CFOP 5405: o que é, para que serve, quando usar e como emitir a NF

O CFOP 5405 é o código fiscal usado para registrar a venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, sujeita ao regime de substituição tributária, quando a empresa vendedora ocupa a posição de contribuinte substituído, em operação dentro do mesmo estado. 

Na prática, isso significa que o ICMS dessa mercadoria já foi recolhido antes, em uma etapa anterior da cadeia comercial.

Esse código aparece com frequência em negócios que revendem produtos como bebidas, cosméticos, autopeças e outros itens sujeitos à substituição tributária. Entender quando usá-lo ajuda a evitar recolhimento indevido de imposto, erros na escrituração fiscal e divergências nas informações enviadas ao Fisco. Confira:

• Entendendo a substituição tributária e o “contribuinte substituído”;
• Para que serve o CFOP 5405;
• Decompondo o código 5405;
• Quando usar o CFOP 5405;
• Diferenças entre CFOP 5405 e outros códigos;
• Qual CST ou CSOSN usar com CFOP 5405;
• Como emitir uma nota fiscal com o CFOP 5405;
• Como calcular o ICMS em operações com CFOP 5405;
• Riscos de usar o CFOP errado em operações com ST;
• CFOP 5405 para MEI e Simples Nacional;
• Erros comuns com CFOP 5405 e como evitar;
• Gerencie produtos com substituição tributária na Conta Azul.

Entendendo a substituição tributária e o “contribuinte substituído”

Na substituição tributária do ICMS, uma empresa paga o imposto antes, em nome das próximas etapas da venda. Isso costuma acontecer, por exemplo, quando o fabricante ou importador recolhe o ICMS antes de o produto chegar ao distribuidor ou à loja.

Quem faz esse pagamento antecipado é chamado de substituto tributário. Já quem recebe a mercadoria com o imposto pago anteriormente é o contribuinte substituído. Por isso, quando esse produto é revendido, em geral, o mesmo ICMS não é cobrado de novo.

Entender como esse imposto pode ser pago antecipadamente antes de o produto chegar ao consumidor ajuda a escolher o CFOP correto. No Simples Nacional, a receita de uma venda com ICMS-ST precisa ser informada separadamente no cálculo mensal, para que essa parcela de ICMS não seja cobrada novamente no DAS.

Para que serve o CFOP 5405?

O CFOP 5405 serve para identificar que uma venda dentro do estado envolve uma mercadoria de terceiros cujo ICMS já foi recolhido anteriormente por substituição tributária.

Assim, a nota fiscal mostra que a empresa está revendendo o produto como contribuinte substituído e que, em regra, não deve recolher novamente aquele ICMS.

Essa informação também influencia o cálculo dos impostos. No Simples Nacional, por exemplo, a receita de produtos sujeitos à substituição tributária precisa ser informada corretamente no PGDAS-D para que a parcela referente ao ICMS não seja cobrada novamente no DAS.

Além disso, usar o código correto ajuda a manter as informações da nota fiscal de acordo com o cadastro e a tributação do produto. Isso reduz o risco de pagar imposto indevidamente e de gerar diferenças entre as informações fiscais da empresa.

Decompondo o código 5405

A numeração ajuda a compreender rapidamente o tipo de operação:

• 5: indica uma saída ou prestação em que remetente e destinatário estão na mesma unidade da Federação;
• 405: identifica a venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, sujeita ao regime de substituição tributária, feita na condição de contribuinte substituído.

Assim, o “5” não indica o tipo de produto nem o regime tributário da empresa. Ele mostra o alcance geográfico da operação. Já a sequência “405” identifica a natureza específica da saída.

A descrição oficial do código confirma justamente essa combinação: revenda de mercadoria de terceiros + substituição tributária + vendedor na condição de substituído.

Quando usar o CFOP 5405?

Antes de usar o CFOP 5405, verifique se a venda atende a estas condições:

• A mercadoria foi comprada de outra empresa: quem está vendendo não fabricou o produto;
• O produto está sujeito à substituição tributária naquela venda: nem todo item de uma categoria normalmente associada à ST recebe esse tratamento;
• O ICMS já foi recolhido antes: a empresa que está vendendo é o contribuinte substituído e não precisa recolher novamente esse mesmo imposto;
• A venda acontece dentro do mesmo estado: vendedor e comprador estão na mesma UF;
• A operação é realmente uma venda: devoluções, transferências e remessas podem exigir outros códigos CFOP.

Imagine uma loja que compra um cosmético de um distribuidor com o ICMS-ST já recolhido. Depois, ela revende esse produto para um cliente do mesmo estado. Se aquela mercadoria continuar sujeita à substituição tributária e a loja estiver na condição de contribuinte substituído, o CFOP 5405 pode ser usado na venda.

Essa situação é comum em distribuidoras e em operações de varejo nas quais venda, estoque e emissão de notas precisam estar conectados. Ainda assim, a tributação deve ser conferida para cada produto, porque as regras podem variar conforme a mercadoria e o estado.

Diferenças entre CFOP 5405 e outros códigos

Códigos próximos podem representar operações bastante diferentes. Os principais critérios para separá-los são quem produziu a mercadoria, qual é o papel da empresa na ST e para qual UF o produto está sendo vendido. 

No CFOP 5405, a empresa recebe a mercadoria com o ICMS-ST já recolhido. Já nos códigos 5401 e 5403, ela é responsável por esse recolhimento, sendo que o 5401 envolve produto próprio e o 5403, mercadoria comprada de terceiros.

O 6404 tem regras específicas para operações interestaduais e não deve ser tratado apenas como a versão do 5405 para outro estado. Já o 5102 pode ser usado em vendas internas de mercadorias de terceiros quando a operação não se enquadra no 5405, por isso vale conferir quando essa revenda deve usar o CFOP 5102.

Qual CST ou CSOSN usar com CFOP 5405?

Além do CFOP, a nota fiscal precisa informar como o ICMS está sendo tratado naquela venda. Para isso, são usados o CSOSN, no Simples Nacional, ou o CST, nos regimes normais de tributação.

Na Conta Azul Pro, as Regras Fiscais podem sugerir automaticamente o CFOP e o CSOSN ou CST de uma NF-e de acordo com a configuração feita para cada cenário de venda.  

Como emitir uma nota fiscal com o CFOP 5405?

O caminho pode mudar conforme o emissor de notas, mas o preenchimento costuma seguir estas etapas:

1. Confira a tributação do produto: verifique NCM, CEST e as regras do seu estado para confirmar se a mercadoria está sujeita à substituição tributária;
2. Confirme se o CFOP 5405 se aplica à venda: o produto deve ter sido comprado de terceiros, o ICMS-ST já deve ter sido recolhido anteriormente e a venda precisa acontecer dentro do mesmo estado;
3. Informe o CFOP 5405: selecione o código para o produto correspondente na NF-e;
4. Preencha a situação tributária: informe o CSOSN ou CST adequado ao regime tributário da empresa;
5. Revise e envie a nota: confira cliente, produtos, valores e informações fiscais antes de transmitir a NF-e para a SEFAZ.

Em algumas situações, a nota também precisa mostrar informações sobre o ICMS-ST que já foi recolhido, como o valor usado para calcular o imposto e o valor retido anteriormente. Essa exigência pode variar conforme a legislação aplicável à operação. O layout da NF-e prevê esses campos para o CSOSN 500.

Preencher CFOP, CST e CSOSN corretamente em cada nota dá trabalho. Na Conta Azul, as Regras Fiscais sugerem automaticamente o código certo por tipo de operação. Experimente grátis a Conta Azul!

Como calcular o ICMS em operações com CFOP 5405?

Na situação típica do CFOP 5405, a empresa não calcula novamente o ICMS sobre a revenda, porque esse imposto já foi recolhido anteriormente por substituição tributária. Ou seja, o produto não está “sem ICMS”: o pagamento aconteceu antes, em outra etapa da cadeia.

Por exemplo, considere uma loja que compra mercadoria com o ICMS-ST já recolhido pelo fornecedor. Ao revender esse produto dentro do mesmo estado, na condição de contribuinte substituído, ela não aplica novamente o ICMS próprio sobre o valor da venda. 

No entanto, dependendo da operação e das regras do estado, algumas informações sobre o imposto recolhido anteriormente podem precisar constar na NF-e.

Para entender melhor essa diferença, vale conhecer como o ICMS é calculado normalmente nas vendas de mercadorias. As regras podem mudar conforme o produto, o estado e a operação, por isso é importante confirmar o tratamento fiscal antes de emitir a nota.

Riscos de usar o CFOP errado em operações com ST

Usar o CFOP errado pode fazer a empresa pagar ICMS novamente quando o imposto já foi recolhido por substituição tributária ou, no caso contrário, deixar de considerar um imposto que deveria ser pago. 

No Simples Nacional, o erro também pode afetar o cálculo do DAS, porque as receitas sujeitas à ST precisam ser informadas separadamente no PGDAS-D.

O código incorreto também pode gerar diferenças entre a NF-e e outras informações fiscais da empresa, como o cadastro do produto e os registros de estoque. Quando houver obrigação de entregar a EFD ICMS/IPI, dados como CFOP, NCM, CEST e CST também precisam estar coerentes entre si.

Além disso, uma nota autorizada pela SEFAZ não significa que toda a tributação informada nela está correta. A própria NF-e pode ser autorizada mesmo com determinados erros fiscais, por isso a ausência de rejeição não substitui a conferência das informações tributárias.

CFOP 5405 para MEI e Simples Nacional

Empresas do Simples Nacional, exceto o MEI, podem usar o CFOP 5405 quando a venda atende às condições desse código. Nesses casos, o CSOSN 500 é normalmente utilizado para indicar que o ICMS já foi cobrado anteriormente por substituição tributária.

Na hora de calcular o DAS, a receita dessas vendas deve ser informada separadamente no PGDAS-D. Assim, a parcela referente ao ICMS não é cobrada novamente sobre essa receita, enquanto os demais tributos do Simples Nacional continuam sendo calculados normalmente.

Para o MEI, a regra é diferente. Atualmente, nas vendas de mercadorias, ele utiliza o CFOP 5102 nas operações dentro do estado e o 6102 nas vendas para outro estado. Por isso, não se deve aplicar automaticamente ao MEI a mesma regra do CFOP 5405 usada pelas demais empresas do Simples Nacional.

MEI pode usar CFOP 5405?

Considerando as regras atuais de emissão de NF-e e NFC-e pelo MEI com CRT 4, o CFOP 5405 não é utilizado. Nas vendas comuns de mercadorias, o MEI usa o CFOP 5102 nas operações internas e o 6102 nas interestaduais em NF-e; na NFC-e, utiliza o 5102.

Apuração no Simples Nacional com CFOP 5405

Quando uma empresa do Simples Nacional vende uma mercadoria com CFOP 5405, o ICMS já foi recolhido anteriormente por substituição tributária. Por isso, em regra, não há uma nova cobrança do ICMS próprio nessa venda.

Na hora de calcular o DAS, essa receita deve ser informada separadamente no PGDAS-D como sujeita à substituição tributária. Assim, o sistema desconsidera a parcela referente ao ICMS, mas continua calculando normalmente os demais tributos do Simples Nacional sobre essa receita.

Se a empresa vende produtos com tratamentos diferentes, por exemplo, alguns sujeitos à ST e outros não, as receitas precisam ser separadas corretamente na apuração. 

Uma vez que o enquadramento pode variar conforme produto e operação, é importante manter o cadastro fiscal atualizado e contar com a orientação da contabilidade em situações mais complexas.

Erros comuns com CFOP 5405 e como evitar

Na prática, os erros com o CFOP 5405 costumam acontecer quando algum detalhe da operação é interpretado de forma incorreta. Veja os principais pontos de atenção e como evitar cada problema:

• Usar o 5405 em um produto que não está sujeito à substituição tributária: isso pode fazer a nota receber um tratamento fiscal incorreto. Para evitar, confira a tributação do produto antes da emissão;
• Confundir substituto e substituído: o 5405 é usado quando a empresa é a contribuinte substituída, ou seja, recebe a mercadoria com o ICMS-ST já recolhido anteriormente. Se ela for responsável por recolher o imposto, outro CFOP pode ser necessário;
• Usar o 5405 em uma venda para outro estado: o código começa com 5 porque identifica uma operação dentro da mesma UF. Vendas interestaduais devem ser analisadas com um CFOP iniciado por 6;
• Confundir o 5405 com o 5102: os dois podem envolver mercadorias compradas de terceiros, mas o 5405 é específico para vendas em que o produto está sujeito à ST e o vendedor é o contribuinte substituído;
• Manter o cadastro fiscal do produto desatualizado: informações incorretas de NCM, CEST ou tributação podem levar ao uso do CFOP errado em várias notas. Por isso, o cadastro deve ser revisado sempre que houver mudança fiscal;
• Informar a receita de forma errada no PGDAS-D: no Simples Nacional, a receita das vendas em que a empresa atua como substituída deve ser informada como sujeita à substituição tributária. Assim, o percentual correspondente ao ICMS é desconsiderado no cálculo dessa receita.

Gerencie produtos com substituição tributária na Conta Azul!

Empresas que revendem mercadorias sujeitas à ST lidam com várias informações ao mesmo tempo: NCM, CEST, origem, CFOP, situação tributária, estoque, vendas e emissão de documentos fiscais. Quando esses dados ficam espalhados, uma alteração no cadastro pode não chegar ao restante da operação.

Na Conta Azul, o cadastro de produtos reúne informações fiscais como origem, tipo de produto, NCM e CEST, enquanto as Regras Fiscais permitem configurar tratamentos específicos por natureza da operação, NCM ou produto. Depois da parametrização, o ERP pode sugerir automaticamente CFOP e CSOSN ou CST nas próximas NF-e compatíveis.

Além disso, uma venda registrada no sistema pode alimentar estoque, financeiro e emissão fiscal, aproximando o que foi vendido do que será faturado e controlado. 

Se a sua empresa precisa reduzir tarefas manuais nessa rotina, experimente gratuitamente a Conta Azul agora mesmo e centralize emissão de notas, estoque e gestão financeira em um único ERP.

Perguntas frequentes sobre CFOP 5405

O que significa o acumulador do CFOP 5405?

“Acumulador” não faz parte da estrutura oficial do CFOP 5405. Em alguns sistemas contábeis e fiscais, esse nome é usado para configurar ou agrupar operações que receberão determinado tratamento tributário. 

Como a função varia conforme o software, o acumulador relacionado ao 5405 deve ser conferido no próprio sistema e com a contabilidade.

Qual a diferença do CFOP 5405 para o 5102?

Os dois códigos podem aparecer em vendas internas de mercadorias adquiridas de terceiros, mas o 5405 identifica especificamente uma operação com mercadoria sujeita à substituição tributária na condição de contribuinte substituído. 

O 5102 é o código geral da venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros e tem regra específica também para vendas realizadas por MEI. 

Posso usar o CFOP 5405 em operações interestaduais?

Não. O primeiro dígito 5 identifica uma saída dentro da mesma unidade da Federação. Em uma venda para outro estado, é necessário analisar um CFOP iniciado por 6 e as regras de substituição tributária aplicáveis às UFs envolvidas. 

O que acontece se eu errar e usar o CFOP 5102 no lugar do 5405?

A operação pode ficar registrada como uma revenda sem o tratamento fiscal específico da condição de substituído, causando inconsistências na tributação, escrituração ou apuração do Simples Nacional. Se o erro for identificado após a emissão, consulte a contabilidade para avaliar a forma de correção adequada ao documento e à legislação estadual. 

Como saber se um produto está sujeito à substituição tributária?

Confira NCM, CEST, descrição da mercadoria e legislação do ICMS vigente no estado, além de convênios ou protocolos aplicáveis à operação. Não é seguro decidir apenas pelo nome do produto ou pela existência de um CEST, pois o enquadramento depende das regras fiscais aplicáveis ao caso concreto. 

Toda mercadoria revendida usa CFOP 5405?

Não. O CFOP 5405 exige uma combinação específica: mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, sujeita à substituição tributária, vendedor na condição de contribuinte substituído e venda realizada dentro do mesmo estado. Se algum desses elementos mudar, outro CFOP pode ser necessário.