Tipos de cobrança: 7 formas de cobrar dívidas e evitar inadimplências

Você já passou pela situação de ter que lidar com algum cliente ou parceiro devedor? Quando não se tem um bom controle financeiro, situações como essas podem se tornar bem frequentes. Como solução, o primeiro passo é analisar os diversos tipos de cobrança e optar por aquele que mais combina com seu público. 

Tendo essa organização e um processo de cobrança bem estabelecido, a gestão financeira da empresa como um todo é otimizada, já que sobrará mais tempo para se dedicar a outras demandas. 

Neste conteúdo, confira o que evitar na cobrança de dívidas, como fazer uma cobrança amigável e os principais tipos de cobrança. Saiba também como aplicá-los de forma eficaz no seu negócio. Veja abaixo os tópicos que iremos abordar e boa leitura!

• O que não fazer na cobrança da dívida
• Como fazer uma cobrança amigável
• Encontre os tipos de cobrança certos para sua empresa
• Os benefícios de automatizar a cobrança 
• O seu processo de cobrança pode ser mais simples com a Conta Azul Pro!

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O que não fazer na cobrança da dívida

Para lidar com clientes, inadimplentes ou não, você precisa ter um bom conhecimento da Lei Nº 8.078, de 11 de setembro de 1990, o famoso Código de Defesa do Consumidor (CDC). Ao ignorar o texto da lei, você passa a correr risco de sofrer medidas administrativas e até penais.

Quanto às cobranças, o CDC diz o seguinte, no seu artigo 42: “Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça”.

Nesse caso, a empresa pode sofrer sanções aplicadas pela autoridade administrativa – as possibilidades vão de multa a cassação de licença e suspensão de atividades. Mas o problema pode ser bem pior se o caso for enquadrado no artigo 71.

Ele diz que “utilizar, na cobrança de dívidas, de ameaça, coação, constrangimento físico ou moral, afirmações falsas incorretas ou enganosas ou de qualquer outro procedimento que exponha o consumidor, injustificadamente, a ridículo ou interfira com seu trabalho, descanso ou lazer” vai resultar em “detenção de três meses a um ano e multa”.

O que isso tudo quer dizer?

Enquanto o artigo 71 é mais claro, o 42 deixa algumas dúvidas. O que, afinal, pode ser considerado expor o consumidor ao ridículo ou submetê-lo a constrangimento? A resposta vai depender da interpretação de autoridades judiciais, mas o que você deve evitar é uma postura com algum grau de agressividade ou que inferiorize o devedor por conta da sua condição.

Há situações que não são contempladas no CDC, porém o histórico de casos no país permite construir um entendimento consensual sobre o que pode e o que não pode na hora de cobrar um consumidor. Veja:

Posso ligar para o trabalho do cliente?

Não há problema em ligar para o local de trabalho do devedor, desde que ele tenha fornecido esse contato em seu cadastro. Claro que ele pode atender e dizer que não pode falar no momento. Nesse caso, você não deve insistir – tente combinar um outro horário, que seja mais conveniente.

Posso ligar no fim de semana ou fora do horário comercial?

Em São Paulo, por exemplo, a Lei Nº 15.426/2014 estabelece que as cobranças podem ser feitas das 8h às 20h de segunda a sexta e das 8h às 14h nos sábados, vedando os telefonemas aos domingos e feriados. Se você não sabe o que diz a legislação do seu estado, é melhor evitar as ligações fora desses períodos.

Posso mandar recados?

Ligou para a casa do inadimplente, outra pessoa atendeu e perguntou se você quer deixar um recado? Muito cuidado. Você pode pedir para avisar que ligou, mas nunca explicitar o débito a um terceiro. Isso vale para familiares, vizinhos ou colegas de trabalho. Eis um caso que claramente pode ser caracterizado como constrangimento ao devedor.

Como fazer uma cobrança amigável

Bom, agora você já sabe o que não fazer. Como proceder, então, para receber o dinheiro devido sem sofrer o risco de ser processado ou multado?

1. Respeite
A primeira dica é óbvia, mas vale ressaltar quantas vezes for preciso: seja sempre educado, em qualquer situação, não use um tom acusativo e nem falte com respeito. Não dê motivos para que o consumidor o processe por danos morais ou simplesmente desligue na sua cara sem ouvir o que você tem a dizer.

2. Prepare-se
Você não pode ligar para o cliente que está devendo sem antes se informar sobre cada detalhe do débito. Antes de começar a negociação, tenha em mãos os valores devidos, produtos adquiridos, termos da venda e datas de vencimento, definições que foram acordadas antes da compra. Com base nisso, pense nas possíveis justificativas que o inadimplente poderá dar e em como rebatê-las se for o caso – sempre em tom conciliatório, lembre-se.

3. Seja assertivo
Ser educado e não usar um tom acusativo não quer dizer que você precisa deixar o cliente com o controle da conversa. Seja direto e claro quanto ao assunto da ligação e use um tom positivo para facilitar a solução do problema. Mas evite entrar na defensiva caso o devedor tente reverter a situação.

4. Mantenha a calma
Mesmo que você faça uma cobrança amigável, sem faltar com educação na hora de ligar para o inadimplente, é possível que a reação do outro lado da linha não seja pacífica. Como mecanismo de defesa, algumas pessoas, quando confrontadas com uma natural cobrança de suas dívidas, partem para o confronto. Mantenha a calma e a voz informativa, buscando soluções que interessem a ambas as partes.

5. Dê alternativas
Por fim, apenas cobrar não adianta, na maioria dos casos você e o consumidor precisam chegar a um consenso e definir os novos termos de pagamento. Muitas vezes, ele não paga o que deve porque não tem o dinheiro no momento – e não porque não quer quitar a dívida. Nesse caso, proponha soluções como o parcelamento do valor.

Encontre os tipos de cobrança certos para sua empresa

Para começar, é importante deixar claro que para cada empresa um modelo ou outro pode funcionar melhor. Às vezes, isso depende de fatores como tempo e equipe disponível para implantar um ou outro tipo de cobrança, mas vale lembrar que a praticidade e a eficiência são sempre pontos-chave.

Veja a seguir um pouco sobre os vários tipos de cobrança que existem e como saber qual o mais adequado para sua empresa.

1. Ligação telefônica

A ligação telefônica ainda é um dos métodos mais tradicionais de cobrança. Ela oferece algumas vantagens, como a possibilidade de conversar diretamente com o comprador e até negociar melhores formas de resolver a inadimplência.

Contudo, em alguns casos o custo de trabalhar com esse sistema pode ser mais alto, além da dificuldade de localizar alguns clientes.

2. E-mail

O e-mail é prático, pessoal e muito útil para lembrar o seu público, porém nem sempre pode ter uma boa taxa de abertura. O risco de cair em spam ou ser ignorado é um grande impasse.

O ideal é que ele seja aliado de outros recursos para diminuir o risco de inadimplência.  Entretanto, enviar um e-mail pode ajudar o cliente a se programar.

3. SMS ou WhatsApp

Os lembretes por SMS ou WhatsApp são ótimas formas de avisar sobre o vencimento de prazos de pagamento ou dívidas já existentes, que podem ser regularizadas.

Isso porque nem sempre a inadimplência acontece por má intenção. Às vezes, em meio a uma rotina agitada, o cliente pode apenas se esquecer, devido à quantidade de compromissos.

Por essa razão, os lembretes são também uma maneira de evitar a inadimplência. Pois, ao avisar antes, você permite que o comprador não se esqueça dos prazos. Desse modo, é possível agir preventivamente.

4. Terceirização

Para otimizar tempo, muitas empresas optam pela terceirização da cobrança. Nesse caso, uma equipe externa se encarrega dos contatos.

Por um lado, pode desafogar as empresas, especialmente as maiores, que lidam com volume mais alto de inadimplência. Mas, por outro, torna menos pessoal a abordagem, dificultando a personalização do atendimento.

5. Protesto cartorial

O protesto em cartório é uma instância a mais no processo de cobrança. Geralmente ocorre quando outras formas de contato já se esgotaram.

Embora seja possível protestar os clientes após o primeiro dia de atraso, o ideal é que a via do diálogo seja estabelecida antes. Normalmente, só se parte para o protesto após 15 a 30 dias ou quando não houver como conversar de outra maneira.

Depende da política de cada empresa decidir quanto a isso.

6.  Assessoria jurídica

A assessoria jurídica é utilizada geralmente quando não há retorno ou resolução do caso, nem mesmo apelando a outras instâncias.

Nesse caso, a situação é resolvida via advogados e os clientes podem ser intimados ou ter atitudes tomadas por decisão judicial.

7. Correspondência (carta)

As correspondências, ou cartas, são tipos de cobrança muito conhecidos também. Elas podem ser enviadas diretamente para a residência do consumidor. Ou para o escritório, quando o cliente é uma empresa.

É possível que elas tenham A.R. (aviso de recebimento), o que é uma garantia para o negócio. 

Os benefícios de automatizar a cobrança 

Como foi visto, há formas de cobrar que vão além dos tipos de cobrança bancária. Existindo um cenário em que mais de 6,33 milhões de empresas estão inadimplentes, segundo dados da Serasa Experian, ter esse conhecimento é valioso. 

Agora, imagine se os boletos recorrentes desses milhões de negócios fossem todos feitos manualmente. O trabalho seria imensurável e desgastante. É por isso que se faz necessário a automatização da cobrança, já que ela facilita e acelera a notificação dos devedores com assertividade. 

A tecnologia das plataformas de gestão financeira auxilia não só nesses pontos, mas também em muitos outros. Veja abaixo os principais benefícios da automatização da cobrança. 

Diminuição da inadimplência

Não é segredo para ninguém que a alta taxa de inadimplência é extremamente prejudicial para as empresas. Então, no primeiro momento, ela se torna o ponto central a ser solucionado. 

Neste caso, a consequência da automação da cobrança é a alta capacidade de gerir os cadastros e assim cobrar corretamente cada cliente que não cumpriu seu compromisso. Inclusive, dependendo do setor, contar com essa tecnologia é quase uma obrigação. 

Por exemplo, imagine que você é do comércio, área em que a taxa de inadimplência de  2022 ficou entre 37,7%. Se sua loja atende 10 mil clientes, seria bem complicado cobrar 500 devedores todo mês manualmente.

No fim, isso acaba virando uma bola de neve, que só aumenta e acumula a inadimplência. Com uma ferramenta de automação, você jamais passará por isso! 

Evitar erros e esquecimentos

Automatizando, você garante que não se esquecerá de nenhuma cobrança, valor ou data. Isso assegura maior controle sobre a gestão de seu negócio. Com tarefas automatizadas, diminui-se também o índice de falhas ou possíveis enganos.

Ao cobrar manualmente cada cliente, as chances de aplicar o juros, valor e validade errados são bem maiores. Um bom exemplo é a questão da data. Quando você não envia o boleto dentro da validade, o cliente irá reclamar que está sendo cobrado um juros em cima de um período incorreto, o que pode causar problemas judiciais para seu negócio. 

Esses desafios podem ser evitados ao utilizar a automação, pois o envio do boleto será feito para a pessoa certa, dentro do tempo e com os valores corretos. 

Economia de tempo

Automatizar a cobrança permite redução de tempo e custo. Sua equipe não precisará se preocupar em lembrar e fazer tudo manualmente. Isso demandaria mais horas dela e até mais recursos.

Também não se torna mais preciso perder tempo com as remessas do banco, pois tudo é informatizado.

Recebimento descomplicado

Automatizar a cobrança é importante também para um recebimento organizado e descomplicado, o que ajuda a manter o fluxo de caixa em dia.

Emitir, editar ou ajustar boletos com facilidade por uma ferramenta permite corrigir valores e receber mais rápido sempre que necessário.

O seu processo de cobrança pode ser mais simples com a Conta Azul Pro!

Após ver todos esses tipos de cobrança e a importância de automatizar esse processo, chegou o momento de conhecer a melhor plataforma de controle financeiro! A Conta Azul Pro é perfeita para qualquer empreendedor, independente do tamanho ou segmento da empresa. 

Esse ERP online centraliza todas as informações que você precisa para fazer uma gestão financeira completa. Uma das suas vantagens é justamente o formato simplificado e automatizado de cobrança, pois permite: 

• Controlar as contas a receber da empresa; 

• Gerar boletos de forma automática;

• Monitorar o fluxo de caixa em tempo real;

• Conciliação bancária automática, evitando que você se perca no extrato bancário, procurando quem pagou o quê;

• Emitir relatórios detalhados, como de custos e pagamentos, receitas e despesas, para entender a saúde das finanças do negócio.

Outro benefício são os lembretes de vencimento, que, além de evitar o desgaste de cobrar os clientes, ajudam a reduzir a inadimplência em até 20%. As mensagens são enviadas de forma automática em dois momentos: uma semana antes e no dia do vencimento.

Além do lembrete por e-mail, que está disponível gratuitamente para todas as modalidades de pagamento (Pix, Boleto e Cartão de Crédito via link), também é possível enviar um conjunto de mensagens de SMS, e-mail e WhatsApp para as transações por Pix Cobrança e Boleto. 

Esse pacote tem o valor fixo de R$ 2,99 e contempla o envio de seis mensagens no total: WhatsApp, SMS e e-mail uma semana antes do vencimento e no dia do vencimento, e está disponível somente para cobranças emitidas pela solução de cobranças da Conta Azul.

Todas essas vantagens permitem que você elimine a burocracia ao emitir cobranças, controle os vencimentos e receba sem precisar cobrar, tudo de forma simples e automatizada. 

E então, quer ter um processo de cobrança automatizado e simplificado? Teste agora mesmo a CA Pro gratuitamente e tenha todas essas vantagens no seu dia a dia!