Guia completo para definir metas de produtividade

Definir metas de produtividade é um passo fundamental para qualquer empresa que deseja crescer e se destacar. Afinal, em um mercado cada vez mais competitivo, saber exatamente o que se quer alcançar e como monitorar esse progresso faz toda a diferença entre o sucesso e o fracasso.

Ao estabelecer metas claras e realistas, sua empresa não só alinha as expectativas de sua equipe, mas também cria um ambiente de trabalho mais focado, motivado e apto a receber melhorias contínuas.

Contudo, definir e alcançar metas exige um entendimento profundo sobre os fatores legais, das boas práticas organizacionais e dos principais desafios relacionados ao tema. Acompanhe os tópicos e domine todos esses detalhes:

• Qual a importância das metas de produtividade para a empresa?
• Principais desafios enfrentados para alcançar a produtividade
• Pontos da legislação para ficar de olho!
• Como definir metas de produtividade?
• Use ferramentas para medir a produtividade
• Continue aprendendo com a Conta Azul

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Qual é a importância das metas de produtividade para a empresa?

Metas de produtividade são fundamentais para qualquer negócio que busca melhorar seu desempenho e alcançar resultados consistentes. Elas servem como um mapa que orienta as ações dos colaboradores e estabelece padrões de desempenho claros. 

A definição de metas permite a empresa:

• Monitorar o progresso;
• Identificar áreas de melhoria;
• Ajustar estratégias de maneira proativa.

Um dos principais benefícios é a clareza proporcionada: quando os colaboradores sabem exatamente o que se espera deles, é mais fácil manter o foco e a motivação. Isso evita mal-entendidos e garante que todos estejam trabalhando em direção aos mesmos objetivos.

Metas bem definidas facilitam a medição do desempenho individual e da equipe, permitindo uma avaliação mais precisa e justa, por parte dos gestores e do próprio empreendedor.

Outro ponto de destaque é a capacidade de alinhar os objetivos individuais com os do negócio. Quando as metas de produtividade estão em sintonia com os objetivos estratégicos da empresa, cada colaborador contribui diretamente para o sucesso geral. 

Essa conexão fortalece o engajamento e o senso de propósito, criando um ambiente de trabalho mais coeso e motivador. Portanto, mais que meros indicadores de desempenho, elas são ferramentas estratégicas que impulsionam a eficiência, a motivação e o crescimento do seu negócio. 

Investir tempo e recursos na definição e no monitoramento dessas metas posiciona a empresa para alcançar um nível ainda maior de excelência operacional e de competitividade no mercado.

Principais desafios enfrentados para alcançar a produtividade

Antes de entender como traçar metas na empresa de forma assertiva, tenha em mente que este processo é marcado por alguns obstáculos.

Compreender e superar esses desafios é importante para garantir que as metas de produtividade sejam alcançadas de maneira efetiva. Confira alguns fatores negativos que podem impactar o ambiente organizacional e como abordá-los:

Procrastinação

A procrastinação é um dos maiores inimigos da produtividade. Ela surge de diversas formas, desde adiamentos de tarefas feitas deliberadamente pelos colaboradores, até a falta de priorização adequada das responsabilidades. 

Para combatê-la, é importante estabelecer prazos claros e realistas, além de criar um ambiente de trabalho que minimizem distrações. 

Técnicas de gestão do tempo, como a Pomodoro, e definição de micro-metas, são algumas ações que podem ajudar os colaboradores a manter o foco e a disciplina.

Falta de clareza nas metas

Metas de produtividade vagas ou mal definidas geram confusão e desmotivação. Quando os colaboradores não entendem exatamente o que se espera deles, é difícil manter o engajamento e a performance. 

Para evitar isso, as metas devem ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais (SMART). Adiante, explicaremos melhor este modelo. 

Tenha em mente que é fundamental comunicar claramente as expectativas e fornecer exemplos concretos do que é considerado sucesso, garantindo que todos estejam alinhados.

Desmotivação

A desmotivação é uma consequência de diferentes fatores que vão desde a falta de reconhecimento e excesso de trabalho até a definição de metas percebidas como inatingíveis. Nesse sentido, manter a motivação da equipe exige um equilíbrio entre desafios e recompensas. 

Reconhecer e recompensar o esforço e o sucesso, oferecer oportunidades de desenvolvimento e assegurar que as metas sejam desafiadoras, mas atingíveis, são práticas que ajudam a manter o entusiasmo e o compromisso da equipe.

Pontos da legislação para ficar de olho! 

Além de cuidar dos principais desafios relacionados às metas de produtividade, os empreendedores também precisam observar a legislação.

Isso porque há diversos pontos nas leis trabalhistas sobre metas e gestão de performance, incluindo questões como horas extras, descanso e a própria jornada de trabalho. Confira os principais itens:

Jornada de trabalho

A jornada de trabalho normal no Brasil é de 8 horas diárias e 44 semanais, com exceção de algumas categorias que possuem limites diferentes. 

Por isso, é importante consultar a CLT, as convenções e os acordos coletivos, para evitar qualquer inconformidade e penalidade nesse sentido, equilibrando o atingimento de metas à jornada regular dos colaboradores. 

Horas extras

O tempo extra de trabalho não pode passar de duas horas, mediante acordo de trabalho coletivo ou individual. No contrato, deverá constar o valor da hora extra que poderá ser de, no mínimo, 20% superior ao da hora normal.

Ao traçar as metas do mês, considere a possibilidade de incluir horas extras, mas sempre com atenção a esses limites legais. 

Banco de horas

Trata-se de uma possibilidade prevista em lei para compensação de horas de maneira mais flexível, que permite ajustar a jornada de trabalho à demanda. 

O banco de horas deve ser implementado a partir de convenção ou acordo coletivo, e o expediente pode ser estendido até o limite máximo de 10 horas por dia.

Descanso entre jornadas

Os trabalhadores têm direito a um intervalo mínimo de 11 horas de descanso entre as jornadas de trabalho. 

Jamais desrespeite este direito em nome do cumprimento de metas, pois isso pode criar um ambiente de trabalho desgastante, insustentável, desengajado e, consequentemente, improdutivo no longo prazo.

Descanso semanal

Ao trabalhador é assegurado um descanso semanal de, no mínimo, 24 horas, que deve ser concedido preferencialmente aos domingos. Caso isso não seja possível, é necessário estabelecer uma escala.

Intervalo

Se a duração do trabalho passar de 6 horas, o trabalhador tem direito a um intervalo de, no mínimo, 1 hora e, no máximo, 2. Se o expediente não passar de 6 horas, o intervalo é de 15 minutos após 4 horas.

Aqui vale a mesma lógica do descanso entre jornadas e semanal: respeitar este direito é mais que uma questão de conformidade. Isso também impacta o engajamento, a disposição e a performance da sua equipe.

Hora noturna

Considera-se trabalho noturno aquele realizado entre as 22h de um dia e as 5h do outro. Essas horas devem ter valor adicional de, pelo menos, 20% a mais que as normais.

Assédio moral

Ao não estabelecer objetivos justos e coerentes, os empreendedores correm sérios riscos. Além da grande possibilidade de ver o rendimento diminuir, ainda existem os processos de assédio moral. 

Caso se sintam prejudicados, constrangidos, humilhados ou perseguidos, os colaboradores podem recorrer à Justiça para reparar esses danos psicológicos que podem ser causados por metas abusivas.

O Poder Judiciário reconhece que uma política de metas abusivas de trabalho pode causar tais danos aos trabalhadores. O entendimento é que objetivos inalcançáveis geram insegurança constante para o funcionário em relação à permanência dele no emprego.

A Justiça também considera que as metas abusivas poluem o ambiente de trabalho, tratando-se assim de um assédio moral coletivo e organizacional que atinge todo o conjunto de colaboradores.

Como definir metas de produtividade?

Agora que você conhece os pontos legais relacionados ao cumprimento de metas e o que a empresa não pode exigir do funcionário, é hora de explorar as boas práticas para serem adotadas na sua gestão.

Confira as melhores alternativas para implementar metas de produtividade com mais eficiência e conformidade junto à sua equipe:

Por trabalho entregue 

Analisar a produtividade pela entrega de trabalhos dá uma visão mais precisa do rendimento dos colaboradores e do quanto eles estão produzindo durante o expediente. 

Nesse sentido, estabelecer metas de resultados é uma saída interessante. No comércio, por exemplo, é comum as empresas estabelecerem metas de vendas para os vendedores. Assim, eles sabem exatamente o resultado que têm que entregar e o empreendedor pode analisar a produtividade a partir do atingimento ou não desse objetivo. 

É possível fazer ajustes na estrutura, no processo ou até mesmo na própria meta. Tudo com base em dados que realmente mostram o que está acontecendo. Em uma oficina mecânica, também é possível fazer algo parecido. 

Se chegam, em média, 50 carros por semana para o conserto, a empresa pode, por exemplo, distribuir esse volume de trabalho de forma justa entre os mecânicos e estipular como meta que cada um deles entregue 80% desse trabalho no período. 

Nem todos os consertos exigirão o mesmo esforço, mas essa conta pode ser usada como base e adaptada para a realidade de cada oficina.

Por horas justas 

Em trabalhos mais criativos e menos operacionais, como agências de publicidade, há a alternativa de utilizar como métrica o número de horas produtivas em determinado período, que pode ser de uma semana ou de um mês. 

Embora exista um processo e uma certa padronização, os produtos resultantes dessas atividades são mais subjetivos e difíceis de serem mensurados por volume de entrega, pois um pode exigir mais tempo que outro.

Pela legislação brasileira, um funcionário registrado pela Consolidação de Leis Trabalhistas (CLT) pode trabalhar, no máximo, 8 horas por dia e 44 por semana, com exceção de algumas profissões, como jornalistas e músicos.

Então, considerando o volume de 44 horas semanais, a empresa precisa estabelecer uma meta de 85% de aproveitamento do expediente, o que daria, se arredondarmos, 37 horas. 

Esse seria o tempo mínimo que cada colaborador teria que preencher com atividades produtivas. Para colocar uma meta coletiva, basta multiplicar o número individual pela quantidade de membros da equipe.

Para fazer esse registro, os colaboradores anotam os tempos gastos em suas atividades e entregam ao gestor, que contabiliza e verifica o atingimento das metas individuais e da equipe.

Estabeleça metas individuais e coletivas 

Estabelecer metas é importante, mas isso precisa ser feito com cuidado e inteligência. Assim, o uso da técnica SMART é uma opção interessante. De acordo com ela, os objetivos devem ser: 

• Specific (específicos); 
• Measurable (mensuráveis);
• Attainable (atingíveis);
• Relevant (relevantes);
• Time-related (temporais).

O S, em específico (Specific), significa que as metas devem ser detalhadas, claras e facilmente compreensíveis. A parte M do mensurável determina que elas possam ser acompanhadas e analisadas. 

Depois, o A de atingível diz que a empresa precisa ter pés no chão e buscar objetivos que possam ser alcançados.

O método também sugere que as metas sejam relevantes (R), que agreguem valor e não apenas um mero instrumento de cobrança. Por fim, o último item fala sobre o tempo (T). O prazo precisa ser coerente e fazer sentido de acordo com as atividades exercidas.

Para que isso tudo faça ainda mais sentido, o empreendedor também pode conversar com as equipes para ouvir opiniões, relatos e experiências a fim de ter uma base maior na hora de definir as metas.

Oferte premiações e outros incentivos 

Incentivar a equipe com premiações e outros tipos de reconhecimento é uma ótima estratégia para aumentar a produtividade. Recompensas como bônus financeiros ou dias de folga extras são sempre bem-vindas. 

Reconhecimentos não monetários, como elogios públicos, certificados de desempenho ou oportunidades de desenvolvimento profissional também têm grande eficácia. As premiações devem ser alinhadas com as metas de produtividade e distribuídas de forma justa e transparente. 

Além disso, é muito importante que todos os colaboradores entendam os critérios para ganhar essas recompensas e sintam que têm uma chance justa de alcançá-las. 

Os incentivos devem ser regularmente revisados e atualizados para manter o interesse e a motivação da equipe.

Faça reuniões de acompanhamento

Realizar reuniões de acompanhamento periódicas é essencial para manter a equipe alinhada e motivada em relação às metas de produtividade. Esses encontros devem ser usados para revisar o progresso, discutir eventuais desafios e ajustar as estratégias de acordo com as necessidades apresentadas pela equipe.

Eles também oferecem uma oportunidade para reconhecer os esforços e os sucessos dos colaboradores, além de fornecer feedback construtivo.

Para que essas reuniões sejam eficazes, é importante que sejam bem estruturadas e objetivas. Defina uma agenda clara, estabeleça objetivos para cada encontro e certifique-se de que todos tenham a chance de contribuir.

Utilize essas sessões para reforçar a importância das metas, celebrar as conquistas e ajustar os planos de ação para os desafios identificados.

Seja realista

Ao definir metas de produtividade, é preciso ser realista. Ter objetivos muito ambiciosos acaba desmotivando a equipe e cria um ambiente de estresse e frustração. Por outro lado, metas muito fáceis não incentivam o crescimento e a melhoria contínua. Equilíbrio é a chave para o sucesso.

As metas devem ser desafiadoras, mas atingíveis. Para garantir que sejam realistas, considere os recursos disponíveis, as capacidades da equipe e o tempo necessário para realizar as tarefas. 

Envolva os colaboradores no processo de definição de metas para obter uma perspectiva prática e garantir que as expectativas sejam razoáveis. 

A flexibilidade também é importante nesse sentido. Ou seja, esteja preparado para ajustar as metas conforme as circunstâncias mudem e novos desafios surjam.

Ao manter as metas realistas, você cria um ambiente onde todos se sentem valorizados e confiantes em sua capacidade de atingir os objetivos. Isso aumenta a produtividade e promove uma cultura de sucesso e crescimento contínuo.

Use ferramentas para medir a produtividade

Medir a produtividade de maneira eficaz é fundamental para garantir que as metas estabelecidas sejam alcançadas. 

O uso de ferramentas adequadas permite atrelar indicadores de desempenho, proporcionando uma visão clara e precisa do progresso e das áreas que necessitam de melhorias. 

Aqui, a tecnologia desempenha um importante papel, oferecendo soluções avançadas que facilitam o acompanhamento e a gestão de performance. Uma das principais vantagens de utilizar ferramentas é a capacidade de obter relatórios detalhados, e em tempo real, sobre diversos aspectos do negócio. 

Um bom sistema ERP integra todas as informações em um único lugar, permitindo que você acompanhe indicadores financeiros, de vendas, contratos, notas fiscais, estoque e compras de maneira simplificada e eficiente.

Os relatórios gerenciais são especialmente úteis para fornecer um diagnóstico rápido e preciso da sua empresa. Com apenas alguns cliques, é possível acessar dados essenciais que ajudam na tomada de decisões. 

Alguns exemplos dos tipos de dados que podem ser obtidos são:

• Relatórios de fluxo de caixa;
• DRE gerencial;
• Posição de contas;
• Análise de pagamentos e recebimentos;
• Lançamentos no caixa;
• Vendas por cliente e vendedor;
• Produtos e serviços mais vendidos;
• Itens por cliente;
• Giro e posição de estoque.

Ao ter uma visão detalhada e personalizada desses aspectos, é possível identificar rapidamente problemas, oportunidades de melhoria e áreas que estão indo bem.

Esses recursos não apenas facilitam o acompanhamento das metas de produtividade, mas também fornecem insights valiosos que ajudam na gestão e no crescimento sustentável do negócio. 

Continue aprendendo com a Conta Azul

Como você conferiu, ao longo deste artigo, saber definir e alcançar metas de produtividade é essencial para o sucesso de qualquer empresa. 

Ao entender a importância dessas metas, superar os desafios associados a elas e utilizar as ferramentas certas para medir o seu desempenho, você garante que sua equipe esteja alinhada e motivada para atingir os objetivos estabelecidos. 

A conformidade com a legislação trabalhista e a implementação de boas práticas são fundamentais para criar um ambiente de trabalho produtivo e saudável.

Ao seguir as orientações e estratégias que apresentamos neste guia, seu negócio estará melhor equipado para definir metas de produtividade eficazes e alcançá-las de maneira consistente. 

Considerando todos esses pontos, reforçamos: construa metas de produtividade justas, equilibradas e que respeitem a lei. Dessa forma, você terá um ambiente de trabalho agradável e não correrá o risco de penalidades.

Ciente de tudo isso, continue expandindo seus conhecimentos e descubra como associar suas metas de produtividade a um plano sólido de crescimento para a sua empresa. Acesse nosso artigo especial sobre planejamento empresarial e entenda como fazer o seu.