RAIS: o que é, quem precisa declarar, transição e como funciona hoje

RAIS é a sigla para Relação Anual de Informações Sociais, instrumento de coleta de dados usado pelo governo federal para mapear o mercado de trabalho formal brasileiro, incluindo vínculos empregatícios, remuneração e características dos trabalhadores. 

A forma de cumprir a RAIS mudou nos últimos anos. Em vez de enviar uma declaração anual separada, as empresas passaram a prestar essas informações pelo eSocial. A seguir, confira:

• Para que serve a RAIS;
• A transição da RAIS para o eSocial;
• Quem ainda precisa declarar RAIS em 2026;
• Como funciona a declaração da RAIS;
• O que é RAIS Negativa;
• Prazos para envio da RAIS;
• Multas e penalidades por não declarar a RAIS;
• Organize os dados trabalhistas da sua empresa com a Conta Azul.

Para que serve a RAIS?

Fonte: Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) – Portal da RAIS

A RAIS funciona como um retrato do mercado de trabalho formal brasileiro. A base reúne informações sobre empregadores, vínculos ativos, admissões, desligamentos, ocupações e remunerações e permite acompanhar como o emprego formal se distribui pelo país.

Esses registros têm usos que vão além da fiscalização. Segundo o MTE, a base é utilizada para subsidiar o pagamento de benefícios sociais, produzir estatísticas e apoiar a formulação de políticas públicas de emprego e renda.

Entre suas principais aplicações estão:

• identificar trabalhadores que podem ter direito ao abono salarial do PIS/PASEP;
• acompanhar quantidade e características dos vínculos formais de trabalho;
• produzir estudos sobre remuneração, ocupações, setores econômicos e localização dos empregos;
• subsidiar políticas públicas de trabalho e renda;
• fornecer informações para órgãos públicos e ações de fiscalização.

RAIS e CAGED não são a mesma base. Historicamente, elas se complementam: a RAIS oferece uma visão mais detalhada do estoque de vínculos, enquanto o CAGED foi estruturado para acompanhar movimentações, como admissões e desligamentos. Hoje, as duas obrigações são abastecidas por informações transmitidas pelo eSocial.

A transição da RAIS para o eSocial

A RAIS não foi simplesmente extinta. O que mudou foi a forma de prestar as informações ao governo. 

Em vez de preparar um arquivo anual separado, os empregadores passaram gradualmente a alimentar essa obrigação por meio dos eventos enviados ao eSocial durante o ano. A mudança aconteceu em etapas:

Dessa forma, a partir do ano-base 2023, os quatro grupos passaram a ter a RAIS formada a partir dos bancos de dados do eSocial, inclusive para a produção das estatísticas oficiais divulgadas pelo MTE.

Quem ainda precisa declarar RAIS em 2026?

Para os anos-base atuais, as empresas não precisam mais enviar uma declaração anual da RAIS em um sistema separado. 

Desde o ano-base 2023, todos os grupos de empregadores obrigados ao eSocial, inclusive órgãos públicos, cumprem essa obrigação por meio das informações transmitidas ao próprio sistema. 

Dessa forma, a necessidade de usar o sistema específico da RAIS ficou concentrada apenas em declarações e correções de períodos anteriores à migração de cada grupo para o eSocial. Em geral, isso envolve: 

• empresas dos grupos 1 e 2 que precisam regularizar informações de anos-base até 2018;
• empresas do grupo 3 com pendências referentes a anos-base até 2021;
• entidades do grupo 4 com pendências referentes a anos-base até 2022;
• empregadores que precisam retificar ou complementar uma declaração antiga dentro desses períodos.

Para esses exercícios anteriores, o MTE disponibiliza o GDRAIS Genérico, conforme o ano-base e o grupo do empregador. Já informações referentes aos períodos abrangidos pelo eSocial devem ser corrigidas no próprio sistema.

O MEI sem empregado não precisa apresentar RAIS. Se contratar um funcionário, as informações desse vínculo são prestadas pelo eSocial e passam a compor a base utilizada pelo MTE, sem necessidade de enviar uma RAIS anual separadamente.

Como funciona a declaração da RAIS?

Quando a empresa precisa enviar, corrigir ou regularizar informações de anos-base antigos, anteriores à sua entrada no eSocial, pode ser necessário usar o GDRAIS Genérico, programa disponibilizado no portal oficial da RAIS:

1. Confira o ano-base da pendência: identifique de qual ano são as informações que precisam ser enviadas ou corrigidas;
2. Verifique se aquele período ainda usa o GDRAIS: isso depende do grupo em que a empresa foi enquadrada na migração para o eSocial;
3. Acesse o portal oficial da RAIS: consulte as orientações e verifique se o envio daquele ano-base está disponível;
4. Baixe o GDRAIS Genérico, quando necessário: o programa é usado para preparar declarações de exercícios antigos;
5. Preencha ou importe os dados da empresa e dos trabalhadores: confira informações como CNPJ, vínculos empregatícios, datas de admissão e desligamento e remunerações;
6. Revise os dados antes do envio: erros podem exigir uma nova correção e gerar divergências nos registros trabalhistas;
7. Transmita a declaração e guarde o comprovante: ele ajuda a demonstrar que a obrigação referente àquele período foi cumprida.

Se a pendência for de um período que já era atendido pelo eSocial, a correção deve ser feita no próprio eSocial, e não pelo GDRAIS.

Informações necessárias para a declaração da RAIS

Os dados que alimentam a Relação Anual de Informações Sociais ajudam a identificar tanto o estabelecimento quanto os vínculos de trabalho. Dependendo do período e da categoria do trabalhador, incluem:

• CNPJ e dados cadastrais do empregador;
• localização e atividade econômica do estabelecimento;
• CPF e dados cadastrais do trabalhador;
• data de nascimento;
• data de admissão e, quando houver, desligamento;
• categoria do trabalhador;
• cargo ou ocupação, normalmente relacionada à CBO;
• salário contratual;
• remunerações mensais;
• afastamentos e outras ocorrências relacionadas ao vínculo.

De fato, a qualidade dessas informações começa antes mesmo da folha do primeiro mês. Por isso, vale organizar corretamente os dados da admissão antes do início das atividades do trabalhador, reduzindo o risco de divergências cadastrais que depois precisem ser corrigidas no eSocial.

Mantenha os dados financeiros e documentos da empresa organizados e conectados ao seu contador com a Conta Azul. Teste agora gratuitamente!

O que é RAIS Negativa?

A RAIS Negativa indica que o estabelecimento não teve empregados durante o ano-base. Antes da substituição da declaração pelo eSocial, determinadas empresas sem funcionários precisavam informar essa situação diretamente pela RAIS.

Hoje, não é necessário enviar uma RAIS Negativa separadamente. A condição é identificada a partir das informações registradas no eSocial.

Declarações específicas ainda podem ser necessárias para anos-base antigos, anteriores à migração de cada grupo para o eSocial. Nesses casos, vale consultar o contador ou o Portal da RAIS para verificar como regularizar a situação.

Vale lembrar que o microempreendedor individual está dispensado dessa declaração específica quando não tem funcionários.

Prazos para envio da RAIS

Para os anos-base atuais, não existe mais um prazo anual específico para entregar a RAIS. Como as informações são obtidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego a partir do eSocial, a empresa deve observar os prazos de cada evento enviado ao sistema.

Já quem precisa regularizar declarações de anos-base antigos deve acompanhar os períodos definidos pelo MTE para uso do GDRAIS Genérico. 

Em 2026, por exemplo, o envio das declarações referentes aos anos-base de 1976 a 2022 ficou disponível de 1º de junho a 14 de agosto.

Por isso, é importante diferenciar as duas situações:

• Informações atuais: seguem os prazos dos respectivos eventos do eSocial;
• Declarações de anos anteriores: dependem do período disponibilizado pelo MTE para envio ou correção pelo GDRAIS Genérico.

As datas e orientações para exercícios antigos devem ser conferidas no Portal da RAIS antes de iniciar uma regularização, pois podem mudar de um ano para outro.

Multas e penalidades por não declarar a RAIS

O fato de não existir mais uma entrega anual separada não elimina a responsabilidade do empregador pelas informações que formam a RAIS. 

Atrasos, omissões ou dados incorretos enviados pelo eSocial podem gerar penalidades e ainda causar problemas nos registros trabalhistas.

Desde julho de 2025, com a alteração do artigo 81 da Portaria MTP nº 667/2021 pela Portaria MTE nº 1.131/2025, quem deixa de prestar as informações exigidas pelo eSocial no prazo ou as envia com erros ou omissões está sujeito a multa mínima de R$443,97, acrescida de R$104,31 por trabalhador afetado. 

O valor pode chegar a R$44.396,84 e ser aplicado em dobro em casos como reincidência ou oposição à fiscalização.

Para declarações antigas que ainda precisam ser tratadas pelo GDRAIS, existem regras específicas de penalidade por atraso, omissão ou informação incorreta. 

Por isso, a regularização de anos-base anteriores deve ser analisada com um contador, principalmente quando há mais de um período ou trabalhador envolvido.

Organize os dados trabalhistas da sua empresa com a Conta Azul!

A migração da RAIS para o eSocial reforçou uma mudança maior na rotina das empresas: informações trabalhistas, financeiras e contábeis precisam estar coerentes ao longo do ano e não apenas quando chega o momento de entregar uma obrigação.

A Conta Azul Pro não substitui o sistema de folha de pagamento nem faz a transmissão da RAIS ou do eSocial. Como ERP financeiro, ela atua em outra parte desse processo: ajuda a organizar contas a pagar, movimentações bancárias, documentos e informações financeiras e permite manter o contador conectado aos dados do negócio.

Na prática, essa integração reduz o vai e volta de documentos e facilita a conferência entre o que aconteceu financeiramente e o que precisa chegar à contabilidade. 

Assim, o empreendedor consegue cuidar da gestão do negócio enquanto o profissional responsável acompanha as obrigações trabalhistas e contábeis com informações mais organizadas.

Quer deixar o financeiro da empresa mais organizado e trabalhar de forma integrada com o seu contador? Teste a Conta Azul grátis hoje mesmo e experimente o ERP certo para o seu negócio.

Perguntas frequentes sobre RAIS

A RAIS acabou? 

Não. A RAIS continua existindo como obrigação e base de dados trabalhistas, mas sua forma de cumprimento mudou. Desde o ano-base 2023, todos os grupos do eSocial têm as informações utilizadas pela RAIS extraídas do próprio sistema, sem uma declaração anual separada pelo empregador. 

O que significa RAIS?

RAIS significa Relação Anual de Informações Sociais. É uma base do Ministério do Trabalho e Emprego que reúne dados sobre estabelecimentos, trabalhadores, vínculos formais, ocupações e remunerações e é utilizada em estatísticas, políticas públicas e benefícios sociais. 

MEI precisa declarar RAIS?

O MEI não precisa enviar uma declaração anual da RAIS separadamente. Se tiver empregado, os dados desse vínculo são informados pelo eSocial e passam a compor a base utilizada pelo MTE. Se você está nesse enquadramento, vale entender também como o CNPJ MEI funciona quando há contratação de funcionário 

Como consultar dados antigos da RAIS?

O trabalhador pode solicitar seu Relatório de Vínculos Empregatícios da RAIS pela CTPS Digital, que disponibiliza o extrato dos vínculos declarados com selo de autenticidade do MTE. Empregadores também encontram no portal da RAIS ferramentas para consultar declarações e comprovantes de exercícios anteriores. 

Como saber se a minha empresa entregou a RAIS pelo eSocial?

Para os anos-base atuais, não existe um único comprovante anual equivalente ao antigo recibo da RAIS. A empresa deve verificar os eventos e recibos transmitidos ao sistema, já que é pelo eSocial que as informações trabalhistas são enviadas ao governo e depois utilizadas para formar a base da RAIS. 

Essa conferência costuma fazer parte da rotina de quem acompanha admissões, folha e desligamentos, por isso também vale entender como o departamento pessoal organiza essas obrigações trabalhistas no dia a dia. 

Como faço consultar meu RAIS?

Se você é trabalhador e quer verificar seus vínculos formais, a consulta pode ser solicitada pela CTPS Digital, no serviço de extrato de vínculos declarados na RAIS. Para empresas, o portal oficial da RAIS mantém serviços como “Obter Declaração”, consulta ao CREA e recuperação de declarações de exercícios anteriores.