O que é a nota fiscal eletrônica, quais os tipos e como emitir uma?

Emitir notas fiscais é sinônimo de manter a empresa regular. Por isso, o empreendedor deve saber como emitir nota fiscal eletrônica e estar por dentro de todos os processos que envolvem esse documento.

Nesse contexto, contar com um sistema para fazer a emissão é fundamental, pois ele automatiza o processo, reduzindo o número de erros e o retrabalho.

Pensando na importância desse tema, neste post você vai entender o que é uma Nota Fiscal Eletrônica, quais são os principais tipos e como emitir o documento da melhor forma possível.

Confira o que vamos abordar: 

• O que é a nota fiscal eletrônica;
• Quem precisa fazer a emissão de nota fiscal eletrônica;
• Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica;
• O que é a nota fiscal nacional;
• O que mudou na nova nota fiscal eletrônica;
• Quais são os impactos da nota fiscal nacional para as empresas;
• Como o empreendedor pode se preparar;
• Quais os benefícios da nota fiscal eletrônica;
• Como emitir uma nota fiscal eletrônica;
• Se é necessário armazenar a nota fiscal eletrônica;
• Como consultar a nota fiscal eletrônica;
• Como cancelar uma nota fiscal eletrônica;
• Emita suas notas fiscais com a Conta Azul.

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O que é a nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica é o documento digital que registra operações de compra e venda de produtos e serviços, com emissão obrigatória pela Lei 8.846/94 e validade jurídica assegurada pela certificação no padrão ICP-Brasil.

Sua emissão é uma obrigação tributária vinculada ao recolhimento de ICMS, ISS e demais tributos sobre as operações comerciais realizadas pela empresa.

O descumprimento pode gerar multas ou resposta por sonegação fiscal. O modelo está em transição pela Reforma Tributária, regulamentada pela Lei Complementar 214/2025.

Quem precisa fazer a emissão de nota fiscal eletrônica?

A emissão da nota fiscal eletrônica é obrigatória para toda empresa que realiza operações comerciais tributáveis, conforme a Lei 8.846/94.

São obrigados a emitir NF-e:

• Empresas que comercializam produtos e contribuem com o ICMS;
• Prestadores de serviços sujeitos ao ISS;
• Empresas do Simples Nacional com operações sujeitas à emissão obrigatória prevista pelo regime.

A não emissão configura crime contra a ordem tributária pela Lei 8.137/90: na forma simples, a pena é de detenção de 6 meses a 2 anos e multa; se houver supressão efetiva de tributo, reclusão de 2 a 5 anos e multa.

O MEI é dispensado da emissão quando vende para pessoa física, salvo se o cliente exigir. A partir de 1º de janeiro de 2027, a LC 214/2025 torna obrigatória a emissão em todas as operações do MEI, inclusive para pessoas físicas. Ainda assim, emitir nota já hoje confere profissionalismo e facilita o controle financeiro do negócio.

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

Existem cinco principais tipos de nota fiscal eletrônica, cada um voltado a um tipo específico de operação ou segmento.

Além dos modelos abaixo, vale conhecer a nota fiscal de importação, emitida na compra de mercadorias do Exterior para revenda no Brasil.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é a versão digital mais comum, voltada ao comércio e utilizada em operações de venda sujeitas ao ICMS.

A validação é assegurada pela assinatura digital e pela autorização da SEFAZ estadual. A NF-e substitui as notas fiscais dos modelos 1 e 1A.

Nota fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) registra a prestação de serviços e formaliza o recolhimento do ISS, tributo de competência municipal.

O MEI prestador de serviços é obrigado ao padrão nacional desde setembro de 2023, com emissão pelo portal nacional.

Para as demais empresas, a migração municipal é gradual e coexiste com sistemas locais. Saiba mais sobre a NFS-e Padrão Nacional.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é a nota fiscal do transporte de carga em todos os modais.

Abrange operações rodoviárias, aéreas, aquaviárias, ferroviárias e dutoviárias.

Validado por assinatura digital e autorização da SEFAZ, substitui os documentos fiscais modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) é usada no varejo para registrar a venda direta de produtos ao consumidor final, servindo para confirmar os reais custos da transação.

Em São Paulo, o modelo de Cupom Fiscal Eletrônico (SAT — modelo 59) é utilizado com o mesmo propósito da nota fiscal do consumidor eletrônica. A NFC-e substituiu o cupom e a nota do tipo 2.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) atende casos residuais de pessoas físicas autônomas ou produtores rurais sem inscrição estadual completa.

É emitida individualmente no portal da Sefaz, sem necessidade de sistema emissor.

O MEI prestador de serviços é obrigado a emitir a NFS-e Padrão Nacional desde setembro de 2023, não a NFA-e. Saiba mais sobre como emitir nota fiscal MEI.

Importante: A LC 214/2025 atualizou as diretrizes da documentação fiscal eletrônica para comportar o IBS e a CBS. A transição é gradual e se estende até 2032.

O que é a nota fiscal nacional?

A nota fiscal nacional não é um documento único que substitui todos os modelos existentes. É um Ambiente Nacional padronizado que integra campos do IBS e da CBS aos documentos fiscais eletrônicos já em uso (NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e), com repositório federal centralizado.

Ele permite que empresas, MEIs e prestadores de serviço operem com regras unificadas e rastreabilidade federal, sem fragmentação entre sistemas municipais e estaduais.

A iniciativa faz parte da Reforma Tributária, regulamentada pela LC 214/2025.

O que mudou com a Nota Fiscal Nacional?

No segundo semestre de 2025, tiveram início os testes de homologação das APIs do Ambiente Nacional, com projeto piloto para integração do IBS e da CBS por empresas e software houses.

A proposta é padronizar o leiaute dos documentos fiscais e centralizar o repositório nacional, sem extinguir os modelos existentes (NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e).

A mudança impacta a rotina das empresas, que precisam adaptar sistemas e processos para cumprir as exigências do novo modelo fiscal durante o período de transição.

Cronograma da nova nota fiscal nacional

A implementação segue um calendário gradual, conforme a LC 214/2025:

• 2º semestre de 2025: início dos testes de homologação das APIs do Ambiente Nacional para integração do IBS e CBS;
• 2026: início do período de transição da Reforma Tributária, com alíquotas simbólicas do IBS (0,1%) e CBS (0,9%) nos documentos fiscais existentes;
• 1º de janeiro de 2027: MEI passa a emitir nota em todas as operações, inclusive para pessoa física; CBS entra em vigor com alíquota cheia, com extinção total do PIS e da Cofins; IBS permanece em 0,1% durante a fase de transição do ICMS/ISS;
• 2027 a 2032: transição progressiva para o novo sistema, com extinção gradual dos tributos substituídos.

O que mudou na nova nota fiscal eletrônica?

A integração ao Ambiente Nacional da Reforma Tributária traz mudanças técnicas e estruturais nos documentos fiscais eletrônicos:

• Inclusão de novos tributos: o layout passa a contemplar o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), que substitui ICMS e ISS; a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), que substitui PIS e Cofins; e o IS (Imposto Seletivo), voltado a setores específicos como bebidas alcoólicas, cigarros e combustíveis;
• Detalhamento por item vendido: cada operação passa a exigir alíquotas específicas, bases de cálculo e regimes especiais aplicáveis (monofásico, crédito presumido);
• Novo layout técnico: campos adicionais e regras atualizadas nos arquivos fiscais para comportar as exigências do novo sistema tributário;
• Padronização do ecossistema de dados: o Ambiente Nacional unifica regras de validação e identifica eventos tributários do IBS e CBS, incluindo rastreabilidade do crédito no split payment. A Chave de Acesso de 44 dígitos permanece como identificador único do documento;
• Regimes diferenciados: o layout contempla os regimes favorecidos, reduzidos ou isentos previstos na LC 214/2025, como saúde, educação e cesta básica. O modelo IBS/CBS veda incentivos regionais unilaterais, encerrando a guerra fiscal do ICMS e do ISS;
• Integração em tempo real: conexão entre Receita Federal, estados e municípios para cruzamento automático de dados fiscais.

Quais são os impactos da nota fiscal nacional para as empresas?

A unificação com a Nota Fiscal Nacional representa um grande avanço na digitalização tributária, mas também exige atenção. Os principais impactos incluem:

• Adequação do ERP e sistemas fiscais à nova estrutura de dados exigida pelo Ambiente Nacional
• Revisão do cadastro de produtos e serviços para atender às alíquotas, regimes especiais e devoluções do IBS, CBS e IS
• Treinamento das equipes para operar dentro das novas regras técnicas e cumprir os prazos de transição
• Maior fiscalização automatizada, com integração entre Receita Federal, estados e municípios e redução de margem para erros ou omissões

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Como o empreendedor pode se preparar?

A transição para a Nota Fiscal Nacional está em curso. Quem ainda não se adaptou precisa agir agora para evitar irregularidades e penalidades fiscais.

Veja as ações prioritárias:

1. Converse com seu contador para alinhar responsabilidades, atualizar classificações fiscais e garantir conformidade com as novas regras do IBS, CBS e IS. Não tem contador? Encontre um parceiro Conta Azul;
2. Escolha um ERP preparado para a Nota Fiscal Nacional, com atualizações automáticas e conformidade com o Ambiente Nacional. Com o emissor de nota fiscal da Conta Azul, você automatiza processos, evita erros e reduz riscos fiscais;
3. Capacite sua equipe, especialmente quem atua nas áreas financeira, fiscal e de vendas, sobre os novos campos, validações e regimes tributários exigidos;
4. Revise os cadastros de produtos e serviços, ajustando alíquotas, regimes especiais e classificações conforme os novos tributos aplicáveis ao seu negócio.

Quais os benefícios da nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica reduz custos, elimina erros manuais e agiliza a rotina fiscal das empresas. Confira os principais benefícios:

• Redução de custos: elimina gastos com papel impresso, estrutura física e armazenamento de documentos físicos;
• Menos erros: o processo automatizado de emissão reduz falhas de digitação e inconsistências nos dados fiscais;
• Agilidade na emissão: em poucos cliques, a empresa registra e formaliza operações de compra e venda com validade jurídica;
• Facilidade de fiscalização: a integração digital entre Receita Federal, estados e municípios torna o controle fiscal mais transparente e rastreável;
• Mais tempo para o negócio: com processos automatizados, a equipe ganha tempo para se dedicar a atividades estratégicas e ao crescimento da empresa.

Como emitir uma nota fiscal eletrônica?

A emissão de nota fiscal eletrônica exige quatro etapas básicas. O processo é mais simples do que parece e pode ser feito de forma totalmente digital. Confira o passo a passo abaixo.

1. Faça seu CNPJ ou Inscrição Estadual/Municipal

Antes de emitir qualquer nota, você precisa regularizar o negócio nos órgãos competentes. O registro varia conforme a atividade da empresa.

O CNPJ é obrigatório para todas as empresas e o pedido é feito pelo portal da Receita Federal, que valida os dados e a atividade pretendida.

Após a aprovação do CNPJ, os próximos registros dependem do tipo de operação:

• Vende produtos: obtenha a Inscrição Estadual (IE) no portal da Sefaz do seu estado. Ela é obrigatória para emitir NF-e;
• Presta serviços: obtenha a Inscrição Municipal (IM) na prefeitura do município. Ela é necessária para emitir NFS-e;
• Vende produtos e presta serviços: são necessários os dois registros, a IE e a IM;

2. Adquira um certificado digital

O certificado digital autentica a identidade da empresa na transmissão eletrônica de documentos fiscais. Sem ele, não é possível emitir NF-e nem assinar documentos com validade jurídica.

Para obter o seu, siga estas etapas:

1. Acesse o site de uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil, como Receita Federal, Serasa ou Certisign;
2. Escolha o tipo de certificado: o A1 é armazenado em nuvem, tem validade de 1 ano e pode ser usado em vários dispositivos; o A3 é armazenado em token ou cartão físico, tem validade de até 3 anos e maior nível de segurança;
3. Preencha o formulário com os dados da empresa, escolha o modelo e realize o pagamento;
4. Comprove a identidade por videoconferência com envio de documentos digitalizados ou, em alguns casos, presencialmente;
5. Instale o certificado no seu sistema: para o A1, baixe o arquivo e instale no computador ou emissor; para o A3, conecte o token ou cartão ao dispositivo.

3. Faça o credenciamento para emissão de NF-e

O credenciamento habilita a empresa a transmitir notas diretamente para a Sefaz do estado. Sem essa etapa, o sistema de emissão não funciona.

Veja como fazer:

1. Acesse o portal da Sefaz do seu estado e procure pela opção de credenciamento para emissão de NF-e;
2. Autentique-se com o certificado digital obtido na etapa anterior;
3. Preencha os dados da empresa e envie a solicitação de credenciamento;
4. Aguarde a confirmação, que costuma ser imediata ou chegar em até dois dias úteis por e-mail;
5. Após a aprovação, configure o ambiente de produção no seu emissor e faça uma emissão de teste para validar a integração com a Sefaz.

4. Escolha o emissor de nota fiscal eletrônica

Com o credenciamento ativo, você precisa de uma plataforma para emitir, armazenar e transmitir as notas. A escolha certa faz diferença no dia a dia do negócio.

As opções gratuitas incluem o emissor do Sebrae (para NF-e) e o portal da prefeitura ou o Portal Nacional da NFS-e (para NFS-e, disponível para MEIs e municípios já migrados). Essas ferramentas atendem bem quem emite em volume baixo e não precisa de integração com o financeiro.

Para quem emite com frequência, um sistema de gestão integrado traz muito mais controle e economia de tempo. Veja o que avaliar antes de escolher no nosso guia sobre o melhor sistema para emissão de nota fiscal.

A Conta Azul integra a emissão de NF-e e NFS-e diretamente ao financeiro da empresa, de forma que cada nota emitida já atualiza o fluxo de caixa, as contas a receber e o histórico do cliente. 

O sistema  emite NF-e, NFS-e e NFC-e em poucos cliques, transmite automaticamente para a Sefaz e para a prefeitura, armazena os XMLs com segurança e gera relatórios fiscais integrados. Conheça grátis o emissor de nota fiscal da Conta Azul!

É necessário armazenar a nota fiscal eletrônica?

Apesar de não ser preciso manter um espaço físico para arquivar documentos, as empresas têm a obrigação legal de guardar as notas fiscais eletrônicas em formato digital. O prazo geral é de pelo menos 5 anos, conforme o prazo decadencial estabelecido pelo Código Tributário Nacional (art. 173 e art. 150, §4°), e o armazenamento deve ser feito no formato XML.

Atenção: com a entrada em vigor da LC 214/2025, empresas que já apuram créditos de IBS e CBS devem guardar os documentos fiscais eletrônicos por 11 anos (132 meses), conforme o Ajuste SINIEF 2/2025, para fins de aproveitamento de créditos durante o período de transição tributária.

Em qualquer caso, se a Receita Federal questionar o cumprimento de obrigações tributárias e o empreendedor não conseguir comprovar o pagamento, a empresa fica sujeita a autuação de ofício com multa punitiva de 75% sobre o valor do tributo, podendo chegar a 150% em casos de fraude ou sonegação, além de juros e correção monetária.

Como consultar a nota fiscal eletrônica?

A consulta é feita pela chave de acesso, um código de 44 dígitos que identifica de forma única cada nota fiscal eletrônica emitida no país.

Você encontra a chave de acesso em dois lugares: no DANFE (o documento auxiliar impresso ou em PDF da NF-e), onde ela aparece no cabeçalho junto ao código de barras, e no arquivo XML da nota, dentro da tag <chNFe>.

Com a chave em mãos, a consulta varia conforme o tipo de nota:

• NF-e e NFC-e: acesse o portal da Sefaz do estado emissor, localize a opção de consulta de NF-e e insira os 44 dígitos da chave de acesso.
• NFS-e: acesse o portal da prefeitura do município emissor ou o Portal Nacional da NFS-e, caso o município já tenha migrado para o padrão nacional.

Quem usa um sistema de gestão pode consultar todas as notas emitidas e recebidas diretamente na plataforma, sem precisar acessar portais externos.

Leia também: Qual o melhor sistema para emissão de nota fiscal? Guia completo para pequenas e médias empresas. 

Como cancelar uma nota fiscal eletrônica?

O processo para cancelar uma nota fiscal eletrônica segue o Ajuste SINIEF 07/05. O prazo padrão é de até 24 horas após a autorização de uso pela Sefaz, desde que a mercadoria ainda não tenha circulado.

Ao solicitar o cancelamento, é obrigatório informar o motivo para análise posterior do Fisco. Em alguns casos pontuais, pode ser necessário apresentar documentos comprobatórios.

Para erros secundários na nota, como CFOP incorreto, peso ou observações, é possível emitir uma carta de correção eletrônica (CC-e). A CC-e não pode corrigir valores, alíquotas, preços ou dados do remetente e do destinatário. Nesses casos, a solução é uma nota fiscal complementar ou o cancelamento e reemissão dentro do prazo.

Como cada estado tem regras próprias, vale consultar o setor de contabilidade antes de agir. Veja o passo a passo completo em nosso guia sobre como cancelar nota fiscal eletrônica.

Emita suas notas fiscais com a Conta Azul

A Conta Azul reúne emissão de NF-e, NFS-e e NFC-e em uma única plataforma, com transmissão automática para a Sefaz e para a prefeitura. As regras de impostos já vêm configuradas, sem necessidade de preenchimento manual.

O ERP da Conta Azul acompanha as mudanças da Nota Fiscal Nacional previstas pela LC 214/2025, para que a sua empresa esteja pronta para o novo modelo tributário sem precisar trocar de sistema.

Cada nota emitida já atualiza automaticamente o fluxo de caixa, as contas a receber e o histórico do cliente, deixando o financeiro sempre organizado.

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Perguntas frequentes sobre nota fiscal eletrônica

Qual a diferença entre NF-e e NFS-e?

NF-e documenta operações com mercadorias, sujeitas ao ICMS. NFS-e documenta prestação de serviços, sujeita ao ISS. São documentos distintos para tributos diferentes.

O que é DANFE e qual sua relação com a nota fiscal eletrônica?

DANFE é a representação impressa ou em PDF da NF-e para acompanhar a mercadoria. O documento fiscal legal é o arquivo XML.

É possível emitir nota fiscal eletrônica sem certificado digital?

MEIs podem emitir NFS-e pelo Portal Nacional da NFS-e sem certificado digital. Para NF-e, o certificado é obrigatório em todos os casos.

O que significa uma nota fiscal eletrônica denegada?

Nota denegada é recusada definitivamente pela Sefaz, geralmente por irregularidade no CNPJ ou na Inscrição Estadual do emitente ou do destinatário.

O MEI precisa emitir nota fiscal para todo cliente?

O MEI deve emitir quando o cliente solicitar ou for pessoa jurídica. Para pessoas físicas, a emissão é obrigatória somente mediante pedido.

Como consultar uma nota fiscal eletrônica pela chave de acesso?

Acesse o portal da Sefaz do estado emissor e insira a chave de acesso de 44 dígitos, disponível no DANFE ou no arquivo XML da nota.

A partir de quando a Nota Fiscal Nacional é obrigatória para todas as empresas?

A obrigatoriedade segue o cronograma gradual da LC 214/2025. O Comitê Gestor do IBS ainda definirá as datas específicas por segmento e porte de empresa.

Quanto custa emitir uma NFS-e?

A emissão pelo Portal Nacional da NFS-e é gratuita. O custo real é o ISS, de 2% a 5% conforme o município, definido pela legislação municipal.