CFOP 1202: o que é, para que serve e quando usar na nota fiscal

CFOP 1202 é o código fiscal de entrada usado para registrar a devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, dentro do mesmo estado. 

Na prática, ele entra em cena quando um cliente devolve um produto que a sua empresa vendeu, mas não fabricou. Ou seja, um item comprado de um fornecedor e revendido.

Vale destacar que o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) é um número de quatro dígitos que classifica a natureza das operações e prestações para fins fiscais. Nas notas fiscais de mercadorias, ele indica ao Fisco, de forma padronizada, o tipo de movimentação realizada. A seguir, confira:

• Para que serve o CFOP 1202 na prática empresarial;
• Decompondo o código 1202;
• Quando usar o CFOP 1202;
• Como emitir a NF-e de devolução com CFOP 1202;
• Diferença entre CFOP 1202 e CFOPs relacionados;
• Riscos de usar o CFOP errado;
• Qual CST ou CSOSN deve acompanhar o CFOP 1202;
• Erros comuns ao usar CFOP 1202;
• Simplifique o processo de devolução de mercadorias com a Conta Azul!

Para que serve o CFOP 1202 na prática empresarial?

O CFOP 1202 informa ao Fisco que uma mercadoria vendida anteriormente retornou ao estabelecimento. Por isso, a devolução não deve ser tratada como uma nova compra: o objetivo fiscal é neutralizar, total ou parcialmente, os efeitos da venda anterior.

Esse retorno pode afetar faturamento, estoque, contas a receber e tributos, mas o CFOP sozinho não gera automaticamente um crédito ou uma redução de todos os impostos. O tratamento varia conforme o tributo e o regime da empresa.

No Simples Nacional, por exemplo, a regra determina que o valor da mercadoria devolvida seja deduzido da receita bruta no período de apuração do mês da devolução. Se o valor exceder a receita daquele período, o saldo pode ser levado aos meses seguintes. Isso ajuda a entender como o faturamento entra na apuração mensal do Simples Nacional.

Para empresas de outros regimes, o efeito muda. No PIS e na Cofins, por exemplo, existem tratamentos diferentes entre os regimes cumulativo e não cumulativo. No ICMS, eventual recuperação do imposto também depende das regras aplicáveis à operação e à legislação estadual.

Decompondo o código 1202

Os números do CFOP não são aleatórios. Eles ajudam a identificar rapidamente de onde vem a mercadoria e qual é a natureza da movimentação.

• 1: indica uma operação de entrada originada no mesmo estado do estabelecimento que recebe a mercadoria;
• 202: identifica a devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros.

O ponto mais importante está na expressão “mercadoria adquirida ou recebida de terceiros”. Isso significa que a empresa comprou o produto para comercializá-lo e não realizou nele processo de industrialização que o transformasse em produção própria.

Imagine uma loja que compra uma cafeteira de um fornecedor e depois a revende. Se o consumidor devolver esse produto e a operação ocorrer dentro da mesma UF, o retorno pode ser registrado com o código fiscal 1.202, desde que as demais características da operação também correspondam a essa classificação.

Quando usar o CFOP 1202?

O código fiscal 1202 costuma ser aplicado quando a mercadoria está voltando ao estabelecimento que realizou a venda e três características aparecem juntas: é uma entrada, ocorre dentro do estado e o produto era mercadoria de terceiros destinada à revenda.

Entre os casos mais comuns estão:

• o cliente devolve um produto que havia sido revendido pela empresa;
• a mercadoria não foi fabricada ou industrializada pelo estabelecimento vendedor;
• a venda original foi uma operação interna, como uma saída classificada no CFOP 5.102;
• a devolução é total ou parcial, mas mantém a natureza da venda original;
• a mercadoria retorna ao estoque após a devolução ou recusa, conforme as regras aplicáveis ao caso.

A atividade econômica da empresa pode ajudar a entender o contexto da operação, mas o CFOP não é escolhido apenas pelo CNAE. Por isso, vale compreender como a atividade registrada no CNAE se relaciona com o enquadramento e as obrigações do negócio, sem usar esse cadastro como único critério para definir o código fiscal.

O 1202 não é a escolha adequada, por exemplo, quando o produto é de fabricação própria, quando a mercadoria vem de outro estado ou quando a operação exige um CFOP específico, como os destinados a mercadorias sujeitas à substituição tributária.

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Como emitir a NF-e de devolução com CFOP 1202?

A emissão deve considerar a operação que está sendo desfeita e quem é responsável por emitir o documento de devolução. 

Na NF-e com finalidade de devolução de mercadoria, o documento fiscal original precisa ser referenciado e os itens devem utilizar CFOP compatível com devolução. A dinâmica funciona assim:

1. Localize a NF-e da venda original: confira cliente, produtos, quantidades, valores, impostos e a chave de acesso. Isso importa porque a devolução precisa guardar relação com o documento que originou a operação;
2. Defina se a devolução é total ou parcial: se apenas parte da mercadoria voltou, informe somente as quantidades correspondentes e calcule os valores proporcionalmente. A legislação tributária também reconhece devoluções parciais;
3. Emitir ou registrar a NF-e de devolução e referenciar a nota original: quando couber à empresa vendedora emitir a NF-e de entrada, informe a finalidade de devolução e a chave do documento original no campo próprio. Se o próprio cliente emitir a nota de devolução, a empresa deverá receber e registrar esse documento de entrada;
4. Use o CFOP 1202 quando a operação atender aos requisitos: confirme que o retorno ocorre dentro da mesma UF e envolve mercadoria adquirida ou recebida de terceiros.
5. Reproduza corretamente o tratamento tributário da operação original: base de cálculo, alíquota, ICMS, IPI, ICMS-ST, PIS e Cofins não devem ser copiados mecanicamente. O preenchimento depende da tributação original, da quantidade devolvida e das regras aplicáveis ao emitente;
6. Revise a nota antes de transmitir à Sefaz: CFOP, chave referenciada, quantidade, valores e tributação são campos que merecem conferência porque uma inconsistência pode exigir correção posterior.

Se houver ICMS na operação, é útil compreender como o imposto é calculado e aparece nas operações com circulação de mercadorias antes de tentar reproduzir valores da nota original sem analisar o contexto.

Informações complementares obrigatórias para a emissão

Na nota de devolução, é preciso informar qual foi a nota fiscal da venda que está sendo desfeita, usando a chave de acesso da NF-e original. Assim, é possível que o Fisco relacione a devolução à operação anterior.

Além disso, pode ser necessário preencher o campo Informações Complementares com outros dados, como número e data da nota original, valores de impostos e motivo da devolução. Essas exigências podem variar conforme o estado e o tipo de operação.

Por essa razão, o motivo da devolução não deve ser tratado como uma informação obrigatória em todos os casos do país. Entretanto, registrá-lo quando possível ajuda a deixar claro por que a mercadoria voltou e facilita uma eventual conferência fiscal.

Documentos necessários para emissão da nota fiscal

O principal documento é a NF-e da venda original, especialmente a chave de acesso e os dados fiscais que precisarão ser reproduzidos ou referenciados.

Dependendo da situação, também podem ser úteis o termo de devolução, o comprovante de recusa da mercadoria, registros de atendimento ou um laudo técnico quando o produto retorna por defeito. Esses documentos não são exigências universais da NF-e, mas ajudam a comprovar o motivo e o histórico da operação quando necessário.

Diferença entre CFOP 1202 e CFOPs relacionados

Trocar apenas um dígito pode mudar completamente a natureza fiscal da movimentação. A comparação abaixo ajuda a visualizar o impacto dessas pequenas variações:

Responder a três perguntas antes de escolher o CFOP evita boa parte dos erros de preenchimento: a mercadoria é própria ou de terceiros? A operação aconteceu dentro do estado ou entre estados diferentes? A venda que está sendo devolvida estava sujeita à substituição tributária?

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Riscos de usar o CFOP errado

Um código fiscal incorreto pode fazer a NF-e representar uma operação diferente da que realmente aconteceu, criando divergências entre o documento fiscal, o estoque, a escrituração e a apuração dos tributos.

Entre os possíveis efeitos estão erros na EFD ICMS/IPI ou em outros registros fiscais, dificuldade para justificar créditos ou estornos, inconsistências na apuração e questionamentos durante uma fiscalização.

O problema também pode escapar da área fiscal. Se o produto voltou fisicamente, mas a movimentação não foi registrada da maneira correta, o estoque do sistema pode deixar de representar o estoque real, prejudicando compras, vendas e relatórios.

Em vista disso, a conferência deve considerar a operação original, a origem do item, a UF do cliente, a existência de substituição tributária e a tributação utilizada na primeira nota.

Qual CST ou CSOSN deve acompanhar o CFOP 1202?

Não existe um CST ou CSOSN único que acompanhe o CFOP 1202 em todas as situações. A escolha depende de como a operação original foi tributada, do regime tributário da empresa e das regras aplicáveis à devolução.

No Simples Nacional, o CSOSN 900 pode ser utilizado em determinadas operações de devolução, mas não deve ser escolhido automaticamente apenas porque o CFOP é 1202.

Para empresas do regime normal, a lógica também parte da operação original. Em orientações fiscais sobre devolução, a regra é buscar anular os efeitos da operação anterior, inclusive reproduzindo o tratamento do ICMS quando aplicável. 

A Sefaz-SP, por exemplo, orienta que, em determinadas devoluções, seja utilizado o mesmo CST informado na operação original.

A regra prática é: primeiro verifique como a venda original foi tributada; depois defina o tratamento da devolução. Não escolha CST ou CSOSN olhando apenas para o número do CFOP.

Erros comuns ao usar CFOP 1202

Alguns equívocos aparecem porque códigos de devolução têm descrições parecidas. Uma verificação curta antes da emissão evita boa parte deles:

• Confundir 1202 com 1201: acontece quando não se verifica se o produto foi comprado para revenda ou produzido pelo próprio estabelecimento;
• Usar 1202 em uma operação interestadual: se a devolução vem de outra UF, o código correspondente pode ser o 2202;
• Ignorar a substituição tributária: mercadorias sujeitas a ICMS-ST podem exigir códigos específicos, como o 1411, além de tratamento próprio dos impostos;
• Não referenciar a NF-e original: nas NF-e com finalidade de devolução ou retorno, o documento fiscal anterior deve ser informado;
• Copiar impostos sem considerar uma devolução parcial: valores e bases precisam acompanhar a quantidade efetivamente devolvida;
• Associar automaticamente CFOP a CST ou CSOSN: o código da operação e a situação tributária são informações relacionadas, mas cumprem funções diferentes;
• Corrigir somente o estoque e esquecer o financeiro: quando há restituição ao cliente ou cancelamento de um valor a receber, o movimento de caixa também precisa refletir o que realmente aconteceu.

Esse último ponto merece atenção porque a devolução fiscal e a devolução do dinheiro não são exatamente a mesma etapa. 

Para analisar o impacto depois do reembolso, vale acompanhar como recebimentos, pagamentos e outras saídas alteram o caixa disponível para as decisões do negócio.

Simplifique o processo de devolução de mercadorias com a Conta Azul!

Emitir uma devolução manualmente exige consultar a venda original, localizar uma chave de acesso de 44 dígitos, conferir produtos, quantidades, valores, CFOP e tributação. Quando essas informações ficam espalhadas entre sistemas e controles separados, a conferência ganha mais etapas.

No ERP Conta Azul Pro, uma NF-e de devolução de venda pode ser criada a partir da nota original já emitida. O sistema preenche automaticamente informações como cliente, produtos e valores para conferência antes da transmissão, e também permite devoluções parciais.

Além disso, ter as notas de venda e devolução organizadas em um único sistema facilita acompanhar como o imposto pago na venda original é recuperado a cada devolução e evita divergências entre o que foi vendido, devolvido e efetivamente tributado.

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Perguntas frequentes sobre CFOP 1202

O CFOP 1202 é utilizado dentro ou fora do estado? 

O CFOP 1.202 é usado em operações de entrada dentro do mesmo estado. Se a devolução de venda de mercadoria de terceiros vier de outra UF, o código equivalente normalmente é o 2.202. 

Essa distinção é especialmente comum em negócios que compram e revendem mercadorias, como ocorre em operações de varejo que envolvem estoque, vendas e devoluções de produtos. 

Qual é a diferença entre CFOP 1202 e CFOP 5202?

O 1.202 registra a entrada de uma mercadoria que o cliente devolveu à empresa após uma venda. Já o 5.202 registra uma saída: a empresa está devolvendo ao fornecedor uma mercadoria que havia comprado para comercialização. Essa segunda situação também aparece com frequência em operações de atacado que envolvem compras em volume, estoque e relacionamento com fornecedores. 

Qual a diferença do CFOP 1202 e 2202?

Os dois tratam da devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros. A diferença é a origem da entrada: 1.202 para operação interna e 2.202 para operação interestadual. 

Qual é a diferença entre CFOP 1202 e CFOP 1201?

O 1.202 se aplica à devolução de mercadoria que a empresa adquiriu ou recebeu de terceiros para revenda. O 1.201 é usado quando a devolução envolve produto industrializado ou produzido pelo próprio estabelecimento. 

CFOP 1202 gera direito a crédito de ICMS?

Não automaticamente. Em regimes que permitem a apropriação de créditos, a devolução pode possibilitar a recuperação do ICMS debitado na venda original quando as condições legais são atendidas. 

Já para optantes do Simples Nacional, o tratamento é diferente: o valor da mercadoria devolvida pode ser deduzido da receita bruta conforme as regras do regime. Por isso, é importante entender como o faturamento é considerado na apuração do Simples Nacional. 

Quando não usar o CFOP 1202?

Não use o 1.202 apenas porque existe uma devolução. Ele não corresponde, em regra, a devoluções interestaduais, produtos de fabricação própria, devoluções de compras ou operações que tenham código específico, como certas mercadorias sujeitas à substituição tributária. A natureza da operação original deve ser conferida antes da emissão.