Apuração de impostos: entenda o que é, tipos e como fazer corretamente

A apuração de impostos é o processo técnico de calcular e definir o montante de tributos que uma empresa deve recolher ao fisco, baseando-se em suas receitas, despesas e documentos fiscais emitidos.

Esse procedimento varia conforme o regime tributário adotado e exige a aplicação rigorosa das regras legais vigentes para garantir que o valor pago esteja em conformidade com a legislação. 

A seguir, você vai descobrir como uma boa gestão financeira empresarial é a base para esse processo e como evitar o pagamento de impostos a mais:

• O que é apuração de impostos;
• Qual a importância da correta apuração dos tributos;
• Quais impostos devem ser apurados pelas empresas;
• Como fazer apuração de impostos corretamente;
• Como funciona a apuração em cada regime tributário;
• Tabela comparativa dos regimes de apuração de impostos;
• Principais prazos do calendário fiscal;
• Quais os erros comuns na apuração que geram autuação e como evitá-los;
• Quais são as vantagens da automação na apuração fiscal;
• Simplifique a gestão tributária da sua empresa com a Conta Azul.

O que é apuração de impostos?

A apuração tributária consiste no levantamento contábil para identificar a base de cálculo e aplicar a alíquota correspondente sobre a atividade econômica da empresa.

É fundamental diferenciar a apuração, que é o cálculo do valor devido, do recolhimento de impostos, que se refere ao ato efetivo de pagar as guias (como DAS, DARF ou GPS) ao governo.

Qual a importância da correta apuração dos tributos?

A correta apuração dos tributos é fundamental para manter a empresa regular perante o Fisco e preservar sua estabilidade financeira. Quando feita de forma precisa, ela:

• Evita multas, juros e autuações fiscais;
• Garante conformidade com a legislação vigente;
• Permite prever o impacto dos impostos no lucro;
• Sustenta decisões estratégicas com base em dados reais.

Por isso, um erro no cálculo pode comprometer o caixa e afetar diretamente a operação do negócio.

Quais impostos devem ser apurados pelas empresas? 

Os tributos variam conforme atividade, porte e regime tributário. Eles se dividem em impostos diretos, que incidem sobre renda ou lucro, e impostos indiretos, que recaem sobre faturamento, consumo ou circulação de mercadorias e serviços.

A seguir, veja os principais tributos envolvidos na apuração dos tributos das empresas.

Impostos Federais

• IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica): incide sobre o lucro da empresa. No Lucro Real, calcula-se sobre o lucro líquido ajustado. No Lucro Presumido, aplica-se percentual de presunção sobre a receita bruta;
• CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido): destinada ao financiamento da seguridade social. A base de cálculo acompanha o modelo do IRPJ, variando conforme o regime;
• PIS (Programa de Integração Social): incide sobre o faturamento mensal. Pode ser cumulativo (alíquota menor, sem créditos) ou não cumulativo (alíquota maior, com direito a créditos);
• COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social): assim como o PIS, incide sobre a receita bruta e pode permitir aproveitamento de créditos no regime não cumulativo;
• IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados): aplica-se a indústrias e equiparadas. Incide sobre produtos industrializados na saída do estabelecimento ou na importação.

Impostos Estaduais

• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços): incide sobre venda de mercadorias, transporte e serviços de comunicação. A alíquota varia conforme o estado e o produto;
• ICMS-ST (Substituição Tributária): o imposto é recolhido antecipadamente por um único contribuinte da cadeia, geralmente o fabricante ou importador, simplificando a fiscalização;
• Difal (Diferencial de Alíquota): aplicável em operações interestaduais para consumidor final, equilibrando a arrecadação entre o estado de origem e o de destino;
• ITCMD: incide sobre a transmissão de bens ou doações, sendo relevante em processos de sucessão empresarial ou transferência de cotas sociais.

Impostos Municipais

• ISS (Imposto Sobre Serviços): incide sobre a prestação de serviços previstos na Lei Complementar 116/2003. A alíquota varia entre 2% e 5%, conforme o município;
• Taxa de Licença e Funcionamento: cobrança municipal para autorizar e manter a regularidade da atividade empresarial no endereço informado;
• Taxa de Fiscalização: pode ser exigida conforme o ramo de atividade e as regras municipais;
• IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano): incide sobre a propriedade de imóveis urbanos, inclusive quando utilizados como sede ou galpão da empresa. Embora não faça parte da apuração operacional mensal, deve ser considerado.

Encargos Trabalhistas e Previdenciários 

• INSS patronal: contribuição previdenciária da empresa, geralmente equivalente a 20% sobre a folha de pagamento, destinada à Previdência Social (podendo variar conforme regime e desoneração);
• FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço): depósito mensal de 8% sobre a remuneração do colaborador;
• IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): imposto descontado do salário, pró-labore ou pagamentos a terceiros, conforme tabela vigente;
• Contribuições ao Sistema S: percentuais destinados a entidades como SENAI, SESC e SEBRAE, conforme o setor da empresa;
• RAT (Riscos Ambientais do Trabalho): ajustado pelo Fator Acidentário de Prevenção (FAP), seu custo oscila conforme o histórico de segurança e acidentes da empresa.

Como fazer a apuração de impostos corretamente?

Fazer a apuração de impostos de forma eficiente exige organização, controle e atualização constante. O processo envolve cálculo preciso, conferência de dados e cumprimento de prazos legais.

Veja um passo a passo prático:

1. Centralize os documentos fiscais: organize notas fiscais, recibos, extratos e relatórios contábeis em um único ambiente. Informações dispersas aumentam o risco de erro na base de cálculo tributária;
2. Valide receitas e despesas: confirme se todas as entradas e saídas estão registradas corretamente. A omissão ou duplicidade impacta diretamente o cálculo de tributos;
3. Verifique o enquadramento tributário: confirme se o regime escolhido está adequado ao faturamento e à atividade da empresa. Uma escolha incorreta pode elevar a carga tributária desnecessariamente;
4. Aplique as alíquotas corretas: utilize as tabelas vigentes e respeite regras específicas do seu regime. Esse cuidado evita divergências com o Fisco;
5. Automatize cálculos e conferências: um ERP financeiro em nuvem reduz falhas humanas e ajuda a monitorar os impostos da NF-e. Isso facilita o fechamento fiscal e melhora a previsibilidade do caixa;
6. Realize conferências periódicas: antes do envio das obrigações acessórias, revise os valores apurados. A conferência preventiva reduz riscos de autuação;
7. Invista em capacitação técnica: treinamentos frequentes ajudam a equipe a acompanhar mudanças legais e aplicar corretamente as regras tributárias;
8. Conte com apoio contábil estratégico: o suporte de um contador é essencial para validar procedimentos e orientar decisões fiscais mais complexas.

Elimine o trabalho manual e automatize sua apuração fiscal com a Conta Azul.

Como funciona a apuração em cada regime tributário?

A forma de calcular tributos varia conforme o regime escolhido pela empresa. Enquanto o Simples Nacional concentra impostos em uma única guia, o Lucro Presumido e o Lucro Real exigem cálculos separados e maior controle contábil.

Como apurar impostos no Simples Nacional?

A tributação no Simples Nacional consolida tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia (DAS).  

A fórmula da alíquota efetiva é:

Alíquota efetiva = (RBT12 × alíquota nominal – parcela a deduzir) ÷ RBT12

Exemplo: uma empresa de comércio com Receita Bruta acumulada nos últimos 12 meses (RBT12) de R$180.000, enquadrada na 1ª faixa do Anexo I (alíquota nominal de 4% e sem parcela a deduzir).

Alíquota efetiva = 4%. Se o faturamento do mês foi R$ 20.000, o imposto devido será de = R$ 20.000 × 4% = R$ 800.

Como fazer a apuração de impostos no Lucro Presumido?

No Lucro Presumido, o imposto é calculado com base em um percentual fixo de presunção aplicado sobre a receita bruta.

Percentuais mais comuns:

• Comércio: 8% de presunção para IRPJ;
• Serviços em geral: 32% de presunção para IRPJ.

Em uma empresa de comércio com faturamento trimestral de R$300.000, o cálculo no Lucro Presumido começa aplicando o percentual de presunção de 8% sobre a receita bruta.

Isso significa que a base considerada para o IRPJ será de R$24.000. Sobre esse valor, aplica-se a alíquota de 15%, resultando em R$3.600 de IRPJ no trimestre.

Já a CSLL segue a mesma lógica de presunção, mas com percentual que pode variar (normalmente 12% para comércio e 32% para serviços) antes da aplicação da alíquota correspondente.

Como apurar impostos de empresas no Lucro Real?

No Lucro Real, o cálculo é feito com base no lucro líquido contábil ajustado, ou seja:

Receita total – despesas operacionais dedutíveis = lucro real

Aqui, aplica-se o princípio da não cumulatividade para PIS e COFINS, permitindo desconto de créditos sobre determinadas despesas.

Imagine uma empresa que teve receita de R$500.000 no período e despesas dedutíveis de R$420.000. O lucro real será de R$80.000. Sobre esse valor, aplica-se a alíquota de 15% de IRPJ e 9% de CSLL, calculados diretamente sobre o lucro apurado.

Tabela comparativa dos regimes de apuração de impostos

Para te ajudar a visualizar as diferenças práticas e escolher o modelo mais vantajoso para o seu negócio, abaixo é possível comparar como cada regime tributário se comporta:

Principais prazos do calendário fiscal 

Além de calcular corretamente os tributos, é fundamental respeitar os prazos de vencimento definidos pela legislação. Confira as datas de vencimento padrão para os principais tributos:

• DAS (Simples Nacional): pagamento até o dia 20 do mês subsequente ao da apuração;
• PIS/COFINS (Lucro Presumido e Lucro Real): recolhimento até o dia 25 do mês subsequente ao da apuração;
• IRPJ e CSLL (Lucro Presumido e Lucro Real trimestral): vencimento no último dia útil de abril, julho, outubro e janeiro, referentes aos trimestres encerrados imediatamente antes.

Quais os erros comuns na apuração que geram autuação e como evitá-los?

Erros na apuração dos tributos podem comprometer seriamente a saúde do seu negócio. Por isso, identificar falhas recorrentes é o primeiro passo para garantir que o fechamento fiscal ocorra sem sobressaltos e dentro da lei.

A seguir, as falhas mais frequentes e as melhores práticas para neutralizá-las:

1 – Classificação fiscal incorreta

O uso inadequado de códigos fiscais ou o enquadramento errado de produtos e serviços pode resultar em cálculo indevido de tributos.

Para reduzir esse risco, é importante revisar periodicamente o cadastro fiscal e validar se a tributação aplicada corresponde à atividade da empresa.

2 – Erro na base de cálculo tributária

Incluir valores indevidos ou deixar de considerar receitas tributáveis compromete o valor final apurado.

A conferência entre notas fiscais e relatórios financeiros antes do fechamento ajuda a evitar inconsistências.

3 – Aplicação de alíquotas incorretas

Alíquotas desatualizadas ou incompatíveis com o regime tributário geram diferenças no recolhimento.

Manter acompanhamento constante da legislação e revisar as tabelas vigentes é essencial para garantir precisão.

4 – Perda de prazos de obrigações acessórias

Atrasos no envio de declarações ou no pagamento de tributos resultam em multas automáticas e juros.

O uso de um calendário fiscal estruturado, com alertas de vencimento, minimiza esse tipo de falha.

5 – Falta de controle sobre créditos fiscais

Empresas no regime não cumulativo podem deixar de aproveitar créditos permitidos por falta de organização documental.

Registros detalhados das compras e revisão periódica dos lançamentos garantem melhor aproveitamento tributário.

6 – Desalinhamento entre financeiro e contabilidade

Divergências entre os dados internos e as informações enviadas ao Fisco aumentam o risco de inconsistências.

Sistemas integrados que conectam emissão de notas, controle financeiro e conciliação bancária reduzem significativamente esse problema.

Quais são as vantagens da automação na apuração fiscal? 

A tecnologia é a maior aliada para eliminar a complexidade da apuração tributária. Ao automatizar processos, a empresa substitui tarefas repetitivas por fluxos inteligentes, garantindo agilidade e segurança.

Mais que isso, o uso de um ERP financeiro em nuvem integra todos os setores, trazendo benefícios diretos para a operação.

Afinal, quando o processo depende apenas de planilhas manuais, o risco de inconsistência aumenta.

É por isso que a Conta Azul foi desenvolvida, para conectar todas as pontas do seu negócio em um ecossistema integrado, garantindo que cada venda realizada alimente automaticamente o seu fechamento fiscal.

Simplifique a gestão tributária da sua empresa com a Conta Azul!

Mais do que calcular impostos, é preciso ter visão clara do impacto tributário no lucro e no fluxo de caixa. 

Ao utilizar as ferramentas certas, você consegue visualizar o valor aproximado dos tributos e planejar melhor o crescimento da sua empresa.

Teste agora a Conta Azul gratuitamente e veja na prática como transformar a apuração tributária de uma obrigação complexa em um processo estruturado, previsível e alinhado ao crescimento do seu negócio.

Perguntas frequentes sobre apuração de impostos

O que faz quem apura impostos?

O profissional responsável pela apuração calcula os tributos devidos, confere a base de cálculo, aplica as alíquotas corretas e garante que o recolhimento ocorra dentro do prazo legal. Também acompanha mudanças na legislação e revisa possíveis inconsistências.

Qual a diferença entre apuração e declaração?

A apuração é o processo de calcular o valor do imposto devido. Já a declaração é a obrigação acessória enviada ao Fisco para informar os valores apurados, mesmo quando não há imposto a pagar.

Qual a diferença entre regime de caixa e competência? 

No regime de caixa, a tributação considera o momento do recebimento da receita. No regime de competência, o imposto é calculado com base na data da emissão da nota fiscal ou da ocorrência da receita, independentemente do pagamento.

O que acontece em caso de erro na apuração tributária? 

Erros podem gerar multas, juros e autuações fiscais. Dependendo do caso, é possível retificar a declaração e regularizar a situação antes de uma fiscalização formal.

O contador é obrigatório para a apuração tributária? 

Empresas devem manter escrituração contábil regular, o que normalmente exige acompanhamento de contador habilitado, especialmente nos regimes de Lucro Presumido e Lucro Real. Mesmo no Simples Nacional, o suporte contábil é recomendado para garantir conformidade.

Quais documentos preciso para apurar impostos mensalmente?

São necessários notas fiscais emitidas e recebidas, comprovantes de despesas, extratos bancários, folha de pagamento e relatórios financeiros que sustentem a base de cálculo dos tributos.

Como apurar PIS e COFINS no regime não cumulativo?

Nesse regime, aplica-se a alíquota sobre a receita bruta e é possível descontar créditos relacionados a determinadas despesas e custos permitidos por lei. O valor a pagar corresponde à diferença entre débitos e créditos apurados no período.

Como gerar o PGDAS-D para o Simples Nacional mensalmente?

O PGDAS-D é acessado pelo portal do Simples Nacional. Basta informar a receita bruta do período, conferir os dados apurados pelo sistema e emitir a guia DAS para pagamento até o vencimento.