CEST: o que é, código, tabela e como inserir na NF-e (GUIA)

O CEST é uma exigência fiscal para empresas que comercializam produtos sujeitos à substituição tributária. Além disso, ele representa mais uma das obrigações acessórias que devem ser atendidas para garantir a conformidade com o Fisco.

Por meio desse código, o governo estabelece uma padronização para os produtos incluídos nesse regime tributário, no qual o ICMS é recolhido de forma concentrada em um único contribuinte da cadeia de produção.

Se sua empresa vende algum dos produtos com CEST, é obrigatória a inclusão do código em todas as notas fiscais emitidas.

Diante da complexidade envolvendo detalhes, números e exigências, é comum encontrar dificuldades para compreender sobre a substituição tributária, o ICMS e a NF-e. Pensando nisso, elaboramos um guia completo com tudo o que é preciso saber sobre o CEST:

• O que é CEST?
• CEST e a substituição tributária
• Por que o CEST foi criado?
• O que mudou com o CEST?
• Quem é obrigado a informar o CEST na NF-e?
• Tabela CEST: como consultar produtos
• Como incluir o CEST na nota fiscal em 3 passos
• Como descobrir o CEST de um produto pelo NCM?
• Emita notas fiscais com CEST automaticamente na Conta Azul.

Dedique um tempo para ler este artigo e esclareça todas as suas dúvidas de uma só vez.

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O que é CEST?

O Código Especificador da Substituição Tributária (CEST) é uma identificação utilizada para categorizar produtos sujeitos à substituição tributária. 

Esse regime antecipa o recolhimento do ICMS devido por toda a cadeia de circulação da mercadoria, permitindo que um único contribuinte pague o imposto. É o chamado ICMS-ST (Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços por Substituição Tributária), que veremos em mais detalhes adiante.

Para saber se um produto se encaixa nessa situação, basta consultar a tabela CEST instituída pelo CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária) por meio do Convênio ICMS 92/2015.

Todos os contribuintes que comercializam mercadorias listadas na tabela precisam incluir o código CEST em cada nota fiscal eletrônica emitida. O código é composto por sete dígitos e está associado ao NCM/SH (Nomenclatura Comum do Mercosul / Sistema Harmonizado).

Os dois primeiros representam o segmento do bem ou mercadoria. Do terceiro ao quinto, é identificado o item do segmento. Os dois últimos especificam as características do produto vendido.

Essa padronização facilita a identificação dos produtos sujeitos ao ICMS-ST pelo Governo Federal, embora os estados sejam responsáveis por definir as normas de tratamento tributário.

Qual a diferença entre NCM e CEST? 

Assim como o CEST, o NCM é um código empregado na identificação de produtos, o que muitas vezes pode gerar confusão em seu uso. Contudo, é importante destacar que seus conceitos e aplicações são diferentes. 

Em termos gerais, o NCM segue o padrão estabelecido pelo Mercosul, sendo utilizado para definir a origem e o tipo de mercadoria em questão. Ele é baseado no Sistema Harmonizado de Designação e de Codificação de Mercadorias (SH), que possui alcance internacional. 

O código NCM é constituído por 8 dígitos, sendo os 6 primeiros alinhados ao SH e os dois últimos específicos para adequações dentro do Mercosul. Essa estrutura permite a correta aplicação de tarifas de importação e exportação, além de outras medidas relacionadas ao comércio exterior.

Por outro lado, o CEST é usado para identificar categorias de itens que são passíveis à substituição tributária, que inclusive utiliza o NCM como base. É importante ressaltar que tanto o código CEST quanto o NCM devem constar nas notas fiscais.

CEST e a substituição tributária

O primeiro passo para entender o CEST é saber o que é substituição tributária. Trata-se de um regime que permite a cobrança do ICMS (ICMS-ST) de um contribuinte que não é o próprio gerador da ação de venda.

Esse mecanismo simplifica a arrecadação de tributos ao responsabilizar uma única empresa pelo recolhimento em toda a cadeia de produção. É daí a denominação de “substituto” tributário.

Essa responsabilidade de recolhimento geralmente recai sobre as indústrias e importadores, que assumem o ônus do imposto em vez dos distribuidores e varejistas.

Por exemplo, um fabricante de bebidas realiza o recolhimento integral do tributo, eximindo a rede atacadista e os pequenos mercados que realizam a venda final ao consumidor de calcular o ICMS na compra e venda dos produtos.

Automóveis, motocicletas, fumo, cimento e combustíveis são alguns exemplos de mercadorias sujeitas à substituição tributária em quase todos os estados brasileiros, devido à complexidade de suas cadeias de circulação. Essa estratégia permite ao governo agilizar a fiscalização e diminuir a sonegação de impostos.

Na tabela CEST, os empreendedores conseguem verificar quais mercadorias estão sujeitas ao ICMS-ST.

Lembrando que nem todos os produtos que constam nessa tabela são de fato submetidos à substituição tributária, pois os estados têm autonomia para decidir quais mercadorias entram no regime.

Por que o CEST foi criado?

O CEST foi criado em 2015 pela CONFAZ com o objetivo central de padronizar as categorias de produtos sujeitas à substituição tributária.

Segundo o instrutor de cursos tributários da Sescon-RS, Ademir Vanzella, em entrevista ao Jornal Contábil em 2017, o governo criou o código especificador também para facilitar a verificação da Margem de Valor Agregado (MVA) de cada produto para o Fisco.

Essa margem é utilizada no cálculo do ICMS-ST para minimizar diferenças entre as alíquotas de ICMS em operações interestaduais. Assim garante-se o equilíbrio entre os preços e a justa concorrência das empresas.

Com uma tabela padronizada, fica mais fácil identificar as margens de cada categoria de produtos, aprimorando a precisão da fiscalização.

Afinal, instituir normas tributárias em um país de dimensões continentais é um grande desafio, principalmente porque cada Unidade da Federação (UF) tem liberdade para legislar sobre a cobrança de tributos.

Diante da gigantesca movimentação de mercadorias no Brasil e inúmeros ordenamentos tributários, ter um código especificador é essencial para definir quais produtos permitem a centralização do pagamento do ICMS em uma única empresa.

O CEST tornou-se obrigatório para indústrias, importadores e atacadistas em 2017. Os demais segmentos econômicos foram aderiram a partir de 2018 — veja como foi o processo em nosso artigo sobre CEST no varejo em 2018.

O que mudou com o CEST?

Desde a implementação do CEST, os estados só podem determinar a aplicação do regime de substituição tributária em toda a cadeia de circulação se o produto estiver listado na tabela CEST. 

Como resultado, algumas mercadorias deixaram de ser automaticamente incluídas no regime de ICMS-ST. Um exemplo são os brinquedos, que eram sujeitos à substituição em alguns estados antes do CEST, mas não foram listados na tabela e, portanto, estão excluídos do regime.

Outra mudança significativa foi a exigência de incluir o código CEST nas notas fiscais emitidas por empresas que comercializam os produtos listados. 

Antes, as empresas costumavam especificar o NCM de produto — código estabelecido pelo governo para identificar a natureza das mercadorias — seguindo o padrão do Mercosul. O que muda é a inclusão de um campo adicional na nota fiscal para o CEST.

Quem é obrigado a informar o CEST na NF-e?

Todas as empresas que realizam operações com os produtos listados na Tabela CEST são obrigadas a incluir o código CEST na nota fiscal de cada transação — inclusive as empresas optantes pelo Simples Nacional.

Para saber se a mercadoria que seu negócio comercializa está sujeita ao regime de substituição no seu estado, você deve consultar a legislação local, normalmente disponibilizada no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado.

Caso tenha dificuldade em encontrar, busque no Google por “substituição tributária Sefaz SP” — substituindo SP pela sigla do seu estado, claro. Se ainda assim não encontrar a informação, ligue para o atendimento da secretaria e peça orientação.

Há, ainda, um detalhe importante: a menção do código é obrigatória mesmo quando o estado onde a empresa atua não exige substituição tributária para o produto em questão.

Por exemplo, imaginemos que você produz “bebidas prontas à base de mate ou chá” — um dos bens passíveis de sujeição ao regime tributário de substituição conforme a tabela CEST. 

Nesse caso, pode ser que o seu estado não submeta essa categoria à substituição tributária. Mesmo assim, como está listada na tabela CEST, o código precisa constar na nota fiscal, como fica claro no parágrafo 1º da cláusula terceira do convênio do CONFAZ:

• “Nas operações com mercadorias ou bens listados nos Anexos I a XXVIII deste convênio, o contribuinte deverá mencionar o respectivo CEST no documento fiscal que acobertar a operação, independentemente de a operação, mercadoria ou bem estarem sujeitos aos regimes de substituição tributária ou de antecipação do recolhimento do imposto.”

Tabela CEST: como consultar produtos

Para conferir os produtos da tabela CEST, você pode consultar diretamente os anexos do Convênio ICMS 142/18. O mais recente, com validade a partir de 1º de janeiro de 2024, é o Convênio ICMS 225/23.

No Anexo I, constam as seguintes categorias de produtos:

1. Autopeças;
2. Bebidas alcoólicas, exceto cerveja e chope;
3. Cervejas, chopes, refrigerantes, águas e outras bebidas;
4. Cigarros e outros produtos derivados do fumo;
5. Cimentos;
6. Combustíveis e lubrificantes;
7. Energia elétrica;
8. Ferramentas;
9. Lâmpadas, reatores e “starter”;
10. Materiais de construção e congêneres;
11. Materiais de limpeza;
12. Materiais elétricos;
13. Medicamentos de uso humano e outros produtos farmacêuticos para uso humano ou veterinário;
14. Papéis, plásticos, produtos cerâmicos e vidros;
15. Pneumáticos, câmaras de ar e protetores de borracha;
16. Produtos alimentícios;
17. Produtos de papelaria;
18. Produtos de perfumaria e de higiene pessoal e cosméticos;
19. Produtos eletrônicos, eletroeletrônicos e eletrodomésticos;
20. Rações para animais domésticos;
21. Sorvetes e preparados para fabricação de sorvetes em máquinas;
22. Tintas e vernizes;
23. Veículos automotores;
24. Veículos de duas e três rodas motorizados;
25. Venda de mercadorias pelo sistema porta a porta.

Vale reforçar que nem todos os NCM/SH de produtos desses segmentos precisam do CEST, por não estarem submetidos ao regime de substituição tributária. Assim, é preciso consultar a tabela completa de cada categoria para verificar se os produtos comercializados estão entre os relacionados.

Lembrando que, por ser uma norma do CONFAZ, a tabela pode sofrer alterações no futuro — daí a importância de acompanhar as atualizações.

Como incluir o CEST na nota fiscal em 3 passos

Desde 2018, todas as empresas que comercializam produtos sujeitos à substituição tributária precisam adequar suas notas fiscais para receber o código especificador.

Veja como incluir o CEST na NF emitida:

1. Localize seus produtos na tabela

O primeiro passo é descobrir se os produtos que sua empresa comercializa estão listados na tabela CEST.

Para isso, basta acessar o Convênio ICMS 142/18 (ou mais recente, caso seja publicada uma nova versão) e buscar pelo NCM da sua mercadoria, conforme o código NCM/SH utilizado nas suas notas fiscais.

Ao todo, são 25 anexos de segmentos diferentes, mas você pode facilitar o trabalho digitando o NCM dos produtos na pesquisa do seu navegador (Ctrl + F).

Mas atenção: as classificações não são as mesmas, então é possível que o mesmo NCM apareça em mais de uma categoria na tabela CEST.

Por exemplo, um produto com o NCM 7311.00.00 pode ter o CEST 01.018.00, que corresponde a “cilindro de aço para GNV (gás natural veicular)”, ou 01.019.00, “recipientes para gases comprimidos ou liquefeitos, de ferro fundido, ferro ou aço, exceto o descrito no item 18.0”.

Logo, o NCM é apenas uma referência. O que você precisa considerar é a descrição da mercadoria, que também consta na tabela.

2. Anote o CEST de cada produto

Se o NCM bater com os códigos da tabela, significa que você precisa inserir o CEST correspondente em cada NF-e emitida nas suas operações de venda, mesmo que a legislação do seu estado não exija substituição tributária para os produtos localizados.

Para manter as informações organizadas, anote o CEST referente a cada produto pesquisado em uma tabela de controle.

3. Insira o código especificador no campo da NF-e

Na hora de emitir a nota fiscal dos produtos, você deverá localizar o campo do código especificador e preencher os códigos anotados de acordo com a mercadoria vendida.

Lembrando que o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) permanecerá o mesmo — a diferença estará no arquivo XML, que é aquele que, no final das contas, representa a NF-e.

Após finalizar a emissão do documento, lembre-se de guardar o XML em segurança para consultas futuras e possíveis fiscalizações.

Se você já conta com um emissor de nota fiscal eletrônica próprio, terá que verificar se o software utilizado atende às exigências do CEST. E não se esqueça de pedir ajuda do seu contador no processo, pois as regras são complexas e qualquer erro pode colocar seu negócio na mira do Fisco.

Como descobrir o CEST de um produto pelo NCM?

Agora que você já compreendeu que o CEST não é o mesmo que o NCM, mas é baseado nele, surge a questão: como encontrar o CEST de uma mercadoria utilizando o NCM? A resposta é relativamente simples. Basta seguir estas etapas:

• Tenha o NCM do produto em mãos;
• Acesse o Convênio ICMS 146/15, que pode ser consultado no site da CONFAZ;
• Digite o NCM em questão para pesquisar por ele;
• Verifique se a descrição da mercadoria é mesmo a correta;
• Anote o código CEST correspondente. 

Viu como é fácil? Para tornar ainda mais prático o seu cotidiano, é possível automatizar a emissão das notas fiscais com todos os códigos necessários, segundo os requisitos da legislação tributária. Abaixo, você encontrará como fazer isso utilizando o sistema de gestão da Conta Azul.

Emita notas fiscais com CEST automaticamente na Conta Azul

Já imaginou o tempo que você perderia preenchendo manualmente cada código CEST em suas notas fiscais?

Para evitar esse problema, basta utilizar o sistema de gestão da Conta Azul, que possibilita a emissão de NF-e com o campo do código verificador pré-preenchido e salva as informações fiscais dos produtos para as próximas emissões.

Após inserir os dados do cliente, do produto e do frete (se necessário), você terá um formulário específico para informar alíquotas, NCM, CEST, CFOP, código de barras (EAN) e outros dados fiscais essenciais.

À medida que você emite as notas fiscais, o software da Conta Azul aprende o padrão dos produtos e apresenta o preenchimento automático como sugestão.

Assim, você consegue resolver facilmente a etapa burocrática e poupar tempo na gestão da sua empresa, além de contar com um sistema completo para emissão de NFs integrado ao financeiro, às vendas e à contabilidade.

Mas lembre-se: é fundamental contar com o apoio do seu contador para garantir o preenchimento correto dos códigos e evitar problemas com impostos. E agora, ficou mais claro o que é CEST na nota fiscal e como preencher esse código? Não perca tempo e comece a simplificar o preenchimento! Clique aqui, teste a Conta Azul Pro gratuitamente e explore na prática as facilidades que podemos agregar à sua rotina de gestão.