Equipe Conta AzulO que você vai ver neste post:
- O invoice é o documento que formaliza vendas e prestações de serviço entre empresas de países diferentes, obrigatório sempre que a transação passa de US$ 3 mil.
- Os campos essenciais do invoice incluem dados do remetente e destinatário, descrição do produto/serviço, valor, frete e meio de pagamento;
- Descubra como agilizar sua gestão contábil e financeira, inclusive com emissão automática de notas fiscais de exportação e importação, com a ajuda da Conta Azul Pro.
Se sua empresa vende ou presta serviços para o exterior, a invoice é o documento que formaliza a transação internacional, diferente da nota fiscal brasileira. Neste guia você vai descobrir o que é invoice, quando precisa emitir, o que deve constar no documento e como funciona o pagamento.
Confira os tópicos:
- O que é invoice?
- Para que serve o Invoice;
- Como funciona o invoice?
- Quem deve fazer um invoice?
- O que deve constar no Invoice;
- Em qual idioma minha empresa precisa emitir o invoice?
- Como é feito o pagamento do invoice?
- Gerencie suas notas fiscais e acabe com processos manuais com a Conta Azul Pro
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Baixe agora!O que é invoice?
Também conhecido como invoice internacional, proforma invoice ou comercial invoice, esse documento é como uma fatura utilizada para importação e exportação de produtos ou serviços. Ele deve ser emitido pelas empresas que fazem comércio com o exterior.
Invoice e nota fiscal brasileira não são a mesma coisa. Apesar de cumprirem funções parecidas, cada documento atende a uma jurisdição:
- Numa exportação: os dois documentos são emitidos em paralelo, um não substitui o outro;
- Validade contábil: a NF é reconhecida no Brasil; o invoice tem validade no comércio internacional;
- Quem exige: NF é exigida pela Receita Federal; invoice é exigido pelo cliente estrangeiro e pelo controle aduaneiro do país de destino;
- Idioma: NF em português; invoice em inglês (padrão) ou na língua do país do cliente.
Ela acaba sendo um comunicado, visto que pode ser aprovada ou reprovada pelo importador. E, falando em importação, saiba que a invoice é emitida na língua do país de origem.
Você não terá problemas em emitir se for o vendedor, mas se estiver importando algo, é bom contar com tradutores especializados para ajudar no entendimento do documento.
Para que serve o Invoice?
O invoice cumpre três funções principais nas operações de comércio exterior:
- Formalizar a transação internacional entre uma empresa brasileira e um cliente ou fornecedor no exterior, dando validade contábil ao acordo nos dois países envolvidos;
- Substituir a função fiscal da nota fiscal fora do Brasil. As NFs brasileiras não têm validade contábil em outros países, então o invoice é o documento que o cliente estrangeiro precisa para registrar a compra na contabilidade dele;
- Servir de base para o controle aduaneiro da Receita Federal e dos órgãos equivalentes nos outros países, identificando origem, destino, valor e natureza da mercadoria ou serviço.
Vale lembrar que o invoice não substitui a nota fiscal brasileira. Os dois documentos devem ser emitidos em paralelo nas operações de exportação. A NF cumpre a obrigação fiscal no Brasil; o invoice cumpre a obrigação internacional.
Mesmo quando a emissão não é obrigatória por lei (transações abaixo de US$ 3 mil, por exemplo), faz sentido emitir. O documento dá transparência e segurança para as duas partes, e funciona como histórico para futuras negociações.
Como funciona o invoice?
Na prática, o invoice acompanha cada operação internacional desde o início da negociação até o despacho aduaneiro. O fluxo padrão segue mais ou menos esta lógica:
- Emissão pelo exportador: a empresa que vende o produto ou serviço prepara o invoice com todos os dados da transação (valor, descrição, prazo, condições de pagamento);
- Envio ao importador: o documento é enviado ao cliente no exterior para revisão. Por funcionar como um comunicado, o invoice pode ser aprovado ou questionado antes do fechamento.
- Apresentação no despacho aduaneiro: junto com a nota fiscal brasileira de exportação, o invoice integra o conjunto de documentos exigidos no controle alfandegário dos dois países envolvidos.
- Arquivamento por ambas as partes: o documento serve como prova da operação para fins contábeis e fiscais e deve ser mantido por anos pelas duas empresas.
Quanto ao formato, recomenda-se emitir 3 vias idênticas do documento, todas com assinatura e/ou carimbo oficial do emissor.
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Quando o invoice é obrigatório?
A emissão do invoice é obrigatória sempre que o valor total da transação superar 3 mil dólares americanos. Caso sua empresa esteja lidando com negociações em outros países, é preciso fazer a conversão da moeda estrangeira para o dólar.
Digamos que sua empresa está negociando com um cliente argentino e o câmbio do dia marca 100 pesos para comprar 1 dólar. Sendo assim, se a transação superar 300 mil pesos (3 mil dólares americanos) será necessário emitir o invoice para regularizar a transação.
Quem deve fazer um invoice?
Se você é empreendedor e vai exportar ou importar produtos e serviços, é bom saber o que é invoice, já que terá que lidar com ele. Mas saber como funciona não habilita você a fazer a emissão: é importante contar com a ajuda de um contador para a operação.
Afinal, terão outros documentos a serem emitidos, os dados terão que ser alinhados com as obrigações fiscais e anotados para gestão financeira, além de outras burocracias contábeis e tributárias que somente um contador estará apto a realizar
Não se esqueça que notas fiscais de serviços são gerenciadas pelas prefeituras municipais, logo, sempre que um serviço é prestado, mesmo que seja para fora do Brasil, as autoridades locais precisam receber os dados da transação de acordo com suas regras.
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O que deve constar no Invoice?
Assim como acontece com as notas fiscais, os invoices têm diversos campos de informação que precisam ser cuidadosamente preenchidos com dados importantes que vêm do cliente e da empresa contratada.
Mesmo que não haja um modelo único para esses documentos, algumas informações são consideradas essenciais para a emissão. Veja quais são elas:
Dados do remetente e do destinatário
Entram aqui todas as informações básicas do contratante (empresa ou cliente que comprou seus produtos ou solicitou seus serviços) e da contratada (seu negócio). É comum que encontrar os seguintes dados:
Endereço completo;
Nome fantasia ou nome de registro da empresa;
Nome dos responsáveis pela transação (geralmente entram aqui o nome de quem vende e o responsável do setor financeiro da empresa contratante).
Dados do produto ou do serviço prestado
Como o invoice também serve para a fiscalização dos órgãos responsáveis, é preciso discriminar bem o produto, ou seja, detalhar o que gerou aquela fatura. Devem ser inseridos dados como:
Quantidades;
Espécie de produto;
Peso do pacote.
Valor da transação comercial
A quantia envolvida na operação precisa estar clara. Recomenda-se o detalhamento por produto, as taxas envolvidas e, claro, o valor total. Não se esqueça que as informações devem ser em dólares ou então na moeda utilizada no país do cliente.
Meio de pagamento
A forma como o dinheiro vai chegar até sua empresa também precisa estar descrita no invoice. Isso é indispensável para evitar problemas com o fisco.
Dados sobre o frete e forma de transporte
Para criar um invoice completo, recomenda-se que os dados sobre o transporte da mercadoria estejam presentes no documento. Quanto mais completo, melhor. Portanto, vale destacar os dados de frete, como o valor, o prazo e a empresa responsável.
Outro ponto importante é destacar a forma de transporte. O controle aduaneiro (que faz parte da Receita Federal) pode questionar como sua empresa pretende enviar as mercadorias, portanto, para evitar problemas sempre deixe essas informações bem claras.
Termos e condições
Aqui entram as regras da transação. Veja um exemplo:
O valor descrito se mantém válido por 15 dias após a emissão;
Caso o pagamento não seja efetuado em até 15 dias úteis, a validade do invoice será anulada.
Toda condição existente para o fechamento do acordo deve ser descrita nesta parte do documento.
Em qual idioma minha empresa precisa emitir o invoice?
A língua oficial do comércio exterior é o inglês. Geralmente empresas de todo o mundo aceitam invoices escritos em inglês, porém, vale conversar com a empresa contratante para definir esses detalhes.
Como é feito o pagamento do invoice?
O pagamento pode ser feito de diferentes formas. A mais comum é via transferência internacional, feita através de bancos ou de plataformas financeiras especializadas, como Paypal e Western Union.
Independentemente da forma escolhida, esses recebimentos em moeda estrangeira precisam entrar na sua gestão financeira para empresas com a mesma disciplina das receitas em real.
Taxas cobradas
A transação é taxada. Sua empresa não pagará impostos municipais e nem estaduais, mas deve recolher IOF. A alíquota é de 0,38% do valor total da nota fiscal de importação. Dependendo do caso, há também incidência de Imposto de Renda.
Outra dica importante: é recomendado a emissão de 3 vias idênticas do documento e todas devem conter a assinatura e/ou carimbo oficial do emissor.
Gerencie suas notas fiscais e acabe com processos manuais com a Conta Azul Pro
Se gerenciar uma empresa no Brasil já é desafiador, quando se começa a vender para fora fica tudo mais complexo. Entender o que é um invoice é apenas o primeiro passo. O cuidado com a gestão financeira e a emissão de notas, por exemplo, deve ser redobrado.
Todas essas e muitas outras tarefas se tornam mais fáceis quando você conta com a Conta Azul Pro no seu dia a dia. A plataforma oferece a solução completa para quem deseja reduzir o tempo gasto com operações de controle, diminuir erros de processos e integrar os setores mais importantes do negócio.
Além disso, a Conta Azul Pro permite que você monitore o estoque, negociações, vendas, investimentos em publicidade, a gestão tributária e mais, além de ter integração com diversos parceiros de gestão, plataformas de vendas e automação de marketing.
Por fim, se você precisar viajar para cuidar dessas negociações, ainda pode acessar todas essas soluções pelo celular, através do App Conta Azul de Bolso. Assim, mesmo em Nova York, Londres ou Pequim, você sabe o que acontece na sede que fica no Brasil.
