PGDAS-D: o que é, como emitir, declarar e pagar no Simples Nacional

PGDAS-D é o Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório: o sistema da Receita Federal usado por empresas optantes do Simples Nacional para calcular os impostos mensais e gerar o DAS. 

É nele que a empresa informa seu faturamento e as características das receitas do período, dados que determinam quanto deverá ser recolhido. Para facilitar sua leitura, a seguir, você confere:

• O que é o PGDAS-D e para que ele serve;
• Quem deve usar o PGDAS;
• Como emitir o PGDAS-D da empresa;
• Como preencher o PGDAS corretamente;
• Como consultar o PGDAS-D;
• Qual é o prazo para entregar o PGDAS-D;
• Qual é a diferença entre regime de caixa e regime de competência no PGDAS-D;
• Qual é a diferença entre PGDAS-D, DAS e Simples Nacional;
• Tributos calculados no PGDAS-D;
• Como retificar o PGDAS;
• O que acontece se o DAS não for pago no prazo;
• Como o PGDAS-D impacta a gestão financeira da empresa;
• Organize impostos e acompanhe seu faturamento com a Conta Azul.

Atenção: nem todas as empresas do Simples Nacional calculam seus impostos da mesma forma. A atividade exercida e o tipo de receita podem mudar o valor a pagar. Se houver alguma situação específica no seu negócio, vale conferir com a contabilidade antes de enviar a sua declaração. 

O que é o PGDAS-D e para que ele serve? 

O PGDAS-D é o sistema eletrônico usado para apurar mensalmente os tributos devidos pelas empresas do Simples Nacional. Ele não é um imposto nem uma guia de pagamento, funciona como o ambiente em que as informações da empresa são declaradas e o valor devido é calculado.

Na prática, ele cumpre duas funções centrais. A primeira é registrar as receitas da empresa no período de apuração. A segunda é aplicar as regras do Simples sobre esses valores para determinar os tributos devidos.

Depois da transmissão, o sistema permite gerar o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). As informações enviadas têm caráter declaratório e constituem confissão de dívida tributária.

Quem deve usar o PGDAS?

O PGDAS-D é destinado às Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes do Simples Nacional. Em regra, enquadram-se como ME as empresas com receita bruta anual de até R$360 mil e, como EPP, aquelas acima desse valor e até R$4,8 milhões.

O MEI segue uma rotina diferente. Embora esteja dentro do Simples Nacional por meio do Simei, ele gera sua contribuição mensal pelo PGMEI, e não pela apuração comum do PGDAS-D. Para quem está nessa categoria, vale conferir como gerar corretamente a guia mensal própria do MEI.

Vale lembrar que estar dentro do limite de faturamento, sozinho, não garante o enquadramento. A empresa também precisa cumprir os demais requisitos legais para permanecer no regime.

Como emitir o PGDAS-D da empresa?

O passo a passo abaixo vale tanto para a primeira apuração quanto para os meses seguintes:

1. Acesse o Portal do Simples Nacional e entre no sistema;
2. Selecione a opção “PGDAS-D e DEFIS” na área de cálculo e declaração;
3. Escolha o período de apuração, ou seja, o mês que será declarado;
4. Informe a receita bruta do período e separe os valores conforme as atividades e os tipos de receita da empresa;
5. Confira os dados informados e os valores dos tributos calculados pelo sistema;
6. Transmita a declaração para concluir a apuração;
7. Gere o DAS e faça o pagamento até a data de vencimento.

Depois da transmissão, salve o recibo e o extrato da apuração. Esses documentos ajudam a manter o histórico fiscal organizado e facilitam futuras conferências com a contabilidade.

Como preencher o PGDAS corretamente?

Para preencher o PGDAS-D, a empresa precisa informar quanto faturou no mês e de onde vieram essas receitas. Esses dados são importantes porque o sistema usa as informações declaradas para calcular os impostos devidos.

Os principais pontos de atenção são:

• Receita bruta do período: informe o total das vendas e dos serviços realizados no mês que está sendo declarado. Mesmo que parte dos clientes ainda não tenha pago, esse valor pode precisar entrar na apuração, dependendo do regime adotado pela empresa;
• Separação das receitas por atividade: se a empresa vende produtos e também presta serviços, por exemplo, os valores precisam ser informados separadamente. Isso acontece porque cada tipo de atividade pode seguir regras e alíquotas diferentes dentro do Simples Nacional;
• Fator R: para algumas empresas prestadoras de serviços, o valor gasto com folha de pagamento influencia a forma de tributação. O sistema compara a folha dos últimos 12 meses com o faturamento do mesmo período para definir em qual anexo do Simples aquela atividade será tributada. Entenda também como essa relação entre folha e faturamento pode mudar a tributação da empresa. 

Também podem aparecer campos relacionados a situações específicas, como vendas com substituição tributária, receitas de exportação ou serviços com ISS retido. 

Se algum campo não corresponder à realidade da empresa ou gerar dúvida, o ideal é confirmar a informação com o seu contador de confiança antes de transmitir a declaração.

Como consultar o PGDAS-D?

Nem toda visita ao PGDAS-D precisa terminar em uma nova declaração. O sistema também funciona como um histórico: dá para entrar só para consultar o que já foi enviado em meses anteriores, sem informar nada novo nem correr o risco de alterar dados por engano.

Para consultar:

1. Acesse o Portal do Simples Nacional e entre no PGDAS-D;
2. Clique em “Consultar Declarações”;
3. Selecione o ano que deseja verificar;
4. Escolha o mês da apuração;
5. Abra a declaração para consultar os dados transmitidos, o recibo, o extrato da apuração e as informações do DAS gerado.

Essa consulta é útil para conferir o faturamento informado em meses anteriores, verificar os valores calculados e recuperar documentos para controle interno.

Qual é o prazo para entregar o PGDAS-D?

A declaração do PGDAS-D deve ser transmitida até o dia 20 do mês seguinte ao período de apuração. Esse também é, em regra, o prazo para pagar o DAS gerado. Quando não houver expediente bancário no dia 20, o pagamento pode ser feito no próximo dia útil.

A declaração precisa ser enviada mesmo quando a empresa não teve faturamento no mês. Nesse caso, o período é informado sem receita. Como os prazos podem sofrer alterações em situações excepcionais, vale conferir o calendário atualizado no Portal do Simples Nacional.

Qual é a diferença entre regime de caixa e regime de competência no PGDAS-D?

O Simples Nacional permite que a empresa escolha quando suas receitas serão consideradas para o cálculo mensal dos impostos: quando a venda ou o serviço acontece ou quando o pagamento é recebido. Essa escolha define se a empresa usará o regime de competência ou o regime de caixa. 

Imagine uma empresa que vende R$1.000 em agosto, mas só recebe em setembro. No regime de competência, essa receita entra na apuração de agosto. No regime de caixa, entra na apuração de setembro, quando o dinheiro foi recebido.

Mesmo escolhendo o regime em que as receitas entram no cálculo conforme os pagamentos são recebidos, a empresa ainda precisa manter o faturamento registrado corretamente.

A escolha entre os dois modelos deve ser feita com a contabilidade, porque interfere no cálculo dos impostos e na organização financeira da empresa.

Qual é a diferença entre PGDAS-D, DAS e Simples Nacional?

Os três conceitos fazem parte da mesma rotina tributária, mas representam coisas diferentes:

Em outras palavras, a empresa está no Simples Nacional, faz sua apuração no PGDAS-D e paga os valores calculados por meio do DAS. O regime reúne diferentes tributos em um documento único de arrecadação.

Para compreender essa estrutura além da declaração mensal, confira como o regime reúne tributos e define a carga conforme faturamento, atividade e anexo.

Tributos calculados no PGDAS-D

O Simples Nacional pode abranger até oito tributos federais, estaduais e municipais, e o PGDAS-D distribui o valor devido conforme a atividade e o enquadramento da receita.

São eles:

• IRPJ: Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica;
• CSLL: Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
• PIS/Pasep: Programa de Integração Social e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público;
• Cofins: Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social;
• IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados;
• CPP: Contribuição Patronal Previdenciária;
• ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços;
• ISS: Imposto sobre Serviços.

Isso não significa que todos incidirão sobre qualquer empresa ou receita. A composição depende da atividade, do anexo e de situações como retenção, substituição tributária e tributação monofásica. 

Nas atividades do Anexo IV, por exemplo, a CPP não integra a alíquota do Simples e segue recolhimento próprio.

Leia também: O que é regime tributário e como escolher o ideal para minha empresa

Como retificar o PGDAS?

Se uma declaração foi transmitida com faturamento, atividade ou outra informação incorreta, ela pode ser retificada no próprio PGDAS-D. O caminho indicado no manual é “Declaração Mensal > Declarar/Retificar”.

Depois de selecionar o período já declarado, confirme que deseja retificá-lo, altere os dados e faça uma nova transmissão. Se a correção aumentar o imposto e houver saldo a pagar, o novo DAS poderá trazer multa e juros quando o vencimento original já tiver passado.

Uma alteração no faturamento de um mês também pode modificar a RBT12, usada para definir a alíquota dos meses seguintes. Por isso, o próprio sistema pode exigir a retransmissão das apurações posteriores para refazer os cálculos.

O que acontece se o DAS não for pago no prazo?

O DAS vencido recebe multa de mora de 0,33% por dia de atraso, limitada a 20%, além dos juros aplicáveis. Os juros consideram a Selic acumulada a partir do mês seguinte ao vencimento até o mês anterior ao pagamento, acrescida de 1% no mês em que a quitação ocorre.

Além de encarecer o débito, a inadimplência pode levar à cobrança e, posteriormente, à exclusão do Simples Nacional. Não há uma regra geral de exclusão automática simplesmente ao completar três meses sem pagar.

Em 2026, quando a Receita emite um Termo de Exclusão por débitos, o contribuinte tem 90 dias contados da ciência para regularizar as pendências e evitar os efeitos da exclusão. A dívida pode ser paga à vista ou, quando elegível, parcelada; o parcelamento ordinário na Receita permite até 60 prestações, com valor mínimo de R$300.

Leia também: O que é Simples Nacional, para que serve, tabelas e regras 2026

Como o PGDAS-D impacta a gestão financeira da empresa?

O valor do DAS nasce do faturamento e das características das receitas declaradas. Por isso, a apuração tributária começa muito antes de entrar no Portal do Simples Nacional: ela depende de vendas, notas fiscais, recebimentos e demais informações do negócio estarem registradas corretamente.

Esse controle interfere diretamente no fluxo de caixa, porque o imposto precisa ser considerado entre as saídas previstas. Também afeta precificação, margem, projeções financeiras e acompanhamento do limite de receita do Simples.

Quando esses dados são acompanhados ao longo do mês, a empresa consegue se preparar melhor para os impostos que terá de pagar e perceber com antecedência mudanças importantes no negócio. 

Um crescimento mais acelerado das receitas, por exemplo, pode alterar a carga tributária e exigir novos cuidados no planejamento financeiro. Nesses momentos, também pode ser importante avaliar com a contabilidade quando uma mudança na forma de tributação passa a fazer sentido para a empresa. 

Organize impostos e acompanhe seu faturamento com a Conta Azul!

Preencher o PGDAS-D fica mais seguro quando vendas, notas fiscais, contas a receber e movimentações financeiras não precisam ser reconstruídas no fim de cada mês. Quanto mais fragmentados estiverem esses dados, maior é o trabalho para conferir se o faturamento levado à apuração corresponde à operação real.

A Conta Azul é um ERP que reúne gestão financeira, emissão de notas fiscais, contas a pagar e a receber, conciliação bancária, fluxo de caixa e relatórios. Isso permite acompanhar receitas e movimentações no mesmo ambiente e manter as informações organizadas para a rotina com a contabilidade.

Com relatórios e dados financeiros atualizados, fica mais fácil identificar o faturamento do período, conferir recebimentos e preparar as informações usadas na apuração tributária. Para a rotina diária, veja como acompanhar entradas, saídas, conciliações e projeções financeiras em um único ERP.

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Perguntas frequentes sobre PGDAS 

Como consultar declarações e DAS já emitidos?

Acesse o PGDAS-D e entre em “Declaração Mensal > Consultar Declarações”. Ao selecionar o ano e o período de apuração, é possível consultar recibos, declarações transmitidas, extratos, número do DAS, data de emissão e indicação de pagamento. 

Como recuperar um DAS vencido?

Entre no Portal do Simples Nacional, acesse “Cálculo e Declaração > PGDAS-D e DEFIS” e consulte ou gere o DAS referente ao débito. O documento vencido será recalculado com os acréscimos legais correspondentes à nova data de pagamento. 

Qual a diferença entre PGDAS-D e DEFIS?

O PGDAS-D é mensal e serve para informar receitas, calcular os tributos e gerar o DAS. A DEFIS é uma declaração anual com informações econômicas e fiscais das ME e EPP optantes do Simples Nacional. São obrigações diferentes, embora ambas sejam acessadas no mesmo ambiente. 

O que é um extrato PGDAS?

O extrato do PGDAS-D é o documento que detalha a apuração realizada. Ele pode apresentar dados como receita do período, RBT12, receitas segregadas, fator R quando aplicável, valores por tributo e informações do DAS gerado. 

O MEI precisa entregar PGDAS-D?

Não. O MEI optante pelo Simei possui uma sistemática própria e utiliza o PGMEI para gerar seu DAS mensal, além de entregar a DASN-SIMEI anualmente. 

PGDAS-D e DAS são a mesma coisa?

Não. PGDAS-D é o sistema no qual a empresa declara as receitas e calcula os tributos; DAS é a guia usada para pagar o valor apurado. Ambos fazem parte da rotina do Simples Nacional, mas cumprem funções diferentes.