Régua de cobrança: como usar no controle de recebimentos

A régua de cobrança ajuda você a cobrar clientes a partir de uma sequência de ações e contatos planejados, gradualmente, até a regularização da dívida. Assim, você realiza a gestão de cobrança com eficiência e consegue reduzir a inadimplência. 

Essa ferramenta apresenta um fluxo de comunicações ao cliente, que podem ser feitas em diferentes canais de comunicação, durante o processo de pagamento. 

Assim, você consegue combater o atraso ou a falta de pagamento pelas suas vendas, padronizar a cobrança e garantir os recebimentos para manter a saúde financeira do negócio.

Além disso, ela monitora os canais de comunicação que os seus clientes mais se identificam, seja via WhatsApp ou e-mail. 

Continue a leitura para entender o que é a régua de cobrança, quais as suas vantagens e como montar a sua.

Veja abaixo o que você aprenderá neste artigo:

• O que é régua de cobrança e como ela funciona?
• Quais são os benefícios dessa ferramenta para o seu negócio?
• Como fazer régua de cobrança na sua empresa?
• Como a régua de cobrança auxilia na recuperação de crédito?
• Qualifique a cobrança de clientes

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O que é régua de cobrança e como ela funciona?

A régua de cobrança é um roteiro usado pelas empresas para cobrar seus clientes de forma sistemática.

Ela define datas específicas para enviar lembretes, disponibilizar o meio de pagamento e informar sobre fatura atrasada, entre outros eventos importantes para uma cobrança efetiva.

Dessa forma, todos os contatos são planejados e a empresa consegue combater a inadimplência com um processo organizado.

Para elaborá-la, você deve pensar na linha do tempo que envolve o pagamento. Ou seja, desde que o cliente recebe a cobrança, passando pela data de vencimento e até um eventual atraso ou situação inadimplente.

O objetivo é garantir que o cliente pague dentro do prazo e, assim, evitar ao máximo os débitos em aberto ou a necessidade de negativação do consumidor.

Essa ferramenta é muito utilizada nas empresas que trabalham com pagamentos por assinatura, plano e mensalidade — ou seja, negócios de  economia da recorrência.

Ela funciona por meio do envio de notificações de aviso ao cliente sobre as faturas pendentes, que estão para vencer e que já venceram.

As regras estabelecidas podem variar conforme a atividade da empresa, estágios do pagamento e perfil do consumidor.

Os canais de comunicação são escolhidos conforme a mensagem e a conveniência, como e-mail, SMS, WhatsApp e telefone — que podem acompanhar ou não uma carta de cobrança.

É possível fazer o controle manual de uma régua de cobrança por meio de um cronograma de mensagens, notificações e contatos, ou automatizadamente, com o apoio de um sistema de gestão online.

Os sistemas automatizados permitem personalizar a abordagem ao cliente, de branda a intensa, conforme a situação exige.

Quais são os benefícios dessa ferramenta para o seu negócio?

A régua de cobrança apresenta inúmeras vantagens no processo de cobrar as empresas, principalmente para negócios com pagamentos recorrentes. Acompanhe alguns dos benefícios desse processo:

Recebimento facilitado

A régua de cobrança viabiliza e facilita o recebimento, o que impacta positivamente as finanças da empresa.

Ao aplicar as diferentes etapas da cobrança, e notificar o cliente nos momentos certos, as chances de receber em dia são muito maiores.

Melhor organização das contas

Um dos grandes desafios da gestão financeira é conciliar as contas a pagar e a receber, para a empresa ter dinheiro em caixa e cumprir suas obrigações.

Se a empresa não consegue cobrir os custos de pagamentos atrasados, isso pode prejudicar suas finanças e aumentar a necessidade de capital de giro.

Redução da inadimplência

Toda empresa lida com algum nível de inadimplência, mas a régua de cobrança pode reduzir esse problema.

Para começar, as notificações eliminam o risco de o cliente simplesmente se esquecer de pagar.

Se o pagamento atrasar, são feitas várias tentativas de contato e negociação para recuperar a dívida o mais rápido possível.

Em um país com 78,3% de endividados e 29,1% de inadimplentes (dados da CNC, publicados na Agência Brasil), é melhor prevenir do que remediar.

Profissionalização da cobrança

Ao não ter um processo padronizado de cobrança, o desafio de notificar clientes e manter um índice de inadimplência baixo pode ser grande. Por isso, profissionalize a gestão de cobrança.

Quando o cliente recebe mensagens padronizadas e em uma sequência lógica, sua confiança na empresa aumenta, incentivando o pagamento em dia.

Como fazer régua de cobrança na sua empresa?

Para fazer sua regra de cobrança, avalie o processo de pagamento e identifique os pontos de comunicação com o cliente. Então, defina mensagens e canais de comunicação para cada ponto.

Geralmente, as notificações começam alguns dias antes do vencimento, seguidas por lembretes sobre o dia do vencimento e mensagens sobre pagamento não identificado, em caso de atraso.

Defina datas de corte para intensificar a cobrança, dependendo do tempo de atraso do pagamento.

A negativação nos órgãos de proteção ao crédito ocorre após 30 dias de atraso, mas a ênfase da régua de cobrança é evitar essa medida, priorizando tentativas de contato e negociação amigável antes de ações mais drásticas.

Modelo de régua de cobrança

Confira modelos de régua de cobrança em diferentes meios de pagamento com ações para cobrar ao cliente e cronogramas. São elas:

Régua de cobrança por boleto

O boleto bancário é um dos meios de pagamento mais populares do mercado, e é utilizado até por quem não possui conta bancária. Sua empresa pode se apoiar nesse exemplo para esse meio de pagamento:

• 10 dias antes do vencimento: enviar o boleto por e-mail e SMS;
• 3 dias antes do vencimento: enviar lembretes de que o vencimento está próximo por WhatsApp e SMS;
• Véspera do vencimento: enviar lembrete de que o boleto vence amanhã por WhatsApp ou SMS;
• Data do vencimento: enviar último lembrete para pagamento via SMS e WhatsApp;
• 1 dia após o vencimento: enviar e-mail confirmando o pagamento ou a não identificação do mesmo e fornecendo link para geração de 2ª via;
• 7 dias de atraso: enviar carta e notificação de cobrança via e-mail, SMS e WhatsApp;
• 15, 20, 25 e 30 dias de atraso: entrar em contato repetidas vezes via e-mail e telefone para negociação antes da negativação do cliente.

Confira dicas para facilitar a cobrança por boleto:

• Programe o vencimento para uma data que aumente as chances de pagamento, como em dias próximos ao 5º dia útil do mês;
• Permita que o cliente gere uma 2ª via do boleto com valor corrigido no sistema utilizado pela sua empresa.

Régua de cobrança por cartão de crédito

A cobrança por cartão de crédito é muito utilizada e, mesmo com a prática dos pagamentos recorrentes, é preciso aplicar a ferramenta da régua de cobrança. O passo a passo é:

• Data do vencimento: enviar notificação ao cliente caso o pagamento não foi autorizado pela operadora por falta de limite, problemas de segurança ou cartão expirado;
• 1 dia após o vencimento: enviar e-mail comunicando que o pagamento não foi identificado, solicitando o cadastro de um novo cartão ou outra forma de pagamento;
• 7 dias de atraso: enviar carta e notificação de cobrança via e-mail, SMS e WhatsApp;
• 15, 20, 25 e 30 dias de atraso: entrar em contato repetidas vezes via e-mail e telefone para negociação antes da negativação do cliente.

Régua de cobrança por débito automático

No caso do débito automático, o objetivo é notificar o cliente em caso de erro no pagamento. As etapas a cumprir são:

• Data do vencimento: enviar notificação ao cliente em função de pagamento não autorizado pelo banco por falta de saldo ou problema de segurança;
• 1 dia após o vencimento: enviar e-mail comunicando que o pagamento não foi identificado, solicitando o cadastro de nova conta bancária ou outra forma de pagamento;
• 7 dias de atraso: enviar carta e notificação de cobrança via e-mail, SMS e WhatsApp;
• 15, 20, 25 e 30 dias de atraso: entrar em contato repetidas vezes via e-mail e telefone para negociação antes da negativação do cliente.

Em todos os casos citados, após 30 dias de atraso é necessário realizar comunicação por e-mail e carta oficial sobre medidas de negativação em órgãos de proteção ao crédito e protesto em cartório.

Como a régua de cobrança auxilia na recuperação de crédito?

A abordagem estruturada e gradual implementada através da régua de cobrança aumenta a eficácia do processo de recuperação de crédito.

Ela permite à empresa organizar e planejar as etapas de cobrança de maneira eficaz, com contatos estrategicamente programados com base no tempo desde o vencimento da dívida.

A personalização da abordagem, ajustada conforme a resposta do devedor, vai de suave a firme, contribuindo para preservar o relacionamento no início e indicar a gravidade da situação com o tempo.

Qualifique a cobrança de clientes

Se você quer uma régua de cobrança eficiente e automatizada, a solução é utilizar um software inteligente, como a Conta Azul.

Nosso sistema ERP, 100% online, permite cadastrar a função da régua de cobrança da Conta Azul, para a sua gestão de cobranças ficar mais completa. 

Assim, você consegue ativar o envio de lembretes de vencimento automáticos por e-mail e SMS ou e-mail, SMS e WhatsApp.

Oss lembretes de vencimento por e-mail, gerados a partir de cobranças de qualquer tipo, são gratuitos. Já as cobranças geradas a partir da solução de cobranças da Conta Azul contemplam também mensagens em outros canais e possuem uma taxa que é cobrada apenas após a compensação.

Além da régua de cobrança, o sistema de cobrança automatizado da Conta Azul possui funcionalidades que agilizam e otimizam a rotina de recebimentos pelas suas vendas.

Entre elas, estão a conciliação e baixa automática das contas a receber, o aviso de visualização de cobranças e geração de cobranças via boleto, link de cartão de crédito e Pix Cobrança.

Com essa ferramenta, esses e outros processos que envolvem o controle financeiro do seu negócio são realizados em poucos cliques. Compreendeu a importância de utilizar essa funcionalidade? Conheça a régua de cobrança automatizada da Conta Azul!