ICMS ST: guia completo sobre substituição tributária para empresas

O ICMS ST (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços por Substituição Tributária) é um dos regimes mais importantes e, ao mesmo tempo, mais complexos do sistema tributário brasileiro. Ele determina que o imposto seja recolhido por uma única empresa da cadeia, geralmente o fabricante ou o importador, antes mesmo de o produto chegar ao consumidor final.

Previsto na Constituição Federal e regulamentado pela Lei Complementar nº 87/1996 (Lei Kandir), o modelo de substituição tributária do ICMS foi criado para tornar a arrecadação mais eficiente e reduzir a sonegação fiscal. Com isso, o governo antecipa o recolhimento do imposto e simplifica o controle sobre as operações comerciais.

Neste artigo, você vai entender como funciona o ICMS ST, quem são o substituto e o substituído tributário, quais produtos estão sujeitos à substituição tributária, como é feita a base de cálculo e o MVA, e o que muda para quem é do Simples Nacional. Também vamos explicar o ressarcimento, as obrigações acessórias e como a automação contábil pode simplificar toda a gestão fiscal. 

Confira os tópicos que iremos abordar e continue a leitura:

• Como funciona o ICMS ST;
• Quem é substituto e quem é substituído tributário;
• Produtos e operações sujeitos ao ICMS ST;
• Objetivos e finalidades da substituição tributária;
• Base de cálculo e MVA;
• ICMS ST no Simples Nacional;
• Ressarcimento e restituição do ICMS ST;
• Obrigações acessórias e cuidados na gestão fiscal;
• Como automatizar o controle de ICMS ST.

Como funciona o ICMS ST?

O ICMS ST funciona de forma diferente do ICMS tradicional. Nesse regime, o recolhimento do imposto é concentrado em um único ponto da cadeia: o fornecedor ou fabricante, chamado de substituto tributário. Ele paga o imposto que seria devido por todos os demais (distribuidores, atacadistas e varejistas) antes que o produto chegue ao consumidor final.

Na prática, a substituição tributária do ICMS antecipa o pagamento do tributo. Assim, o governo garante que o imposto será recolhido de forma mais simples e segura, reduzindo o risco de inadimplência e sonegação.

Veja um exemplo simples:

• A indústria vende um produto por R$100 para o distribuidor;
• A alíquota do ICMS é de 18%;
• A Margem de Valor Agregado (MVA ICMS ST) estimada é de 40%;
• O preço final presumido é R$140 (R$100 + 40%);
• O ICMS sobre R$140 é de R$25,20 (18% de 140).

Nesse caso, a indústria (substituto tributário) recolhe o valor total de R$25,20 e repassa ao governo. O distribuidor e o varejista (substituídos tributários) não precisam recolher novamente o imposto nas etapas seguintes, pois ele já foi antecipado.

De forma resumida:

• ICMS comum: cada empresa da cadeia recolhe sua parte;
• ICMS-ST: o imposto é pago antecipadamente por quem está no início da cadeia, em nome de todos.

Quem é substituto e quem é substituído tributário?

No regime de substituição tributária do ICMS, existem dois papéis principais: o substituto tributário e o substituído tributário. A diferença entre eles está em quem é responsável por recolher o imposto e em que momento isso acontece.

O substituto tributário é quem antecipa o pagamento do imposto. Normalmente, é o fabricante, importador ou o primeiro elo da cadeia comercial. Ele calcula e paga o ICMS-ST sobre todas as etapas seguintes da circulação da mercadoria, até a venda ao consumidor final.

Já o substituído tributário é quem recebe o produto com o imposto já recolhido. São os distribuidores, atacadistas e varejistas, que não precisam recolher novamente o imposto quando revendem o item. Isso simplifica o processo e evita a bitributação.

Por exemplo:
Uma indústria de cosméticos (substituto tributário) vende para um distribuidor. A indústria paga o ICMS-ST antecipadamente por toda a cadeia. Assim, o distribuidor e o varejista (substituídos tributários) não precisam recolher o imposto novamente.

Tabela comparativa Substituto vs. Substituído

Produtos e operações sujeitos ao ICMS ST

Nem todas as mercadorias estão sujeitas ao ICMS ST. Esse regime se aplica principalmente a produtos com alta rotatividade ou grande variação de preço entre indústria, distribuição e varejo.

Os segmentos mais comuns são:

• Combustíveis e lubrificantes;
• Bebidas (alcoólicas e não alcoólicas);
• Cigarros e derivados do fumo;
• Autopeças e pneus;
• Cosméticos e produtos de higiene;
• Medicamentos e artigos farmacêuticos;
• Eletrodomésticos e eletrônicos;
• Materiais de construção e ferramentas;
• Produtos de limpeza e alimentos industrializados.

Para saber se um item está sujeito à substituição tributária ICMS, é importante seguir um pequeno passo a passo:

1. Identifique o NCM/SH do produto: o código fiscal que define sua categoria;
2. Consulte o Convênio ICMS nº 142/2018, que traz a lista nacional de mercadorias passíveis de ST;
3. Verifique a legislação da SEFAZ do seu estado, pois cada estado decide quais produtos da lista realmente terão ST;
4. Confira o CEST (Código Especificador da Substituição Tributária) correspondente, para confirmar a obrigatoriedade da retenção.

Dica: antes de vender ou cadastrar um novo produto, confira o CEST ICMS e a legislação do seu estado. Isso evita erros de cálculo e garante segurança na sua gestão fiscal e controle tributário.

Objetivos e finalidades da substituição tributária

O principal objetivo da substituição tributária do ICMS (ICMS ST) é tornar o recolhimento do imposto mais simples e eficiente. Em vez de cada empresa pagar sua parte ao longo da cadeia, o governo concentra a arrecadação em poucos contribuintes, o que reduz erros e facilita o controle.

Essa concentração beneficia o fisco, pois diminui o risco de sonegação, aumenta a previsibilidade da arrecadação e torna a fiscalização mais ágil. Em vez de monitorar milhares de pequenos contribuintes, a Receita acompanha apenas quem recolhe o imposto antecipadamente.

Para as empresas, os efeitos são mistos. De um lado, o regime simplifica obrigações fiscais para distribuidores e varejistas, que recebem os produtos com o imposto já pago. Por outro, pode impactar o caixa do substituto tributário, que precisa antecipar o pagamento do ICMS ST antes mesmo de realizar todas as vendas.

Em resumo, a substituição tributária ICMS busca equilibrar eficiência e controle fiscal, reduzindo a burocracia para uns e aumentando a responsabilidade de outros.

Base de cálculo e MVA (Margem de Valor Agregado)

O cálculo do ICMS ST parte da base de cálculo, que representa o valor total sobre o qual o imposto será aplicado. Ela inclui o preço do produto e outros custos da operação, como IPI, frete, seguro e despesas acessórias, descontando eventuais abatimentos.

Depois, aplica-se a MVA (Margem de Valor Agregado), um percentual que estima o aumento do preço do produto até o consumidor final. Assim, o cálculo da base fica:

(Valor do produto + IPI + frete + seguro + outras despesas – descontos) × [1 + (MVA ÷ 100)]

Por exemplo: se o produto custa R$ 1.000, o IPI é R$ 100, o frete R$ 25, o seguro R$ 10 e outras despesas R$ 30, com MVA de 50%, a base de cálculo será: (1.000 + 100 + 25 + 10 + 30) × 1,50 = R$ 1.747,50.

Em operações interestaduais, é comum usar a MVA ajustada, que considera diferenças entre as alíquotas de ICMS do estado de origem e do destino. Ela é calculada pela fórmula:

MVA ajustada = {[(1 + MVA-ST original) × (1 – ALQ inter) / (1 – ALQ intra)] – 1} × 100

Por fim, para encontrar o valor do ICMS-ST a recolher, aplica-se a seguinte regra:

(Base do ICMS-ST × Alíquota interna do estado de destino) – ICMS da operação interestadual.

Quer ver o passo a passo completo do cálculo da MVA e da MVA ajustada, com exemplos detalhados? Confira aqui. 

ICMS ST no Simples Nacional

Empresas do Simples Nacional também podem estar sujeitas ao ICMS ST. Isso ocorre quando compram produtos de outros estados ou mercadorias que fazem parte da lista de itens sujeitos à substituição tributária.

Na prática, o fato de a empresa ser optante do Simples não elimina a obrigação. Em operações interestaduais ou em setores como bebidas, autopeças, cosméticos e medicamentos, pode haver cobrança antecipada do ICMS ST, mesmo para micro e pequenas empresas.

Por isso, atenção: o Simples Nacional não isenta do ICMS ST. Antes de comprar ou revender produtos, verifique se eles estão sujeitos à substituição tributária e, em caso de dúvida, consulte a legislação do seu estado ou o apoio do seu contador.

Ressarcimento e restituição do ICMS ST

O contribuinte tem direito à restituição do ICMS ST quando o fato gerador presumido não se realiza, ou seja, quando o imposto foi pago antecipadamente, mas a operação não aconteceu ou ocorreu por valor menor que o previsto.

Isso acontece, por exemplo, em casos de devolução de mercadorias, cancelamento de venda ou venda por preço inferior ao presumido na base de cálculo do ICMS-ST.

O valor pode ser recuperado de duas formas:

• Abatimento: compensando o imposto em operações futuras;
• Creditamento: registrando o valor na escrituração fiscal para uso posterior.

Como solicitar a restituição ou ressarcimento

1. Identifique o motivo do pedido (venda não realizada, devolução ou diferença de valor);
2. Reúna documentos fiscais e comprovantes de pagamento que justifiquem o crédito;
3. Preencha o requerimento de restituição/ressarcimento conforme o modelo e sistema da Secretaria da Fazenda do seu estado;
4. Envie o pedido ao fisco estadual e aguarde a análise e homologação.

Manter a escrituração fiscal digital atualizada, com notas e registros consistentes, é essencial para que o pedido seja aceito sem pendências.

Obrigações acessórias e cuidados na gestão fiscal

Empresas que atuam com o ICMS ST precisam estar atentas às obrigações acessórias exigidas pela legislação. Cumprir essas rotinas garante conformidade e evita multas ou retrabalho.

Emissão correta de notas fiscais

Emitir NF-e com o CST adequado e o destaque correto do ICMS ST é essencial para garantir que o imposto seja recolhido corretamente e reconhecido pelo fisco.

Controle dos créditos e apurações

Acompanhar os créditos de ICMS e manter o histórico de valores retidos ou a compensar evita inconsistências nas apurações mensais.

Escrituração Fiscal Digital (EFD)

Registrar todas as operações no SPED Fiscal é uma exigência. As informações precisam ser consistentes com as notas fiscais emitidas e com o controle interno da empresa.

Armazenamento e organização

Manter documentos fiscais e relatórios organizados é obrigatório e facilita a comprovação das operações em caso de fiscalização.

Como facilitar tudo isso

Hoje, é possível automatizar essas tarefas com o uso de um ERP em nuvem, que centraliza as informações financeiras, facilita a emissão de notas fiscais e integra o controle tributário. Isso reduz erros, economiza tempo e mantém a empresa sempre em dia com suas obrigações fiscais.

Como automatizar o controle de ICMS ST?

Manter o controle do ICMS ST de forma manual aumenta o risco de erros e retrabalho. Um sistema de gestão financeira com recursos fiscais integrados simplifica esse processo, realizando o cálculo automático de impostos, gerando notas fiscais eletrônicas corretas e mantendo as informações sempre alinhadas com a contabilidade.

Com uma plataforma 100% online como a Conta Azul, é possível reunir em um só lugar o controle financeiro, a emissão de notas e a integração contábil. Assim, o empreendedor acompanha tudo em tempo real, reduz falhas e ganha mais tempo para focar na gestão do negócio.

Simplifique sua rotina fiscal e evite surpresas com o ICMS ST. Experimente grátis e veja como a automação pode transformar a forma como você cuida da sua empresa.

Perguntas frequentes sobre ICMS ST

Qual a diferença entre ICMS ST e Difal?

O ICMS ST (Substituição Tributária) é o recolhimento antecipado do imposto por uma única empresa da cadeia, normalmente o fabricante ou importador. Já o Difal (Diferencial de Alíquota) é a diferença entre a alíquota interna do estado de destino e a interestadual, cobrada em operações entre estados, especialmente nas vendas para consumidor final.

ICMS ST interestadual: como funciona?

Quando a mercadoria sai de um estado e vai para outro, o ICMS ST interestadual é recolhido antecipadamente, considerando a MVA ajustada, que corrige as diferenças de alíquota entre os estados. O fornecedor recolhe o imposto para o estado de destino antes da circulação da mercadoria.

Quais são as modalidades de Substituição Tributária existentes?

Há três principais modalidades:

1. Substituição para frente:  o imposto é pago antecipadamente, antes da venda ao consumidor (a mais comum);
2. Substituição concomitante: o recolhimento ocorre no mesmo momento da operação;
3. Substituição para trás (ou diferimento): o imposto é postergado para um elo posterior da cadeia, como o industrial ou distribuidor.