Equipe Conta AzulO que você vai ver neste post:
- Fazer o controle de custos e despesas eficiente é o primeiro passo para uma boa gestão financeira;
- Conheça melhor a importância desse controle financeiro, seus conceitos básicos, melhores práticas e ainda baixe uma planilha grátis para começar a aplicá-lo;
- As planilhas podem ser úteis no começo, mas à medida que seu negócio cresce, um ERP como o da Conta Azul automatiza processos e organiza suas finanças de forma mais eficiente.
Praticamente todo empreendedor busca por alternativas para otimizar recursos e reduzir os gastos, visando aumentar as margens de lucro. No entanto, para que isso seja possível, é indispensável saber como fazer um controle de custos e despesas de forma eficiente.
Isso significa identificar facilmente de onde vem cada gasto e quais podem ser cortados ou reduzidos sem que a operação tenha prejuízos. Se você tem um restaurante, comprar um arroz mais barato pode afastar os clientes, por exemplo.
Continue a leitura para entender melhor a importância de um bom controle de custos, seus conceitos básicos e melhores práticas. Além disso, baixe uma planilha grátis para facilitar a implementação e descubra como otimizá-la com o apoio da tecnologia.
Acompanhe os tópicos:
- Por que é tão importante fazer um bom controle de custos e despesas?
- Quais são as diferenças entre custos e despesas?
- O que são custos e despesas fixas e variáveis?
- Quais os principais indicadores para fazer o controle de custos?
- Como fazer o controle dos custos e despesas da empresa? 6 passos
- Planilha de custos: porque usar e download grátis
- Que tal dar o próximo passo para um controle financeiro mais eficiente?
Por que é tão importante fazer um bom controle de custos e despesas?
Uma empresa que deseja incorporar boas práticas de gestão financeira pode começar pelo controle dos custos e despesas do negócio. É por meio dele que o gestor conseguirá administrar todos os recursos financeiros corretamente.
Esse diagnóstico, monitoramento e avaliação dos números ajuda muito na tomada de decisões. Com a análise, é possível entender se é hora de abrir uma filial, cortar gastos administrativos ou se há como aumentar a equipe de vendas, por exemplo
Para o controle de gastos e despesas mais básico, uma planilha simples já ajuda. Pode ser aquela do Excel, do Drive ou de qualquer sistema que facilite o registro e revisão periódica dos dados. Adiante, vamos compartilhar um modelo simples e gratuito para você baixar!
Mas, antes de começar a preencher sua planilha, é importante entender as diferenças entre custos e despesas. Assim, a interpretação dos números fará mais sentido, o que é essencial para tomadas de decisões financeiras mais efetivas.
Quais são as diferenças entre custos e despesas?
A diferença básica entre esses conceitos é a seguinte: os custos se relacionam diretamente ao produto ou serviço da empresa e as despesas se referem à manutenção da atividade.
Fizemos uma tabela com exemplos de custos e despesas para facilitar o entendimento, confira:
| Exemplos de custos | Exemplos de despesas |
| Matéria-prima;Salários de quem se envolve na produção;Gasto com logística para a produção. | Café do escritório de vendas;Gastos com marketing e publicidade;Assinatura de periódicos para o escritório. |
Para entender melhor, faça a pergunta: a falta desse gasto afetaria a produção ou a atividade da empresa? Caso a resposta seja positiva, configura-se como custo. Se for negativa, temos uma despesa.
Mas por que você precisa saber essas diferenças? O controle de custos e despesas exige uma categorização adequada de gastos, para que sua definição e revisão possam ser realizados com critérios objetivos e resultados melhores. Por conta disso, é interessante entender mais um conceito: o de despesas operacionais.
Despesas operacionais
Uma dúvida comum sobre gastos e lançamentos se refere à definição de despesa operacional. Para responder a essa questão, é importante conferir a Demonstração de Resultado de Exercício (DRE) — resumo da situação financeira em um intervalo específico de tempo.
Ela divide as despesas operacionais em:
- Despesas administrativas: aluguel do escritório da administração, energia elétrica desse escritório, computadores, seguro de veículos, manutenção de informática, entre outras despesas semelhantes;
- Despesas com vendas: comissões da equipe, gastos com marketing, anúncios em redes sociais, entre outras da mesma categoria;
Esse é um bom exemplo de como categorizar adequadamente os gastos, para assim conseguir ter uma visão sistêmica do negócio e compreender quais áreas precisam de mais recursos financeiros e aquelas que estão recebendo mais dinheiro do que o necessário.
O que são custos e despesas fixas e variáveis?
Além da diferenciação entre custos e despesas, é possível ir um pouco além para compreender melhor para onde vai o dinheiro da empresa. Na tabela abaixo confira os conceitos de custos e despesas fixas e variáveis, e as características de cada um.
| Fixos | Variáveis | |
| Custos | Os custos fixos são aqueles que não se alteram de acordo com o volume de fabricação do produto. Exemplo: o aluguel de uma fábrica. | Os custos variáveis são aqueles que têm relação proporcional ao volume de produção.Exemplo: a matéria-prima. |
| Despesas | São aquelas despesas administrativas que não variam de acordo com vendas e distribuição. Exemplo: IPTU do escritório de vendas da empresa. | Quando a venda influencia na despesa, ela é considerada variável. Exemplo: a comissão do vendedor. |
Quais os principais indicadores para fazer o controle de custos?
Existem diferentes indicadores para embasar o controle de custos de uma empresa. Contudo, alguns deles são utilizados com frequência e considerados mais relevantes para captar os custos de um negócio. São eles:
Custo dos Produtos Vendidos (CPV)
O CPV corresponde ao total de custos diretos e indiretos envolvidos na produção de uma mercadoria. Esse indicador é importante porque ajuda você a entender os gastos produtivos e de vendas envolvidos em cada produto ou serviço comercializado pelo negócio.
Ao acompanhá-lo, é possível identificar quais itens estão dando lucro e quais podem estar causando eventuais prejuízos. Dessa forma, há mais clareza para a tomada de decisão estratégica.
Despesas operacionais
Já as despesas operacionais dizem respeito a todos os gastos necessários para a empresa funcionar. Isso inclui desde as despesas administrativas até a folha de pagamento, por exemplo.
Sua análise no controle de custos é importante porque se trata do principal indicador para verificar o que é imprescindível às operações e o pode ser cortado ou até mesmo excluído para poupar gastos.
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é essencial para visualizar de forma completa as entradas e saídas de dinheiro na empresa. Entre os valores registrados, estão inclusos todos os pagamentos e recebimentos movimentados em determinado período.
Seu uso permite saber quanto o negócio tem disponível para utilizar e prever o que ainda deverá ser gasto durante cada mês. Mais que otimizar o controle de custos e despesas, ele favorece a identificação de oportunidades de investimentos e de redução de gastos.
Giro de estoque
Por fim, o giro de estoque, como sugere o próprio nome, permite avaliar a rotatividade dos produtos ofertados. Essa informação é essencial para identificar quais os itens com maior e menor demanda.
Com esse indicador, é possível ter clareza sobre a redução de gastos com armazenamento, evitar investimentos desnecessários em produtos e minimizar perdas por vencimento. Além disso, permite concentrar esforços nos itens que vendem mais e otimizar os custos relacionados à produção e ao estoque.
Como fazer o controle dos custos e despesas da empresa? 6 passos
Esse é o principal tópico para você que veio até aqui procurando saber como ter um bom controle financeiro e entender a origem de cada gasto.
O planejamento estratégico do controle de custos e despesas lhe ajudará a encontrar as falhas nas contas e os gargalos no fluxo de caixa. Portanto, preste atenção nessas dicas:
1. Registre e categorize todos os lançamentos financeiros
A gente só consegue encontrar os livros numa biblioteca quando separa e categoriza cada um deles. O mesmo acontece quando o assunto é controle de despesas.
É preciso registrar todos os lançamentos financeiros, ou seja, as vendas, entradas e demais saídas. Você também deve separá-los por categorias, para identificar mais facilmente quais setores estão tendo mais gastos e se todos eles são necessários, por exemplo.
Além de gerenciar melhor os valores e entender a situação da empresa, esse processo evita problemas de fluxo de caixa e de projeções de médio e longo prazo.
O registro deve ser feito diariamente, para nada ficar de fora. Contar com uma planilha, caso seu fluxo não seja muito movimentado, é uma opção. Mas o melhor mesmo é ter a ajuda da tecnologia e utilizar um software, que faz tudo automatizado.
2. Não misture as contas pessoais com as da empresa
Quando o empreendedor não sabe como separar as contas pessoais e as da empresa, ele fica com uma noção inadequada do faturamento, do lucro, da necessidade de cortes de gastos e de qualquer perspectiva mais realista da situação financeira do negócio.
Para evitar esse problema, uma medida inicial é definir um pró-labore, aquele valor que você vai retirar sem desorganizar o dinheiro da empresa e sem comprometer seu controle. É importante também ter, ao menos, uma conta PJ para fugir de problemas de gestão de custos e até jurídicos.
3. Procure auxílio profissional
Após separar gastos pessoais e da empresa e começar a usar sua planilha, é hora de consultar um contador. Ele auxilia muito na organização financeira do negócio e indica os melhores caminhos para controlar custos e despesas. Com sua expertise, o contador consegue ajudar você a:
- Acompanhar a evolução das suas vendas;
- Estabelecer metas de gastos;
- Fazer uma precificação assertiva do produto/serviço;
- Enxergar quais são seus verdadeiros lucros e de onde eles vêm;
- Elaborar um planejamento estratégico por meio de indicadores financeiros.
Por se ter muitos documentos e dados que precisam ser compartilhados sempre com a contabilidade, é mais fácil contar com um sistema que integra o contador às informações financeiras da sua empresa. Assim, ambos irão poupar tempo com as operações e acompanhar o controle de custos e despesas de maneira mais eficiente.
4. Analise os custos e despesas de todos os setores
Você já aprendeu a diferença de custos e despesas e até já viu quais são seus tipos e exemplos. Essa informação é essencial nesse momento, pois é sabendo fazer essa diferenciação que o gestor consegue analisar, de fato, todos os gastos.
Com uma análise constante dos números dos gastos, o empreendedor consegue identificar facilmente gargalos, como aumentos ou baixas repentinas nos custos em tempo hábil. Dessa forma, encontrar as soluções fica muito simples e os problemas não se tornam uma bola de neve.
5. Converse com os colaboradores
Outro ponto que é um diferencial no seu controle de gastos e despesas é conversar com seus colaboradores. Nem sempre o dono do negócio consegue ficar à frente de todas as operações, por isso seus funcionários certamente sabem de algo que não é do seu conhecimento.
Pode ser que você ache necessário colocar um produto a mais no catálogo de vendas. Mas, na verdade, os vendedores escutam os clientes falarem que gostariam mesmo é de uma atualização no que você já vende, por exemplo.
Imagine se nesse caso você não conversasse com seus colaboradores, investisse muitos recursos para fazer um lançamento e, no fim, ele não atenderia as necessidades do consumidor. Além de frustrante, seria extremamente prejudicial para o caixa do negócio. Portanto, lembre-se de considerar a opinião de seus funcionários!
6. Abandone o papel e aposte na tecnologia
Como já falamos, a planilha pode ser uma boa amiga para aqueles empreendedores que possuem um baixo fluxo de caixa. Mas, independente do tamanho do negócio, o ideal mesmo é contar com um sistema ERP online que centralize todo o seu controle financeiro.
Com essa tecnologia, é possível ir além e automatizar muitas tarefas que tomam tempo e exigem dedicação, mas que poderiam ser alocados para a expansão do negócio e aumento das vendas.
Ter um ERP de gestão financeira como a Conta Azul Pro permite que você controle de forma eficaz suas finanças, as vendas e o estoque, sem contar com a emissão de relatórios e notas fiscais com poucos cliques.
E ainda dá para trabalhar em contato direto com o seu contador! Assim, você fica livre de erros por perdas de documentos ou registros feitos de forma errada. Com a automatização de vários processos, compartilhar dados e documentos com a contabilidade é bem mais rápido.
Planilha de custos: porque usar e download grátis
O uso de uma planilha de gastos traz organização para o seu negócio, o que é fundamental para o ganho de tempo e controle do dinheiro. Como citamos, sua utilização é o primeiro passo para uma gestão financeira eficiente.
Afinal, com os dados específicos sobre cada gasto em mãos, você toma decisões melhores na logística financeira. Também pode-se localizar gargalos, identificar oportunidades de economia ou espaços para investimento maiores.
O resultado? Além de controlar cada gasto, com a planilha de controle de custos você terá uma visão ampla do financeiro da empresa e também do valor que o seu negócio precisa para manter a operação funcionando.
Outras vantagens desse controle financeiro são identificar quais gastos podem ser reduzidos ou até mesmo cortados sem prejudicar os processos operacionais.
Planilhas de controle de custos facilitam demais a rotina do empreendedor. Mas fazer uma do zero exige tempo, conhecimento em Excel e muito esforço, como falamos. Foi pensando nisso que a Conta Azul Pro preparou uma gratuita para você
Clique no banner abaixo, preencha alguns dados e pronto: em poucos segundos, a planilha estará disponível.
Que tal dar o próximo passo para um controle financeiro mais eficiente?
O controle financeiro de uma empresa é a operação responsável por manter o combustível de uma máquina em ordem. Um carro sem gasolina não sai do lugar, se tiver escape pode ter acidentes e, se consumir demais, fica caro. Fazer a gestão financeira é o mesmo que gerenciar essa gasolina — que, no caso das empresas, é o dinheiro.
As planilhas eletrônicas de controle de custos e as de outras funções cumprem esse papel. No entanto, conforme o tempo passa e sua empresa cresce, elas deixam de dar conta. Além disso, o acúmulo de arquivos digitais pode gerar confusão e muito estresse.
A solução para isso é buscar um sistema de gestão como o ERP da Conta Azul. Ele oferece funções administrativas para várias áreas da sua empresa, do financeiro ao estoque. Mais do que isso, cruza dados e operações, otimiza seu trabalho e automatiza muitos processos.
O melhor é que você pode conhecer esse sistema sem qualquer gasto. Para isso, basta fazer o teste grátis.
Marcio Roberto Andrade