Nota fiscal de importação: tudo o que sua empresa precisa saber

A Nota Fiscal de Importação é um documento fundamental para quem trabalha com mercadorias importadas. É por meio dela que a Receita cobra os tributos devidos e controla a movimentação de produtos estrangeiros no país. 

Na prática, ela nacionaliza mercadorias adquiridas no exterior, permitindo sua legalização no estoque das empresas. Ao deixar de emiti-la, você corre o risco de apreensão e até de sofrer penalidades mais severas.

Portanto, conhecer a nota de importação e suas particularidades é essencial para manter a conformidade, a segurança e a própria competitividade das operações! 

Continue a leitura para ficar por dentro de todos os detalhes da Nota Fiscal de Importação. Confira também como a Conta Azul ajuda você neste processo, acompanhando os seguintes tópicos:

• O que é a Nota Fiscal de Importação?
• Qual a importância da Nota Fiscal de Importação?
• O que é importação direta?
• Documentos necessários para emissão da Nota Fiscal de Importação?
• Quais cuidados são necessários com a Nota Fiscal de Importação?
• Como fazer a Nota Fiscal de Importação?
• Criando a sua Nota Fiscal de Importação com a Conta Azul
• Emita suas notas fiscais 100% online com a Conta Azul

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O que é a Nota Fiscal de Importação?

A Nota Fiscal de Importação nacionaliza as mercadorias compradas de fornecedores estrangeiros, legalizando a entrada dos produtos no estoque da empresa brasileira. Ela é gerada após o desembaraço aduaneiro da Declaração de Importação (DI) ou Declaração Única de Importação (Duimp).

Essa obrigação legal informa ao Fisco sobre os itens que entram no território nacional e os impostos a serem recolhidos. Por exemplo, uma matéria-prima importada só pode ser retirada do porto e incorporada ao estoque após a emissão da Nota Fiscal de Entrada de Importação.

Vale lembrar que, mesmo que a compra tenha ocorrido em outra moeda, como dólar ou euro, os valores devem ser convertidos conforme a cotação da data de expedição aduaneira. 

A nota deve ser emitida com base nos dados da DI ou Duimp e da Invoice (ou fatura comercial) enviada pela empresa exportadora. Com a Invoice e a taxa de câmbio em mãos, calculam-se os impostos incidentes na operação.

O lançamento fiscal, que ocorre após a emissão, é a condição exigida para que a empresa tome crédito dos tributos, conforme o regime tributário. Entre os principais tributos incidentes na Nota Fiscal de Importação, estão:

• Imposto de Importação (II);
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• Programa de Integração Social (PIS);
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Além desses impostos, é preciso considerar também que incorrem outras despesas, como taxa Siscomex, frete e os demais custos até o momento da expedição aduaneira. 

Qual a importância da Nota Fiscal de Importação?

A nota de importação garante conformidade e transparência para esse tipo de operação, evitando que a empresa sofra penalidades, multas e outros problemas legais. Com ela, assegura-se:

• Operações legalizadas, oficializando a entrada das mercadorias no país e viabilizando seu controle pelo Fisco;
• Recolhimento dos tributos devidos à Receita Federal, que utiliza a nota para calcular e cobrar os impostos devidos;
• Segurança legal, pois a não emissão é considerada sonegação, crime passível de multa de até 75% do valor sonegado e prisão;
• Rastreabilidade, uma vez que registra toda a transação, favorecendo processos de auditoria e a rastreabilidade dos itens;
• Cumprimento legal das exigências de importação, registrando e legalizando os produtos importados de acordo com as exigências do Fisco.

O que é importação direta?

Existem várias formas de importar um item, como a importação direta, indireta e via trading. Este conteúdo focará apenas na importação direta, na qual a empresa emite a Nota Fiscal de Importação. 

Nessa modalidade, o empreendedor mantém contato direto com a empresa estrangeira. Ao emitir a nota fiscal, os impostos já estarão pagos, uma vez que a maioria deve ser quitada antes da mercadoria deixar o porto.

Documentos necessários para emissão da Nota Fiscal de Importação?

Ao trabalhar com operações de importação, você necessariamente irá lidar com a DI ou Duimp, documentos fiscais que regularizam a mercadoria trazida de outro país junto à Aduana (adiante, explicaremos mais sobre ambos).

Portanto, saiba que todos os dados exigidos na Nota Fiscal de Importação já irão constar nesses documentos. 

Mesmo assim, para evitar erros e inconsistências, é importante ter a documentação básica em mãos no momento de emitir a nota. Isso inclui: 

• Extrato da DI ou Duimp;
• Comprovante de Importação (CI);
• Fatura Comercial;
• Guia e comprovante de pagamento do ICMS ou exoneração;
• Packing List;
• Conhecimento de Embarque;
• Espelho da NF, ou Planilha de Cálculo.

Quais cuidados são necessários com a Nota Fiscal de Importação?

Quando falamos sobre cuidados e atenção que envolvem a emissão da Nota Fiscal de Importação, não basta apenas manter os documentos necessários em mãos. Ainda existem outros pontos que devem ser observados, confira quais são a seguir:

Reveja os dados da DI ou Duimp

Esses documentos apresentam os dados relativos à nacionalização da mercadoria, como incidência de impostos, informações do importador, do exportador, do fabricante e especificações dos produtos. 

A DI ou Duimp garante o despacho aduaneiro, registra o procedimento de importação e encaminha ao Governo Federal por meio do Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex), plataforma do Governo que integra e registra dados de transações comerciais com o exterior.

Por isso, as informações registradas pelos fornecedores estrangeiros e importadores brasileiros devem ser iguais, para evitar o impedimento de homologação da Nota Fiscal de Importação. 

Verifique a natureza da operação

A natureza da importação deve ser definida conforme a destinação do material na empresa. Essa questão é fundamental porque impacta diretamente no cálculo de impostos recolhidos.

Sabendo qual é a natureza da operação, o empreendedor consegue definir qual Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) será utilizado. Trata-se de uma numeração utilizada pelo Governo para identificar qual é o tipo da circulação de mercadorias (entrada e/ou saída) que está sendo praticado. 

É por meio do CFOP que o Fisco faz relação entre a natureza da operação (compra, venda, troca ou devolução) e o tipo de circulação de mercadorias (entre cidades, estados ou países) para cobrar os impostos.

Analise a incidência de impostos

Para não pagar mais impostos do que o necessário, é importante analisar se a tributação está sendo feita de maneira correta. Por isso, fique de olho nas possíveis variações na formação da base de tributos regulares como IPI, ICMS e PIS. Eles podem sofrer alterações por conta da operação ou estado.

Valide também a origem do produto e a alíquota de ICMS na Câmara de Comércio Exterior (Camex) e, por fim, confira a Nota de Importação antes de enviá-la.

Seguindo essas recomendações, o empreendedor:

• Tem maior segurança na hora de nacionalizar mercadorias;
• Aumenta a eficiência operacional;
• Melhora os resultados do negócio;
• Garante a emissão correta da Nota Fiscal de Importação.

Como fazer a Nota Fiscal de Importação?

A Nota Fiscal de Importação é obrigatória para todas as pessoas jurídicas que realizam importação de imobilizados, materiais de uso e consumo ou matéria-prima, independentemente de regime tributário.

A emissão desse documento é feita pelo mesmo sistema que o dono de negócio utiliza para a geração das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e o procedimento deve ser realizado para a retirada da mercadoria do local de expedição aduaneira. Para isso, é preciso ter em mãos:

• DI ou Duimp;
• Invoice;
• Guias de pagamento dos impostos.

É importante lembrar que as informações inseridas devem ser condizentes com os dados da DI ou Duimp, com o valor da mercadoria em moeda nacional e com a classificação citada nos documentos de embarque, ou seja, na fatura comercial e no conhecimento de transporte.

Veja, a seguir, o que deve constar em cada uma das páginas da DI, caso esteja em formato PDF (a quantidade de páginas varia conforme a quantidade de produtos importados).

Informações da página 1 da DI

Os dados exigidos são:

• Número da declaração de importação;
• Pesos líquido e peso bruto;
• Quantidade da embalagem;
• Tipo da embalagem;
• Total dos impostos;
• Valor do frete;
• Valor do seguro.

Informações da página 2 da DI

As informações requeridas são:

• Taxa da moeda em que a mercadoria foi comprada — dólar ou euro, por exemplo;
• Taxa do Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex);
• Resumo dos tributos;
• Base de cálculo dos impostos;
• Alíquotas dos impostos.

Informações da página 3 da DI

Os dados a serem inseridos pelo importador são:

• Valor unitário do produto;
• Quantidade da mercadoria;
• Classificação fiscal da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
• Alíquota de tributos;
• Valores dos impostos;
• Bases de cálculo;
• Descrição dos produtos em português.

É importante inserir o número da DI nas observações da NF de importação. O despachante aduaneiro, profissional que auxilia o importador neste processo, é o responsável por coletar essas informações. 

Entenda as facilidades de substituir a DI pela Duimp

Desde 2023, a Duimp foi ampliada para todos os importadores, promovendo benefícios significativos para os processos de importação e para a própria emissão das notas fiscais.

Com a Declaração Única de Importação (Duimp), os impostos já chegam discriminados a cada item, eliminando a necessidade de desmembrar os tributos incidentes sobre cada mercadoria, o que simplifica a emissão da Nota Fiscal de Importação.

Criando a sua Nota Fiscal de Importação com a Conta Azul

Na Conta Azul, é possível emitir a Nota Fiscal de Importação de forma simples. Veja como funciona o todo o processo. 

Passo 1: Efetue os principais cadastros

O primeiro passo para emitir a Nota Fiscal de Importação na Conta Azul Pro é cadastrar a natureza da operação, o produto e o fornecedor. 

Lembrando que alguns dados ficam salvos, como o nome de fornecedores e os produtos, otimizando o tempo para esse processo. Além disso, é importante ter atenção em alguns pontos, como:

• No caso de fornecedores de importação, não é necessário informar o CNPJ;
• O campo Indicador de Inscrição Estadual deve ser marcado como Não Contribuinte;
• Em cidade, preencha com o país da empresa.

Passo 2: Gere uma compra com a operação cadastrada

Vá em compras, Notas Fiscais de Importação e, por último, em Criar Nova. Depois, selecione o fornecedor, a data e hora da emissão e a data de saída. Caso queira enviar a nota para outros contatos, adicione os e-mails.

Passo 3: Selecione os produtos

Agora, escolha os produtos e insira o Código Fiscal de Operações e Prestações da nota fiscal.

Passo 4: Insira o peso e as obrigações tributárias

Aqui, clique no botão “Ações”, depois vá em Editar dados fiscais e insira os tributos da nota fiscal. Na tela que irá abrir, adicione o peso e as informações tributárias. Para finalizar a etapa, escolha a situação tributária, origem da mercadoria e configure o IPI, PIS e COFINS. Caso precise editá-los, clique em Ações novamente.

 Passo 5: Insira as informações de importação e a DI ou Duimp

Nessa etapa, insira as informações de importação, como base de cálculo, despesas aduaneiras, IOF e impostos de importação. 

Por fim, o empreendedor precisa adicionar a Declaração de Importação disponibilizada pela Receita Federal ou a Declaração Única de Importação. Após completar as informações, clique em Salvar. 

Se preferir, também é possível inserir informações adicionais, como seguro, descontos, frete, transportadora e observações.

Passo 6: Transmita a sua Nota Fiscal de Importação para a Receita Federal

Depois de todos esses passos, salve a Nota Fiscal de Importação ou clique no botão “Transmitir” para enviá-la à Receita Federal. Pronto! A Nota Fiscal de Importação está gerada e você pode vender os produtos importados. 

Emita suas notas fiscais 100% online com a Conta Azul

A emissão das notas fiscais é indispensável para que qualquer empresa possa exercer as atividades legalmente e evitar problemas com a Receita. Porém, o fato de ser importante não significa que esse processo precisa ser burocrático e difícil.

Afinal, o empreendedor já tem muitas tarefas para fazer e precisa de tempo para focar naquilo que realmente importa: a estratégia do negócio. 

Com a Conta Azul Pro é possível emitir mais de 10 tipos de notas fiscais, sendo elas: NFS-e, NF-e e NFC-e. Além disso, você pode gerenciar a sua empresa através de uma plataforma completa e fácil de usar!

Ela integra o financeiro, estoque, vendas e a contabilidade em um único local e ajuda o dono de negócio a eliminar várias atividades manuais, como a digitação de documentos e envio de malotes para o contador. 

Algumas outras vantagens da Conta Azul Pro são:

• Acompanhamento do estoque e das vendas em tempo real. Receba alertas para quando os itens atingirem quantidades mínimas;
• Cadastro de clientes, produtos e fornecedores. Com isso, você não precisa inserir todas as informações a cada nota emitida;
• Envio de propostas e orçamentos personalizados;
• Geração de relatórios de todos os setores, com poucos cliques;
• Envio automático das notas fiscais ao contador, sem precisar imprimir documentos;
• Conciliação de vendas e fiscal automáticas. Nada de esquecer de pagar os tributos ou se perder no histórico bancário.

Agilize os processos da sua empresa e emita a Nota Fiscal de Importação sem complicações com a Conta Azul Pro.