para seus chefes prepararem os pratos.
O projeto, o funcionamento da empresa e qualquer ponto é antes pensado e discutido, ou seja, criado pelo gestor e depois comunicado aos demais funcionários envolvidos. Além de questões internas, deve-se levar em conta, na hora de planejar, os cenários futuros do mercado.
Ao contrário do que muitos podem pensar, o planejamento não envolve apenas intuição do administrador. Ele precisa, primeiramente, estudar bastante o mercado e tentar embasar as suas projeções o máximo possível.
Claro que um profissional experiente terá melhor capacidade de interpretar os dados, mas o estudo da própria empresa e do mercado é sempre o ponto de partida do planejamento.
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Organização
E como colocar em prática tudo aquilo que foi planejado? Organizando os recursos da empresa. O que inclui definir de que maneira o projeto será feito e distribuí-lo entre os departamentos e profissionais correspondentes.
Imagina uma loja de música onde os discos de sertanejo estão misturados com o metal e longe do country. Numa situação como essa, você perde muitas oportunidades de venda. E se seu vendedor é DJ, vai tocar em uma festa, mas esqueceu de preparar a playlist?
Retrabalho, perda de oportunidade e decepcionar clientes são só alguns dos problemas de desorganização. Também entram em jogo a produtividade e a eficiência, isto é, fazer o trabalho no menor tempo e com o menor desperdício possível – sem prejudicar a qualidade de entrega, é claro.
Para essa função, obviamente, o administrador precisa de uma ótima capacidade de organização – individual e coletiva.
Visão sistêmica e um bom conhecimento sobre os processos produtivos do setor da empresa também são características essenciais.
Direção
Dirigir significa liderar. Ou seja, a capacidade de mobilizar os recursos humanos para que os resultados desejados sejam alcançados.
Aqui, não estamos falando apenas de distribuir as tarefas, mas sim, de influenciar e motivar os funcionários da empresa de maneira positiva.
Muitos administradores são brilhantes nas outras três funções, mas deixam a desejar nessa. É por isso que você já deve ter ouvido falar que nem todo administrador é um líder.
Para liderar, você vai precisar, sobretudo, de muita inteligência emocional, que é a capacidade de perceber as emoções dos outros e comunicar as suas.
É uma questão de fazer o possível para manter os colaboradores satisfeitos e executar um bom trabalho para fidelizar clientes, mas sem prejudicar as finanças da empresa.
Nesse quesito, quem vai ajudar é o endomarketing. Se trata de marketing voltado para dentro, para os colaboradores. Entenda melhor aqui.
Controle
Você planejou, organizou e delegou as tarefas aos seus colaboradores. Isso tudo não é garantia de que, na prática, o trabalho será bem executado e dará os resultados previstos. Para isso, existe o controle. Essa é a função administrativa que verifica se as outras foram bem executadas.
Ele envolve a criação de padrões de desempenho, medição da performance atual, a comparação entre resultados e as possíveis ações corretivas para redirecionar os esforços no caminho certo.
Para controlar a empresa, ajuda muito ter uma boa capacidade de análise, mas, assim como no planejamento, é fundamental se basear em números.
Quanto mais indicadores técnicos você tiver, melhores condições terá de fazer uma avaliação fidedigna da situação da empresa.
Mas lembre que a frieza dos números também pode enganar – use a sua capacidade de observação para interpretar as planilhas de gestão de processos ou sistema de controle financeiro para empresas.
Confira o guia completo de KPIs aqui!
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A importância do controle financeiro empresarial
Como dissemos, o controle financeiro empresarial demonstra a clareza que você precisa para tomar decisões com base em dados reais, identificar possíveis desafios antes que virem problemas maiores e encontrar soluções duradouras.
Então, nada de “apagar incêndios”, como descobrir hoje que a taxa do Simples vence amanhã e não saber de onde tirar o dinheiro para pagar. Com uma boa gestão financeira, essas surpresas não acontecem.
Confira a seguir mais detalhes sobre a importância de gerenciar bem o financeiro da empresa.
Controle gastos e despesas
Cortar gastos, despesas e economizar está sempre no radar de qualquer empreendedor. Porém, como fazer isso sem prejudicar as atividades da empresa? É nesse momento que o controle financeiro empresarial entra em cena, oferecendo a clareza necessária sobre os gastos que podem ser reduzidos.
Afinal, de nada adianta cortar uma despesa se tal decisão terá um impacto negativo para a empresa. Um exemplo é reduzir o quadro de colaboradores, quando a maior necessidade do empreendedor é ter mais pessoas para atender os clientes.
Acompanhe seu crescimento
Como saber se a empresa realmente cresceu? Nem sempre um volume de vendas mais alto, dependendo do tipo do produto ou serviço, significa lucro. Afinal, é preciso calcular todos os custos de produção, insumos utilizados, etc.
Para quem está começando, é fácil fazer esta conta. No entanto, à medida que as vendas aumentam, você pode se perder nos cálculos. E, não há nada mais frustrante do que ver o dinheiro entrando na empresa e mesmo assim ter dificuldade em pagar as contas.
Fazendo um bom controle financeiro empresarial, é possível acompanhar melhor o crescimento do negócio, além de identificar o que deve ser ajustado para continuar lucrando. Um exemplo é o que falamos no tópico anterior, sobre contratar mais profissionais para atender melhor a demanda.
Tome decisões estratégicas baseadas em dados reais
Sabia que o seu negócio pode estar faturando mais do que você imagina? Ou também, que pode ser o contrário? Para ter certeza sobre a situação financeira da sua empresa, não há espaço para achismos: é preciso analisar os dados reais.
O controle financeiro empresarial dá a você a visão do que realmente acontece, contribuindo para a tomada de decisões assertivas.
Esteja preparado para encarar imprevistos
Não é possível prever o futuro de uma empresa e ter certeza se ela será lucrativa ou não. Mesmo em cenários positivos, situações inesperadas podem acontecer. Por isso, você precisa estar preparado para imprevistos financeiros.
Isso só é possível com uma boa gestão financeira. Afinal, para poupar dinheiro para o caixa da empresa, é necessário que as contas estejam em dia.
Planeje investimentos
Abrir uma filial, comprar mais equipamentos e contratar mais pessoas: para fazer um investimento assertivo no negócio é preciso estar com financeiro organizado.
Outra vantagem de um bom controle financeiro é poder aproveitar melhor as oportunidades, como descontos e melhores condições de pagamento oferecidas por fornecedores.
Saiba exatamente de onde vem e para onde vai o seu dinheiro
É extremamente importante saber a origem e o destino de todos os valores da empresa. Sem essas informações, você não tem a visibilidade sobre seus gastos e suas vendas. Essa falta de controle pode levar a problemas como decisões erradas, prejuízos e até problemas com a Justiça.
A falta de conhecimento e organização financeira também oferecem outros riscos, como fazer uma declaração de impostos equivocada ou pagar multas e juros por acabar esquecendo de pagamentos.
Faça planos de curto, médio, e longo prazo
O sonho de todo empreendedor é ver a empresa crescer, mas muitas vezes o foco fica todo somente na operação. Dessa forma, você fica sem tempo para pensar no futuro.
O controle financeiro empresarial oferece a clareza necessária para definir as metas da empresa a curto, médio e longo prazo. Com o registro de tudo o que entra e sai e uma análise desses resultados, é possível entender também quais são os passos necessários para atingir os objetivos do negócio.
Como equilibrar as funções de gestão?
Assim como há administradores que não têm perfil de liderança, como falamos anteriormente, há aqueles que sabem liderar e cativar como poucos a sua equipe, mas não têm organização o suficiente para colocar os projetos planejados em prática.
Ou então sabem organizar a produção muito bem, mas sofrem no controle, pois não sabem estabelecer e comparar parâmetros para saber se está tudo certo.
Sim, sabemos que é quase impossível ser o melhor em organizar, planejar, dirigir e controlar ao mesmo tempo. Portanto, procure trabalhar cada uma dessas capacidades para dar à sua empresa a estabilidade que ela precisa.
Além de buscar o aprimoramento nessas funções de gestão, lembre, ao começar um novo negócio, que você pode encontrar qualidades complementares em um possível sócio.
Essa é uma possibilidade interessante, que nem sempre é levada em consideração no início dos esforços para tirar a ideia do papel. Entre todas as funções do administrador (planejar, organizar, dirigir e controlar), vale a pena ter alguém para dividir as tarefas.
Conte com a tecnologia para aplicar as funções administrativas
Use uma plataforma de gestão integrada para facilitar a aplicação e o acompanhamento de todas as funções administrativas. A Conta Azul Pro é a sua melhor aliada para isso, pois conecta todos os setores e dados da sua empresa em apenas um lugar.
Planejar, organizar, dirigir e controlar fica muito mais fácil quando:
- Você consegue enxergar todos os recursos disponíveis para sua empresa. Isso inclui colaboradores, dinheiro, contas a pagar e a receber, estoque (você recebe um alerta se algum item estiver acabando) e negociações em execução;
- Notas fiscais, boletos e links de cobrança, notificação de inadimplência para clientes e dados para o contador e são emitidos e enviados automaticamente na hora certa;
- Corta-se o desperdício de tempo e dinheiro ao automatizar ou simplificar operações como conciliação bancária, emissão de relatórios e inúmeras mais que você nem sabia que podiam ser automáticas;
- É possível controlar o fluxo de caixa, estoque, vendas, desempenho de produtos e vendedores, e saber onde está cada centavo da sua empresa em tempo real;
- Você acompanha as vendas, o estoque e o fluxo de caixa a partir de qualquer lugar ao integrar essa incrível plataforma App Conta Azul de Bolso;
- E muito mais!
